Depuis l’entrée en vigueur au Japon de la Loi sur la conservation des livres électroniques (également connue sous le nom de loi sur la comptabilité électronique), les transactions électroniques sont devenues plus courantes et le traitement des documents liés aux transactions, tels que les factures, passe de plus en plus du papier traditionnel aux données électroniques. Parmi les avantages de la facturation électronique, on peut citer la commodité qu’elle offre par rapport aux documents papier, notamment en réduisant les tracas liés à leur envoi par la poste ou à leur remise en mains propres.

De plus, après l’augmentation des tarifs postaux mise en œuvre par Japan Post en octobre 2024, le coût de l’envoi postal a considérablement augmenté. On s’attend donc à ce que le nombre d’entreprises passant à la facturation électronique continue d’augmenter.

Avant que votre entreprise ne passe à la facturation électronique, il est important d’obtenir le consentement de vos partenaires commerciaux. Dans cet article, nous vous présentons les éléments à inclure et des exemples de texte que vous pouvez utiliser pour rédiger un avis concernant le passage à la facturation électronique, ainsi que les points clés à prendre en compte lors de la rédaction de ces avis.

Que trouve-t-on dans cet article?

• Pourquoi un avis concernant le passage à la facturation électronique est-il nécessaire?
  
• Éléments à inclure dans les avis concernant le passage à la facturation électronique
  
• Exemple d’avis concernant le passage à la facturation électronique
  
• Conseils sur la création d’un avis concernant le passage à la facturation électronique
  
• Principaux éléments à prendre en considération lors de l’adoption des factures électroniques
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Pourquoi un avis concernant le passage à la facturation électronique est-il nécessaire?

Comme expliqué ci-dessus, l’utilisation de la facturation électronique offre des avantages tels que la suppression des tracas liés à l’envoi postal des documents. Par exemple, en utilisant un outil de génération automatisée de factures fourni par un prestataire de services de paiement, non seulement l’utilisation du courrier postal devient inutile, mais il est également possible de gérer de manière centralisée toutes les étapes, de la création des documents à leur livraison et leur stockage, à partir d’un seul système de facturation en ligne.

Cependant, chaque entreprise gère les factures et les reçus différemment, ce qui signifie que certains clients ne sont peut-être pas encore prêts ou en mesure de traiter des données électroniques. Si votre entreprise passe aux factures électroniques sans obtenir le consentement de vos partenaires commerciaux, un certain nombre de problèmes pourraient survenir. Par exemple, vous pourriez envoyer une facture que vos partenaires commerciaux ne remarqueront pas pendant longtemps, ce qui entraînerait un retard de paiement.

De plus, si un partenaire commercial n’est pas prêt à recevoir des factures électroniques, le passage soudain à la facturation électronique pourrait semer la confusion et nuire à la confiance. Il est également possible qu’un partenaire vous demande de continuer à envoyer des factures papier comme auparavant.

Pour ces raisons, lorsque vous passez à la facturation électronique, il est important d’en informer vos partenaires commerciaux à l’avance et d’obtenir leur consentement. Lorsque vous informez vos partenaires commerciaux de ce changement, une simple communication verbale peut ne pas suffire à assurer que toutes les parties concernées reçoivent des informations exactes. Pour éviter tout malentendu, il est essentiel de préparer un avis écrit et de l’envoyer par courrier électronique ou postal. Pour les entreprises avec lesquelles vous ne communiquez pas régulièrement par courrier électronique, le courrier postal est la méthode la plus appropriée.

Éléments à inclure dans les avis concernant le passage à la facturation électronique

• Vœux saisonniers : contrairement aux documents internes, les notifications destinées à être utilisées à l’extérieur de l’entreprise doivent inclure des vœux saisonniers au début afin de respecter les règles de courtoisie professionnelle.

• Raison du passage à la facturation électronique : il est utile d’expliquer que l’adoption de la facturation électronique découle de mesures visant à se conformer aux récentes exigences sociales du gouvernement japonais, telles que le système de facturation qualifié et la loi sur la comptabilité électronique, ainsi que d’une perspective de protection de l’environnement.

• Date de début de l’utilisation de la facturation électronique : indiquez clairement la date précise à laquelle le passage à la facturation électronique débutera.

• Avantages de la facturation électronique : les avantages pour l’émetteur et le destinataire sont énumérés ci-dessous.

  • Émetteur : création et distribution accélérées des factures
    
  • Destinataire : réception plus rapide des factures et possibilité de les consulter ou de les télécharger en tout temps
    
  • Les deux : réduction des formalités administratives, réduction des besoins en stockage physique, réduction du risque de perte de documents, etc.
    

• Caractéristiques du système : fournissez des informations telles que le nom du système que votre entreprise utilisera, la procédure d’inscription, la méthode de vérification des données électroniques, la procédure de téléchargement des factures, etc. Si vous devez reconfirmer l’adresse de courriel de votre partenaire commercial, incluez cette demande dans la notification.

• Point de contact pour les demandes de renseignements : indiquez les coordonnées pour les demandes de renseignements concernant les factures électroniques, y compris le nom de la personne responsable, le service compétent, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel.

Exemple d’avis concernant le passage à la facturation électronique

Utilisons les informations ci-dessus pour créer des exemples d’avis, l’un pour l’émetteur et l’autre pour le destinataire. Veuillez noter que la formule de politesse « Cordialement » ou « Sincères salutations » doit être placée à droite du document, tandis que le mot « Information » doit être centré.

Comment rédiger l’avis en tant qu’émetteur de la facture

Comment rédiger l’avis en tant que récepteur de la facture

Conseils pour la création d’un avis concernant le passage à la facturation électronique

Communiquer le calendrier suffisamment à l’avance

Vous devez informer vos partenaires commerciaux bien à l’avance du calendrier de transition vers la facturation électronique. En effet, vos partenaires commerciaux ont également besoin de temps pour accomplir toutes les tâches nécessaires, telles que l’enregistrement et le test du système. Il est important de faire preuve de considération envers vos partenaires commerciaux et de vous assurer qu’ils disposent de suffisamment de temps pour s’adapter au système de facturation électronique conformément à l’avis de votre entreprise. Plus précisément, essayez d’envoyer les lettres d’avis deux à trois mois avant la transition effective.

Être prêt à accepter les formats électroniques et papier

Si un partenaire commercial ne peut pas prendre en charge les factures électroniques, il est important de faire preuve de souplesse et de continuer à envoyer des factures papier comme auparavant. Par exemple, un partenaire commercial peut répondre qu’il ne peut traiter que les documents envoyés par courrier postal ou par fax s’il :

• Ne dispose pas d’une connexion Internet ou se trouve dans un environnement où les appareils électroniques ne peuvent pas être utilisés.
  
• Utilise déjà leur propre format propriétaire.
  
• Utilise une méthode de traitement qui repose sur des factures papier.
  

En proposant des solutions flexibles qui répondent aux besoins des clients préférant les factures papier, vous pouvez conserver leur confiance tout en réduisant les obstacles à l’adoption, alors qu’ils passeront progressivement à la facturation électronique à l’avenir.

Principaux éléments à prendre en considération lors de l’adoption des factures électroniques

Choisir un système conforme aux réglementations légales

Lors de la numérisation des factures, le facteur le plus important est de s’assurer que l’ensemble du processus, de la création à l’archivage des factures, est conforme au système de facturation qualifié et à la loi sur la conservation des livres comptables électroniques. Ces cadres juridiques établissent des exigences détaillées concernant le contenu obligatoire des factures et les méthodes d’archivage. En d’autres termes, si les factures ne respectent pas ces systèmes juridiques, l’émetteur et le destinataire pourraient tous deux être exposés à des risques fiscaux.

Par exemple, si une facture émise par voie électronique ne répond pas aux exigences d’une facture qualifiée dans le cadre du système de facturation qualifié, le destinataire ne pourra pas appliquer le crédit de taxe sur les intrants pour la taxe à la consommation. Par conséquent, lorsque vous passez aux factures électroniques, assurez-vous au préalable que le système que vous envisagez d’utiliser est conforme aux dernières exigences légales.

Envisager les cachets électroniques

Bien que l’apposition d’un cachet sur une facture ne soit pas obligatoire, il s’agit d’une pratique commerciale courante dans certaines entreprises. Dans ce contexte, il pourrait être intéressant d’envisager l’utilisation de cachets électroniques. L’émission de factures avec un cachet électronique peut rassurer les partenaires commerciaux habitués aux cachets traditionnels.

Comme expliqué ci-dessus, bien qu’il y ait des points à prendre en compte lors de la numérisation des factures, tels que l’envoi d’avis préalables aux partenaires commerciaux, une fois que vous avez adopté la facturation électronique, vous pouvez effectuer les tâches de facturation plus efficacement.

De plus, comme expliqué dans cet article, les outils en ligne fournis par les prestataires de services de paiement dans le cadre de leurs services permettent de centraliser la gestion des factures, ce qui réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires et améliore ainsi l’efficacité globale de l’entreprise. Par exemple, un service tel que Stripe Invoicing, qui sera abordé ci-après, est compatible avec le système de facturation actuel et permet l’émission et le stockage corrects des factures grâce à sa fonction de génération automatique, ce qui facilite les améliorations administratives.

Avantages de Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• *Automatiser les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre trésorerie.
  
• *Accélérer le flux de trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.
  
• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par l’intermédiaire d’un portail client en libre-service.
  
• Réduire la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergées par Stripe.
  
• Intégration à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.
  

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