Dans le domaine des transactions commerciales, les transactions électroniques permettent de traiter les opérations à distance tout en conservant simplicité et efficacité. Cette méthode est de plus en plus courante au Japon pour faciliter le bon déroulement des opérations commerciales.

En janvier 2024, la loi sur la conservation des livres électroniques (également appelée « loi sur la comptabilité électronique ») a rendu obligatoire le stockage électronique des factures et autres documents échangés lors de transactions électroniques. Les entreprises qui effectuent des transactions électroniques doivent donc bien comprendre les exigences de cette loi et préparer leur environnement en conséquence. Cette obligation concerne les entreprises et leurs partenaires commerciaux traitant des transactions électroniques.

Dans cet article, nous vous présentons les principes fondamentaux des transactions électroniques, y compris les exigences et les méthodes de stockage des documents conformément à la loi sur la comptabilité électronique.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’une transaction électronique?
  
• Qu’est-ce que la Loi sur la comptabilité électronique?
  
• Exigences en matière de conservation pour les transactions électroniques en vertu de la Loi sur la comptabilité électronique
  
• Méthodes de stockage des documents de transaction électronique
  
• Conformité à l’obligation de stockage des données de transaction électronique
  
• Méthodes de stockage des données non électroniques en vertu de la Loi sur la comptabilité électronique
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’une transaction électronique?

Dans le cadre des transactions électroniques, l’échange de documents justificatifs, tels que les factures et les reçus, s’effectue de manière dématérialisée plutôt qu’en format papier. Veuillez trouver ci-dessous quelques exemples concrets de transactions électroniques :

• Courriel : joindre des fichiers à un courriel
  
• Services infonuagiques : échange de documents dans le nuage
  
• Supports d’enregistrement physiques, tels que les DVD : échange de supports d’enregistrement avec des données sauvegardées dessus
  
• Pages d’accueil ou sites Web : téléchargement de fichiers à partir d’un site Web
  
• Fax dématérialisés : envoi et réception de fax sur Internet
  
• Transactions EDI (échange de données informatisé) : échange d’informations sur les transactions à l’aide d’un système EDI
  
• Paiements électroniques : utilisation de paiements électroniques, tels que la monnaie numérique (c’est-à-dire la monnaie électronique), les paiements par carte de crédit et les paiements par code QR (Quick Response), et téléchargement des relevés de transactions fournis en ligne par les prestataires de services de paiement.
  

L’obligation de stocker des données électroniques

Depuis janvier 2024, la loi sur la comptabilité électronique oblige les entreprises à stocker les transactions électroniques (c’est-à-dire les documents échangés par voie électronique) sous forme de données électroniques. En conséquence, les entreprises qui émettent et reçoivent des documents sous forme électronique doivent faire preuve de prudence lors de leur stockage. Conformément à la loi sur la comptabilité électronique, les documents suivants doivent être stockés de manière appropriée sous forme électronique :

• Contrats
  
• Factures
  
• Devis
  
• Bons de livraison
  
• Commandes
  
• Reçus
  

Qu’est-ce que la Loi sur la comptabilité électronique?

La loi sur la comptabilité électronique joue un rôle crucial dans le cadre des transactions électroniques. Cette loi japonaise établit les protocoles de stockage électronique des documents afférents aux transactions (conformément à la liste mentionnée précédemment) et aux taxes (telles que la taxe japonaise sur la consommation [JCT]](https://stripe.com/resources/more/what-is-japanese-consumption-tax)).

Dans le cadre de la gestion des données électroniques, il est essentiel de comprendre que l’obligation de conservation des données sous forme électronique s’applique exclusivement aux transactions électroniques. Autrement dit, cette obligation concerne uniquement les documents échangés par voie électronique. Lorsque les documents sont échangés en format papier, par exemple par courrier postal, il n’existe aucune obligation de les numériser et de les enregistrer au format PDF (Portable Document Format). Dans ce cas, leur enregistrement sous forme de données électroniques est facultatif. Le concept de « stockage par numérisation » sera détaillé ultérieurement dans cet article.

La loi sur la comptabilité électronique impose également le stockage des données transactionnelles électroniques afin d’assurer une prévention complète et rigoureuse de la falsification des documents. Cette loi s’applique à tous les types d’entreprise, qu’il s’agisse de sociétés ou d’entrepreneurs individuels, indépendamment de leur type ou de leur taille. Dans le cadre de la gestion des documents électroniques, les entreprises sont tenues de veiller au respect de la loi sur la comptabilité électronique lors de l’échange de fichiers par courriel ou par tout autre moyen de transmission numérique.

En revanche, si une entreprise, qu’il s’agisse d’une société ou d’une entreprise individuelle, ne traite pas de transactions électroniques ou de données électroniques, elle peut continuer à conserver des documents papier. Elle n’a aucun lien avec les transactions électroniques, telles que définies par la loi sur la comptabilité électronique.

Exigences en matière de conservation pour les transactions électroniques en vertu de la Loi sur la comptabilité électronique

La loi sur la comptabilité électronique définit les exigences légales auxquelles les entreprises sont tenues de se conformer pour assurer la gestion sécurisée des données relatives aux transactions électroniques. Les entreprises qui effectuent des transactions électroniques doivent veiller à respecter les principes fondamentaux de la loi sur la comptabilité électronique, notamment en garantissant l’authenticité et la visibilité des données.

Assurer l’authenticité

Dans un contexte où l’intégrité des transactions électroniques est capitale, les entreprises se doivent de mettre en œuvre des mesures de sécurité rigoureuses pour assurer l’inaltérabilité des données stockées. Cette démarche garantit également la préservation des informations dans leur intégrité initiale. Afin de satisfaire aux exigences en matière d’authenticité, les entreprises sont tenues de mettre en œuvre l’une des mesures suivantes :

• Échanger des informations sur les transactions après avoir appliqué un horodatage
  
• Appliquer un horodatage immédiatement après l’échange des informations relatives à la transaction.
  
• Mettre en place un système permettant de vérifier les corrections ou les suppressions afin d’empêcher toute falsification.
  
• Établir des procédures administratives visant à empêcher les corrections et les suppressions, et mener les activités commerciales dans le respect de ces procédures.
  

Assurer la visibilité

Les entreprises peuvent assurer la traçabilité des transactions électroniques en stockant les données électroniques de manière à pouvoir les localiser, les vérifier et les produire chaque fois que nécessaire. Dans le cadre de la gestion des données électroniques, les entreprises sont tenues de se conformer aux exigences suivantes pour assurer la visibilité de ces données :

• Installer des ordinateurs, des calculatrices électroniques, des programmes, des écrans et des imprimantes sur le lieu de stockage des données, accompagnés de manuels d’utilisation, et veiller à ce que les données puissent être rapidement récupérées et imprimées.
  
• Fournir un document d’aperçu pour le système de traitement informatique
  

Pour une recherche efficace, les fonctions de recherche mises en œuvre doivent permettre d’effectuer des recherches selon les critères suivants :

• Date de transaction, montant et client
  
• Date ou plage de montant
  
• Une combinaison de deux ou plusieurs éléments de recherche
  

Méthodes de stockage des documents de transaction électronique

Dans le cadre de la gestion documentaire des entreprises, il est essentiel que les données contenues dans les documents soient conservées de manière appropriée et accessibles en permanence. Bien que la loi sur la comptabilité électronique ne précise pas où les documents doivent être stockés, il est important que les entreprises désignent clairement un emplacement pour leur stockage.

Ci-dessous, nous expliquons comment les données relatives aux transactions électroniques doivent être conservées par les émetteurs et les destinataires.

Émetteurs

Dans le cadre de la gestion des données électroniques, les émetteurs sont tenus de maintenir l’intégrité des informations numériques dans leur état initial. Il est à noter qu’ils ne doivent pas imprimer des copies des factures, reçus et autres documents initialement émis sous forme électronique, puis les supprimer.

Destinataires

Conformément aux directives précédentes, les destinataires des documents sont tenus de ne pas procéder à l’impression des données électroniques reçues de l’émetteur, et ce, afin d’éviter toute utilisation à des fins de stockage. Il est recommandé de stocker les documents sous forme de données électroniques. Conformément aux procédures en vigueur, les destinataires sont tenus de ne pas supprimer ou de ne pas jeter les données électroniques qu’ils reçoivent. Cette mesure s’applique aussi bien aux émetteurs qu’aux destinataires.

Conformité à l’obligation de stockage des données de transaction électronique

La loi sur la comptabilité électronique vise à prévenir la manipulation des données stockées. Afin d’assurer l’authenticité, les entreprises doivent soit mettre en place un système, soit établir des procédures administratives. Vous trouverez ci-dessous plus d’informations sur chacune de ces approches.

Il est essentiel de comprendre que la transition vers le stockage électronique des données des transactions n’est pas seulement une question de passage du papier à l’électronique. L’objectif principal est d’optimiser l’efficacité par le biais d’une série de processus numérisés.

Mettre en place un système

Pour les entreprises qui traitent des transactions électroniques, la mise en place d’un système conforme à la loi sur la comptabilité électronique garantit le respect des exigences en matière de stockage des données électroniques. La mise en place d’un tel système peut également contribuer à simplifier les opérations comptables.

Le non-respect des règles relatives au stockage des données des transactions électroniques peut entraîner des sanctions tant pour les sociétés que pour les entrepreneurs individuels. Ces sanctions peuvent inclure des redressements fiscaux supplémentaires ou la révocation de l’autorisation d’utiliser le système Blue Return, qui offre des avantages fiscaux et comptables.

Afin d’assurer une gestion des données électroniques conforme à la législation en vigueur, les entreprises sont tenues de mettre en œuvre un dispositif structuré, y compris l’adoption d’outils ou de solutions logicielles dédiés à la transformation numérique (DX) des opérations comptables. Ces initiatives utilisent la technologie numérique pour créer de la valeur ajoutée et améliorer la vie des gens. Les entreprises qui envisagent de mettre en place un tel système doivent se poser les questions suivantes :

• Ce système applique-t-il automatiquement un horodatage afin d’assurer l’authenticité?
  
• Quels types de pièces justificatives (factures, reçus, etc.) peut-il prendre en charge?
  
• Le système peut-il numériser les informations relatives aux transactions et utiliser la saisie automatique?
  

Établir des procédures administratives

Au lieu de mettre en place un système, les entreprises peuvent établir des procédures administratives et fonctionner conformément à celles-ci. Dans le cadre de sa mission de service public, l’Agence nationale des impôts (NTA) a récemment publié des exemples de procédures administratives à l’attention des sociétés et des entrepreneurs individuels. Il est essentiel que l’ensemble du personnel soit parfaitement informé des procédures en vigueur et que ses membres s’engagent à les appliquer rigoureusement.

Méthodes de stockage des données non électroniques en vertu de la Loi sur la comptabilité électronique

La loi sur la comptabilité électronique stipule que les données électroniques doivent être conservées dans leur forme originale pour les transactions électroniques. Elle autorise également la conservation facultative des documents électroniques et le stockage par scanner des données non électroniques.

Tenue de dossiers électroniques (facultatif)

La conservation électronique des documents est officiellement désignée sous le nom de « système de stockage sous forme électronique des livres et documents fiscaux nationaux ». Le système d’archivage électronique permet de stocker les registres et documents fiscaux nationaux sur des ordinateurs sous forme de données électroniques. Il s’agit notamment des journaux, des grands livres, des livres de caisse, des états financiers, des factures et autres documents liés aux règlements et aux transactions. La conformité à l’archivage électronique pour les données non électroniques est facultative. Cela permet aux entreprises de choisir entre le stockage électronique ou l’impression et le stockage des documents sur papier.

Stockage par numérisation (facultatif)

Le stockage par numérisation correspond à la conversion de documents papier en documents numériques. Ces derniers sont générés pour chaque transaction, comme les devis, les factures et les reçus. Cette démarche est en parfaite conformité avec les exigences légales de la loi sur la comptabilité électronique, qui autorise le stockage de ces données sous forme électronique. Tout comme la conservation électronique des documents mentionnée ci-dessus, le stockage par numérisation est facultatif. Les entreprises sont libres de choisir la méthode de stockage qui leur convient le mieux, entre le stockage numérique et la conservation des documents papier.

Voici comment ce choix touche les acheteurs et les marchands.

Acheteurs

Les documents reçus en format électronique (par exemple, les factures envoyées par courriel) sont considérés comme des transactions électroniques. Il est impératif de conserver ces documents dans leur format électronique d’origine. Cependant, les documents reçus en format papier, remis en mains propres ou envoyés par courrier, doivent être conservés sous forme papier. Afin de se conformer aux exigences légales en matière de comptabilité électronique, les entreprises ont la possibilité de conserver des copies numérisées des documents originaux au format PDF. Dans ce cas, la destruction des originaux en papier peut se faire en toute sécurité.

Marchands

Une fois les documents émis, il incombe aux marchands de conserver des copies des originaux sous forme de données électroniques au format électronique. Cependant, si un vendeur émet un document sur papier, il a la possibilité de conserver des copies papier ou des versions numérisées.

La loi japonaise sur la comptabilité électronique définit des exigences et des méthodes en matière de stockage des documents. Les entreprises qui ont principalement recours au papier pourraient éprouver des difficultés à adopter les transactions électroniques conformément à la loi sur la comptabilité électronique.

Afin d’optimiser la gestion des données, notamment les factures électroniques, les entreprises sont invitées à considérer l’adoption d’outils en ligne, tels que des fonctionnalités de calcul automatique de la taxe à la consommation, des logiciels de comptabilité ou des outils de génération automatisée de factures. Avant d’intégrer ces outils, les entreprises doivent s’assurer qu’ils répondent aux exigences de la loi sur la comptabilité électronique.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• *Automatiser les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre trésorerie.
  
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