En las transacciones comerciales, las transacciones electrónicas han permitido la gestión a distancia, a la vez que se mantiene la simplicidad y la eficiencia. Este método de transacción se ha vuelto cada vez más común en Japón para ayudar a que las operaciones comerciales se desarrollen sin problemas.

En enero de 2024, la Ley de Retención de Registros Electrónicos (también conocida como la «Ley de Contabilidad Electrónica») estableció la obligación de las empresas de almacenar electrónicamente facturas y otros documentos que se intercambian en transacciones electrónicas. De conformidad con la Ley de Contabilidad Electrónica, las empresas que realizan transacciones electrónicas de forma activa deben comprender plenamente los requisitos y preparar sus entornos en consecuencia. Esto se aplica a las empresas y a los socios comerciales procesan transacciones electrónicas.

En este artículo, explicamos los conceptos básicos de las transacciones electrónicas, incluidos los requisitos de almacenamiento de documentos y los métodos en cumplimiento de la normativa de la Ley de Contabilidad Electrónica.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son las transacciones electrónicas?
  
• ¿Qué es la Ley de Contabilidad Electrónica?
  
• Requisitos de almacenamiento para transacciones electrónicas en virtud de la Ley de Contabilidad Electrónica
  
• Métodos para almacenar documentos de transacciones electrónicas
  
• Cumplimiento de la obligación de almacenar los datos de las transacciones electrónicas
  
• Métodos de almacenamiento de datos no electrónicos en virtud de la Ley de Contabilidad Electrónica
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué son las transacciones electrónicas?

Las transacciones electrónicas implican el intercambio de los documentos necesarios para las transacciones, como facturas y recibos, mediante datos electrónicos en lugar de formatos en papel. Entre los ejemplos concretos de transacciones electrónicas se incluyen los siguientes:

• Correo electrónico: adjuntar archivos a un correo electrónico
  
• Servicios en la nube: intercambiar documentos a través de la nube
  
• Medios de grabación físicos, como DVD: intercambiar medios de grabación con datos almacenados en ellos
  
• Páginas de inicio o sitios web: descargar archivos de un sitio web
  
• Faxes sin papel: enviar y recibir faxes por Internet
  
• Transacciones de intercambio electrónico de datos (EDI): intercambiar información de transacciones mediante un sistema de EDI
  
• Pagos electrónicos: utilizar pagos electrónicos, como dinero digitalizado (es decir, dinero electrónico), pagos con tarjeta de crédito y pagos con código de respuesta rápida (QR); y descargar extractos de transacciones emitidos en línea por proveedores de servicios de pago
  

La obligación de almacenar datos electrónicos

Desde enero de 2024, la Ley de Contabilidad Electrónica exige a las empresas que almacenen las transacciones electrónicas (es decir, documentos que se intercambian electrónicamente) como datos electrónicos. Por lo tanto, las empresas que emiten y reciben documentos con datos electrónicos deben tener cuidado cuando los almacenan. Entre los documentos que requieren un almacenamiento adecuado en formato electrónico en virtud de la Ley de Contabilidad Electrónica se incluyen los siguientes:

• Contratos
  
• Facturas
  
• Presupuestos
  
• Comprobantes de entrega
  
• Pedidos
  
• Recibos
  

¿Qué es la Ley de Contabilidad Electrónica?

La Ley de Contabilidad Electrónica ocupa un lugar importante e integral en las transacciones electrónicas. Es una ley de Japón que dicta los métodos para el almacenamiento electrónico de registros relacionados con transacciones (es decir, la lista anterior) e impuestos (p. ej., el impuesto sobre el consumo de Japón [JCT]](https://stripe.com/resources/more/what-is-japanese-consumption-tax)).

El punto clave es que la obligación de conservar datos de forma electrónica se aplica solo a las transacciones electrónicas (es decir, los documentos que se intercambiaron de forma electrónica). Cuando los documentos se intercambian en papel (como por correo) no existe la obligación de escanearlos y guardarlos en formato de documento portátil (PDF). En estos casos, guardarlos como datos electrónicos es opcional. Explicaremos el llamado «almacenamiento por escáner» más adelante en este artículo.

La Ley de Contabilidad Electrónica también exige que el almacenamiento de datos de transacciones electrónicas incluya una prevención integral y exhaustiva de la manipulación de documentos. Independientemente del tipo de empresa o la escala, todas las sociedades anónimas y empresas unipersonales están sujetas a esta ley. Esto significa que las empresas que realizan intercambios de documentos por correo electrónico y otros medios electrónicos de forma periódica deben asegurarse de que cumplen plenamente con la Ley de Contabilidad Electrónica.

Por otro lado, si una empresa, ya sea una sociedad anónima o una empresa unipersonal, no procesa transacciones electrónicas o datos electrónicos, puede seguir conservando registros en papel. No tienen relación con las transacciones electrónicas, como se define en la Ley de Contabilidad Electrónica.

Requisitos de almacenamiento para transacciones electrónicas en virtud de la Ley de Contabilidad Electrónica

La Ley de Contabilidad Electrónica establece requisitos para las empresas en materia de almacenamiento de datos de transacciones electrónicas. Las empresas que realizan transacciones electrónicas deben asegurarse de abordar de forma adecuada los principios fundamentales de la Ley de Contabilidad Electrónica, que incluyen garantizar la autenticidad y la visibilidad.

Garantizar la autenticidad

Para procurar la autenticidad en las transacciones electrónicas, las empresas deben tomar medidas para demostrar que los datos electrónicos que se almacenaron no se alteraron ni se eliminaron. Esto también garantiza que la información precisa se conserve en su estado original. A fin de cumplir con los requisitos de garantía de la autenticidad, las empresas deben tomar al menos una de las siguientes medidas:

• Intercambiar la información de la transacción después de aplicar una marca de tiempo
  
• Aplicar una marca de tiempo inmediatamente después de intercambiar información sobre la transacción
  
• Implementar un sistema que pueda verificar las correcciones o eliminaciones para evitar que se manipulen los datos
  
• Establecer procedimientos administrativos para evitar las correcciones y eliminaciones, y realizar negocios en cumplimiento de estos
  

Garantizar la visibilidad

Las empresas pueden procurar la visibilidad de las transacciones electrónicas mediante el almacenamiento de datos electrónicos para que se puedan localizar, verificar y emitir siempre que sea necesario. Las empresas deben cumplir los siguientes requisitos para garantizar la visibilidad de los datos electrónicos:

• Instalar computadoras, calculadoras electrónicas, programas, pantallas e impresoras en la ubicación de almacenamiento de datos con manuales de operación, y garantizar la rápida recuperación y salida de datos
  
• Proporcionar un documento de resumen del sistema de procesamiento informático
  

Para que la búsqueda sea eficaz, las funciones de búsqueda que se implementen deben poder buscar por lo siguiente:

• Fecha de la transacción, importe y cliente
  
• Intervalo de fechas o importe
  
• Una combinación de dos o más elementos de búsqueda
  

Métodos para almacenar documentos de transacciones electrónicas

Para almacenar documentos, las empresas deben asegurarse de que los datos de estos se conserven de forma adecuada y sean accesibles para su visualización siempre que sea necesario. Si bien la Ley de Contabilidad Electrónica no especifica dónde deben estar almacenados los documentos, es importante que las empresas designen claramente una ubicación para hacerlo.

A continuación, explicamos cómo deben almacenar los datos de las transacciones electrónicas los emisores y receptores.

Emisores

Los emisores deben almacenar los datos electrónicos en su estado electrónico original. No deben imprimir copias de facturas, recibos ni otros documentos que se hayan emitido originalmente como datos electrónicos y luego eliminarlos.

Receptores

Al igual que lo anterior, los receptores de documentos no deben imprimir datos electrónicos del emisor para su almacenamiento. En cambio, deben almacenar los documentos como datos electrónicos. Al igual que los emisores, los receptores deben evitar eliminar o descartar los datos electrónicos que reciben.

Cumplimiento de la obligación de almacenar los datos de las transacciones electrónicas

El propósito de la Ley de Contabilidad Electrónica es evitar la manipulación de los datos almacenados. Para garantizar la autenticidad, las empresas deben implementar un sistema o establecer procedimientos administrativos. A continuación, proporcionamos más información sobre cada enfoque.

Es importante comprender que la obligación de almacenar los datos de las transacciones electrónicas no se limita a trasladar los métodos de almacenamiento de los datos impresos a los electrónicos, sino que tiene como objetivo principal aumentar la eficiencia mediante una serie de procesos digitalizados.

Implementar un sistema

Para una empresa que realiza transacciones electrónicas, la implementación de un sistema que cumpla con la Ley de Contabilidad Electrónica garantiza que esta se ajuste a los requisitos de almacenamiento electrónico de datos. Esta acción también puede ayudar a simplificar las operaciones contables.

El almacenamiento inadecuado de los datos de las transacciones electrónicas puede dar lugar a sanciones tanto para las sociedades anónimas como para las empresas unipersonales. Estas podrían incluir liquidaciones tributarias adicionales o la revocación de la autorización para utilizar el sistema Blue Return, que ofrece beneficios fiscales y contables.

Para almacenar correctamente los datos electrónicos en virtud de la actual Ley de Contabilidad Electrónica, las empresas deben establecer un marco mediante la introducción de herramientas o software de contabilidad que pueda lograr la transformación digital (DX) en las operaciones contables. Estas iniciativas utilizan la tecnología digital para crear nuevo valor y mejorar la vida de las personas. Las empresas que consideren la implementación del sistema deben hacerse las siguientes preguntas:

• ¿Este sistema aplica de forma automática una marca de tiempo a fin de garantizar la autenticidad?
  
• ¿Qué tipos de documentos de respaldo (p. ej., facturas, recibos, etc.) admite el sistema?
  
• ¿Puede el sistema digitalizar la información de las transacciones y utilizar la entrada automática?
  

Establecer procedimientos administrativos

En lugar de implementar un sistema, las empresas pueden establecer procedimientos administrativos y operar de conformidad con ellos. La Agencia Tributaria Nacional (NTA) publicó modelos de procedimientos administrativos para sociedades anónimas y empresas unipersonales. Es importante recordar que todo el personal debe estar bien informado de los procedimientos y realizar sus tareas de conformidad con ellos.

Métodos de almacenamiento de datos no electrónicos en virtud de la Ley de Contabilidad Electrónica

La Ley de Contabilidad Electrónica exige la conservación de los datos electrónicos en su forma original para las transacciones electrónicas. También permite el mantenimiento de registros electrónicos opcionales y el almacenamiento por escáner de datos no electrónicos.

Mantenimiento de registros electrónicos (opcional)

El mantenimiento de registros electrónicos se denomina formalmente «el sistema de almacenamiento electrónico de libros y documentos nacionales relacionados con los impuestos». Este sistema permite almacenar libros y documentos nacionales relacionados con los impuestos en computadoras en formato de datos electrónicos. Entre ellos se incluyen diarios, libros mayores, libros de caja, estados financieros, facturas y otros documentos relacionados con liquidaciones y transacciones. El cumplimiento de la normativa sobre el mantenimiento de registros electrónicos de datos no electrónicos es opcional. Esto permite a las empresas elegir el almacenamiento electrónico, o la impresión y el almacenamiento de documentos en papel.

Almacenamiento por escáner (opcional)

El almacenamiento por escáner se refiere a la práctica de escanear copias de documentos en papel creados para una transacción (p. ej., presupuestos, facturas y recibos). Esto se hace de conformidad con los requisitos estipulados en la Ley de Contabilidad Electrónica que permiten su almacenamiento como datos electrónicos. Al igual que el mantenimiento de registros electrónicos mencionado anteriormente, el almacenamiento por escáner es opcional. Las empresas pueden optar por digitalizar los documentos impresos para su almacenamiento o almacenarlos en papel.

Así es como esta elección afecta a los compradores y vendedores.

Compradores

Los documentos que se reciben como datos electrónicos (p. ej., facturas por correo electrónico) se consideran transacciones electrónicas. Estos deben estar almacenados en su formato electrónico original. Por otro lado, los documentos que se reciben en papel mediante entrega en mano o correo se deben almacenar como documentos impresos. Para cumplir con los requisitos de la Ley de Contabilidad Electrónica, las empresas también pueden almacenar PDF escaneados de los documentos originales. En ese caso, el original impreso puede descartarse sin ningún problema.

Vendedores

Tras la emisión de documentos, los vendedores deben conservar copias de los originales emitidos como datos electrónicos en formato electrónico. Sin embargo, si un vendedor emite un documento en papel, puede conservar copias en papel o versiones digitalizadas.

La Ley de Contabilidad Electrónica de Japón incluye varios requisitos y métodos para el almacenamiento de registros. Las empresas que han dependido principalmente del intercambio de documentos en papel podrían tener dificultades para adoptar transacciones electrónicas que cumplan con la normativa de la Ley de Contabilidad Electrónica.

Para crear y almacenar más fácilmente datos (como las facturas electrónicas) las empresas deben considerar el uso de herramientas en línea, como funciones de cálculo automático del impuesto sobre el consumo, software de contabilidad o herramientas automatizadas para generar facturas. Antes de integrar estas herramientas, las empresas deben verificar que cumplan con los requisitos de la Ley de Contabilidad Electrónica.

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