事業者が取引を円滑に進めるにあたって、簡便性や効率性を維持しながらリモートでの対応が可能な電子取引は、今日の日本においてより一般的となっています。

さらに、これにともない 2024 年 1 月には、電子取引上でやりとりされた請求書などの電子保存が電子帳簿保存法 によって完全に義務化されました。電子帳簿保存法については、電子取引を積極的に実施している事業者だけでなく、自社の取引先が電子取引でしか対応していない場合には十分理解を深めたうえで環境を整える必要があります。

本記事では、電子取引に関する基礎知識をはじめ、電子取引上での電子帳簿保存法に準拠した書類の保存要件や保存方法などについて解説します。

目次

• 電子取引とは
  
• 電子帳簿保存法とは
  
• 電子帳簿保存法に基づく電子取引データの保存要件
  
• 電子取引が行われた書類の保存方法
  
• 電子取引データ保存の義務化に対応するには
  
• 電子帳簿保存法における電子取引以外の保存方法
  
• Stripe Invoicing でできること
  

電子取引とは

電子取引とは、請求書や領収書のような取引上で必要とされるさまざまな書類について、紙ベースではなく電子データによって授受することを意味します。具体例としては、以下のようなものが電子取引に該当します。

• 電子メール: 電子メールでのファイルの添付
  
• クラウドサービス: クラウド上での書類のやりとり
  
• DVD などのような記録媒体: データが保存された記録媒体によるやりとり
  
• ホームページ: Web サイトからのファイルダウンロード
  
• ペーパーレス FAX: インターネット上での FAX の送受信
  
• EDI 取引: EDI システムを利用した取引情報の授受
  
• 電子決済: クレジットカード決済や QR コード決済といった電子データ化されたお金 (電子マネー) を用いた電子決済や、決済サービス側がオンラインで提供する利用明細書のダウンロード
  

電子データ保存の義務化

冒頭でも解説したように、2024 年 1 月 からは電子帳簿保存法によって、電子取引、すなわち電子でやりとりされた書類の保存については、電子データとしてそのままの状態で保存することが義務付けられています。そのため、電子データを用いて書類の発行を行う事業者や、その書類を受け取る事業者は、保存の際に注意が必要となります。なお、電子帳簿保存法に基づいて電子データのままでの適切な保存が求められる書類には、以下のようなものが挙げられます。

• 契約書
  
• 請求書
  
• 見積書
  
• 納品書
  
• 注文書
  
• 領収書
  

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法が電子取引に深く関わる重要な位置付けとなっていることを理解したうえで、ここでは電子帳簿保存法についてより掘り下げて見ていきましょう。
電子帳簿保存法とは、消費税など税金に関する帳簿書類や、前章にて紹介したような書類について、電子データによる保存方法を定めた日本の法律で、略して「電帳法」とも呼ばれています。

電子データによる保存義務は、あくまで電子取引、すなわち電子的に交わされた書類が対象であるということがポイントです。つまり、郵送のように紙ベースで書類のやりとりが行われた場合は、紙の文書をスキャンして PDF に変換したものを保存する義務はなく、電子データでの保存は任意となります。これを「スキャナ保存」といいますが、こちらについては記事の後半にて解説します。

なお、電子帳簿保存法では電子取引データの保存を義務化することで、徹底した書類の改ざん防止を目的としています。また、事業形態や事業規模に関係なく、すべての法人や個人事業主が対象者となることから、日頃から電子メールなどを用いて書類のやりとりをしている事業者は、電子帳簿保存法についてしっかりと対応しなければなりません。

一方、電子取引および電子データの取り扱いを一切行っていない法人、個人事業主については、電子帳簿保存法で定める電子取引との関係性がないため、紙のままでの保存でも問題はありません。

電子帳簿保存法に基づく電子取引データの保存要件

事業者が電子取引データを保存をするにあたって、電子帳簿保存法では以下の要件が定められています。したがって、電子取引を行う事業者は、以下についてしっかりと対応する必要があります。ここでは特に、電子帳簿保存法の根本ともいえる「真実性の確保」と「可視性の確保」について解説します。

真実性の確保

電子取引上での「真実性の確保」とは、保存する電子データが改ざんまたは削除されておらず、そのままの状態で正確な情報が保存されていることを証明するための対策です。真実性の確保における要件を満たすには、以下のいずれかの措置を行う必要があります。

• タイムスタンプが付された後、取引情報を授受する
  
• 授受後、すみやかにタイムスタンプを付する
  
• 改ざん防止のため、訂正・削除があったかどうかの履歴を確認できるシステムの導入
  
• 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、それに準じて運用を行う
  

可視性の確保

電子取引上での「可視性の確保」とは、保存されている電子データを必要に応じていつでも見つけることができ、記載内容が明瞭な状態で確認、出力できるようにしておくための対策です。電子データの可視性を確保するには、以下の要件を満たしている必要があります。

• データを保存する場所に、パソコン、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタを設置し、これらの操作マニュアルを備え付け、速やかに検索と出力ができる状態にする
  
• 電子計算機処理システムの概要書を備え付ける
  

また、電子データの検索に際しては、利用する検索機能についても以下のような要件があります。

• 「取引年月日」「金額」「取引先」などの項目で検索できる
  
• 日付や金額の検索範囲を指定して検索できる
  
• 2 つ以上の任意の検索項目を組み合わせて検索できる
  

電子取引が行われた書類の保存方法

電子取引が行われた書類の保存方法については、保存が必須となる書類のデータが適切な状態で保存され、必要な際にいつでも速やかに閲覧できるようにしておかなければなりません。そのため、電子帳簿保存法における書類の保存場所に関する決まりはないものの、保存を行う場所は明確にしておくことが大切です。

ここでは、書類を発行する側、書類を受け取る側、それぞれの電子取引データの保存方法について見てみましょう。

発行する側

電子データとして発行した請求書や領収書などの控えは、紙に印刷してもともとの電子データを破棄することは認められていません。したがって、電子データは電子データのままで保存しましょう。

受け取る側

発行側から電子データとして受け取った書類についても、上記同様に、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのままで保存する必要があります。そのため、発行側と同様、受け取った電子データを破棄してしまうことのないようにしましょう。

電子取引データ保存の義務化に対応するには

電子帳簿保存法の目的は、保存データの改ざん防止です。真実性を確保するには、システムを導入するか、事務処理規程を定める必要があります。それぞれのアプローチについて、以下で詳しく説明します。

なお、電子取引データ保存の義務化は、単に保存方法を紙ベースから電子データに移行することを目指しているのではなく、電子化された一連のプロセスによる効率性の向上こそが主要目的であることを理解しておきましょう。

システムの導入

電子取引を行うにあたって、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入しておけば、電子データ保存の要件を満たすことができるだけでなく、会計業務の効率化にも役立ちます。

電子取引データの保存に適切に対応しなかった場合、法人や個人事業主に関係なく追徴課税や青色申告の承認の取り消しなどの罰則を受ける可能性があります。

現行の電子帳簿保存法のもとで電子データを適切に保存するには、経理業務のデジタルトランスフォーメーション (DX) を実現できる会計ツールやソフトウェアを導入して体制を整えることが重要です。DXとは、デジタル技術を活用して新たな価値を創造し、人々の生活を向上させる取り組みです。システム導入を検討する際は、以下の点も事前に確認することをおすすめします。

• このシステムは、真実性を確保するためにタイムスタンプを自動的に付与できますか？
  
• どのような証憑書類 (請求書、領収書など) に対応可能か
  
• 取引情報のデータ化および自動入力が可能か
  

事務処理規程の設定

システムの導入の代わりに事務処理規程を設け、それに準じて運用することも可能です。国税庁では、法人と個人事業主のそれぞれに分けた事務処理規程のサンプルを公開しています。ただし、規程を設けるだけでは対応として不十分で、すべての担当者に規程の詳細を周知したうえ、規程に沿った業務を行わなければならないということを覚えておきましょう。

電子帳簿保存法における電子取引以外の保存方法

電子帳簿保存法には、電子データのままでの保存が義務化された「電子取引」以外に、任意となる「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」があります。

電子帳簿等保存 (任意)

電子記録保存は、正式には「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存」といいます。この電子帳簿等保存とは、パソコンで電子的に作成した国税関係帳簿 (仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳など) や、国税関係書類 (試算表などの決算関係書類、請求書などの取引関係書類) について、電子データでの保存を認めるものです。また、電子帳簿等保存への対応は任意となっているため、事業者の意思で電子保存に対応するか、紙に印刷して保存するかを選ぶことができます。

スキャナ保存 (任意)

スキャナ保存とは、紙で作成した取引関係書類 (見積書、請求書、領収書など) の控え、および紙で受け取った取引関係書類を、電子帳簿保存法で定める要件のもとでスキャンし、電子データによる保存を認めるものです。スキャナ保存への対応も上記の電子帳簿等保存と同様に任意で、紙の書類をデータ化して保存するか、紙のままで保存するかは事業者側で自由に選べるようになっています。

以下に、買い手側と売り手側に分けて説明します。

買い手側

E メールのように電子データとして受け取った請求書などの書類は「電子取引」に該当するため、電子データのまま保存します。一方、手渡しや郵送によって紙で受け取った書類については、紙のままでの保管が原則となっていますが、電子帳簿保存法が定める要件を満たしていれば、原本をスキャンして PDF でデータ化したものを保存することも可能です。また、その場合は、紙の原本を破棄しても問題ありません。

売り手側

書類の発行後、原本の写しを保存する際、電子データとして発行した場合は上記同様に電子データのままで保存する義務がありますが、紙で発行した場合、紙の写しまたは電子データ化したものを保存することも可能です。

このように、日本の電子帳簿保存法にはさまざまな要件や保存方法があります。そのため、これまで紙ベースでの書類のやりとりが主流となっていた事業者にとっては、今後電子取引が増えれば増えるほど、電子帳簿保存法に対応することは避けられない課題ともいえます。

なお、電子請求書などのデータの作成や保存をよりスムーズに行えるようにするには、消費税の自動計算機能や会計ソフト、請求書自動生成ツールのような、オンラインツールを検討してみるのもよいかもしれません。また、これらのツールを導入する前には、電子帳簿保存法の要件を満たしているかどうかについても確認しておけば、より安心といえるでしょう。

Stripe Invoicing でできること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収まで、売掛金プロセスをシンプルにします。単発請求でも継続課金でも、Stripe はビジネスが支払いを受けるまでの時間を短縮し、業務の効率化をサポートします。

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要のプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。
  
• キャッシュフローを改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間を短縮し、より早く入金を得られます。
  
• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。
  
• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済ページで回収にかかる時間を削減します。
  
• 既存システムとの統合: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフトと接続でき、システム間の同期を保ちつつデータの手入力を減らします。
  

Stripe では、売掛金プロセスの簡素化を支援しています。詳しくはこちらをご覧ください。今すぐ開始する場合はこちら。