Dans le cadre des transactions commerciales, les transactions électroniques permettent un traitement à distance tout en conservant simplicité et efficacité. Cette méthode de transaction est de plus en plus courante au Japon pour faciliter le bon déroulement des opérations commerciales.

En janvier 2024, la loi sur la conservation des livres électroniques (également appelée « loi sur la comptabilité électronique ») a rendu obligatoire la sauvegarde électronique des factures et autres documents échangés dans le cadre de transactions électroniques. Selon cette loi, les entreprises qui effectuent activement des transactions électroniques doivent bien comprendre les exigences et préparer leur environnement en conséquence. Cela s’applique aussi bien aux entreprises qu’à leurs partenaires commerciaux qui traitent des transactions électroniques.

Dans cet article, nous expliquons les bases des transactions électroniques, y compris les exigences et les méthodes de conservation des documents conformes à la loi sur la comptabilité électronique.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’une transaction électronique ?
  
• Qu’est-ce que la loi sur la comptabilité électronique ?
  
• Exigences de conservation pour les transactions électroniques en vertu de la loi sur la comptabilité électronique
  
• Méthodes de stockage des documents de transaction électronique
  
• Conformité à l’obligation de stockage des données de transaction électronique
  
• Méthodes de stockage des données non électroniques en vertu de la loi sur la comptabilité électronique
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’une transaction électronique ?

Les transactions électroniques consistent à échanger les documents requis pour les transactions, comme les factures et les reçus, en utilisant des données électroniques plutôt que des formats établis sur papier. Voici quelques exemples concrets de transactions électroniques :

• E-mail : joindre des fichiers à un e-mail
  
• Services cloud : échange de documents via le cloud
  
• Supports d'enregistrement physiques, tels que les DVD : échange de supports d'enregistrement contenant des données
  
• Pages d'accueil ou sites web : téléchargement de fichiers depuis un site web
  
• Fax dématérialisés : envoi et réception de fax via internet
  
• Transactions par échange de données informatisé (EDI) : échange d'informations sur les transactions à l'aide d'un système EDI
  
• Paiements électroniques : utilisation de moyens de paiement électroniques, tels que l’argent dématérialisé (monnaie électronique), les paiements par carte de crédit et les paiements par QR code, ainsi que le téléchargement des relevés de transactions fournis en ligne par les prestataires de services de paiement
  

L’obligation de sauvegarder les données électroniques

Depuis janvier 2024, la loi sur la comptabilité électronique exige que les entreprises conservent les transactions électroniques (c’est-à-dire les documents échangés électroniquement) sous forme de données électroniques. Par conséquent, les entreprises qui émettent et reçoivent des documents au format électronique doivent faire preuve de vigilance lors de leur conservation. Les documents devant être correctement stockés sous format électronique conformément à la loi sur la comptabilité électronique incluent notamment les suivants :

• Les contrats
  
• Les factures
  
• Les devis
  
• Les bons de livraison
  
• Les bons de commande
  
• Les reçus
  

Qu’est-ce que la loi sur la comptabilité électronique ?

La loi sur la comptabilité électronique occupe une place importante et centrale dans le cadre des transactions électroniques. Il s’agit d’une loi japonaise qui définit les méthodes de conservation électronique des documents liés aux transactions (c’est-à-dire ceux mentionnés ci-dessus) et aux taxes (par exemple, la taxe sur la consommation japonaise [JCT]](https://stripe.com/resources/more/what-is-japanese-consumption-tax)).

Le point essentiel est que l’obligation de conservation électronique des données concerne uniquement les transactions électroniques (c’est-à-dire les documents échangés électroniquement). Lorsque les documents sont échangés sous forme papier, par exemple par courrier, il n’est pas obligatoire de les numériser et de les enregistrer au format PDF. Dans ces cas, la conservation sous forme de données électroniques reste facultative. Nous expliquerons ce qu’on appelle le « stockage par scanner » plus loin dans cet article.

La loi sur la comptabilité électronique impose également que la conservation des données issues des transactions électroniques garantisse une prévention complète et rigoureuse de toute falsification de documents. Quel que soit leur type ou leur taille, toutes les entreprises et tous les travailleurs indépendants sont concernés par cette loi. Cela signifie que les structures qui échangent régulièrement des documents par e-mail ou par d’autres moyens électroniques doivent veiller à être pleinement conformes à la loi sur la comptabilité électronique.

À l’inverse, une entreprise (qu’il s’agisse d’une société ou d’un travailleur indépendant) qui n’effectue pas de transactions électroniques et ne manipule aucune donnée électronique peut continuer à conserver ses documents au format papier. Elle n’est alors pas concernée par les transactions électroniques telles que définies par la loi sur la comptabilité électronique.

Exigences de conservation pour les transactions électroniques en vertu de la loi sur la comptabilité électronique

La loi sur la comptabilité électronique définit les exigences applicables aux entreprises lors de la conservation des données issues des transactions électroniques. Les entreprises qui réalisent des transactions électroniques doivent s’assurer de respecter correctement les principes fondamentaux de cette loi, notamment l’authenticité et la lisibilité des données.

Garantir l’authenticité

Pour garantir l’authenticité des transactions électroniques, les entreprises doivent mettre en place des mesures permettant de prouver que les données électroniques conservées n’ont pas été modifiées ni supprimées. Cela permet également d’assurer que les informations exactes sont préservées dans leur état d’origine. Pour répondre aux exigences liées à l’authenticité, les entreprises doivent mettre en œuvre au moins l’une des mesures suivantes :

• Échanger les informations de transaction après avoir appliqué un horodatage
  
• Appliquer un horodatage immédiatement après l'échange des informations de transaction
  
• Mettre en place un système capable de vérifier les corrections ou suppressions pour éviter toute altération
  
• Mettre en place des procédures administratives pour éviter les modifications et suppressions et mener les activités dans de respect de ces procédures.
  

Assurer la visibilité

Les entreprises peuvent garantir la visibilité des transactions électroniques en conservant les données électroniques de façon à pouvoir les retrouver, les vérifier et les exporter à tout moment. Pour assurer la visibilité des données électroniques, les entreprises doivent répondre aux exigences suivantes :

• Installer, sur le lieu de stockage des données, des ordinateurs, calculateurs électroniques, programmes, écrans et imprimantes accompagnés de leurs manuels d’utilisation, afin de garantir la récupération et la restitution rapides des données
  
• Fournir un document de présentation du système de traitement informatique
  

Pour une recherche efficace, les fonctions de recherche implémentées doivent être en mesure de rechercher les éléments suivants :

• Date de transaction, montant et client
  
• Plage de dates ou de montants
  
• Une combinaison de deux éléments de recherche ou plus
  

Méthodes de stockage des documents de transaction électronique

Pour conserver les documents, les entreprises doivent s’assurer que les données des documents sont correctement préservées et accessibles pour consultation à tout moment. Bien que la loi sur la comptabilité électronique ne précise pas l’endroit où les documents doivent être stockés, il est important que les entreprises désignent clairement un emplacement de conservation.

Nous expliquons ci-dessous comment les données de transaction électronique doivent être sauvegardées par les émetteurs et les destinataires.

Émetteurs

Les émetteurs doivent conserver les données électroniques dans leur état électronique d’origine. Ils ne doivent pas imprimer des copies de factures, de reçus ou d’autres documents émis à l’origine sous forme électronique pour ensuite les supprimer.

Destinateurs

De la même manière, les destinataires des documents ne doivent pas imprimer les données électroniques reçues de l’émetteur pour les conserver. Ils doivent plutôt sauvegarder les documents sous forme électronique. Comme pour les émetteurs, les destinataires doivent éviter de supprimer ou de jeter les données électroniques qu’ils reçoivent.

Conformité à l’obligation de stockage des données de transaction électronique

L’objectif de la loi sur la comptabilité électronique est de prévenir toute falsification des données stockées. Pour garantir l’authenticité, les entreprises doivent soit mettre en place un système, soit établir des procédures administratives. Vous trouverez ci-dessous plus d’informations sur chacune de ces approches.

Il est important de comprendre que l’obligation de conserver les données des transactions électroniques ne vise pas simplement à remplacer le papier par des données électroniques. L’objectif principal est plutôt d’améliorer l’efficacité grâce à une série de processus numérisés.

Mise en place d’un système

Pour une entreprise qui effectue des transactions électroniques, la mise en place d’un système conforme à la loi sur la comptabilité électronique garantit le respect des exigences en matière de conservation des données électroniques. La mise en place d’un tel système peut également contribuer à simplifier les opérations comptables.

Le non-respect des obligations de conservation des données des transactions électroniques peut entraîner des sanctions tant pour les sociétés que pour les travailleurs indépendants. Ces sanctions peuvent inclure des redressements fiscaux supplémentaires ou la révocation de l’autorisation d’utiliser le système Blue Return, qui offre des avantages fiscaux et comptables.

Pour conserver correctement les données électroniques selon la loi actuelle sur la comptabilité électronique, les entreprises doivent mettre en place un cadre en introduisant des outils ou logiciels comptables capables de réaliser une transformation numérique (DX) des opérations comptables. Ces initiatives utilisent la technologie numérique pour créer de la valeur et améliorer la vie des personnes. Les entreprises qui envisagent la mise en place d’un tel système devraient se poser les questions suivantes :

• Ce système applique-t-il automatiquement un horodatage afin de garantir l’authenticité ?
  
• Quel type de pièce justificative (ex. : factures, reçus, etc.) peut servir de support ?
  
• Ce système peut-il numériser les informations de transaction et utiliser la saisie automatique ?
  

Mise en place des procédures administratives

Plutôt que de mettre en place un tel système, les entreprises peuvent établir des procédures administratives et les suivre. L’Agence nationale des impôts (NTA) a publié des exemples de procédures administratives pour les sociétés et les travailleurs indépendants. Il est important de rappeler que tout le personnel doit être pleinement informé de ces procédures et exécuter ses tâches conformément à celles-ci.

Méthodes de stockage des données non électroniques en vertu de la loi sur la comptabilité électronique

La loi sur la comptabilité électronique impose la conservation des données électroniques dans leur forme originale pour les transactions électroniques. Elle autorise également, de manière optionnelle, la tenue de registres électroniques et la sauvegarde par scanner pour les données non électroniques.

Tenue de registres électroniques (facultatif)

La tenue de registres électroniques est officiellement appelée « système de conservation des livres et documents fiscaux nationaux sous forme électronique ». Ce système permet de sauvegarde les livres et documents fiscaux nationaux sur ordinateur au format de données électroniques. Cela inclut les journaux, les grands livres, les livres de caisse, les états financiers, les factures et d’autres documents liés aux règlements et aux transactions. La conformité à la tenue de registres électroniques pour les données non électroniques est facultative, ce qui permet aux entreprises de choisir entre la sauvegarde électronique ou l’impression et la conservation des documents sur papier.

Stockage par scanner (facultatif)

La sauvegarde par scanner fait référence à la pratique consistant à numériser des copies de documents papier créés dans le cadre d’une transaction (par exemple, devis, factures et reçus). Cela est conforme aux exigences prévues par la loi sur la comptabilité électronique, qui autorise leur conservation sous forme de données électroniques. Comme pour la tenue de registres électroniques mentionnée ci-dessus la sauvegarde par scanner est facultative. Les entreprises peuvent choisir de numériser les documents papier pour les sauvegarder ou de les conserver sous forme papier.

Voici l’impact de ce choix sur les clients et les marchands.

Clients

Les documents reçus sous forme électronique (par exemple, les factures par e-mail) sont considérés comme des transactions électroniques. Ils doivent être conservés dans leur format électronique d’origine. En revanche, les documents reçus sous forme papier, par remise en main propre ou par courrier, doivent être conservés sous forme papier. Pour répondre aux exigences de la loi sur la comptabilité électronique, les entreprises peuvent également sauvegarder des PDF scannés des documents originaux. Dans ce cas, le document papier original peut être détruit sans problème.

Marchands

Après l’émission des documents, les marchands doivent conserver des copies des originaux émis sous forme électronique dans un format électronique. Cependant, si un marchand émet un document sur papier, il peut conserver des copies papier ou des versions numérisées.

La loi japonaise sur la comptabilité électronique inclut diverses exigences et méthodes pour la conservation des registres. Les entreprises qui se sont principalement appuyées sur l’échange de documents papier peuvent rencontrer des difficultés pour adopter des transactions électroniques conformes à cette loi.

Pour créer et sauvegarder plus facilement des données telles que des factures électroniques, les entreprises devraient envisager des outils en ligne, comme des fonctions de calcul automatique de la taxe sur la consommation, des logiciels comptables ou des outils de génération automatisée de factures. Avant d’intégrer ces outils, les entreprises doivent vérifier qu’ils répondent aux exigences de la loi sur la comptabilité électronique.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des comptes clients (AR), de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.
  
• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce à des paiements mondiaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance s’appuyant sur l’IA qui vous aident à récupérer plus de revenus.
  
• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne, disponible en plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.
  
• Réduire la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe, avec paiement intégré.
  
• Intégrer les systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant à maintenir la synchronisation des systèmes et à réduire la saisie manuelle des données.
  

En savoir plus sur la façon dont Stripe peut simplifier votre processus de gestion des comptes clients, ou démarrez dès aujourd’hui.