Bei geschäftlichen Transaktionen haben elektronische Transaktionen eine einfache und effiziente Abwicklung aus der Ferne ermöglicht. Diese Transaktionsmethode wird in Japan immer häufiger verwendet, um Unternehmen einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen.

Seit Januar 2024 verpflichtet das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher (auch bekannt als „Gesetz über elektronische Buchführung“) Unternehmen, Rechnungen und andere Dokumente, die bei elektronischen Transaktionen ausgetauscht werden, elektronisch zu speichern. Nach dem Gesetz über elektronische Buchführung müssen Unternehmen, die aktiv elektronische Transaktionen durchführen, die Anforderungen vollständig verstehen und ihr Umfeld entsprechend vorbereiten. Dies gilt für Unternehmen und für Geschäftspartner, die elektronische Transaktionen abwickeln.

In diesem Artikel erläutern wir die Grundlagen elektronischer Transaktionen, einschließlich Anforderungen an die Speicherung von Dokumenten und Verfahren, die dem Gesetz über elektronische Buchführung entsprechen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind elektronische Transaktionen?
  
• Was ist das Gesetz über elektronische Buchführung?
  
• Speichervorschriften für elektronische Transaktionen nach dem Gesetz über elektronische Buchführung
  
• Verfahren zur Speicherung von Dokumenten im Zusammenhang mit elektronischen Transaktionen
  
• Einhaltung der Pflicht zur Speicherung elektronischer Transaktionsdaten
  
• Speichermethoden für nicht elektronische Daten nach dem Gesetz über elektronische Buchführung
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was sind elektronische Transaktionen?

Elektronische Transaktionen umfassen den Austausch von für Transaktionen erforderlichen Dokumenten – wie Rechnungen und Belege – mit elektronischen Daten anstelle von papierbasierten Formaten. Konkrete Beispiele für elektronische Transaktionen sind die folgenden:

• E-Mail: Anhängen von Dateien an eine E-Mail
  
• Cloud-Dienste: Austausch von Dokumenten über die Cloud
  
• Physische Datenträger wie DVDs: Austausch von Datenträgern mit darauf gespeicherten Daten
  
• Homepages oder Websites: Herunterladen von Dateien von einer Website
  
• Papierlose Faxe: Senden und Empfangen von Faxen über das Internet
  
• Transaktionen per elektronischem Datenaustausch (EDI): Austausch von Transaktionsinformationen über ein EDI-System
  
• Elektronische Zahlungen: Verwendung elektronischer Zahlungen wie digitalisiertes Geld (d. h. E-Geld), Kreditkartenzahlungen und QR-Code-Zahlungen oder Herunterladen von Transaktionsabrechnungen, die von Zahlungsdienstleistern online bereitgestellt werden
  

Die Pflicht zur Speicherung elektronischer Daten

Seit Januar 2024 verpflichtet das Gesetz über elektronische Buchführung Unternehmen, elektronische Transaktionen (d. h. in elektronischer Form ausgetauschte Dokumente) als elektronische Daten zu speichern. Daher müssen Unternehmen, die Dokumente mit elektronischen Daten ausstellen und empfangen, bei der Speicherung Vorsicht walten lassen. Zu den Dokumenten, die nach dem Gesetz über elektronische Buchführung eine angemessene Speicherung in elektronischer Form erfordern, gehören die folgenden:

• Verträge
  
• Rechnungen
  
• Angebote
  
• Lieferscheine
  
• Bestellungen
  
• Belege
  

Was ist das Gesetz über elektronische Buchführung?

Das Gesetz über elektronische Buchführung nimmt eine wichtige und integrale Stellung im Bereich der elektronischen Transaktionen ein. Es handelt sich um ein japanisches Gesetz, das Verfahren für die elektronische Speicherung von Aufzeichnungen zu Transaktionen (d. h. die voranstehende Liste) und Steuern (z. B. japanische Verbrauchssteuer [JCT]) vorschreibt.

Entscheidend ist, dass die Verpflichtung zur elektronischen Speicherung von Daten ausschließlich für elektronische Transaktionen (d. h. Dokumente, die in elektronischer Form ausgetauscht wurden) gilt. Beim Austausch von Dokumenten in Papierform – z. B. per Post – besteht keine Verpflichtung, die Papierdokumente zu scannen und im PDF-Format zu speichern. In diesen Fällen ist die Speicherung in Form elektronischer Daten optional. Wir erläutern später in diesem Artikel die sogenannte „Scannerspeicherung“.

Das Gesetz über elektronische Buchführung schreibt die Speicherung elektronischer Transaktionsdaten auch vor, um umfassende und gründliche Manipulationen an Dokumenten zu verhindern. Unabhängig von der Form oder Größe der Unternehmen unterliegen alle Körperschaften und Einzelunternehmer/innen diesem Gesetz. Das bedeutet, dass Unternehmen, die Dokumente routinemäßig per E-Mail und auf anderem elektronischen Wege austauschen, sicherstellen müssen, dass sie das Gesetz über elektronische Buchführung vollständig einhalten.

Wenn ein Unternehmen hingegen – sei es eine Körperschaften oder ein/e Einzelunternehmer/in – keine elektronischen Transaktionen oder elektronischen Daten abwickelt, kann es die Aufzeichnungen weiterhin in Papierform aufbewahren. Es besteht dann keine Beziehung zu elektronischen Transaktionen im Sinne des Gesetzes über elektronische Buchführung.

Speichervorschriften für elektronische Transaktionen nach dem Gesetz über elektronische Buchführung

Das Gesetz über elektronische Buchführung schreibt Anforderungen an Unternehmen bei der Speicherung elektronischer Transaktionsdaten vor. Unternehmen, die elektronische Transaktionen durchführen, müssen sicherstellen, dass sie die grundlegenden Prinzipien des Gesetzes über elektronische Buchführung ordnungsgemäß erfüllen, einschließlich der Gewährleistung der Authentizität und Sichtbarkeit.

Gewährleistung der Authentizität

Um die Authentizität elektronischer Transaktionen zu gewährleisten, müssen Unternehmen nachweisen, dass gespeicherte elektronische Daten nicht verändert oder gelöscht wurden. Außerdem wird sichergestellt, dass präzise Informationen im Originalzustand erhalten bleiben. Um die Anforderungen bezüglich der Authentizität zu erfüllen, sollten Unternehmen mindestens eine der folgenden Maßnahmen ergreifen:

• Transaktionsinformationen nach Anwendung eines Zeitstempels austauschen
  
• Sofort nach dem Austausch von Transaktionsinformationen einen Zeitstempel anwenden
  
• Ein System implementieren, das Korrekturen oder Löschungen feststellen kann, um Manipulationen zu verhindern
  
• Verwaltungsabläufe festlegen, um Korrekturen und Löschungen zu verhindern, und diese bei der Durchführung von Geschäften befolgen
  

Gewährleistung der Sichtbarkeit

Unternehmen können im Zuge elektronischer Transaktionen die Sichtbarkeit gewährleisten, indem sie elektronische Daten so speichern, dass sie bei Bedarf gefunden, verifiziert und ausgegeben werden können. Unternehmen sollten die folgenden Anforderungen erfüllen, um die Sichtbarkeit elektronischer Daten zu gewährleisten:

• Computer, elektronische Taschenrechner, Programme, Displays und Drucker am Standort der Datenspeicherung mit Betriebsanleitungen installieren und den sofortigen Abruf und die sofortige Ausgabe von Daten sicherstellen
  
• Ein Übersichtsdokument für das Computerverarbeitungssystem bereitstellen
  

Um eine effiziente Suche zu ermöglichen, müssen Suchfunktionen für Folgendes implementiert sein:

• Transaktionsdatum, Betrag und Kunde/Kundin
  
• Datum oder Betragsbereich
  
• Eine Kombination aus zwei oder mehr Suchelementen
  

Verfahren zur Speicherung von Dokumenten im Zusammenhang mit elektronischen Transaktionen

Um Dokumente zu speichern, sollten Unternehmen sicherstellen, dass die Daten der Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt werden und bei Bedarf eingesehen werden können. Das Gesetz über elektronische Buchführung schreibt zwar nicht vor, wo Dokumente gespeichert werden müssen, aber es ist wichtig, dass Unternehmen einen Standort für ihre Aufbewahrung klar benennen.

Im Folgenden erläutern wir, wie elektronische Transaktionsdaten von Ausstellern und Empfängern gespeichert werden sollten.

Aussteller

Aussteller müssen elektronische Daten im ursprünglichen elektronischen Zustand speichern. Sie sollten keine Kopien von Rechnungen, Belegen und anderen Dokumenten ausdrucken, die ursprünglich als elektronische Daten ausgegeben wurden, und diese dann löschen.

Empfänger

Ähnlich wie oben beschrieben sollten auch die Empfänger von Dokumenten keine elektronischen Daten vom Aussteller zur Speicherung ausdrucken. Stattdessen sollten sie die Dokumente als elektronische Daten speichern. Ähnlich wie die Aussteller müssen Empfänger vermeiden, dass sie empfangene elektronische Daten löschen oder verwerfen.

Einhaltung der Pflicht zur Speicherung elektronischer Transaktionsdaten

Der Zweck des Gesetzes über elektronische Buchführung besteht darin, Manipulationen an gespeicherten Daten zu verhindern. Um die Authentizität zu gewährleisten, sollten Unternehmen entweder ein System implementieren oder Verwaltungsabläufe einrichten. Im Folgenden finden Sie weitere Informationen zu jedem dieser Ansätze.

Es ist wichtig zu verstehen, dass die Verpflichtung zur Speicherung elektronischer Transaktionsdaten nicht nur darauf abzielt, die Speichermethoden von der Papierform auf elektronische Daten zu verlagern, sondern in erster Linie darauf, durch eine Reihe digitalisierter Prozesse die Effizienz zu verbessern.

Ein System implementieren

Ein Unternehmen, das elektronische Transaktionen durchführt, stellt mit der Implementierung eines Systems, das dem Gesetz über elektronische Buchführung entspricht, sicher, dass es die Anforderungen bezüglich der elektronischen Datenspeicherung erfüllt. Die Implementierung eines Systems kann zudem dazu beitragen, die Buchhaltung zu vereinfachen.

Das Versäumnis, elektronische Transaktionsdaten zu speichern, kann sowohl für Körperschaften als auch für Einzelunternehmer/innen zu Strafen führen. Diese Strafen können zusätzliche steuerliche Pflichten oder den Widerruf der Genehmigung zur Nutzung des Systems der blauen Steuererklärung umfassen, das Steuer- und Buchhaltungsvorteile bietet.

Um elektronische Daten gemäß dem geltenden Gesetz über elektronische Buchführung ordnungsgemäß zu speichern, müssen Unternehmen einen Rahmen schaffen, indem sie Buchhaltungstools oder -software einführen, die die digitale Transformation (DX) der Buchhaltungsabläufe herbeiführen können. Diese Initiativen nutzen digitale Technologie, um neue Werte zu schaffen und das Leben der Menschen zu verbessern. Unternehmen, die eine Systemimplementierung in Betracht ziehen, sollten sich die folgenden Fragen stellen:

• Wendet dieses System automatisch einen Zeitstempel an, um die Authentizität zu gewährleisten?
  
• Welche Arten von Begleitdokumenten (z. B. Rechnungen, Belege usw.) können unterstützt werden?
  
• Kann das System Transaktionsinformationen digitalisieren und automatische Eingaben nutzen?
  

Verwaltungsabläufe einrichten

Anstatt ein System einzuführen, können Unternehmen Verwaltungsabläufe einrichten und nach diesen arbeiten. Die nationale Steuerbehörde (NTA) hat Musterverwaltungsabläufe für Kapitalgesellschaften und Einzelunternehmer veröffentlicht. Es ist wichtig, zu beachten, dass das gesamte Personal gründlich über die Abläufe informiert sein und seine Aufgaben gemäß diesen erfüllen muss.

Speichermethoden für nicht elektronische Daten nach dem Gesetz über elektronische Buchführung

Das Gesetz über elektronische Buchführung schreibt die Speicherung elektronischer Daten in ihrer ursprünglichen Form für elektronische Transaktionen vor. Optional erlaubt es auch die elektronische Aufzeichnung und Scannerspeicherung für nicht elektronische Daten.

Elektronische Aufzeichnung (optional)

Die elektronische Aufzeichnung wird formell als „System zur Speicherung für inländische Steuerangelegenheiten relevanter Bücher und Dokumente in elektronischer Form“ bezeichnet. Das elektronische Aufzeichnungssystem ermöglicht die Speicherung von Büchern und Dokumenten, die für inländische Steuerangelegenheiten relevant sind, auf Computern im elektronischen Datenformat. Dazu gehören Journale, Hauptbücher, Kassenbücher, Jahresabschlüsse, Rechnungen und andere Dokumente im Zusammenhang mit Zahlungsabwicklungen und Transaktionen. Die Compliance mit der elektronischen Aufzeichnung für nicht elektronische Daten ist optional. Somit können Unternehmen selbst entscheiden, ob sie Dokumente elektronisch speichern oder auf Papier drucken und aufbewahren.

Scannerspeicherung (optional)

Mit Scannerspeicherung ist die Praxis gemeint, Kopien von Dokumenten in Papierform, die für eine Transaktion erstellt wurden (z. B. Angebote, Rechnungen und Belege), zu scannen. Dies entspricht den Anforderungen des Gesetzes über elektronische Buchführung, das ihre Speicherung in Form elektronischer Daten ermöglicht. Ähnlich wie bei der oben erläuterten elektronischen Aufzeichnung ist auch die Scannerspeicherung optional. Unternehmen können Papierdokumente zur Speicherung digitalisieren oder in Papierform speichern.

Hier erfahren Sie, welche Auswirkungen diese Entscheidung auf Käufer/innen und Verkäufer/innen hat.

Käufer/innen

Dokumente, die als elektronische Daten eingehen (z. B. Rechnungen per E-Mail), gelten als elektronische Transaktionen. Sie sollten in ihrem ursprünglichen elektronischen Format gespeichert werden. Dokumente, die in Papierform per Handzustellung oder Post eingehen, sollten hingegen als Papierdokumente gespeichert werden. Um die Anforderungen des Gesetzes über elektronische Buchführung zu erfüllen, können Unternehmen auch gescannte PDFs der Originaldokumente speichern. In diesem Fall kann die Papiervorlage problemlos entsorgt werden.

Verkäufer/innen

Wenn sie Dokumente ausstellen, sollten Verkäufer/innen Kopien der als elektronische Daten ausgestellten Originale in elektronischer Form aufbewahren. Wenn ein/e Verkäufer/in jedoch ein Dokument in Papierform ausstellt, kann er/sie Papierkopien oder digitalisierte Versionen davon aufbewahren.

Das japanische Gesetz über elektronische Buchführung enthält verschiedene Anforderungen und Verfahren für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen. Für Unternehmen, die sich bislang hauptsächlich auf den Austausch von Dokumenten in Papierform verlassen haben, kann es schwierig sein, elektronische Transaktionen in Einhaltung des Gesetzes über elektronische Buchführung durchzuführen.

Um Daten wie elektronische Rechnungen einfacher erstellen und speichern zu können, sollten Unternehmen Online-Tools wie Funktionen zur automatischen Berechnung von Steuern, Buchhaltungssoftware oder Tools zur automatischen Rechnungserstellung in Betracht ziehen. Vor der Integration dieser Tools sollten Unternehmen überprüfen, ob sie die Anforderungen des Gesetzes über elektronische Buchführung erfüllen.

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