Per le attività, le transazioni elettroniche hanno permesso la gestione remota mantenendo semplicità ed efficienza. Questo metodo di transazione è diventato sempre più comune in Giappone per consentire il regolare svolgimento delle operazioni.

Nel gennaio 2024, la legge giapponese sulla contabilità elettronica (nota anche come "Electronic Bookkeeping Act") ha reso obbligatorio per le attività archiviare elettronicamente fatture e altri documenti scambiati nelle transazioni elettroniche. Ai sensi dell'Electronic Bookkeeping Act, le attività che effettuano transazioni elettroniche attivamente devono comprendere appieno i requisiti e preparare i propri ambienti di conseguenza. Questo vale per attività e partner commerciali che gestiscono transazioni elettroniche.

In questo articolo spieghiamo le nozioni di base sulle transazioni elettroniche, inclusi i requisiti di conservazione dei documenti e i metodi per la conformità all'Electronic Bookkeeping Act.

Contenuto dell'articolo

• Cosa sono le transazioni elettroniche
  
• Che cos'è la legge sulla contabilità elettronica
  
• Requisiti di conservazione delle transazioni elettroniche ai sensi della legge sulla contabilità elettronica
  
• Metodi di archiviazione dei documenti delle transazioni elettroniche
  
• Conformità all'obbligo di memorizzare i dati delle transazioni elettroniche
  
• Metodi di conservazione dei dati non elettronici ai sensi della legge sulla contabilità elettronica
  
• Vantaggi di Stripe Invoicing
  

Cosa sono le transazioni elettroniche

Le transazioni elettroniche comportano lo scambio dei documenti necessari per le transazioni, come fatture e entrate, utilizzando dati elettronici anziché formati basati su carta. Esempi concreti di transazioni elettroniche includono:

• Email: file allegati a un'email
  
• Servizi cloud: scambio di documenti tramite cloud
  
• Supporti di registrazione fisici, come i DVD: scambio di supporti di registrazione con i dati salvati
  
• Homepage o siti web: download di file da un sito web
  
• Fax cartacei: invio e ricezione di fax tramite Internet
  
• Transazioni EDI (Electronic Data Interchange): scambio di informazioni sulle transazioni con un sistema EDI
  
• Pagamenti elettronici: utilizzo di pagamenti elettronici, come denaro digitale (valuta elettronica), pagamenti con carta di credito, pagamenti con codice quick-response (QR) e download di estratti conto delle transazioni inviati online dai fornitori di servizi di pagamento
  

Obbligo di conservazione dei dati elettronici

Da gennaio 2024, la legge sulla contabilità elettronica impone alle attività di archiviare le transazioni elettroniche (ovvero i documenti scambiati elettronicamente) come dati elettronici. Pertanto, le attività che emettono e ricevono documenti utilizzando dati elettronici devono prestare attenzione alla loro archiviazione. I documenti che richiedono un'adeguata conservazione in formato elettronico ai sensi della legge sulla contabilità elettronica includono i seguenti:

• Contratti
  
• Fatture
  
• Preventivi
  
• Bolle di consegna
  
• Ordini
  
• Ricevute
  

Che cos'è la legge sulla contabilità elettronica

La legge sulla contabilità elettronica occupa una posizione importante e integrante nell'ambito delle transazioni elettroniche. Si tratta di una legge giapponese che stabilisce i metodi per la conservazione elettronica delle registrazioni delle transazioni (come quelle dell'elenco di cui sopra) e delle imposte (come l'imposta giapponese sui consumi [JCT]).

È importante notare che l'obbligo di conservazione elettronica dei dati si applica esclusivamente alle transazioni elettroniche (ovvero ai documenti scambiati elettronicamente). Quando i documenti vengono scambiati in formato cartaceo, ad esempio per posta, non vi è alcun obbligo di scansionare i documenti cartacei e salvarli in formato PDF. In questi casi, il salvataggio come dati elettronici è facoltativo. Spiegheremo la cosiddetta "archiviazione dei documenti tramite scanner" più avanti in questo articolo.

La legge sulla contabilità elettronica impone inoltre la conservazione dei dati delle transazioni elettroniche per prevenire in modo totale la manomissione dei documenti. Indipendentemente dal tipo di business o dalle dimensioni, tutte le società e i titolari di ditte individuali sono soggetti a questa legge. Questo significa che le attività che scambiano regolarmente documenti tramite email e altri mezzi elettronici devono assicurarsi di essere pienamente conformi alla legge sulla contabilità elettronica.

D'altra parte, se un'attività, società o ditta individuale, non gestisce transazioni elettroniche o dati in formato elettronico, può continuare a conservare le registrazioni cartacee. Infatti, non ha alcun rapporto con le transazioni elettroniche, come definito dalla legge sulla contabilità elettronica.

Requisiti di conservazione delle transazioni elettroniche ai sensi della legge sulla contabilità elettronica

La legge sulla contabilità elettronica stabilisce i requisiti per le attività che archiviano i dati delle transazioni elettroniche. Le attività che effettuano transazioni elettroniche devono assicurarsi di rispettare correttamente i principi fondamentali della legge sulla contabilità elettronica, incluse le garanzie dell'autenticità e della visibilità.

Garanzia dell'autenticità

Per garantire l'autenticità delle transazioni elettroniche, le attività devono adottare misure per dimostrare che i dati elettronici salvati non sono stati alterati o eliminati. Garantiscono inoltre che le informazioni accurate siano conservate nello stato originale. Per soddisfare i requisiti di autenticità, le attività devono adottare almeno una delle seguenti misure:

• Informazioni sullo scambio delle transazioni dopo l'applicazione di un marcatore temporale
  
• Applica un marcatore temporale immediatamente dopo lo scambio di informazioni sulle transazioni
  
• Implementa un sistema in grado di verificare correzioni o cancellazioni, per evitare manomissioni
  
• Stabilisci procedure amministrative per prevenire correzioni ed eliminazioni e conduci le attività in conformità con esse
  

Garanzia della visibilità

Le attività possono garantire la visibilità delle transazioni elettroniche memorizzando i dati elettronici in modo che possano essere localizzati, verificati e pubblicati quando è necessario. Per garantire la visibilità dei dati elettronici, le attività devono soddisfare i seguenti requisiti:

• Installare computer, calcolatori elettronici, programmi, display e stampanti nella sede di archiviazione dei dati, con manuali operativi per garantire tempestivamente il recupero e l'emissione dei dati
  
• Fornire un documento riassuntivo del sistema di elaborazione del computer
  

Per una ricerca efficiente, le funzioni di ricerca implementate devono essere in grado di eseguire le seguenti ricerche:

• Data, importo e cliente della transazione
  
• Intervallo di date e importi
  
• Una combinazione di due o più criteri di ricerca
  

Metodi di archiviazione dei documenti delle transazioni elettroniche

Per conservare i documenti, le attività devono assicurarsi che i dati siano conservati in modo appropriato e siano accessibili per la visualizzazione ogniqualvolta è necessario. Sebbene la legge sulla contabilità elettronica non specifichi dove devono essere salvati i documenti, è importante che le attività designino chiaramente le posizione in cui sono conservati.

Di seguito viene illustrato come devono essere salvati i dati delle transazioni elettroniche dalle entità emittenti e dai destinatari.

Entità emittenti

Le entità emittenti devono archiviare i dati elettronici nel stato elettronico originale e non devono stampare copie di fatture, ricevute e altri documenti emessi in origine come dati elettronici, per poi eliminare questi ultimi.

Destinatari

Analogamente a quanto sopra specificato, i destinatari dei documenti non dovrebbero stampare i dati elettronici della società emittente per conservarli, ma dovrebbero archiviarli come dati elettronici. Analogamente alle entità emittenti, i destinatari devono evitare di eliminare o scartare i dati elettronici che ricevono.

Conformità all'obbligo di memorizzare i dati delle transazioni elettroniche

Lo scopo della legge sulla contabilità elettronica è prevenire la manomissione dei dati salvati. Per garantire l'autenticità, le attività devono implementare un sistema o stabilire procedure di amministrazione. Di seguito forniamo ulteriori informazioni su ciascun approccio.

È importante comprendere che l'obbligo di conservare i dati delle transazioni elettroniche non mira solo a cambiare in elettronici i metodi di conservazione dai dati cartacei, ma ha come obiettivo primario quello di migliorare l'efficienza attraverso una serie di processi digitalizzati.

Implementazione di un sistema

Per un'attività che effettua transazioni elettroniche, l'implementazione di un sistema conforme alla legge sulla contabilità elettronica garantisce che soddisfi i requisiti di archiviazione elettronica dei dati. L'implementazione di un sistema può anche contribuire a semplificare le operazioni contabili.

La mancata conservazione adeguata dei dati delle transazioni elettroniche può comportare sanzioni per le società e per i titolari di ditte individuali, che possono includere ulteriori accertamenti fiscali o la revoca dell'autorizzazione all'uso del sistema Blue Return, che offre vantaggi fiscali e contabili.

Per archiviare correttamente i dati elettronici ai sensi dell'attuale legge sulla contabilità elettronica, le attività devono stabilire un quadro di riferimento introducendo strumenti o software di contabilità in grado di realizzare la trasformazione digitale (DX) delle operazioni contabili. Queste iniziative utilizzano la tecnologia digitale per creare nuovo valore e migliorare la vita delle persone. Le attività che stanno valutando l'implementazione del sistema dovrebbero porsi le seguenti domande:

• Questo sistema applica automaticamente un marcatore temporale per garantire l'autenticità?
  
• Quali tipi di documenti giustificativi (ad esempio, fatture, ricevute, ecc.) può supportare?
  
• Il sistema può digitalizzare le informazioni sulle transazioni e utilizzare l'inserimento automatico?
  

Implementazione di procedure amministrative

Anziché implementare un sistema, le attività possono stabilire procedure amministrative e operare in conformità con esse. L'Agenzia nazionale delle imposte (NTA) ha pubblicato esempi di procedure amministrative per le società e i titolari di ditte individuali. È importante ricordare che tutto il personale deve essere pienamente informato delle procedure e svolgere i propri compiti in conformità con esse.

Metodi di conservazione dei dati non elettronici ai sensi della legge sulla contabilità elettronica

La legge sulla contabilità elettronica impone la conservazione dei dati elettronici nel formato originale per le transazioni elettroniche, e consente anche la tenuta dei registri elettronici e la memorizzazione facoltativa tramite scanner dei dati non elettronici.

Tenuta dei registri elettronici (facoltativa)

La tenuta dei registri elettronici è formalmente definita "sistema di conservazione elettronica dei libri e dei documenti fiscali nazionali". Il sistema di tenuta dei registri elettronici consente di archiviare su computer in formato elettronico i registri e i documenti fiscali nazionali, tra cui libri contabili, libri di contabilità generale, libri di cassa, rendiconti finanziari, fatture e altri documenti relativi ai pagamenti e alle transazioni. La conformità alla tenuta dei registri elettronici per i dati non elettronici è facoltativa. Ciò consente alle attività di scegliere l'archiviazione elettronica o la stampa e l'archiviazione di documenti cartacei.

Archiviazione tramite scanner (facoltativa)

L'archiviazione tramite scanner si riferisce alla pratica di scansionare copie dei documenti cartacei creati per una transazione (ad esempio, preventivi, fatture e ricevute). Questo è conforme ai requisiti stabiliti dall'Electronic Bookkeeping Act che ne consentono l'archiviazione come dati elettronici. Analogamente alla registrazione elettronica di cui sopra, l'archiviazione tramite scanner è facoltativa. Le attività possono scegliere di digitalizzare i documenti cartacei per l'archiviazione o di conservarli in formato cartaceo.

Ecco come questa scelta influisce su acquirenti e venditori.

Acquirenti

I documenti ricevuti come dati elettronici (ad esempio, fatture via email) sono considerati transazioni elettroniche. Dovrebbero essere salvati nel formato elettronico originale. D'altra parte, i documenti ricevuti in formato cartaceo con consegna a mano o per posta dovrebbero essere salvati come documenti cartacei. Per soddisfare i requisiti della legge sulla contabilità elettronica, le attività possono anche archiviare i PDF scansionati dai documenti originali. In tal caso, l'originale cartaceo può essere smaltito senza problemi.

Venditori

Dopo l'emissione dei documenti, i venditori devono conservare in formato elettronico le copie degli originali emessi come dati elettronici. Tuttavia, se un venditore emette un documento cartaceo, può conservare le copie cartacee o le versioni digitalizzate.

La legge giapponese sulla contabilità elettronica include requisiti e metodi diversi per l'archiviazione dei registri. Le attività che si sono affidate principalmente allo scambio di documenti cartacei potrebbero avere difficoltà ad adottare le transazioni elettroniche in conformità con la legge sulla contabilità elettronica.

Per creare e archiviare più facilmente i dati come le fatture elettroniche, le attività dovrebbero prendere in considerazione strumenti online con funzioni automatiche di calcolo dell'imposta sui consumi, software di contabilità o strumenti di generazione automatica delle fatture. Prima di integrare questi strumenti, le attività dovrebbero verificare che soddisfino i requisiti della legge sulla contabilità elettronica.

Vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.
  
• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.
  
• Miglioramento dell'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.
  
• Riduzione del carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.
  
• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.
  

Scopri di più come Stripe può semplificare il processo di contabilità dei clienti, oppure inizia oggi stesso.