Con las transacciones comerciales, las transacciones electrónicas han permitido la gestión a distancia, manteniendo al mismo tiempo la simplicidad y la eficiencia. Este método de transacción se ha vuelto cada vez más común en Japón para ayudar a que las operaciones comerciales se desarrollen sin problemas.

En enero de 2024, la Ley de Preservación de Libros Electrónicos (también conocida como «Ley de Contabilidad Electrónica») obligó a las empresas a almacenar electrónicamente las facturas y otra documentación intercambiada en transacciones electrónicas. En virtud de la Ley de Contabilidad Electrónica, las empresas que realizan transacciones electrónicas de forma activa deben comprender plenamente los requisitos y preparar sus entornos en consecuencia. Esto se aplica a las empresas y a los socios comerciales que gestionan transacciones electrónicas.

En este artículo, explicamos los conceptos básicos de las transacciones electrónicas, incluyendo los requisitos y métodos de almacenamiento de documentación de conformidad con la Ley de Contabilidad Electrónica.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué son las transacciones electrónicas?
  
• ¿Qué es la Ley de Contabilidad Electrónica?
  
• Requisitos de almacenamiento para las transacciones electrónicas en virtud de la Ley de Contabilidad Electrónica
  
• Métodos para almacenar documentación de transacciones electrónicas
  
• Cumplimiento de la obligación de almacenar datos de transacciones electrónicas
  
• Métodos de almacenamiento de datos no electrónicos según la Ley de Contabilidad Electrónica
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué son las transacciones electrónicas?

Las transacciones electrónicas implican el intercambio de documentación necesaria para las transacciones, como facturas y recibos, utilizando datos electrónicos en lugar de formatos en papel. Entre los ejemplos concretos de transacciones electrónicas se incluyen los siguientes:

• Correo electrónico: adjuntar archivos a un correo electrónico
  
• Servicios en la nube: intercambio de documentación a través de la nube
  
• Soportes físicos de grabación, como DVD: intercambio de soportes de grabación con datos almacenados en ellos.
  
• Páginas de inicio o sitios web: descargar archivos de un sitio web
  
• Faxes sin papel: envío y recepción de faxes por Internet
  
• Transacciones de intercambio electrónico de datos (EDI): intercambio de información sobre transacciones mediante un sistema EDI
  
• Pagos electrónicos: el uso de pagos electrónicos, como dinero digitalizado (es decir, dinero electrónico), pagos con tarjeta de crédito y pagos con códigos QR de respuesta rápida, así como la descarga de extractos de transacciones proporcionados en línea por los proveedores de servicios de pago
  

La obligación de almacenar datos electrónicos

Desde enero de 2024, la Ley de Contabilidad Electrónica exige a las empresas que almacenen las transacciones electrónicas (es decir, la documentación intercambiada por vía electrónica) en formato electrónico. Por lo tanto, las empresas que emiten y reciben documentación utilizando datos electrónicos deben actuar con precaución a la hora de almacenarlos. La documentación que debe almacenarse adecuadamente en formato electrónico según la Ley de Contabilidad Electrónica incluye lo siguiente:

• Contratos
  
• Facturas
  
• Presupuestos
  
• Comprobantes de entrega
  
• Pedidos
  
• Recibos
  

¿Qué es la Ley de Contabilidad Electrónica?

La Ley de Contabilidad Electrónica ocupa un lugar importante y fundamental dentro de las transacciones electrónicas. Se trata de una ley de Japón que establece los métodos para el almacenamiento electrónico de registros relacionados con transacciones (es decir, la lista anterior) e impuestos (por ejemplo, el impuesto sobre el consumo japonés [JCT]](https://stripe.com/resources/more/what-is-japanese-consumption-tax)).

El aspecto clave es que la obligación de conservar los datos electrónicamente se aplica únicamente a las transacciones electrónicas (es decir, a la documentación que se ha intercambiado por vía electrónica). Cuando la documentación se intercambia en papel, por ejemplo, por correo postal, no existe la obligación de escanear la documentación en papel y guardarla en formato de documento portátil (PDF). En estos casos, guardarla como datos electrónicos es opcional. Más adelante en este artículo explicaremos lo que se conoce como «almacenamiento mediante escáner».

La Ley de Contabilidad Electrónica también exige el almacenamiento de datos de transacciones electrónicas para incluir una prevención completa y exhaustiva de la manipulación de documentación. Independientemente del tipo o la escala de la empresa, todas las empresas y los propietarios únicos están sujetos a esta ley. Esto significa que las empresas que intercambian documentos de forma habitual por correo electrónico y otros medios electrónicos deben asegurarse de que cumplen plenamente con la Ley de Contabilidad Electrónica.

Por otro lado, si una empresa, ya sea una sociedad anónima o un empresario individual, no realiza transacciones electrónicas ni maneja datos electrónicos, puede seguir conservando registros en papel. No tienen relación alguna con las transacciones electrónicas, tal y como se definen en la Ley de Contabilidad Electrónica.

Requisitos de almacenamiento para las transacciones electrónicas en virtud de la Ley de Contabilidad Electrónica

La Ley de Contabilidad Electrónica establece los requisitos que deben cumplir las empresas al almacenar datos de transacciones electrónicas. Las empresas que realizan transacciones electrónicas deben asegurarse de cumplir adecuadamente los principios fundamentales de la Ley de Contabilidad Electrónica, entre los que se incluyen garantizar la autenticidad y la visibilidad.

Garantiza la autenticidad

Para garantizar la autenticidad de las transacciones electrónicas, las empresas deben tomar medidas para demostrar que los datos electrónicos almacenados no han sido alterados ni eliminados. Esto también garantiza que la información precisa se conserve en su estado original. Para cumplir con los requisitos de garantía de autenticidad, las empresas deben tomar al menos una de las siguientes medidas:

• Intercambiar información sobre transacciones tras aplicar una marca de tiempo
  
• Aplicar una marca de tiempo inmediatamente después de intercambiar información sobre la transacción
  
• Implementa un sistema que pueda verificar correcciones o eliminaciones para evitar manipulaciones
  
• Establecer procedimientos administrativos para evitar correcciones y eliminaciones, y llevar a cabo las actividades comerciales de conformidad con ellos
  

Garantiza la visibilidad

Las empresas pueden garantizar la visibilidad en las transacciones electrónicas almacenando datos electrónicos para que puedan localizarse, verificarse y emitirse siempre que sea necesario. Las empresas deben cumplir los siguientes requisitos para garantizar la visibilidad de los datos electrónicos:

• Instalar ordenadores, calculadoras electrónicas, programas, pantallas e impresoras en el lugar de almacenamiento de datos junto con los manuales de funcionamiento, y garantizar la rápida recuperación y salida de datos
  
• Proporcionar documentación resumida sobre el sistema de procesamiento informático
  

Para que la búsqueda sea eficiente, las funciones de búsqueda implementadas deben poder buscar de las siguientes maneras:

• Fecha, importe y cliente de la transacción
  
• Rango de fechas o importes
  
• Una combinación de dos o más elementos de búsqueda
  

Métodos para almacenar documentación de transacciones electrónicas

Para almacenar documentación, las empresas deben asegurarse de que los datos de los documentos se conserven adecuadamente y sean accesibles para su consulta siempre que sea necesario. Aunque la Ley de Contabilidad Electrónica no especifica dónde deben almacenarse los documentos, es importante que las empresas designen claramente un lugar para su almacenamiento.

A continuación, explicamos cómo deben almacenar los datos de las transacciones electrónicas los emisores y los receptores.

Emisores

Los emisores deben almacenar los datos electrónicos en su estado original, es decir, en formato electrónico. No deben imprimir copias de facturas, recibos y otra documentación emitida originalmente como datos electrónicos y luego eliminarla.

Receptores

De manera similar a lo anterior, los destinatarios de la documentación no deben imprimir los datos electrónicos del emisor para su almacenamiento. En su lugar, deben almacenar los documentos como datos electrónicos. Al igual que los emisores, los destinatarios deben evitar borrar o desechar los datos electrónicos que reciben.

Cumplimiento de la obligación de almacenar datos de transacciones electrónicas

El objetivo de la Ley de Contabilidad Electrónica es evitar la manipulación de los datos almacenados. Para garantizar la autenticidad, las empresas deben implementar un sistema o establecer procedimientos administrativos. A continuación, proporcionamos más información sobre cada enfoque.

Es importante comprender que la obligación de almacenar los datos de las transacciones electrónicas no tiene como único objetivo cambiar los métodos de almacenamiento del papel a los datos electrónicos. En cambio, el objetivo principal es mejorar la eficiencia mediante una serie de procesos digitalizados.

Implementa un sistema

Para una empresa que realiza transacciones electrónicas, la implementación de un sistema que cumpla con la Ley de Contabilidad Electrónica garantiza que se cumplan los requisitos de almacenamiento de datos electrónicos. La implementación de un sistema también puede ayudar a simplificar las operaciones de contabilidad.

El incumplimiento de la obligación de almacenar adecuadamente los datos de las transacciones electrónicas puede dar lugar a sanciones tanto para las empresas como para los empresarios individuales. Las sanciones pueden incluir liquidaciones tributarias adicionales o la revocación de la autorización para utilizar el sistema Blue Return, que ofrece ventajas fiscales y de contabilidad.

Para almacenar correctamente los datos electrónicos según la actual Ley de Contabilidad Electrónica, las empresas deben establecer un marco mediante la introducción de herramientas o software de contabilidad que permitan lograr la transformación digital (DX) en las operaciones contables. Estas iniciativas utilizan la tecnología digital para crear nuevo valor y mejorar la vida de las personas. Las empresas que estén considerando la implementación de un sistema deben plantearse las siguientes preguntas:

• ¿Este sistema aplica automáticamente una marca de tiempo para garantizar la autenticidad?
  
• ¿Con qué tipos de documentación justificativa (por ejemplo, facturas, recibos, etc.) es compatible?
  
• ¿El sistema puede digitalizar la información de las transacciones y utilizar la entrada automática?
  

Establece procedimientos administrativos

En lugar de implementar un sistema, las empresas pueden establecer procedimientos administrativos y operar de acuerdo con ellos. La Agencia Nacional de Impuestos (NTA) ha publicado ejemplos de procedimientos administrativos para sociedades y empresarios individuales. Es importante recordar que todo el personal debe estar perfectamente informado de los procedimientos y realizar sus tareas de acuerdo con ellos.

Métodos de almacenamiento de datos no electrónicos según la Ley de Contabilidad Electrónica

La Ley de Contabilidad Electrónica exige la conservación de los datos electrónicos en su forma original para las transacciones electrónicas. También permite el mantenimiento opcional de registros electrónicos y el almacenamiento mediante escáner para los datos no electrónicos.

Mantenimiento de registros electrónicos (opcional)

El mantenimiento de registros electrónicos se denomina oficialmente «el sistema para almacenar libros y documentos relacionados con los impuestos nacionales en formato electrónico». El sistema de archivo electrónico permite almacenar los libros y documentos relacionados con los impuestos nacionales en ordenadores en formato electrónico. Entre ellos se incluyen diarios, libros mayores, libros de caja, estados financieros, facturas y otros documentos relacionados con cobros y transacciones. El cumplimiento de la normativa sobre archivos electrónicos para datos no electrónicos es opcional. Esto permite a las empresas elegir entre el almacenamiento electrónico o la impresión y el almacenamiento de documentación en papel.

Almacenamiento del escáner (opcional)

El almacenamiento mediante escáner se refiere a la práctica de escanear copias de documentación en papel creada para una transacción (por ejemplo, presupuestos, facturas y recibos). Esto se ajusta a los requisitos estipulados por la Ley de Contabilidad Electrónica, que permite su almacenamiento como datos electrónicos. Al igual que el mantenimiento de registros electrónicos mencionado anteriormente, el almacenamiento mediante escáner es opcional. Las empresas pueden elegir entre digitalizar los documentos en papel para su almacenamiento o conservarlos en formato impreso.

Así es como esta elección afecta a compradores y vendedores.

Compradores

La documentación recibida en formato electrónico (por ejemplo, facturas por correo electrónico) se considera transacción electrónica. Debe almacenarse en su formato electrónico original. Por otro lado, la documentación recibida en papel, ya sea entregada en mano o por correo postal, debe almacenarse como documentación en papel. Para cumplir con los requisitos de la Ley de Contabilidad Electrónica, las empresas también pueden almacenar archivos PDF escaneados de los documentos originales. En ese caso, el original en papel puede desecharse sin ningún problema.

Vendedores

Después de emitir la documentación, los vendedores deben conservar copias de los originales emitidos como datos electrónicos en formato electrónico. Sin embargo, si un vendedor emite documentación en papel, puede conservar copias en papel o versiones digitalizadas.

La Ley de Contabilidad Electrónica de Japón incluye diversos requisitos y métodos para el almacenamiento de registros. Las empresas que han dependido principalmente del intercambio de documentación en papel podrían tener desafíos para adoptar las transacciones electrónicas de conformidad con la Ley de Contabilidad Electrónica.

Para crear y almacenar más fácilmente datos como las facturas electrónicas, las empresas deben considerar herramientas en línea como funciones de cálculo automático del impuesto sobre el consumo, software de contabilidad o herramientas de generación automática de facturas. Antes de integrar estas herramientas, las empresas deben verificar que cumplen los requisitos de la Ley de Contabilidad Electrónica.

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