Un recibo es un importante documento de prueba emitido por un vendedor para demostrar que se ha recibido un pago durante una transacción financiera. Las empresas que ofrecen bienes y servicios emiten recibos por el dinero recibido a cambio y se los entregan a los compradores. En Japón, podríamos preguntarnos qué diferencia de significado hay entre las palabras «領収書» («recibo» o «ryoshusho») y «レシート» («tique de compra») o «領収証» («justificante de recepción» o «ryoshushō»).

En este artículo, encontrarás información básica sobre los recibos en Japón, como el procedimiento para crearlos correctamente y las medidas de precaución que debes tomar a la hora de colocar los timbres de ingresos.

¿De qué trata este artículo?

• Información básica sobre los recibos
  
• ¿Cómo puedo crear un recibo? ¿Cómo se gestionan los timbres de ingresos?
  
• Preguntas frecuentes
  

Conocimientos básicos sobre recibos

Los recibos se emiten para demostrar que el comprador ha pagado al vendedor por un producto o servicio y para demostrar que el beneficiario ha recibido el pago del pagador. Independientemente de si eres el comprador o el vendedor en una transacción, los recibos son importantes para ti porque sirven como documentos contables que proporcionan pruebas de recibo y también son necesarios para presentar y pagar impuestos.

Normalmente, el recibo incluye los nombres personales o comerciales tanto de la parte que recibe el pago como de la parte que lo realiza, la fecha de la transacción, el importe, una descripción y un desglose del importe. Lo explicaremos esto más detalle más adelante en este artículo.

¿Por qué son necesarios los recibos?

Exploremos por qué los recibos son necesarios para las transacciones financieras.

Declaración fiscal

Un recibo sirve como prueba objetiva de las ventas y pagos de gastos. Por lo tanto, los recibos se consideran documentos válidos como comprobantes al presentar las declaraciones de impuestos finales y al declarar los impuestos. Además, las empresas normalmente están obligadas a emitir y conservar recibos para los procedimientos contables en virtud de los distintos sistemas fiscales.

El derecho a pedir un recibo y la obligación de expedirlo

En principio, cuando un cliente (comprador) solicita un recibo, el vendedor debe responder emitiendo uno y entregándoselo al comprador. Esto se debe a que el principio de «cumplimiento simultáneo» del Código Civil japonés se aplica cuando la entrega de bienes o servicios y la recepción del pago se llevan a cabo simultáneamente.

De acuerdo con el artículo 486 del Código Civil de Japón, «una persona que cumple una obligación puede solicitar a la persona que acepta el cumplimiento que emita un acuse de recibo a cambio del cumplimiento». Por lo tanto, la parte que realiza un pago tiene derecho a solicitar a la parte que lo recibe un recibo o acuse de recibo. Y la empresa que recibe una solicitud de recibo de un cliente está obligada a emitirlo. Ten en cuenta que un recibo también puede proporcionarse como datos electrónicos en lugar de en papel.

El artículo 533 del Código Civil (defensa de cumplimiento simultáneo) permite al comprador solicitar un recibo a cambio del pago. En consecuencia, si el vendedor no acepta emitir un recibo, el comprador puede rechazar el pago.

Prevención de sobrepagos y doble facturación

Tener los recibos a mano puede evitar el riesgo de disputas sobre si se realizó o no el pago y puede reducir errores como los sobrepagos y la doble facturación. Si se produce un problema de este tipo, es posible que ambas partes tengan que dedicar más tiempo y esfuerzo a tareas como investigar el problema y volver a emitir las facturas. Para evitar tales problemas, debes tener el hábito de recibir un recibo en el momento del pago siempre que sea posible.　

Diferencia entre un recibo (ryoshusho) y un acuse de recibo (ryoshushō)

La palabra japonesa «ryoshu» se refiere al acto de recibir dinero. Los términos «ryoshusho» (recibo) y «ryoshushō» (acuse de recibo) se suelen utilizan indistintamente y no hay ninguna diferencia clara en sus definiciones. Aunque hay ligeras diferencias en el significado de la última sílaba de estas dos palabras japonesas («sho» [documento] y «shō» [certificado]), no se infiere ninguna diferencia en las implicaciones fiscales.

Por lo tanto, tanto el «ryoshusho» como el «ryoshushō» están reconocidos como tipos de «acuses de recibo» en el Código Civil y sirven como documentos probatorios de que la parte que aceptó el dinero lo ha «recibido» de la parte que realizó el pago.

En un resumen de los recibos de dinero o valores en virtud de la Ley del Impuesto de Timbre, la Agencia Nacional Tributaria de Japón utiliza «ryoshusho» como término general para los documentos probatorios sujetos al impuesto de timbre. Esto incluye acuses de recibo, comprobantes de venta y certificados de aceptación.

Diferencias entre un recibo y un comprobante de venta

La palabra que utilizan en Japón para «comprobante de venta» es «receipt», pero es una palabra extranjera que en realidad significa, como se indica aquí, «comprobante de venta». Esta palabra japonesa, tal como se suele interpretar, tiene un significado ligeramente diferente al de un recibo.

Los comprobantes de venta se utilizan a diario. Se imprimen automáticamente en las cajas registradoras de tiendas locales, supermercados, restaurantes y otros lugares y se utilizan como documentos para demostrar la compra de bienes y servicios. Los comprobantes de venta incluyen detalles de la transacción, como el método de pago (efectivo, tarjeta de crédito, etc.) y el cambio proporcionado por el cajero.

Como se ha mencionado anteriormente, un recibo es un término general para un documento que prueba que se ha recibido el pago. Un comprobante de venta también es un tipo de documento probatorio, por lo que puede reconocerse como un documento que cumple la función de recibo siempre que indique la fecha de recepción, el importe de la transacción, la parte que emite el comprobante de venta y la confirmación de que se recibió el dinero.

Dado que tanto los recibos como los comprobantes de venta son válidos como «acuses de recibo» que prueban la recepción de dinero, no siempre es necesario obtener un recibo en lugar de un comprobante de venta. (Sin embargo, en algunas empresas, la política contable es no aceptar comprobantes de venta).

Ten en cuenta que los comprobantes de venta ordinarios recibidos en tiendas locales, supermercados y similares no incluyen el nombre personal o comercial de la parte que realizó el pago y, por lo tanto, no son documentos válidos para la declaración de impuestos. Por lo tanto, es importante recibir un documento que se vaya a considerar adecuado.

Soporte para facturas cualificadas

El 1 de octubre de 2023 se puso en marcha el Sistema de facturas. Este sistema permite créditos fiscales de compra para el impuesto al consumo. Cuando una empresa emite un recibo en forma de factura cualificada, ese recibo debe cumplir con los requisitos de una factura cualificada especificados en este sistema.

La factura cualificada también debe incluir información como el número de registro del emisor de la factura cualificada, según lo especificado por el Sistema de facturas, e información sobre el impuesto al consumo clasificado por cada tasa impositiva. Por lo tanto, es importante verificar con anticipación la gestión de recibos en el Sistema de Facturación.

Para obtener más detalles, consulta el resumen de métodos de conservación de facturas cualificadas de la Agencia Tributaria Nacional japonesa.

¿Cómo puedo crear un recibo? ¿Cómo se gestionan los timbres de ingresos?

No es necesario utilizar formularios de recibo disponibles en el mercado ni plantillas predeterminadas. Siempre que el recibo tenga el formato correcto y contenga información precisa, puedes incluso utilizar recibos creados desde cero mediante software de hojas de cálculo o procesamiento de texto. A continuación, recogemos las instrucciones de la Agencia Tributaria Nacional de Japón para la creación de recibos.

Cómo preparar un recibo

• Cómo escribir el título
  Ajusta el título en el centro de la parte superior y escribe «Recibo» (o «領収書») para indicar claramente que el documento es un recibo.

• Cómo escribir la fecha
  Incluye la fecha en la que finalizó la transacción con la recepción en sí del pago. Si primero se entregaron los bienes y el pago se efectuó en una fecha posterior, la fecha que debe figurar en el recibo es aquella en la que el pago y la recepción del dinero se completaron finalmente. Puedes utilizar tanto el formato de calendario occidental como el japonés. No obstante, si utilizas el formato de calendario occidental, ten en cuenta que no se pueden omitir dígitos. Por ejemplo, no se puede escribir «24» en lugar de «2024».

• Cómo escribir el importe
  Introduce el importe de venta real que has recibido, que incluye los impuestos. Además, incluye un desglose del importe en el que se especifique el importe sin impuestos y el impuesto al consumo en una columna con el título «Desglose» (o «内訳»). Con el fin de evitar falsificaciones, introduce el símbolo de divisa (¥) al comienzo del número y dibuja una línea horizontal (—) al final. Para el número, inserta una coma de separación cada tres dígitos (por ejemplo, ¥1,000,000—).

• Cómo escribir la descripción
  En el caso de la descripción, indica claramente y en términos concretos los artículos vendidos o los servicios prestados. Evita el uso de términos con un significado demasiado amplio, como «tasas por productos». Si se utilizan términos de este tipo, no queda clara la finalidad de uso y puede que el gasto no se reconozca como tal en una auditoría fiscal. Dos ejemplos de términos adecuados serían «gastos en artículos de papelería para trabajo de oficina» o «gastos para la participación en una exposición». Si resulta complejo describir los artículos de forma concisa, puedes adjuntar al recibo una declaración detallada o un albarán de entrega cuyo importe coincida con el importe total. Ten en cuenta que, si incluyes productos sujetos al tipo impositivo reducido, deberás indicarlo de forma clara (por ejemplo, «apto para tipo impositivo reducido»).

• Cómo escribir el nombre
  Antes de escribir el nombre en el recibo, consulta al comprador para asegurarte de utilizar el nombre correcto de la persona, la empresa, la organización, etc. Como práctica empresarial de Japón, hay casos en los que solo se escribe «上様» u «Honorable cliente» en el recibo. Sin embargo, este término por sí solo no deja claro quién ha efectuado el pago. Los recibos que no indiquen claramente el nombre corren el riesgo de considerarse no válidos en una auditoría fiscal. Por lo tanto, es importante tener en cuenta la finalidad del recibo y su función a efectos fiscales antes de decidir escribir únicamente «上様». Además, si escribes «株式会社» o «Co., Ltd.», pon cuidado de escribirlo en la posición correcta, ya sea esta antes o después del nombre de la empresa. No utilices «株», la abreviatura de «株式会社».

• Cómo escribir el nombre del emisor
  Escribe el nombre y la dirección completos de la empresa que emite el recibo; por ejemplo, el nombre de la tienda o la empresa. Además del nombre oficial, escribe el número de teléfono del contacto principal. Es costumbre estampar un sello sobre el nombre del emisor con el fin de evitar falsificaciones y otros tipos de fraude. No obstante, no existe obligación legal de hacerlo. Ten en cuenta que, cuando emitas un recibo acorde al sistema de facturas mencionado anteriormente, deberás introducir tu número de registro.

• Cómo escribir el desglose
  Por lo general, en la columna de desglose, debes introducir el importe total correspondiente a los tipos impositivos del 8 % y el 10 %. Puedes anotar los importes indicando «impuestos incluidos» o «impuestos excluidos». Se puede incluir un desglose independiente del importe de la transacción si es necesario. Tras el lanzamiento del sistema de facturas, es necesario indicar en las facturas cualificadas todos los tipos impositivos cualificados aplicables (%) y el importe total del impuesto al consumo categorizado por tipos impositivos. Puedes encontrar facturas cualificadas finalizadas e instrucciones sobre cómo cumplimentarlas en el resumen de métodos para la conservación de facturas cualificadas de la Agencia Tributaria Nacional de Japón.

Para crear recibos, es útil contar con una plantilla de recibos personalizable o una herramienta en línea que permita generar recibos de forma automática. Las soluciones de pagos combinados —como Stripe Payments, que tiene capacidad para gestionar distintos métodos de pago— pueden ayudarte a optimizar las operaciones de tu negocio y hacerlas más eficientes.

Timbres de ingresos

Un timbre de ingresos es un sello emitido por el gobierno japonés. Se utiliza para pagar el impuesto de timbre pegándolo directamente en los documentos sujetos a impuestos.

En las ventas de 50.000 ¥ o más (impuestos excluidos), debe pegarse al recibo el timbre de ingresos pertinente, que después debe marcarse con un sello de validación. El importe pertinente del timbre de ingresos varía en función del importe del pago recibido. Por ejemplo, si el importe es de 50.000 ¥ o más pero no supera el millón de yenes, deberás aplicar timbres de ingresos por valor de 200 ¥. Si el importe es de más de 1 millón de yenes pero no supera los 2 millones de yenes, deberás aplicar timbres de ingresos por valor de 400 ¥.

Por otro lado, los importes inferiores a 50.000 ¥ sin impuestos (hasta los 49.999 ¥) no están sujetos a impuestos, por lo que no es necesario pegar timbres de ingresos en el recibo. Por lo tanto, es importante que se desglosen claramente en el recibo el precio sin impuestos y el importe del impuesto al consumo.

Además de los recibos por artículos con precio inferior a 50.000 ¥ (impuestos excluidos), hay otros casos en los que no es necesario utilizar timbres de ingresos. Por ejemplo, no es necesario utilizar timbres de ingresos en los recibos electrónicos, dado que el impuesto de timbre solo se aplica a los documentos en papel. Del mismo modo, si guardas el recibo original en formato de datos electrónicos y, a continuación, imprimes una copia en papel, no es necesario pagar el impuesto de timbre. Lo mismo ocurre cuando el pago se efectúa mediante tarjeta de crédito, ya que no se produce una recepción de efectivo. En este último caso, el recibo debe indicar claramente «pago mediante tarjeta de crédito».

En las auditorías fiscales, se comprobará si se ha pegado el timbré de ingresos en los recibos que deban llevarlos. Si un recibo debe llevar un timbre de ingresos y este no se ha utilizado, deberás pagar un recargo de demora equivalente a tres veces el impuesto de timbre que se debería haber pagado inicialmente. Por este motivo, debes asegurarte de pegar los timbres de ingresos necesarios.

Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo entregar un comprobante de venta y un recibo juntos?
R: La entrega de un comprobante de venta junto con un recibo crea el riesgo de liquidar un pago dos veces por la misma transacción. Esto puede dar lugar a errores o fraudes, como el doble cómputo de los gastos. Para garantizar un trabajo contable preciso, evita entregar un comprobante de venta y un recibo al mismo tiempo. En su lugar, proporciona solo un tipo de documento probatorio.

P: ¿Puedo emitir un recibo en forma de factura cualificada?
R: Para emitir un recibo en forma de factura calificada, este debe cumplir con los requisitos del Sistema de facturas. Por lo tanto, es importante profundizar tu comprensión de la información requerida antes de emitir el recibo. Además, para emitir un recibo en forma de factura calificada, tu empresa debe estar registrada previamente en el Sistema de facturas. Para más información, consulta el apartado Soporte para facturas cualificadas de este artículo.

P: ¿Se puede utilizar un comprobante de venta en lugar de un recibo?
R: Como se ha mencionado anteriormente, el nombre no aparece impreso en los comprobantes de venta, por lo que no cumplen los requisitos para ser documentos válidos para la declaración de impuestos. Sin embargo, al igual que un recibo, un comprobante de compra se reconoce como un «acuse de recibo» que prueba la recepción del dinero. Los recibos emitidos por las cajas registradoras de supermercados, restaurantes y similares incluyen una lista de los artículos comprados y detalles de las transacciones, por lo que los comprobantes de venta a veces se consideran más efectivos que los recibos. Por ejemplo, en el caso de los gastos incurridos durante un viaje de negocios, tener un comprobante de venta que enumere claramente los detalles puede facilitar el reembolso de los gastos en una fecha posterior. Por otro lado, un comprobante de venta puede ser problemático porque no identifica quién realizó la compra. En tales casos, asegúrate de verificar los reglamentos internos de la empresa antes de iniciar un viaje de negocios.