Ein Beleg ist ein wichtiges Beweisdokument, das von Verkäufern/Verkäuferinnen ausgestellt wird, um den Erhalt einer Zahlung im Rahmen einer finanziellen Transaktion nachzuweisen. Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen anbieten, stellen Belege aus und übergeben sie der Käuferin oder dem Käufer für die als Gegenleistung erhaltene Zahlung. In Japan wird zwischen „領収書“ („Beleg“ oder „ryoshusho“), „レシート“ („Kassenbon“) und „領収証“ („Empfangsbestätigung“ oder „ryoshushō“) unterschieden.

Dieser Artikel vermittelt grundlegendes Wissen über Belege in Japan, einschließlich der korrekten Erstellung und Vorsichtsmaßnahmen für das Anbringen von Steuermarken.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Grundlagenwissen zu Belegen
  
• Erstellung von Belegen Handhabung von Steuermarken
  
• Häufig gestellte Fragen (FAQs)
  

Belege

Mit einem Beleg (Quittung) werden Zahlung und Zahlungsempfang nachgewiesen. Unabhängig davon, auf welcher Seite der Transaktion Sie stehen, sind Quittungen wichtig, da sie als Buchhaltungsbeleg dienen und auch für die Steuer benötigt werden.

Normalerweise enthalten sie den Personen- bzw. Firmennamen von Zahler und Zahlungsempfänger, das Transaktionsdatum, den Betrag sowie eine Beschreibung und Aufschlüsselung des Betrags. Darauf wird weiter unten näher eingegangen.

Wozu dienen Kaufbelege?

Quittungen erfüllen mehrere Zwecke:

Steuerliche Berichterstattung

Quittungen dienen als objektiver Nachweis für Verkäufe und Zahlungen. Daher gelten sie auch als Steuerbelege. Zudem sind Unternehmen in der Regel verpflichtet, Quittungen für die Buchhaltung im Rahmen der verschiedenen Steuersysteme auszustellen und aufzubewahren.

Beleganspruch und Ausstellungspflicht

Grundsätzlich müssen Verkäufer auf Verlangen des Kunden (Käufers) eine Quittung ausstellen und dem Käufer aushändigen. Laut japanischem Zivilgesetzbuch gilt der Grundsatz der „gleichzeitigen Leistung“, wenn die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen und der Zahlungseingang gleichzeitig erfolgen.

Gemäß Art. 486 des jap. ZGB „kann eine Person, die eine Leistung erbringt, von der Person, die die Leistung entgegennimmt, eine Annahmebestätigung bezüglich der Leistung verlangen“. Der Zahler hat somit das Recht, vom Zahlungsempfänger eine Annahmebestätigung zu verlangen, also eine Quittung. Und Unternehmen, von denen eine Quittung angefordert wird, sind dazu verpflichtet, diese auszustellen. Zahlungsbelege können dabei auch elektronisch ausgestellt werden.

Art. 533 des jap. ZGB (Einrede der gleichzeitigen Leistung) erlaubt es Käufern, eine Quittung für ihre Zahlung zu verlangen. Wenn der Verkäufer diese nicht ausstellen will, kann der Käufer die Zahlung verweigern.

Vermeidung von Überzahlungen und Doppelabrechnungen

Wenn Sie Belege bereithalten, können Sie das Risiko von Zahlungsanfechtungen verringern und Fehler wie Überzahlungen und doppelte Rechnungen reduzieren. Ansonsten müssen beide Seiten viel Zeit und Mühe in die Prüfung und Neuausstellung von Rechnungen aufwenden. Um das zu vermeiden, sollten Sie zum Zahlungszeitpunkt nach Möglichkeit immer eine Quittung erhalten.　

Unterschied zwischen Quittungen (ryoshusho) und Empfangsbestätigungen (ryoshushō)

Das japanische Wort „ryoshu“ bezieht sich auf die Annahme von Geld. Die Begriffe „ryoshusho“ (Quittung) und „ryoshushō“ (Empfangsbestätigung) werden im Wesentlichen synonym verwendet und lassen sich nicht klar voneinander abgrenzen. Obwohl es zwischen ihren letzten Wortbestandteilen „sho“ (Dokument) und „shō“ (Zertifikat) leichte Bedeutungsunterschiede gibt, sind sie in steuerlicher Hinsicht gleichwertig.

Daher gelten sowohl Ryoshusho als auch Ryoshushō nach dem Zivilgesetzbuch als Belege, die beweisen, dass der Zahlungsempfänger Geld vom Zahler erhalten hat.

In einer Übersicht zu Geld- und Wertpapierbelegen des Stempelsteuergesetzes verwendet die japanische Steuerbehörde „ryoshusho“ als Oberbegriff für Belege, die der Stempelsteuer unterliegen. Dazu gehören Empfangsbestätigungen, Kassenbons und Abnahmebescheinigungen.

Unterschiede zwischen Quittungen und Kassenbons

Das japanische Wort für Quittung ist ein Lehnwort und bedeutet eigentlich Kassenbon. Seine Bedeutung ist im Japanischen aber nicht mit der ausgangssprachlichen identisch.

Kassenbons bekommt man jeden Tag. Sie werden automatisch von den Registrierkassen ausgegeben und belegen den Kauf von Waren und Dienstleistungen. Sie enthalten Angaben zu Zahlungsmethode (Bargeld, Kreditkarte usw.) und Rückgeld.

Wie bereits erwähnt, ist eine Quittung ein Oberbegriff für ein Schriftstück, das einen Zahlungseingang belegt. Das gilt auch für Kassenbons. Somit können auch sie die Belegfunktion erfüllen, sofern sie Quittungsdatum, Betrag, Aussteller und Annahmebestätigung enthalten.

Da sowohl Quittungen als auch Kassenbelege als „Annahmebestätigungen“ gelten, ist eine Quittung anstelle eines Kassenbons nicht immer erforderlich. (Einige Unternehmen akzeptieren allerdings keine Kassenbons.)

Beachten Sie, dass gewöhnliche Kassenbons, nicht den Personen- oder Firmennamen des Zahlers enthalten und daher für steuerliche Zwecke nicht geeignet sind. Achten Sie also darauf, dass dies bei Ihren Zahlungsbelegen der Fall ist.

Qualifizierte Rechnungen

Am 1. Oktober 2023 hat Stripe sein Rechnungssystem eingeführt. Dieses unterstützt Steuergutschriften für die Verbrauchssteuer. Wenn ein Unternehmen einen Zahlungsbeleg als qualifizierte Rechnung ausstellt, muss diese die darin festgelegten Anforderungen erfüllen.

Die qualifizierte Rechnung muss u. a. Angaben wie die Registrierungsnummer des Rechnungsstellers laut Rechnungssystem enthalten und die jeweiligen Verbrauchssteuersätze ausweisen. Daher sollte man die Verarbeitung von Belegen im Rechnungssystem im Voraus genau überprüfen.

Weitere Einzelheiten finden Sie in der Übersicht zu Aufbewahrungsmethoden für qualifizierte Rechnungen der Nationalen Steuerbehörde.

Erstellung von Belegen Handhabung von Steuermarken

Es müssen keine im Handel erhältlichen Belegformulare oder sonstige vorgegebene Vorlagen verwendet werden. Solange der Beleg im richtigen Format vorliegt und genaue Informationen enthält, können sogar Belege verwendet werden, die Sie mit einer Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungssoftware selbst erstellt haben. Die japanische Steuerbehörde gibt folgende Anweisungen für die Erstellung eines Belegs:

Erstellung von Belegen

• Betreff
  Richten Sie den Betreff oben mittig aus und schreiben Sie „Beleg“ oder "領収書", um deutlich darauf hinzuweisen, dass es sich bei dem Dokument um einen Beleg handelt.

• Datum
  Geben Sie das Datum an, an dem die Transaktion durch den tatsächlichen Zahlungseingang abgeschlossen wurde. Wenn die Waren zuerst geliefert wurden und die Zahlung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt ist, ist auf dem Beleg das Datum einzutragen, an dem der Zahlungseingang tatsächlich stattfand. Sie können entweder das westliche oder das japanische Kalenderformat verwenden. Beim westlichen Kalenderformat dürfen jedoch keine Ziffern weggelassen werden. Geben Sie zum Beispiel nicht „24“ an, sondern „2024“.

• Betrag
  Als Betrag geben Sie den tatsächlich erhaltenen Verkaufsbetrag ein, einschließlich Steuern. Teilen Sie diesen Betrag außerdem in den Betrag vor Steuern und die Verbrauchssteuer auf und tragen Sie diese in einer Spalte mit der Überschrift „Aufschlüsselung“ oder „内訳“ ein. Um Fälschungen zu vermeiden, schreiben Sie das Währungssymbol (¥) an den Anfang der Zahl und ziehen einen waagerechten Strich (–) ans Ende. Fügen Sie bei der Zahl einen Punkt (.) ein, um die Tausender zu trennen (z. B. ¥1.000.000–).

• Beschreibung
  Geben Sie in der Beschreibung klar und deutlich an, um welche Artikel oder Dienstleistungen es sich handelt. Vermeiden Sie allgemeine Begriffe, wie z. B. „Gebühren für Waren“. Wenn Sie solche Begriffe verwenden, ist der Verwendungszweck unklar und wird bei einer Steuerprüfung möglicherweise nicht als Ausgabe anerkannt. Zwei Beispiele für angemessene Begriffe sind „Schreibwaren für Büroarbeiten“ oder „Ausgaben für die Teilnahme an einer Ausstellung“. Wenn die Artikel für eine kurze Beschreibung zu umfangreich sind, können Sie dem Beleg eine detaillierte Aufstellung oder einen Lieferschein mit einem Betrag beifügen, der dem Gesamtbetrag entspricht. Denken Sie daran, dass Sie bei Produkten, die dem ermäßigten Steuersatz unterliegen, deutlich darauf hinweisen müssen (z. B. * zugelassen für ermäßigten Steuersatz).

• Name
  Bevor Sie den Namen auf den Beleg schreiben, vergewissern Sie sich bei der Käuferin oder dem Käufer, dass Sie den korrekten persönlichen Namen, den Unternehmensnamen, den offiziellen Namen der Organisation usw. kennen. In Japan ist es gängige Geschäftspraxis, lediglich „上様“ oder „Sehr geehrter Kunde/sehr geehrte Kundin“ auf einen Beleg zu schreiben. Allerdings wird durch die Verwendung dieses Begriffs allein nicht klar, wer tatsächlich bezahlt hat. Belege, auf denen der Name nicht eindeutig angegeben ist, laufen Gefahr, bei einer Steuerprüfung als ungültig angesehen zu werden. Daher ist es wichtig, den Zweck des Belegs und dessen Rolle in Steuerangelegenheiten zu kennen, bevor Sie entscheiden, ob Sie lediglich „上様“ schreiben. Wenn Sie außerdem „株式会社“ oder „Co., Ltd.“ schreiben, müssen Sie darauf achten, dass dies an der richtigen Stelle steht – entweder vor oder nach dem Unternehmensnamen. Verwenden Sie nicht „株“, die Abkürzung für „株式会社“.

• Name des Ausstellers
  Geben Sie den offiziellen Namen und die Adresse des Unternehmens an, das den Beleg ausstellt, so z. B. den Namen des Ladengeschäfts oder den Unternehmensnamen. Nennen Sie zusätzlich zum offiziellen Namen auch eine Telefonnummer für die Kontaktaufnahme. Im Allgemeinen ist es üblich, ein Siegel über dem Namen des Ausstellers anzubringen, um Fälschungen und andere Arten von Betrug zu verhindern. Es besteht jedoch keine gesetzliche Verpflichtung, ein Siegel anzubringen. Beachten Sie, dass Sie bei der Ausstellung eines Belegs im Rahmen des bereits erwähnten Rechnungssystems die Registrierungsnummer des Rechnungssystems eingeben müssen.

• Aufschlüsselung
  Normalerweise müssen Sie in einer Aufschlüsselungsspalte den Gesamtbetrag für die jeweiligen Steuersätze von 8 % oder 10 % angeben. Sie können die Beträge mit dem Vermerk „Steuer enthalten“ oder „Steuer nicht enthalten“ versehen. Eine Aufschlüsselung des Transaktionsbetrags kann bei Bedarf separat aufgeführt werden. Seit Einführung des Rechnungssystems müssen Sie in den Einträgen auf qualifizierten Rechnungen jeden anwendbaren qualifizierten Steuersatz (%) sowie den Gesamtbetrag der Verbrauchssteuer angeben, aufgeschlüsselt nach den jeweiligen Steuersätzen. Beispiele für ausgefüllte qualifizierte Rechnungen und Hinweise zum Ausfüllen finden Sie in der Übersicht der Nationalen Steuerbehörde über die Methoden zur Aufbewahrung qualifizierter Rechnungen.

Bei der Erstellung von Belegen ist es hilfreich, über eine individuell anpassbare Vorlage für Belege oder ein Online-Tool zu verfügen, das die automatische Erstellung von Belegen ermöglicht. Kombinierte Zahlungslösungen – wie z. B. Stripe Payments, das mehrere Zahlungsmethoden verwalten kann – können Ihre Geschäftsabläufe optimieren und effizienter machen.

Steuermarken

Eine Steuermarke ist ein von der japanischen Regierung ausgegebener Beleg. Mit der Steuermarke wird die Stempelsteuer entrichtet. Hierfür wird die Marke direkt auf steuerpflichtige Dokumente geklebt.

Bei Verkäufen von 50.000 ¥ oder mehr ohne Steuer muss auf dem Beleg die erforderliche Steuermarke aufgebracht und anschließend mit einem Stempel entwertet werden. Die Menge der benötigten Steuermarken variiert je nach Höhe der erhaltenen Zahlung. Beträgt die Summe zum Beispiel 50.000 ¥ oder mehr, aber nicht mehr als 1 Mio. ¥, benötigen Sie Steuermarken im Wert von 200 ¥. Liegt der Betrag zwischen 1 Mio. und 2 Mio. ¥, benötigen Sie Steuermarken im Wert von 400 ¥.

Andererseits sind Beträge unter 50.000 ¥ ohne Steuer (bis zu 49.999 ¥) nicht steuerpflichtig, sodass keine Steuermarke auf dem Beleg angebracht werden muss. Daher ist es wichtig, dass der Preis ohne Steuer und der Verbrauchssteuerbetrag auf dem Beleg klar aufgeschlüsselt sind.

Neben Belegen für Beträge unter 50.000 ¥ (ohne Steuern) gibt es weitere Fälle, in denen keine Steuermarken erforderlich sind. So sind beispielsweise für elektronische Belege keine Steuermarken erforderlich, da die Stempelsteuer nur für Papierdokumente gilt. Darüber hinaus müssen Sie keine Stempelsteuer zahlen, wenn Sie den Originalbeleg in elektronischer Form speichern und dann eine Kopie des Belegs auf Papier ausdrucken. Außerdem ist bei Zahlung per Kreditkarte keine Stempelsteuer erforderlich, da kein Beleg für Bargeld vorliegt. In diesem Fall muss auf dem Beleg deutlich der Hinweis „Zahlung mit Kreditkarte“ stehen.

Bei Steuerprüfungen wird kontrolliert, ob auf den betreffenden Belegen eine Steuermarke angebracht wurde. Ist für einen Beleg eine Steuermarke erforderlich und Sie haben es versäumt, eine solche anzubringen, so müssen Sie eine Säumnissteuer in Höhe des Dreifachen der Stempelsteuer zahlen, die Sie hätten zahlen müssen. Achten Sie also darauf, die erforderlichen Steuermarken anzubringen.

Antworten auf häufige Fragen

Frage: Können Kassenbons und Quittungen gemeinsam ausgestellt werden?
Antwort: Dies birgt das Risiko doppelter Zahlungen für ein und dieselbe Transaktion. Und die können Fehler und Betrug begünstigen, etwa durch die doppelte Buchung von Ausgaben. Daher sollten Sie es vermeiden, sowohl Kassenbons als auch Quittungen auszustellen. Geben Sie stattdessen immer nur eines von beiden heraus.

Frage: Kann man Belege als qualifizierte Rechnungen ausstellen?
Antwort: Um einen Beleg als qualifizierte Rechnung ausstellen zu können, muss er die Anforderungen des Rechnungssystems erfüllen. Vergewissern Sie sich daher, dass Sie die erforderlichen Angaben genau kennen, bevor Sie die Quittung ausstellen. Um einen Beleg als qualifizierte Rechnung auszustellen, muss Ihr Unternehmen außerdem vorab im Rechnungssystem registriert sein. Ausführliche Informationen finden Sie unter Qualifizierte Rechnungen.

Frage: Können Kassenbons anstelle von Belegen verwendet werden?
Antwort: Wie bereits erwähnt, ist kein Name auf Kassenbons aufgedruckt, weshalb sie nicht als gültige Dokumente für die Steuererklärung gelten. Genau wie Quittungen werden Kassenbons jedoch als „Annahmebestätigungen“ anerkannt, die den Geldeingang belegen. Kassenzettel, die von Registrierkassen in Supermärkten, Restaurants und ähnlichem ausgestellt werden, enthalten eine Liste der gekauften Artikel und Details zur Transaktion, sodass sie manchmal sogar effektiver sind als Quittungen. Bei Ausgaben auf Geschäftsreisen kann beispielsweise ein Kassenbon, auf dem die Details klar aufgeführt sind, die spätere Erstattung der Spesen erleichtern. Auf der anderen Seite können Kassenbons problematisch sein, da nicht angegeben wird, wer den Kauf getätigt hat. Informieren Sie sich in solchen Fällen unbedingt über die internen Vorschriften des Unternehmens, bevor Sie eine Geschäftsreise antreten.