Um recibo é um documento comprobatório importante emitido por um vendedor para provar que o pagamento foi recebido durante uma transação financeira. Empresas que fornecem bens e serviços emitem recibos e os entregam ao comprador pelo dinheiro recebido como contraprestação. No Japão, alguns podem se perguntar qual é a diferença entre o significado da palavra "領収書" ("recibo" ou "ryoshusho") e "レシート" ("livreta de venda") ou "領収証" ("reconhecimento de recibo" ou "ryoshō").

Este artigo fornece conhecimento básico sobre recibos no Japão, incluindo como criá-los corretamente e advertências para a colocação de selos de receitas.

O que você vai encontrar neste artigo?

• Conhecimento básico sobre recibos
  
• Como faço para criar um recibo? Como faço para gerenciar selos de receita?
  
• Perguntas frequentes (Perguntas e respostas)
  

Conhecimento básico sobre recibos

Os recibos são emitidos para provar que o comprador pagou ao vendedor por um produto ou serviço, e para provar que o beneficiário recebeu o pagamento do pagador. Independentemente de você ser o comprador ou vendedor em uma transação, os recibos são importantes para você, pois servem como documentos contábeis que comprovam o recebimento e também são exigidos na declaração e no pagamento de impostos.

Normalmente, um recibo inclui os nomes pessoais ou comerciais da parte que recebe o pagamento e da parte que faz o pagamento, a data da transação, o valor, uma descrição e um detalhamento do valor. Explicaremos isso com mais detalhes posteriormente neste artigo.

Por que são necessários recibos?

Vamos explorar por que os recibos são necessários para transações financeiras.

Declarações fiscais

Um recibo serve como evidência objetiva de vendas e pagamentos de despesas. Portanto, os recibos são considerados documentos válidos como comprovantes para a declaração final de imposto de renda e declaração de impostos. Além disso, as empresas normalmente são obrigadas a emitir e guardar recibos para procedimentos contábeis nos diversos sistemas tributários.

O direito de pedir um recibo e a obrigação de emitir um

Em princípio, quando um cliente (comprador) solicita um recibo, o vendedor deve responder emitindo um e entregando-o ao comprador. Isso ocorre porque o princípio de "execução simultânea" do Código Civil Japonês se aplica quando a entrega de bens ou serviços e o recebimento do pagamento são realizados simultaneamente.

De acordo com o Artigo 486 do Código Civil do Japão, “uma pessoa que cumpre uma obrigação pode solicitar à pessoa que recebe o cumprimento a emissão de um reconhecimento de recebimento em troca do cumprimento.” Assim, a parte que realiza o pagamento tem o direito de solicitar à parte que recebe o pagamento um reconhecimento de recebimento — ou seja, um recibo. E uma empresa que recebe de um cliente o pedido de um recibo é obrigada a emitir um. Vale ressaltar que o recibo também pode ser fornecido como dados eletrônicos, em vez de em formato papel.

O artigo 533 do Código Civil (defesa da execução simultânea) permite ao comprador solicitar um recibo em troca do pagamento. Consequentemente, se o vendedor não concordar em emitir o recibo, o comprador pode se recusar a efetuar o pagamento.

Prevenção de pagamentos indevidos e cobranças duplicadas

Manter os recibos em mãos pode evitar o risco de disputas sobre se o pagamento foi efetuado ou não, além de reduzir erros, como pagamentos em excesso ou cobranças duplicadas. Caso um problema desse tipo ocorra, ambas as partes podem ter que dedicar mais tempo e esforço a tarefas como investigar o problema e emitir novamente as faturas. Para evitar esses transtornos, é recomendável criar o hábito de solicitar um recibo na hora do pagamento sempre que possível.　

Diferença entre um recibo (ryoshusho) e um reconhecimento de recibo (ryoshushō)

A palavra japonesa "ryoshu" refere-se ao ato de receber dinheiro. Os termos "ryoshusho" (recibo) e "ryoshushō" (reconhecimento de recibo) são usados essencialmente de forma intercambiável, e não há nenhuma diferença clara nas suas definições. Embora existam pequenas diferenças de significado na última sílaba dessas duas palavras japonesas ("sho" (documento) e "shō" (certificado), elas não implicam qualquer diferença nas implicações fiscais.

Portanto, tanto ryoshusho quanto ryoshushō são reconhecidos como tipos de “reconhecimento de aceitação” ao abrigo do Código Civil, servindo como documentos comprobatórios que comprovam que a parte que aceitou o dinheiro “recebeu” o dinheiro da parte que fez o pagamento.

Em uma visão geral dos recibos em dinheiro ou títulos sob a Lei do Imposto de Selo, a Agência Nacional de Impostos Japonês usa "ryoshusho" como um termo geral para documentos comprobatórios sujeitos ao imposto de selo.Isso inclui comprovantes de recebimento, cupons de venda e certificados de aceitação.

Diferenças entre um recibo e uma guia de vendas

A palavra japonesa para "cartão de venda" é pronunciada "recibo", mas é uma palavra estrangeira que realmente significa, como declarado aqui, "cartão de venda". Essa palavra japonesa, como é comumente interpretado, tem um significado ligeiramente diferente de um recibo.

As guias de vendas são usadas diariamente. Elas são automaticamente impressas por caixas registradoras em lojas de conveniência, supermercados, restaurantes e outros lugares – e são usadas como documentos para comprovar a compra de bens e serviços. As guias de vendas incluem detalhes de transações como forma de pagamento (dinheiro, cartão de crédito, etc.) e a troca fornecida pelo caixa.

Como discutido anteriormente, um recibo é um termo geral para um documento que comprova que o pagamento foi recebido. Uma guia de vendas também é um tipo de documento comprobatório, portanto, pode ser reconhecido como um documento que cumpre a função de um recibo, desde que liste a data de recibo, o valor da transação, a parte emissão da guia de vendas e a confirmação de que o recibo do dinheiro foi feito.

Como tanto os recibos quanto as guias de vendas são válidos como "reconhecimentos de aceitação" que comprovam o recibo do dinheiro, nem sempre é necessário obter um recibo em vez de uma guia de vendas. No entanto, em algumas empresas, a política contábil é não aceitar guias de vendas.

Observe que as guias de venda ordinárias recebidas em lojas de conveniência, supermercados e similares não incluem o nome pessoal ou nome da empresa da parte que fez o pagamento e, portanto, não se qualificam como documentos válidos para declaração de imposto de renda. Portanto, é importante receber um documento que seja considerado apropriado.

Suporte para faturas qualificadas

Em 1º de outubro de 2023, o Sistema de Faturas foi iniciado. Esse sistema permite créditos de imposto de compra para impostos sobre consumo. Quando uma empresa emite um recibo como uma fatura qualificada, esse recibo deve atender aos requisitos para uma fatura qualificada especificados neste sistema.

A fatura qualificada também deve incluir informações como o número de cadastro do emissor qualificado da fatura, conforme especificado pelo Sistema de Faturas, e informações sobre o imposto de consumo classificado por cada alíquota. Portanto, é importante verificar antecipadamente o processamento dos recibos no Sistema de Faturas.

Para obter mais detalhes, consulte a visão geral da Agência Nacional de Impostos sobre os métodos de conservação de faturas qualificadas.

Como faço para criar um recibo? Como faço para gerenciar selos de receita?

Não há necessidade de usar formulários de recibo disponíveis comercialmente ou modelos predeterminados. Desde que o recibo tenha o formato correto e liste informações precisas, você pode até mesmo usar recibos criados do zero usando planilhas ou software de processamento de texto. A Agência Nacional de Impostos fornece as seguintes instruções para criar um recibo:

Como preparar um recibo

• Como escrever o título
  Alinhe o título no centro superior e escreva “Recibo” ou “領収書” para indicar claramente que o documento é um recibo.

• Como escrever a data
  Informe a data em que a transação foi concluída pelo efetivo recebimento do pagamento. Se a mercadoria foi entregue primeiro e o pagamento foi feito em uma data posterior, a data inserida no recibo é a data em que o pagamento e o recebimento do dinheiro foram efetivamente realizados. Você pode usar o formato de calendário ocidental ou japonês. No entanto, para o formato de calendário ocidental, não é aceitável omitir dígitos. Por exemplo, não insira "24" em vez de "2024".

• Como escrever o valor
  Para o valor, insira o valor real das vendas que você recebeu, incluindo os impostos. Além disso, discrimine esse valor em valor sem imposto e imposto sobre consumo, e insira-os em uma coluna intitulada “Divulgação” ou “内訳”. Para evitar falsificação, escreva o símbolo da moeda (¥) no início do número e desenhe uma linha horizontal (—) no final; e para o número, insira uma vírgula (,) para separar a cada três dígitos (por exemplo, ¥ 1,000,000—).

• Como escrever uma descrição
  Para a descrição, indique claramente em termos concretos os itens ou serviços. Evite usar termos que tenham um significado muito amplo, como "tarifas de mercadorias". Quando usar esses termos, a finalidade do uso não é clara e pode não ser reconhecida como uma despesa em uma auditoria tributária. Dois exemplos de termos apropriados são "despesas de papelaria para trabalho de escritório" ou "despesas para participação em exposição". Se os itens estiverem envolvidos demais para serem descritos de forma concisa, você pode anexar ao recibo uma declaração detalhada de entrega ou de entrega com um valor que corresponda ao valor total. Lembre-se de que se você incluir produtos sujeitos à alíquota reduzida, precisará declarar claramente isso (ex., * qualificado para alíquota reduzida).

• Como escrever o nome
  Antes de escrever o nome no recibo, verifique com o comprador (comprador) se você tem o nome pessoal correto, o nome da empresa, o nome oficial da organização etc. Como prática comercial, há casos no Japão em que apenas "上様" ou "cliente Honrado" é escrito em um recibo. No entanto, usar esse termo apenas torna claro quem realmente pagou. Os recibos que não declaram claramente o nome correm o risco de serem considerados inválidos em uma auditoria fiscal. Portanto, é importante entender a finalidade do recibo e sua função em questões fiscais antes de decidir se deve escrever simplesmente "上様". Além disso, se você escrever "株式会社" ou "Co., Ltd." tenha cuidado de escrever na posição apropriada, seja antes ou depois do nome da empresa. Não use "株", a abreviação para "株式会社".

• Como escrever o nome do emissor
  Escreva o nome oficial e o endereço da empresa emissora do recibo, como o nome da loja ou da nome da empresa. Além do nome oficial, escreva também um número de telefone para o contato principal. Geralmente, é comum colocar um selo sobre o nome do emissor para evitar falsificação e outros tipos de fraude. No entanto, não há obrigação jurídica de colocar um selo. Observe que, ao emitir um recibo pelo Sistema de Faturas mencionado anteriormente, você precisará inserir o número de registro do Sistema de Faturas.

• Como escrever um detalhamento
  Normalmente, em uma coluna de detalhamento, você deve escrever o valor total das respectivas alíquotas de imposto de 8% ou 10%. Você pode anotar os valores escrevendo "imposto incluído" ou "imposto excluído". Se necessário, um detalhamento do valor da transação pode ser listado separadamente. Agora que o Sistema de Faturas foi lançado, é necessário declarar cada alíquota qualificada aplicável (%) e o valor total do imposto sobre o consumo classificado pelas alíquotas de imposto, nas entradas em faturas qualificadas. Para exemplos de faturas qualificadas preenchidas e instruções sobre como preenchê-las, consulte a visão geral dos métodos para retenção de faturas qualificadas da Agência Nacional de Impostos.

Ao criar recibos, é útil ter um recurso de modelo de recibo personalizável ou uma ferramenta online que permita a geração automática de recibos. Soluções de pagamento combinadas, como o Stripe Payments, que pode gerenciar várias formas de pagamento, podem simplificar as operações da sua empresa, tornando-as mais eficientes.

Selos de receita

Um selo de receita é uma guia emitida pelo governo japonês e é usada para pagar imposto de selo, colocando-o diretamente em documentos tributáveis.

Para vendas de ¥ 50.000 ou mais, sem impostos, o recibo deve ter o valor exigido do selo de receita fixado e, em seguida, marcado com um selo de cancelamento. O valor exigido do selo de receita varia dependendo do valor do pagamento recebido. Por exemplo, se o valor for ¥ 50.000 ou mais, mas não superior a ¥ 1 milhão, você precisará de ¥ 200 de selos de receita. Se o valor for mais de ¥ 1 milhão, mas não superior a ¥ 2 milhões, você precisará de ¥ 400 de selos de receita.

Por outro lado, valores inferiores a ¥ 50.000 sem impostos (até ¥ 49.999) não são tributáveis, portanto, não há necessidade de colocar um selo de receita no recibo. Portanto, é importante que o preço sem impostos e o valor do imposto sobre consumo sejam claramente discriminados no recibo.

Além dos recibos de itens abaixo de ¥ 50.000 (excluindo imposto), há outros casos em que os selos de receita não são necessários. Por exemplo, os selos de receita não são necessários para recibos eletrônicos, pois o imposto de selo se aplica apenas a documentos em papel. Além disso, se você salvar o recibo original como dados eletrônicos e imprimir uma cópia do recibo em papel, não será preciso pagar o imposto de selo. Além disso, quando o pagamento é feito com cartão de crédito, o imposto de selo não é necessário porque não há recibo real de dinheiro. Nesse caso, o recibo deve indicar claramente "pagamento com cartão de crédito".

As auditorias de impostos verificarão se um selo de receita foi fixado em recibos direcionados. Se um recibo exigir um selo de receita e você se esqueceu de anexar um, você terá que pagar um imposto em atraso equivalente a três vezes o imposto de selo que deveria ter sido pago. Portanto, certifique-se de anexar os selos de receita necessários.

Perguntas frequentes (Perguntas e respostas)

P: Posso entregar uma guia de vendas e recibo juntos?
R: Entregar uma guia de vendas junto com um recibo cria o risco de liquidar um pagamento duas vezes para a mesma transação. Isso pode levar a erros ou fraudes, como dupla contagem de despesas. Para garantir um trabalho contábil preciso, evite entregar uma guia de vendas e recibo ao mesmo tempo. Em vez disso, forneça apenas um tipo de documento comprobatório.

P: Posso emitir um recibo como uma fatura qualificada?
R: Para emitir um recibo como fatura qualificada, ele deve atender aos requisitos do Sistema de Faturas. Portanto, é importante aprofundar sua compreensão das informações necessárias antes da emissão do recibo. Além disso, para emitir um recibo como fatura qualificada, sua empresa deve estar previamente registrada no Sistema de Faturas. Para obter detalhes, consulte o Suporte para faturas qualificadas neste artigo.

P: É possível usar uma guia de vendas em vez de um recibo?
R: Como mencionado acima, o nome não é impresso em uma guia de vendas, por isso não é elegível para ser um documento válido para declaração de imposto. No entanto, assim como um recibo, uma guia de vendas é reconhecida como um "comprovante de recebimento" que comprova o recibo do dinheiro. Os recibos emitidos por caixas registradoras em supermercados, restaurantes e similares incluem uma lista de itens comprados e detalhes das transações, por isso, as guia de vendas às vezes são consideradas mais eficazes do que os recibos. Por exemplo, no caso de despesas incorridas durante uma viagem de negócios, ter uma guia de vendas que liste claramente os detalhes pode facilitar o reembolso das despesas em uma data posterior. Por outro lado, uma guia de vendas pode ser problemática porque não identifica quem fez a compra. Nesses casos, verifique as regulamentações internas da empresa antes de embarcar em uma viagem de negócios.