Un recibo es un importante documento de prueba emitido por un vendedor para demostrar que se ha recibido un pago durante una transacción financiera. Las empresas que ofrecen bienes y servicios emiten recibos por el dinero recibido a cambio y se los entregan a los compradores. En Japón, podríamos preguntarnos qué diferencia de significado hay entre las palabras «領収書» («recibo» o «ryoshusho») y «レシート» («tique de compra») o «領収証» («justificante de recepción» o «ryoshushō»).

En este artículo, encontrarás información básica sobre los recibos en Japón, como el procedimiento para crearlos correctamente y las medidas de precaución que debes tomar a la hora de colocar los timbres de ingresos.

¿De qué trata este artículo?

• Información básica sobre los recibos
  
• ¿Cómo puedo crear un recibo? ¿Cómo se gestionan los timbres de ingresos?
  
• Preguntas frecuentes
  

Información básica sobre los recibos

Los recibos se emiten como prueba de que el comprador ha pagado al vendedor por un producto o servicio y de que el beneficiario ha recibido el pago del pagador. Independientemente de si eres el comprador o el vendedor en la transacción, los recibos son importantes, ya que sirven como documentos contables y prueba de recibo y, además, son necesarios para las declaraciones y los pagos de impuestos.

Por lo general, un recibo contiene los nombres de las personas o las empresas (tanto de la parte que recibe el pago como de la parte que lo efectúa), la fecha de la transacción, el importe, una descripción del concepto y un desglose del importe. Explicaremos todo esto en mayor detalle en una sección posterior de este artículo.

¿Por qué son necesarios los recibos?

Veamos por qué los recibos son necesarios en las transacciones financieras.

Declaraciones fiscales

Un recibo sirve como prueba objetiva de una venta o un pago. Por lo tanto, se consideran documentos justificativos válidos en la declaración de impuestos y la presentación de declaraciones finales de impuestos. Además, por lo general, las empresas están obligadas a emitir y conservar recibos como parte de los procesos contables de cara a los distintos sistemas fiscales.

El derecho a pedir el recibo y la obligación de emitirlo

En principio, cuando un cliente (comprador) solicita un recibo, el vendedor debe emitirlo y entregárselo al cliente. Esto es así porque el principio de «acto simultáneo» recogido en el Código Civil de Japón se aplica cuando la entrega de bienes o servicios y la recepción del pago se llevan a cabo de forma simultánea.

De acuerdo con el artículo 486 del Código Civil de Japón, «una persona que ejecute una obligación puede solicitar a la persona que acepta el acto que emita un justificante de aceptación en respuesta al acto». Por tanto, la parte que efectúa el pago tiene derecho a solicitar a la parte que lo recibe un justificante de aceptación (es decir, un recibo). Del mismo modo, una empresa que reciba una solicitud de recibo de un cliente estará obligada a emitirlo. Ten en cuenta que el recibo también se puede proporcionar en forma de datos electrónicos, en lugar de en formato papel.

El artículo 533 del Código Civil (que protege los actos simultáneos) permite al comprador solicitar un recibo a cambio del pago. Por lo tanto, si el vendedor se niega a emitir el recibo, el comprador puede negarse a efectuar el pago.

Prevención de los sobrepagos y de la doble facturación

Conservar los recibos a mano puede evitar el riesgo de disputas sobre si un pago se ha efectuado o no, además de reducir errores como el sobrepago y la doble facturación. Si llegase a producirse un problema de este tipo, ambas partes podrían verse obligadas a emplear mucho tiempo y esfuerzo en tareas como investigar el problema y volver a emitir facturas. Con el fin de evitar este tipo de problemas, debes adquirir el hábito de obtener un recibo en el momento del pago siempre que sea posible.　

Diferencia entre recibo (ryoshusho) y justificante de recepción (ryoshushō)

La palabra japonesa «ryoshu» se refiere al acto de recibir dinero. Los términos «ryoshusho» (recibo) y «ryoshushō» (justificante de recepción) se usan indistintamente y no existe una diferencia clara entre sus respectivas definiciones. Aunque hay ligeras diferencias en cuanto al significado de la última sílaba de estas dos palabras japonesas («sho» [documento] y «shō» [certificado]), esto no implica ninguna diferencia a efectos de impuestos.

Por lo tanto, tanto «ryoshusho» como «ryoshushō» se consideran «justificantes de aceptación» válidos según el Código Civil y sirven como documentos justificativos que prueban que la parte que aceptó el dinero ha «recibido» el dinero de la parte que efectuó el pago.

En un resumen sobre los recibos por dinero o valores según la Ley del Impuesto de Timbre, la Agencia Tributaria Nacional de Japón utiliza «ryoshusho» como término general para los documentos justificativos sujetos a impuesto de timbre. Este término engloba los justificantes de recepción, los tiques de compra y los certificados de aceptación.

Diferencias entre un recibo y un tique de compra

La palabra japonesa que equivale a «tique de compra» se pronuncia de forma similar a «recibo» (o «receipt» en inglés), pero se trata de un término extranjero que en realidad significa, como se ha mencionado, «tique de compra». Esta palabra japonesa, en su interpretación habitual, tiene un significado ligeramente diferente al de «recibo».

Los tiques de compra se utilizan de forma cotidiana. Se imprimen automáticamente en las cajas registradoras de tiendas, supermercados, restaurantes y otros establecimientos, y se utilizan como documentos de prueba de la compra de bienes o servicios. Los tiques de compra contienen detalles de la transacción, como el método de pago (efectivo, tarjeta de crédito, etc.) y el cambio entregado por el cajero.

Como hemos mencionado anteriormente, «recibo» es un término general que designa un documento que demuestra que se ha recibido el pago. Un tique de compra también es un documento de prueba, por lo que puede cumplir la función del recibo siempre que incluya la fecha de recibo, el importe de la transacción, la identificación de la parte que emite el tique de compra y la confirmación de que se ha recibido el dinero.

Dado que tanto los recibos como los tiques de compra son «justificantes de aceptación» válidos que demuestran la recepción del dinero, no siempre es necesario obtener un recibo en lugar de un tique de compra. (No obstante, algunas empresas, de acuerdo con su política de contabilidad, no aceptan tiques de compra).

Ten en cuenta que los tiques de compra habituales que emiten las tiendas, supermercados y establecimientos similares no incluyen el nombre de la persona o la empresa que realiza el pago, por lo que no representan documentos válidos para las declaraciones de impuestos. Por lo tanto, es importante obtener un documento que se considere adecuado.

Posibilidad de emitir facturas cualificadas

El 1 de octubre de 2023, entró en vigor el sistema de facturas. Este sistema otorga créditos fiscales por compra para el impuesto al consumo. Cuando una empresa emite un recibo en forma de factura cualificada, esta debe cumplir los requisitos pertinentes establecidos en el mencionado sistema.

Además, la factura cualificada debe incluir información como el número de registro del emisor de facturas cualificadas, según lo establecido por el sistema de facturas, e información sobre el impuesto al consumo categorizada por tipos impositivos. Por lo tanto, es importante consultar con antelación la forma de gestionar los recibos en el sistema de facturas.

Si necesitas más información, consulta el resumen general de los métodos para conservar facturas cualificadas de la Agencia Tributaria Nacional de Japón.

¿Cómo puedo crear un recibo? ¿Cómo se gestionan los timbres de ingresos?

No es necesario utilizar formularios de recibo disponibles en el mercado ni plantillas predeterminadas. Siempre que el recibo tenga el formato correcto y contenga información precisa, puedes incluso utilizar recibos creados desde cero mediante software de hojas de cálculo o procesamiento de texto. A continuación, recogemos las instrucciones de la Agencia Tributaria Nacional de Japón para la creación de recibos.

Cómo preparar un recibo

• Cómo escribir el título
  Ajusta el título en el centro de la parte superior y escribe «Recibo» (o «領収書») para indicar claramente que el documento es un recibo.

• Cómo escribir la fecha
  Incluye la fecha en la que finalizó la transacción con la recepción en sí del pago. Si primero se entregaron los bienes y el pago se efectuó en una fecha posterior, la fecha que debe figurar en el recibo es aquella en la que el pago y la recepción del dinero se completaron finalmente. Puedes utilizar tanto el formato de calendario occidental como el japonés. No obstante, si utilizas el formato de calendario occidental, ten en cuenta que no se pueden omitir dígitos. Por ejemplo, no se puede escribir «24» en lugar de «2024».

• Cómo escribir el importe
  Introduce el importe de venta real que has recibido, que incluye los impuestos. Además, incluye un desglose del importe en el que se especifique el importe sin impuestos y el impuesto al consumo en una columna con el título «Desglose» (o «内訳»). Con el fin de evitar falsificaciones, introduce el símbolo de divisa (¥) al comienzo del número y dibuja una línea horizontal (—) al final. Para el número, inserta una coma de separación cada tres dígitos (por ejemplo, ¥1,000,000—).

• Cómo escribir la descripción
  En el caso de la descripción, indica claramente y en términos concretos los artículos vendidos o los servicios prestados. Evita el uso de términos con un significado demasiado amplio, como «tasas por productos». Si se utilizan términos de este tipo, no queda clara la finalidad de uso y puede que el gasto no se reconozca como tal en una auditoría fiscal. Dos ejemplos de términos adecuados serían «gastos en artículos de papelería para trabajo de oficina» o «gastos para la participación en una exposición». Si resulta complejo describir los artículos de forma concisa, puedes adjuntar al recibo una declaración detallada o un albarán de entrega cuyo importe coincida con el importe total. Ten en cuenta que, si incluyes productos sujetos al tipo impositivo reducido, deberás indicarlo de forma clara (por ejemplo, «apto para tipo impositivo reducido»).

• Cómo escribir el nombre
  Antes de escribir el nombre en el recibo, consulta al comprador para asegurarte de utilizar el nombre correcto de la persona, la empresa, la organización, etc. Como práctica empresarial de Japón, hay casos en los que solo se escribe «上様» u «Honorable cliente» en el recibo. Sin embargo, este término por sí solo no deja claro quién ha efectuado el pago. Los recibos que no indiquen claramente el nombre corren el riesgo de considerarse no válidos en una auditoría fiscal. Por lo tanto, es importante tener en cuenta la finalidad del recibo y su función a efectos fiscales antes de decidir escribir únicamente «上様». Además, si escribes «株式会社» o «Co., Ltd.», pon cuidado de escribirlo en la posición correcta, ya sea esta antes o después del nombre de la empresa. No utilices «株», la abreviatura de «株式会社».

• Cómo escribir el nombre del emisor
  Escribe el nombre y la dirección completos de la empresa que emite el recibo; por ejemplo, el nombre de la tienda o la empresa. Además del nombre oficial, escribe el número de teléfono del contacto principal. Es costumbre estampar un sello sobre el nombre del emisor con el fin de evitar falsificaciones y otros tipos de fraude. No obstante, no existe obligación legal de hacerlo. Ten en cuenta que, cuando emitas un recibo acorde al sistema de facturas mencionado anteriormente, deberás introducir tu número de registro.

• Cómo escribir el desglose
  Por lo general, en la columna de desglose, debes introducir el importe total correspondiente a los tipos impositivos del 8 % y el 10 %. Puedes anotar los importes indicando «impuestos incluidos» o «impuestos excluidos». Se puede incluir un desglose independiente del importe de la transacción si es necesario. Tras el lanzamiento del sistema de facturas, es necesario indicar en las facturas cualificadas todos los tipos impositivos cualificados aplicables (%) y el importe total del impuesto al consumo categorizado por tipos impositivos. Puedes encontrar facturas cualificadas finalizadas e instrucciones sobre cómo cumplimentarlas en el resumen de métodos para la conservación de facturas cualificadas de la Agencia Tributaria Nacional de Japón.

Para crear recibos, es útil contar con una plantilla de recibos personalizable o una herramienta en línea que permita generar recibos de forma automática. Las soluciones de pagos combinados —como Stripe Payments, que tiene capacidad para gestionar distintos métodos de pago— pueden ayudarte a optimizar las operaciones de tu negocio y hacerlas más eficientes.

Timbres de ingresos

Un timbre de ingresos es un sello emitido por el gobierno japonés. Se utiliza para pagar el impuesto de timbre pegándolo directamente en los documentos sujetos a impuestos.

En las ventas de 50.000 ¥ o más (impuestos excluidos), debe pegarse al recibo el timbre de ingresos pertinente, que después debe marcarse con un sello de validación. El importe pertinente del timbre de ingresos varía en función del importe del pago recibido. Por ejemplo, si el importe es de 50.000 ¥ o más pero no supera el millón de yenes, deberás aplicar timbres de ingresos por valor de 200 ¥. Si el importe es de más de 1 millón de yenes pero no supera los 2 millones de yenes, deberás aplicar timbres de ingresos por valor de 400 ¥.

Por otro lado, los importes inferiores a 50.000 ¥ sin impuestos (hasta los 49.999 ¥) no están sujetos a impuestos, por lo que no es necesario pegar timbres de ingresos en el recibo. Por lo tanto, es importante que se desglosen claramente en el recibo el precio sin impuestos y el importe del impuesto al consumo.

Además de los recibos por artículos con precio inferior a 50.000 ¥ (impuestos excluidos), hay otros casos en los que no es necesario utilizar timbres de ingresos. Por ejemplo, no es necesario utilizar timbres de ingresos en los recibos electrónicos, dado que el impuesto de timbre solo se aplica a los documentos en papel. Del mismo modo, si guardas el recibo original en formato de datos electrónicos y, a continuación, imprimes una copia en papel, no es necesario pagar el impuesto de timbre. Lo mismo ocurre cuando el pago se efectúa mediante tarjeta de crédito, ya que no se produce una recepción de efectivo. En este último caso, el recibo debe indicar claramente «pago mediante tarjeta de crédito».

En las auditorías fiscales, se comprobará si se ha pegado el timbré de ingresos en los recibos que deban llevarlos. Si un recibo debe llevar un timbre de ingresos y este no se ha utilizado, deberás pagar un recargo de demora equivalente a tres veces el impuesto de timbre que se debería haber pagado inicialmente. Por este motivo, debes asegurarte de pegar los timbres de ingresos necesarios.

Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo entregar tanto un tique de compra como un recibo?
R: Entregar tanto un tique de compra como un recibo abre la puerta al riesgo de liquidar un pago dos veces por la misma transacción. Esta situación puede dar lugar a errores o fraudes, como la contabilidad duplicada de gastos. Para garantizar una labor contable precisa, evita la emisión de un tique de compra y un recibo al mismo tiempo. Es mejor entregar un solo tipo de documento justificativo.

P: ¿Puedo emitir un recibo como factura cualificada?
R: Para emitir un recibo como factura cualificada, deben cumplirse los requisitos del sistema de fracturas. Por lo tanto, es importante que te informes muy bien sobre la información obligatoria antes de emitir el recibo. Además, para emitir un recibo como factura cualificada, la empresa debe haberse registrado previamente en el sistema de fracturas. Para obtener más información, consulta la sección «Posibilidad de emitir facturas cualificadas» de este artículo.

P: ¿Puede usarse un tique de compra en lugar de un recibo?
R: Como se mencionó anteriormente, en el tique de compra no aparece el nombre, por lo que no se trata de documentos válidos para la presentación de declaraciones de impuestos. Sin embargo, los tiques de compra, al igual que los recibos, representan un «justificante de aceptación» válido que demuestra la recepción de dinero. Los recibos que emiten las cajas registradoras de los supermercados, los restaurantes y establecimientos similares incluyen una lista de los artículos adquiridos y detalles sobre la transacción, por lo que, en ocasiones, los tiques de compra se consideran más eficaces que los recibos. Por ejemplo, en el caso de gastos producidos durante un viaje de negocios, un tique de compra claro y detallado puede hacer que sea más sencillo obtener el reembolso de los gastos posteriormente. Por otro lado, un tique de compra puede provocar problemas, ya que no incluye la identificación del comprador. En tales casos, asegúrate de comprobar las normas internas de la empresa antes de iniciar un viaje de negocios.