Un recibo es un documento probatorio importante emitido por un vendedor para demostrar que se recibió el pago durante una transacción financiera. Las empresas que prestan bienes y servicios emiten recibos y los entregan al comprador por el dinero recibido a modo de contraprestación. En Japón, algunos pueden preguntarse cuál es la diferencia entre el significado de la palabra «領収書» («recibo» o «ryoshusho») y «レシート» («comprobante de ventas») o «領収証» («acuse de recibo» o «ryoshushō»).

En este artículo, se describen conceptos básicos sobre los recibos en Japón, cómo se hacen correctamente y las precauciones para colocar timbrados de ingresos.

¿Qué contiene este artículo?

• Conceptos básicos sobre recibos
  
• ¿Cómo hago un recibo? ¿Qué se hace con los timbrados de ingresos?
  
• Preguntas frecuentes (Preguntas y respuestas)
  

Conceptos básicos sobre recibos

Se emiten recibos para demostrar que el comprador le pagó al vendedor por un producto o servicio, y para demostrar que el beneficiario recibió el pago del pagador. Independientemente de si eres el comprador o el vendedor en una transacción, los recibos son importantes para ti porque sirven como documentos contables que proporcionan evidencia de recibo, además de ser obligatorios para la declaración fiscal y el pago de impuestos.

Normalmente, un recibo incluye los nombres personales o los nombres de la empresa, tanto de la parte que recibe el pago como de la parte que lo realiza, la fecha de la transacción, el importe, una descripción y un desglose del importe. Explicaremos esto con más detalle en otra sección de este artículo.

¿Por qué se necesitan los recibos?

Exploremos por qué se necesitan recibos para las transacciones financieras.

Declaración fiscal

Un recibo sirve como evidencia objetiva de ventas y pagos de gastos. Por lo tanto, los recibos se consideran documentos válidos como vales para la presentación final de impuestos y la declaración fiscal. Además, las empresas tienen la obligación de emitir y conservar los recibos para procedimientos contables bajo los diversos sistemas fiscales.

El derecho a pedir un recibo y la obligación de emitir uno

En principio, cuando un cliente (comprador) solicita un recibo, el vendedor debe responder con la emisión y entrega de un recibo al comprador. Esto se debe a que el principio del Código Civil japonés de «ejecución simultánea» se aplica cuando la prestación de bienes o servicios y el recibo del pago se realizan en simultáneo.

De acuerdo con el artículo 486 del Código Civil de Japón, «la persona que cumple una obligación puede solicitar a la persona que acepta la ejecución que emita un acuse de aceptación a cambio de la ejecución». De esta forma, la parte que efectúa un pago tiene derecho a solicitar a la parte que recibe el pago, un acuse de aceptación, es decir, un recibo. La empresa que recibe una solicitud de recibo por parte de un cliente tiene la obligación de emitir un recibo. Ten presente que también se puede proporcionar un recibo como datos electrónicos en lugar de en papel.

En el artículo 533 del Código Civil (defensa del cumplimiento simultáneo), autoriza al comprador a solicitar un recibo a cambio del pago. En consecuencia, si el vendedor no acepta emitir un recibo, el comprador puede rechazar el pago.

Prevención de sobrepagos y facturación duplicada

Tener los recibos a mano puede ayudarte a evitar el riesgo de disputas respecto de si se realizó o no pago, y puede reducir errores, como los sobrepagos y la facturación duplicada. Si realmente ocurre un problema de este tipo, es posible que ambas partes deban dedicar más tiempo y esfuerzo a tareas como investigar el problema y volver a emitir facturas. Para evitar este tipo de problemas, debes acostumbrarte a que te entreguen un recibo en el momento de pago, siempre que sea posible.　

Diferencia entre recibo (ryoshusho) y acuse de recibo (ryoshushō)

La palabra japonesa «ryoshu» refiere al acto de recibir dinero. Los términos “ryoshusho” (recibo) y “ryoshushō” (acuse de recibo) se utilizan esencialmente de manera intercambiable, y no hay una diferencia clara en sus definiciones. Aunque hay ligeras diferencias de significado en la última sílaba de estas dos palabras japonesas (“sho” (documento) y “shō” (certificado)), no implican ninguna diferencia en las consideraciones fiscales.

Por lo tanto, tanto el ryoshusho como el ryoshushō se reconocen como tipos de «acuses de aceptación» en virtud del Código Civil, que sirven como documentos probatorios a fin de demostrar que la parte que aceptó el dinero lo «recibió» de la parte que hizo el pago.

En un resumen de recibos por dinero o valores conforme la Ley de impuestos sobre los sellos, la Agencia Tributaria Nacional japonesa utiliza el término «ryoshusho» como término general para los documentos probatorios sujetos al impuesto a los sellos, lo que incluye acuses de recibo, comprobantes de ventas y certificados de aceptación.

Diferencias entre recibo y comprobante de ventas

La palabra japonesa para «comprobante de ventas» se pronuncia como «recibo», pero es una palabra extranjera que en realidad significa, como se indica aquí, «comprobante de ventas». Esta palabra japonesa, según su interpretación más habitual, difiere ligeramente en significado de lo que es un recibo.

Los comprobantes de ventas se utilizan a diario. Los imprimen automáticamente las cajas registradoras en tiendas de 24 horas, supermercados, restaurantes y otros comercios, y se utilizan como documentos probatorios de la compra de bienes y servicios. Los comprobantes de ventas incluyen detalles de las transacciones, como el método de pago (efectivo, tarjeta de crédito, etc.) y el cambio entregado por el personal de cajas.

Como se mencionó antes, «recibo» es un término general para un documento que prueba que se recibió el pago. Un comprobante de ventas también es un tipo de documento probatorio, por lo que se puede reconocer como documento que cumple la función de recibo, siempre que contenga la fecha de recibo, el importe de la transacción, la parte que emite el comprobante de ventas y la confirmación de que se recibió el dinero.

Dado que los recibos y los comprobantes de ventas son válidos como «acuses de aceptación» que prueban la recepción de dinero, no siempre es necesario obtener un recibo en lugar de un comprobante de ventas (no obstante, algunas empresas tienen la política contable de no aceptar comprobantes de ventas).

Ten en cuenta que los comprobantes de ventas comunes que se reciben en tiendas multiservicio, supermercados y comercios similares no incluyen el nombre de la persona o de la empresa que hizo el pago, por lo que no califican como documentos válidos para la declaración fiscal. Esto es un claro ejemplo de la importancia de recibir un documento que se considere apropiado.

Soporte de facturas calificadas

El 1 de octubre de 2023 entró en funcionamiento el Sistema de facturación, que permite adquirir créditos fiscales del impuesto al consumo. Cuando una empresa emite un recibo como factura calificada, ese recibo debe cumplir con los requisitos para facturas calificadas que se indican en el sistema.

La factura calificada también debe incluir el número de registro del emisor de la factura calificada, como se indica en el Sistema de facturación, e información sobre el impuesto al consumo clasificado por cada tasa impositiva. Esto es importante para poder hacer una comprobación anticipada de la gestión de recibos en el Sistema de facturación.

Para obtener más información, consulta el resumen de métodos de retención de facturas calificadas de la Agencia Tributaria Nacional.

¿Cómo hago un recibo? ¿Qué se hace con los timbrados de ingresos?

No es necesario utilizar formularios de recibo disponibles en el mercado ni plantillas predeterminadas. Puedes utilizar recibos creados desde cero mediante hojas de cálculo o software de procesamiento de textos, siempre que el recibo tenga el formato correcto y enumere la información pertinente. La Agencia Tributaria Nacional da las siguientes instrucciones para hacer un recibo:

Cómo preparar un recibo

• Cómo escribir el título
  Ubica el título en la parte superior central y escribe «Recibo» o «領収書» para indicar claramente que el documento es un recibo.

• Cómo escribir la fecha
  Ingresa la fecha en que se concluyó la transacción con el recibo real del pago. Si los bienes se entregaron primero y el pago se realizó en una fecha posterior, la fecha ingresada en el recibo debe ser la fecha en que se completó realmente el pago y recibo de dinero. Puedes usar el formato de calendario occidental o japonés. Sin embargo, si eliges el formato de calendario occidental, no se permite omitir dígitos. Por ejemplo, no ingreses «24» en lugar de «2024».

• Cómo escribir el importe
  Para el importe, ingresa el importe real de ventas que recibiste, con impuestos incluidos. Además, desglosa ese importe en el importe sin impuestos y el impuesto al consumo, e ingrésalos en una columna titulada «Desglose» o «内訳». Para evitar falsificaciones, escribe el símbolo de moneda (¥) al principio del número y traza una línea horizontal (—) al final; cuando escribas el número, inserta una coma (,) para separar cada tres dígitos (p. ej., ¥1,000,000—).

• Cómo escribir una descripción
  Para la descripción, identifica los artículos o servicios en términos claros y concretos. Evita usar términos que sean demasiado amplios, como «comisiones por bienes». El uso de estos términos se interpreta como falta de claridad respecto de la finalidad y puede no reconocerse como gasto en una auditoría fiscal. Dos ejemplos de términos apropiados son «gastos de papelería para trabajo de oficina» o «gastos por participar en la exposición». Si los artículos son demasiado complejos para describirlos de manera concisa, puedes adjuntar al recibo un extracto detallado o un comprobante de entrega con un importe que coincida con el importe total. Ten en cuenta que si incluyes productos que están sujetos a la tasa impositiva reducida, tendrás que indicarlo de forma explícita (por ejemplo, *elegible para tasa impositiva reducida).

• Cómo escribir el nombre
  Antes de escribir el nombre en el recibo, consulta con el comprador para asegurarte de que tienes su nombre personal correcto, el nombre de la empresa, el nombre oficial de la organización, etc. Como práctica empresarial, hay casos en Japón en los que solo se escribe «上様» o «cliente de honor» en un recibo. Sin embargo, el uso de este término solo hace que no quede claro quién pagó realmente. Los recibos en los que no se identifica con claridad el nombre están en riesgo de que se los considere inválidos en una auditoría fiscal. Por lo tanto, es importante comprender el propósito del recibo y su función en asuntos tributarios antes de decidir si simplemente escribir «上様». Además, si escribes «株式会社» o «Co., Ltd.», ten cuidado de escribirlo en la posición adecuada, ya sea antes o después del nombre de la empresa. No uses «株», la abreviatura de «株式会社».

• Cómo escribir el nombre del emisor
  Escribe el nombre oficial y la dirección de la empresa que emite el recibo, como el nombre de la tienda o nombre de la empresa. Además del nombre oficial, también escribe un número de teléfono para el contacto primario. Por lo general, se acostumbra colocar un sello sobre el nombre del emisor a fin de evitar falsificaciones y otros tipos de fraude, aunque no haya obligación legal de hacerlo. Ten en cuenta que al emitir un recibo desde el Sistema de facturación antes mencionado, tendrás que ingresar el número de registro del Sistema de facturación.

• Cómo escribir un desglose
  En una columna de desglose debes escribir el importe total de las tasas impositivas respectivas del 8 % o el 10 %. Puedes anotar los importes escribiendo «con impuestos» o «sin impuestos». En caso de ser necesario, puedes enumerar por separado el importe de la transacción. Con el lanzamiento del Sistema de facturación, es necesario indicar cada tasa impositiva calificada (%) aplicable y el importe total del impuesto al consumo clasificado por las tasas impositivas, en los asientos de las facturas calificadas. Para ver ejemplos de facturas calificadas completas e instrucciones sobre cómo completarlas, consulta el resumen de métodos de retención de facturas calificadas de la Agencia Tributaria Nacional.

En el momento de crear recibos, es útil tener una funcionalidad de plantilla de recibo personalizable o una herramienta en línea que permita generar recibos de forma automática. Las soluciones de pago combinadas, como Stripe Payments, que puede gestionar varios métodos de pago, permiten optimizar las operaciones de tu empresa y volverlas más eficientes.

Timbrados de ingresos

El timbrado de ingresos es un vale que emite el Gobierno de Japón. Se utiliza para pagar el impuesto a los sellos y se coloca en los documentos sujetos a impuestos.

En el caso de ventas que superen los ¥50,000 sin impuestos, el recibo debe tener adjunto el importe del timbrado de ingresos correspondiente, luego marcado con un timbrado de cancelación. El importe del timbrado de ingresos requerido varía según el importe del pago recibido. Por ejemplo, si el importe es de ¥50,000 o más, pero no supera el millón de yenes, necesitarás timbrados de ingresos por un valor de ¥200. Si el importe es superior al millón de yenes, pero no supera los ¥2 millones, necesitarás timbrados de ingresos por un valor de ¥400.

Por otro lado, los importes inferiores a ¥50,000 sin impuestos (hasta ¥49,999) no están sujetos a impuestos, por lo que no es necesario colocar un timbrado de ingresos en el recibo. Por lo tanto, es importante que el precio sin impuestos y el importe del impuesto al consumo estén claramente desglosados en el recibo.

Además de recibos por artículos inferiores a ¥50,000 (sin impuestos), hay otros casos en los que no se requieren timbrados de ingresos. Por ejemplo, no se requieren timbrados de ingresos para recibos electrónicos porque el impuesto a los sellos solo se aplica a los documentos impresos. Además, si guardas el recibo original como datos electrónicos y, luego, imprimes una copia del recibo en papel, no tienes que pagar el impuesto a los sellos. Cuando haces un pago con tarjeta de crédito, no se aplica el impuesto a los sellos porque no hay un recibo real de efectivo. En este caso, el recibo debe indicar claramente «pago con tarjeta de crédito».

Las auditorías fiscales verificarán si se ha colocado un timbrado de ingresos en recibos específicos. Si un recibo requiere un timbrado de ingresos y no lo has colocado, tendrás que pagar un impuesto atrasado equivalente al triple del impuesto a los sellos que deberías haber pagado. Así que asegúrate de colocar los timbrados de ingresos que correspondan.

Preguntas frecuentes (Preguntas y respuestas)

P: ¿Puedo entregar un comprobante de ventas y recibo juntos?
R: Si entregas un comprobante de ventas junto con un recibo corres el riesgo de liquidar un pago dos veces por la misma transacción. Esto puede dar lugar a errores o fraude, como la doble contabilización de gastos. Para garantizar un trabajo contable preciso, evita entregar un comprobante de ventas y recibo al mismo tiempo. En su lugar, entrega un solo tipo de documento probatorio.

P: ¿Puedo emitir un recibo como factura calificada?
R: Para emitir un recibo como factura calificada, debes cumplir con los requisitos del Sistema de facturación. Por lo tanto, es importante profundizar tu comprensión de la información requerida antes de emitir el recibo. Además, para emitir un recibo como factura calificada, tu empresa debe registrarse con anticipación en el Sistema de facturación. Para obtener más información, consulta el Soporte para facturas calificadas en este artículo.

P: ¿Se puede usar un comprobante de ventas en lugar de un recibo?
R: Como se mencionó antes, el nombre no va impreso en un comprobante de ventas, por lo que no son elegibles para ser documentos válidos para la declaración de impuestos. Sin embargo, al igual que un recibo, un comprobante de ventas se reconoce como un «reconocimiento de aceptación» que prueba la recepción del dinero. Los recibos emitidos por cajas registradoras en supermercados, restaurantes y similares incluyen una lista de artículos comprados y detalles de transacciones, por lo que los comprobantes de ventas suelen considerarse más efectivos que los recibos. Por ejemplo, en el caso de gastos incurridos durante un viaje de negocios, tener un comprobante de ventas con información detallada puede facilitar el reembolso de los gastos en una fecha posterior. Por otro lado, un comprobante de ventas puede ser problemático porque no identifica a la persona que realizó la compra. En esos casos, asegúrate de revisar la normativa interna de la empresa antes de emprender un viaje de negocios.