Ein Beleg ist ein wichtiges Beweisdokument, das von Verkäufern/Verkäuferinnen ausgestellt wird, um den Erhalt einer Zahlung im Rahmen einer finanziellen Transaktion nachzuweisen. Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen anbieten, stellen Belege aus und übergeben sie der Käuferin oder dem Käufer für die als Gegenleistung erhaltene Zahlung. In Japan wird zwischen „領収書“ („Beleg“ oder „ryoshusho“), „レシート“ („Kassenbon“) und „領収証“ („Empfangsbestätigung“ oder „ryoshushō“) unterschieden.

Dieser Artikel vermittelt grundlegendes Wissen über Belege in Japan, einschließlich der korrekten Erstellung und Vorsichtsmaßnahmen für das Anbringen von Steuermarken.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Grundlagenwissen zu Belegen
  
• Erstellung von Belegen Handhabung von Steuermarken
  
• Häufig gestellte Fragen (FAQs)
  

Grundlagenwissen zu Belegen

Belege werden ausgestellt, um nachzuweisen, dass die Käuferin oder der Käufer die Verkäuferin oder den Verkäufer für ein Produkt oder eine Dienstleistung bezahlt hat. Des Weiteren dienen sie als Nachweis für den Zahlungsempfang. Unabhängig davon, ob Sie bei einer Transaktion Käufer/in oder Verkäufer/in sind: Belege sind für Sie wichtig, denn sie dienen als Buchhaltungsdokumente, die den Erhalt von Zahlungen nachweisen. Außerdem sind sie für Steuererklärungen und Steuerzahlungen erforderlich.

Normalerweise enthält ein Beleg den persönlichen oder den Unternehmensnamen von Zahlungsempfänger/in und zahlender Person, das Transaktionsdatum, den Betrag, eine Artikel-/Leistungsbeschreibung und eine Aufschlüsselung des Betrags. Später in diesem Artikel wird dies genauer erläutert.

Warum werden Belege benötigt?

Im Folgenden erfahren Sie, warum Belege für Finanztransaktionen erforderlich sind.

Steuerberichterstattung

Ein Beleg dient als objektiver Nachweis für Verkäufe und getätigte Ausgaben. Daher gelten Belege als gültige Dokumente bei der Einreichung der Steuererklärung. Darüber hinaus sind Unternehmen normalerweise je nach Steuersystem dazu verpflichtet, Belege für die Buchführung auszustellen und aufzubewahren.

Das Recht, einen Beleg zu verlangen, und die Pflicht, einen solchen auszustellen

Wenn eine Kundin oder ein Kunde (Käufer/in) einen Beleg verlangt, muss die Verkäuferin oder der Verkäufer diesen grundsätzlich bereitstellen. Grund dafür ist, dass nach dem japanischen Zivilgesetzbuch der Grundsatz der „gleichzeitigen Erfüllung“ gilt, wenn die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen und der Erhalt der Zahlung gleichzeitig erfolgen.

Gemäß Artikel 486 des japanischen Zivilgesetzbuches kann „eine Person, die eine Verpflichtung erfüllt, von der Person, die eine Leistung annimmt, verlangen, dass sie für die Leistung eine Empfangsbestätigung ausstellt“. Die Partei, die eine Zahlung leistet, hat also das Recht, von der Partei, die die Zahlung erhält, eine Empfangsbestätigung einzufordern – mit anderen Worten: einen Beleg. Ein Unternehmen, das von einer Kundin oder einem Kunden aufgefordert wird, einen Beleg auszustellen, muss dieser Aufforderung nachkommen. Beachten Sie, dass ein Beleg auch in elektronischer Form statt in Papierform ausgestellt werden kann.

Artikel 533 des Zivilgesetzbuches („Recht auf gleichzeitige Erfüllung“) erlaubt es Käufern/Käuferinnen, einen Beleg als Gegenleistung für eine Zahlung zu verlangen. Wenn die Verkäuferin oder der Verkäufer nicht bereit ist, einen Beleg auszustellen, können Käufer/innen die Zahlung verweigern.

Vermeidung von Zuvielzahlungen und doppelter Rechnungsstellung

Mit der Aufbewahrung von Belegen kann das Risiko von Streitigkeiten darüber vermieden werden, ob eine Zahlung erfolgt ist oder nicht. Zudem können Fehler wie Zuvielzahlungen und doppelte Rechnungen vermieden werden. Wenn ein solches Problem tatsächlich auftritt, müssen beide Parteien unter Umständen mehr Zeit und Aufwand für Aufgaben wie die Überprüfung des Problems und die Neuausstellung von Rechnungen aufwenden. Zur Vermeidung derartiger Probleme sollten Sie es sich zur Gewohnheit machen, wann immer möglich zum Zeitpunkt der Zahlung einen Beleg anzufordern.　

Unterschiede zwischen Belegen (ryoshusho) und einer Empfangsbestätigung (ryoshushō)

Der japanische Begriff „ryoshu“ bezeichnet den Vorgang des Zahlungsempfangs. Die Begriffe „ryoshusho“ (Beleg) und „ryoshushō“ (Empfangsbestätigung) sind austauschbar. Es gibt keinen eindeutigen Unterschied in ihren Definitionen. Obwohl es leichte Bedeutungsunterschiede in der letzten Silbe dieser beiden japanischen Wörter gibt („sho“ (Dokument) und „shō“ (Bescheinigung)), ergeben sich daraus keine Unterschiede in den steuerlichen Auswirkungen.

So sind sowohl „ryoshusho“ als auch „ryoshushō“ nach dem Zivilgesetzbuch als Arten von „Annahmebestätigungen“ anerkannt. Mit diesen Beweisdokumenten wird belegt, dass die Partei, die eine Zahlung angenommen hat, diese von der zahlenden Partei erhalten hat.

In einer Übersicht über Belege über Zahlungen oder Wertpapiere im Rahmen des Gesetzes über die Stempelsteuer verwendet die japanische Steuerbehörde „ryoshusho“ als allgemeine Bezeichnung für Belege, die der Stempelsteuer unterliegen. Dazu gehören Empfangsbestätigungen, Kaufbelege und Empfangsbescheinigungen.

Unterschiede zwischen Belegen und Kassenbons

Das japanische Wort für „Kassenbon“ wird wie „Beleg“ ausgesprochen. Es ist jedoch ein Fremdwort, das eigentlich, wie hier angegeben, „Kassenbon“ bedeutet. Dieser japanische Begriff hat üblicherweise eine etwas andere Bedeutung als ein Beleg.

Kassenbons werden täglich verwendet. Sie werden in Geschäften, Supermärkten, Restaurants und anderen Verkaufsstellen automatisch von den Kassen ausgedruckt und dienen als Beleg für den Erhalt von Waren und Dienstleistungen. Kassenbons enthalten Transaktionsdetails wie die Zahlungsmethode (Bargeld, Kreditkarte usw.) und das vom Kassenpersonal zurückgegebene Wechselgeld.

Wie bereits erwähnt, ist „Beleg“ eine allgemeine Bezeichnung für ein Dokument, das den Erhalt einer Zahlung nachweist. Ein Kassenbon ist ebenfalls eine Art von Beweisdokument. Er wird daher als Dokument anerkannt, das die Funktion eines Belegs erfüllt, solange er das Datum des Belegs, den Betrag der Transaktion, die ausstellende Partei und die Bestätigung des Zahlungseingangs aufführt.

Da sowohl Belege als auch Kassenbons als „Empfangsbestätigungen“ gelten, die den Erhalt von Zahlungen nachweisen, ist es nicht immer notwendig, sich einen Beleg anstelle eines Kassenbons ausstellen zu lassen. (In einigen Unternehmen werden jedoch keine Kassenbons akzeptiert.)

Beachten Sie, dass normale Kassenbons, die in Lebensmittelgeschäften, Supermärkten und ähnlichen Geschäften ausgestellt werden, weder den persönlichen Namen noch den Firmennamen der Partei enthalten, die eine Zahlung geleistet hat. Sie können daher nicht als Dokument für die Steuererklärung gelten. Aus diesem Grund ist darauf zu achten, dass man ein gültiges Dokument erhält.

Support für qualifizierte Rechnungen

Das Rechnungssystem („Invoice System“) wurde am 1. Oktober 2023 ins Leben gerufen. Dieses System ermöglicht Gutschriften von Verbrauchssteuern. Wenn ein Unternehmen einen Beleg als qualifizierte Rechnung ausstellt, muss dieser Beleg die in diesem System geltenden Anforderungen an eine qualifizierte Rechnung erfüllen.

Die qualifizierte Rechnung muss außerdem Informationen wie die Registrierungsnummer des Ausstellers der qualifizierten Rechnung sowie Informationen über die nach den einzelnen Steuersätzen klassifizierte Verbrauchssteuer enthalten. Daher muss die Handhabung von Belegen im Rechnungssystem im Voraus überprüft werden.

Weitere Einzelheiten finden Sie in der Übersicht über die Methoden zur Aufbewahrung qualifizierter Rechnungen der japanischen Steuerbehörde.

Erstellung von Belegen Handhabung von Steuermarken

Es müssen keine im Handel erhältlichen Belegformulare oder sonstige vorgegebene Vorlagen verwendet werden. Solange der Beleg im richtigen Format vorliegt und genaue Informationen enthält, können sogar Belege verwendet werden, die Sie mit einer Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungssoftware selbst erstellt haben. Die japanische Steuerbehörde gibt folgende Anweisungen für die Erstellung eines Belegs:

Erstellung von Belegen

• Betreff
  Richten Sie den Betreff oben mittig aus und schreiben Sie „Beleg“ oder "領収書", um deutlich darauf hinzuweisen, dass es sich bei dem Dokument um einen Beleg handelt.

• Datum
  Geben Sie das Datum an, an dem die Transaktion durch den tatsächlichen Zahlungseingang abgeschlossen wurde. Wenn die Waren zuerst geliefert wurden und die Zahlung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt ist, ist auf dem Beleg das Datum einzutragen, an dem der Zahlungseingang tatsächlich stattfand. Sie können entweder das westliche oder das japanische Kalenderformat verwenden. Beim westlichen Kalenderformat dürfen jedoch keine Ziffern weggelassen werden. Geben Sie zum Beispiel nicht „24“ an, sondern „2024“.

• Betrag
  Als Betrag geben Sie den tatsächlich erhaltenen Verkaufsbetrag ein, einschließlich Steuern. Teilen Sie diesen Betrag außerdem in den Betrag vor Steuern und die Verbrauchssteuer auf und tragen Sie diese in einer Spalte mit der Überschrift „Aufschlüsselung“ oder „内訳“ ein. Um Fälschungen zu vermeiden, schreiben Sie das Währungssymbol (¥) an den Anfang der Zahl und ziehen einen waagerechten Strich (–) ans Ende. Fügen Sie bei der Zahl einen Punkt (.) ein, um die Tausender zu trennen (z. B. ¥1.000.000–).

• Beschreibung
  Geben Sie in der Beschreibung klar und deutlich an, um welche Artikel oder Dienstleistungen es sich handelt. Vermeiden Sie allgemeine Begriffe, wie z. B. „Gebühren für Waren“. Wenn Sie solche Begriffe verwenden, ist der Verwendungszweck unklar und wird bei einer Steuerprüfung möglicherweise nicht als Ausgabe anerkannt. Zwei Beispiele für angemessene Begriffe sind „Schreibwaren für Büroarbeiten“ oder „Ausgaben für die Teilnahme an einer Ausstellung“. Wenn die Artikel für eine kurze Beschreibung zu umfangreich sind, können Sie dem Beleg eine detaillierte Aufstellung oder einen Lieferschein mit einem Betrag beifügen, der dem Gesamtbetrag entspricht. Denken Sie daran, dass Sie bei Produkten, die dem ermäßigten Steuersatz unterliegen, deutlich darauf hinweisen müssen (z. B. * zugelassen für ermäßigten Steuersatz).

• Name
  Bevor Sie den Namen auf den Beleg schreiben, vergewissern Sie sich bei der Käuferin oder dem Käufer, dass Sie den korrekten persönlichen Namen, den Unternehmensnamen, den offiziellen Namen der Organisation usw. kennen. In Japan ist es gängige Geschäftspraxis, lediglich „上様“ oder „Sehr geehrter Kunde/sehr geehrte Kundin“ auf einen Beleg zu schreiben. Allerdings wird durch die Verwendung dieses Begriffs allein nicht klar, wer tatsächlich bezahlt hat. Belege, auf denen der Name nicht eindeutig angegeben ist, laufen Gefahr, bei einer Steuerprüfung als ungültig angesehen zu werden. Daher ist es wichtig, den Zweck des Belegs und dessen Rolle in Steuerangelegenheiten zu kennen, bevor Sie entscheiden, ob Sie lediglich „上様“ schreiben. Wenn Sie außerdem „株式会社“ oder „Co., Ltd.“ schreiben, müssen Sie darauf achten, dass dies an der richtigen Stelle steht – entweder vor oder nach dem Unternehmensnamen. Verwenden Sie nicht „株“, die Abkürzung für „株式会社“.

• Name des Ausstellers
  Geben Sie den offiziellen Namen und die Adresse des Unternehmens an, das den Beleg ausstellt, so z. B. den Namen des Ladengeschäfts oder den Unternehmensnamen. Nennen Sie zusätzlich zum offiziellen Namen auch eine Telefonnummer für die Kontaktaufnahme. Im Allgemeinen ist es üblich, ein Siegel über dem Namen des Ausstellers anzubringen, um Fälschungen und andere Arten von Betrug zu verhindern. Es besteht jedoch keine gesetzliche Verpflichtung, ein Siegel anzubringen. Beachten Sie, dass Sie bei der Ausstellung eines Belegs im Rahmen des bereits erwähnten Rechnungssystems die Registrierungsnummer des Rechnungssystems eingeben müssen.

• Aufschlüsselung
  Normalerweise müssen Sie in einer Aufschlüsselungsspalte den Gesamtbetrag für die jeweiligen Steuersätze von 8 % oder 10 % angeben. Sie können die Beträge mit dem Vermerk „Steuer enthalten“ oder „Steuer nicht enthalten“ versehen. Eine Aufschlüsselung des Transaktionsbetrags kann bei Bedarf separat aufgeführt werden. Seit Einführung des Rechnungssystems müssen Sie in den Einträgen auf qualifizierten Rechnungen jeden anwendbaren qualifizierten Steuersatz (%) sowie den Gesamtbetrag der Verbrauchssteuer angeben, aufgeschlüsselt nach den jeweiligen Steuersätzen. Beispiele für ausgefüllte qualifizierte Rechnungen und Hinweise zum Ausfüllen finden Sie in der Übersicht der Nationalen Steuerbehörde über die Methoden zur Aufbewahrung qualifizierter Rechnungen.

Bei der Erstellung von Belegen ist es hilfreich, über eine individuell anpassbare Vorlage für Belege oder ein Online-Tool zu verfügen, das die automatische Erstellung von Belegen ermöglicht. Kombinierte Zahlungslösungen – wie z. B. Stripe Payments, das mehrere Zahlungsmethoden verwalten kann – können Ihre Geschäftsabläufe optimieren und effizienter machen.

Steuermarken

Eine Steuermarke ist ein von der japanischen Regierung ausgegebener Beleg. Mit der Steuermarke wird die Stempelsteuer entrichtet. Hierfür wird die Marke direkt auf steuerpflichtige Dokumente geklebt.

Bei Verkäufen von 50.000 ¥ oder mehr ohne Steuer muss auf dem Beleg die erforderliche Steuermarke aufgebracht und anschließend mit einem Stempel entwertet werden. Die Menge der benötigten Steuermarken variiert je nach Höhe der erhaltenen Zahlung. Beträgt die Summe zum Beispiel 50.000 ¥ oder mehr, aber nicht mehr als 1 Mio. ¥, benötigen Sie Steuermarken im Wert von 200 ¥. Liegt der Betrag zwischen 1 Mio. und 2 Mio. ¥, benötigen Sie Steuermarken im Wert von 400 ¥.

Andererseits sind Beträge unter 50.000 ¥ ohne Steuer (bis zu 49.999 ¥) nicht steuerpflichtig, sodass keine Steuermarke auf dem Beleg angebracht werden muss. Daher ist es wichtig, dass der Preis ohne Steuer und der Verbrauchssteuerbetrag auf dem Beleg klar aufgeschlüsselt sind.

Neben Belegen für Beträge unter 50.000 ¥ (ohne Steuern) gibt es weitere Fälle, in denen keine Steuermarken erforderlich sind. So sind beispielsweise für elektronische Belege keine Steuermarken erforderlich, da die Stempelsteuer nur für Papierdokumente gilt. Darüber hinaus müssen Sie keine Stempelsteuer zahlen, wenn Sie den Originalbeleg in elektronischer Form speichern und dann eine Kopie des Belegs auf Papier ausdrucken. Außerdem ist bei Zahlung per Kreditkarte keine Stempelsteuer erforderlich, da kein Beleg für Bargeld vorliegt. In diesem Fall muss auf dem Beleg deutlich der Hinweis „Zahlung mit Kreditkarte“ stehen.

Bei Steuerprüfungen wird kontrolliert, ob auf den betreffenden Belegen eine Steuermarke angebracht wurde. Ist für einen Beleg eine Steuermarke erforderlich und Sie haben es versäumt, eine solche anzubringen, so müssen Sie eine Säumnissteuer in Höhe des Dreifachen der Stempelsteuer zahlen, die Sie hätten zahlen müssen. Achten Sie also darauf, die erforderlichen Steuermarken anzubringen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

F: Kann ich einen Kassenbon und einen Beleg zusammen abgeben?
A: Wenn Sie einen Kassenbon zusammen mit einem Beleg abgeben, besteht das Risiko, dass eine Zahlung für dieselbe Transaktion zweimal abgerechnet wird. Dadurch kann es zu Fehlern oder Betrug kommen, z. B. durch Doppelerfassung von Ausgaben. Um eine präzise Buchführung zu gewährleisten, sollten Sie Kassenbon und Beleg nicht gleichzeitig abgeben. Geben Sie stattdessen nur eine Art von Beweisdokument ab.

F: Kann ich einen Beleg als qualifizierte Rechnung ausstellen?
A: Um einen Beleg als qualifizierte Rechnung ausstellen zu können, muss er die Anforderungen des Rechnungssystems erfüllen. Daher ist es wichtig, dass Sie sich vor der Ausstellung des Belegs eingehend mit den erforderlichen Informationen befassen. Um einen Beleg als qualifizierte Rechnung ausstellen zu können, muss Ihr Unternehmen außerdem im Voraus im Rechnungssystem registriert werden. Weitere Informationen finden Sie unter „Support für qualifizierte Rechnungen“ in diesem Artikel.

F: Kann ein Kassenbon anstelle eines Belegs verwendet werden?
A: Wie bereits erwähnt, ist der Name nicht auf einem Kassenbon aufgedruckt, weshalb sie nicht als gültige Dokumente für die Steuererklärung gelten. Allerdings wird ein Kassenbon, genau wie ein Beleg, als „Empfangsbestätigung“ anerkannt, die den Erhalt von Geldmitteln beweist. Belege, die von Registrierkassen in Supermärkten, Restaurants und ähnlichen Einrichtungen ausgestellt werden, enthalten eine Liste der gekauften Artikel und Details zu den Transaktionen. Aus diesem Grund werden Kassenbons manchmal als effektiver angesehen als Belege. Bei Ausgaben, die beispielsweise während einer Geschäftsreise getätigt wurden, kann ein Kassenbon, auf dem die Einzelheiten eindeutig aufgeführt sind, die spätere Erstattung der Ausgaben erleichtern. Auf der anderen Seite kann ein Kassenbon problematisch sein, weil aus ihm nicht hervorgeht, wer den Kauf getätigt hat. Prüfen Sie in solchen Fällen unbedingt die internen Bestimmungen des Unternehmens, bevor Sie eine Geschäftsreise antreten.