Un reçu est un document justificatif important délivré par un vendeur pour prouver que le paiement a été reçu lors d'une transaction financière. Les entreprises qui fournissent des biens et des services émettent des reçus et les remettent à l'acheteur en contrepartie de l'argent reçu. Au Japon, certains pourraient se demander quelle est la différence entre le sens du mot « 領収書 » (« reçu » ou « ryoshusho ») et « レシート » (« ticket de caisse ») ou « 領収証 » (« accusé de réception » ou « ryoshushō »).

Dans cet article, vous trouverez des informations de base sur les reçus au Japon, notamment comment les créer correctement et les précautions à prendre pour apposer les timbres fiscaux.

 Que contient cet article?

• Connaissances de base sur les reçus
  
• Comment créer un reçu? Comment gérer les timbres fiscaux?
  
• Foire aux questions (Q&R)
  

Connaissances de base sur les reçus

Les reçus sont émis pour prouver que l'acheteur a payé le vendeur pour un produit ou un service, et pour prouver que le bénéficiaire a reçu le paiement du payeur. Que vous soyez l'acheteur ou le vendeur dans une transaction, les reçus sont importants pour vous car ils servent de documents comptables fournissant la preuve de la réception, et ils sont également requis pour déclarer et payer vos impôts.

Normalement, un reçu comprend les noms personnels ou les noms des entreprises de la partie qui reçoit le paiement et de la partie qui effectue le paiement, la date de la transaction, le montant, une description et une ventilation du montant. Nous expliquerons cela plus en détail plus loin dans cet article.

Pourquoi les reçus sont-ils nécessaires?

Explorons les raisons pour lesquelles les reçus sont nécessaires pour les transactions financières.

Déclarations fiscales

Un reçu sert de preuve objective des ventes et des paiements des dépenses. Par conséquent, les reçus sont considérés comme des documents valables à titre de pièces justificatives lors de la déclaration finale des revenus et de la déclaration fiscale. De plus, les entreprises sont normalement tenues d'émettre et de conserver des reçus à des fins comptables dans le cadre des différents régimes fiscaux.

Le droit de demander un reçu et l'obligation d'en délivrer un

En principe, lorsqu'un client (acheteur) demande un reçu, le vendeur doit y répondre en en émettant un et en le remettant à l'acheteur. En effet, le principe de « l'exécution simultanée » prévu par le Code civil japonais s'applique lorsque la livraison des biens ou la prestation des services et la réception du paiement sont effectuées simultanément.

Selon l'article 486 du Code civil japonais, « une personne qui exécute une obligation peut demander à la personne qui accepte l'exécution de délivrer un accusé de réception en échange de l'exécution ». Ainsi, la partie qui effectue un paiement a le droit de demander à la partie qui reçoit le paiement un accusé de réception, c'est-à-dire un reçu. Et une entreprise qui reçoit d'un client une demande de reçu est tenue d'en délivrer un. Il convient de noter qu'un reçu peut également être fourni sous forme de données électroniques plutôt que sous forme papier.

L'article 533 du Code civil (défense de l'exécution simultanée) permet à l'acheteur d'exiger un reçu en contrepartie du paiement. Par conséquent, si le vendeur refuse de délivrer un reçu, l'acheteur peut refuser le paiement.

Prévention des trop-perçus et des doubles facturations

La conservation des reçus permet d'éviter les litiges concernant le paiement et de réduire les erreurs telles que les paiements excédentaires et les doubles facturations. Si un tel problème survient, les deux parties peuvent être amenées à consacrer davantage de temps et d'efforts à des tâches telles que l'examen du problème et la réémission des factures. Pour éviter ce genre de désagréments, prenez l'habitude de demander un reçu au moment du paiement, dans la mesure du possible.　

Différence entre un reçu (ryoshusho) et un accusé de réception (ryoshushō)

Le mot japonais « ryoshu » désigne l'action de recevoir de l'argent. Les termes « ryoshusho » (reçu) et « ryoshushō » (accusé de réception) sont essentiellement utilisés de manière interchangeable, et il n'y a pas de différence claire entre leurs définitions. Bien qu'il existe de légères différences de sens dans la dernière syllabe de ces deux mots japonais (« sho » (document) et « shō » (certificat)), elles n'impliquent aucune différence en matière fiscale.

Ainsi, tant le ryoshusho que le ryoshushō sont reconnus comme des types de « reconnaissances d'acceptation » au sens du Code civil, servant de documents probants qui prouvent que la partie qui a accepté l'argent a « reçu » l'argent de la partie qui a effectué le paiement.

Dans un aperçu des reçus pour les fonds ou les titres en vertu de la loi sur le droit de timbre, l'Agence nationale japonaise des impôts utilise le terme « ryoshusho » comme terme général pour désigner les documents probatoires soumis au droit de timbre. Cela comprend les accusés de réception, les tickets de caisse et les certificats d'acceptation.

Différences entre un reçu et un ticket de caisse

Le mot japonais pour « ticket de caisse » se prononce « reçu », mais il s'agit d'un mot étranger qui signifie en réalité, comme indiqué ici, « ticket de caisse ». Ce mot japonais, tel qu'il est couramment interprété, a une signification légèrement différente de celle d'un reçu.

Les tickets de caisse sont utilisés quotidiennement. Ils sont automatiquement imprimés par les caisses enregistreuses dans les magasins de proximité, les supermarchés, les restaurants et autres lieux, et servent de justificatifs d'achat de biens et de services. Les tickets de caisse comprennent les détails de la transaction, tels que le mode de paiement (espèces, carte de crédit, etc.) et la monnaie rendue par le caissier.

Comme indiqué précédemment, un reçu est un terme général désignant un document qui prouve qu'un paiement a été effectué. Un ticket de caisse est également un type de document de preuve. Il peut donc être considéré comme un document remplissant la fonction d'un reçu, à condition qu'il mentionne la date de réception, le montant de la transaction, la partie qui a émis le ticket de caisse et la confirmation du fait que la réception de l'argent a bien eu lieu.

Étant donné que les reçus et les tickets de caisse sont tous deux valables en tant que « reconnaissances d'acceptation » attestant la réception de l'argent, il n'est pas toujours nécessaire d'obtenir un reçu à la place d'un ticket de caisse. (Cependant, certaines entreprises ont pour politique comptable de ne pas accepter les tickets de caisse.)

Veuillez noter que les tickets de caisse ordinaires délivrés dans les magasins de proximité, les supermarchés et autres établissements similaires ne mentionnent pas le nom personnel ou le nom de l'entreprise de la partie qui a effectué le paiement. Ils ne constituent donc pas des documents valables pour la déclaration fiscale. Il est donc important d'obtenir un document qui sera considéré comme approprié.

Prise en charge des factures admissibles

Le 1er octobre 2023, le système de facturation a été mis en place. Ce système permet d'obtenir des crédits d'impôt sur les achats au titre de la taxe à la consommation. Lorsqu'une entreprise émet un reçu sous forme de facture admissible, ce reçu doit satisfaire aux exigences relatives aux factures admissibles spécifiées dans le cadre de ce système.

La facture admissible doit également inclure des informations telles que le numéro d'enregistrement de l'émetteur de la facture admissible, tel que spécifié par le système de facturation, ainsi que des informations sur la taxe à la consommation classées par taux d'imposition. Il est donc important de vérifier à l'avance le traitement des reçus dans le système de facturation.

Pour plus de détails, reportez-vous à l’aperçu des méthodes de conservation des factures qualifiées de l’Agence nationale des impôts.

Comment créer un reçu? Comment gérer les timbres fiscaux?

Il n'est pas nécessaire d'utiliser des formulaires de reçu disponibles dans le commerce ou des modèles prédéfinis. Tant que le reçu respecte le format correct et contient des informations exactes, vous pouvez même utiliser des reçus créés à partir de zéro à l'aide d'un tableur ou d'un logiciel de traitement de texte. L'Agence nationale des impôts donne les instructions suivantes pour créer un reçu :

Comment préparer un reçu?

• Comment rédiger le titre?
  Alignez le titre en haut au centre et inscrivez « Reçu » ou « 領収書 » afin d'indiquer clairement qu'il s'agit d'un reçu.

• Comment rédiger la date?
  Indiquez la date à laquelle la transaction a été conclue par la réception effective du paiement. Si les marchandises ont été livrées en premier et que le paiement a été effectué à une date ultérieure, la date saisie sur le reçu est la date à laquelle le paiement et la réception de l'argent ont été effectivement effectués. Vous pouvez utiliser le format de calendrier occidental ou japonais. Cependant, pour le format de calendrier occidental, il n'est pas acceptable d'omettre des chiffres. Par exemple, ne saisissez pas « 24 » à la place de « 2024 ».

• Comment rédiger le montant?
  Pour le montant, indiquez le montant réel des ventes que vous avez reçu, taxes comprises. De plus, décomposez ce montant en montant hors taxes et taxe à la consommation, et inscrivez-les dans une colonne intitulée « Décomposition » ou « 内訳 ». Afin d'éviter toute falsification, inscrivez le symbole monétaire (¥) à la fin du chiffre et tracez une ligne horizontale (—) à la fin; pour le chiffre, insérez une espace insécable pour séparer chaque groupe de trois chiffres (par exemple, 1 000 000 ¥—).

• Comment rédiger une description
  Pour la description, indiquez clairement et concrètement les articles ou les services. Évitez d'utiliser des termes trop généraux, tels que « frais pour marchandises ». Lorsque vous utilisez de tels termes, l'objectif de l'utilisation n'est pas clair et peut ne pas être reconnu comme une dépense lors d'un contrôle fiscal. Voici deux exemples de termes appropriés : « frais de papeterie pour le travail de bureau » ou « frais de participation à une exposition ». Si les articles sont trop complexes pour être décrits de manière concise, vous pouvez joindre au reçu un relevé détaillé ou un bon de livraison dont le montant correspond au montant total. N'oubliez pas que si vous incluez des produits soumis au taux de taxe réduit, vous devrez l'indiquer clairement (par exemple, *admissible au taux de taxe réduit).

• Comment rédiger le nom?
  Avant d'inscrire le nom sur le reçu, vérifiez auprès de l'acheteur (client) que vous connaissez bien son nom personnel, le nom de son entreprise, le nom officiel de l'organisation, etc. Au Japon, il arrive que seuls les termes « 上様 » (Kamisama) ou « Honored Customer » (Cher Client) soient inscrits sur un reçu. Cependant, l'utilisation de ce terme seul ne permet pas d'identifier clairement qui a réellement effectué le paiement. Les reçus qui n'indiquent pas clairement le nom risquent d'être considérés comme non valables lors d'un contrôle fiscal. Il est donc important de comprendre l'objectif du reçu et son rôle en matière fiscale avant de décider d'inscrire simplement « 上様 ». De plus, si vous inscrivez « 株式会社 » ou « Co., Ltd. », veillez à le faire à l'endroit approprié, soit avant, soit après le nom commercial. N'utilisez pas « 株 », l'abréviation de « 株式会社 ».

• Comment rédiger le nom de l’émetteur?
  Indiquez le nom officiel et l'adresse de votre entreprise délivrant le reçu, tels que le nom du magasin ou le nom de l'entreprise. En plus du nom officiel, indiquez également un numéro de téléphone pour le contact principal. En général, il est d'usage d'apposer un cachet sur le nom de l'émetteur afin d'éviter toute falsification ou autre type de fraude. Cependant, il n'y a aucune obligation légale d'apposer un cachet. Notez que lorsque vous émettez un reçu dans le cadre du système de facturation mentionné précédemment, vous devrez saisir le numéro d'enregistrement du système de facturation.

• Comment rédiger les détails?
  Normalement, dans une colonne de détail, vous devez inscrire le montant total correspondant aux taux d'imposition respectifs de 8 % ou 10 %. Vous pouvez annoter les montants en indiquant « toute taxe comprise » ou « hors taxe ». Des détails du montant de la transaction peuvent être indiqués séparément si nécessaire. Maintenant que le système de facturation a été mis en place, il est nécessaire d'indiquer chaque taux d'imposition applicable (%) et le montant total de la taxe à la consommation classé par taux d'imposition dans les entrées des factures qualifiées. Pour des exemples de factures admissibles remplies et des instructions sur la manière de les remplir, veuillez vous référer à la présentation des méthodes de conservation des factures qualifiées de l'Agence nationale des impôts.

Lors de la création de reçus, il est utile de disposer d'un modèle de reçu personnalisable ou d'un outil en ligne permettant la génération automatique de reçus. Les solutions de paiement combinées, telles que Stripe Payments, qui peuvent gérer plusieurs modes de paiement, peuvent rationaliser vos opérations commerciales et les rendre plus efficaces.

Timbres fiscaux

Un timbre fiscal est un coupon émis par le gouvernement japonais. Il sert à payer la taxe sur les timbres en l'apposant directement sur les documents imposables.

Pour les ventes d'un montant supérieur ou égal à 50 000 ¥ hors taxes, le reçu doit être muni du timbre fiscal requis, puis marqué d'un cachet d'annulation. Le montant du timbre fiscal requis varie en fonction du montant du paiement reçu. Par exemple, si le montant est supérieur ou égal à 50 000 ¥ mais inférieur ou égal à 1 million ¥, vous aurez besoin de timbres fiscaux d'une valeur de 200 ¥. Si le montant est supérieur à 1 million ¥ mais inférieur ou égal à 2 millions ¥, vous aurez besoin de timbres fiscaux d'une valeur de 400 ¥.

En revanche, les montants inférieurs à 50 000 ¥ hors taxes (jusqu'à 49 999 ¥) ne sont pas imposables, il n'est donc pas nécessaire d'apposer un timbre fiscal sur le reçu. Il est donc important que le prix hors taxes et le montant de la taxe à la consommation soient clairement indiqués sur le reçu.

Outre les reçus pour les articles d'une valeur inférieure à 50 000 ¥ (hors taxes), il existe d'autres cas dans lesquels les timbres fiscaux ne sont pas obligatoires. Par exemple, les timbres fiscaux ne sont pas obligatoires pour les reçus électroniques, car la taxe sur les timbres ne s'applique qu'aux documents papier. De plus, si vous enregistrez le reçu original sous forme de données électroniques et que vous en imprimez ensuite une copie sur papier, vous n'avez pas à payer la taxe sur les timbres. De même, lorsque le paiement est effectué par carte de crédit, la taxe sur les timbres n'est pas obligatoire, car il n'y a pas de réception effective d'argent liquide. Dans ce cas, le reçu doit clairement indiquer « paiement par carte de crédit ».

Les contrôles fiscaux vérifieront si un timbre fiscal a été apposé sur les reçus concernés. Si un reçu nécessite un timbre fiscal et que vous avez omis de l'apposer, vous devrez payer un arriéré d’impôt équivalent à trois fois le montant de la taxe qui aurait dû être payée. Veillez donc à apposer les timbres fiscaux requis.

Foire aux questions (Q&R)

Q : Puis-je remettre le ticket de caisse et le reçu au même moment?
R : La remise d'un ticket de caisse en même temps qu'un reçu crée le risque de régler deux fois le même paiement pour une même transaction. Cela peut entraîner des erreurs ou des fraudes, telles que le double comptage des dépenses. Pour garantir l'exactitude de la comptabilité, évitez de remettre un ticket de caisse et un reçu en même temps. Remettez plutôt un seul type de document justificatif.

Q : Puis-je émettre un reçu en tant que facture admissible?
R : Pour qu'un reçu puisse être émis en tant que facture admissible, il doit satisfaire aux exigences du système de facturation. Il est donc important d'approfondir votre compréhension des informations requises avant d'émettre le reçu. En outre, pour émettre un reçu en tant que facture admissible, votre entreprise doit être enregistrée à l'avance dans le système de facturation. Pour plus d'informations, consultez la section Prise en charge des factures éligibles dans cet article.

Q : Un ticket de caisse peut-il être utilisé à la place d'un reçu?
A: Comme mentionné ci-dessus, le nom n'est pas imprimé sur un ticket de caisse, ce qui signifie qu'il ne peut pas être utilisé comme document valide pour une déclaration fiscale. Cependant, tout comme un reçu, un ticket de caisse est reconnu comme une « preuve d'acceptation » qui atteste de la réception d'une somme d'argent. Les reçus émis par les caisses enregistreuses des supermarchés, restaurants et autres établissements similaires comprennent une liste des articles achetés et les informations relatives aux transactions. Les tickets de caisse sont donc parfois considérés comme plus efficaces que les reçus. Par exemple, dans le cas de dépenses engagées lors d'un voyage d'affaires, le fait de disposer d'un ticket de caisse contenant clairement les informations détaillées peut faciliter le remboursement ultérieur des dépenses. D'un autre côté, un ticket de caisse peut poser problème, car il n'identifie pas la personne qui a effectué l'achat. Dans ce cas, veillez à vérifier le règlement interne de l'entreprise avant de partir en voyage d'affaires.