Een ontvangstbewijs is een belangrijk bewijsstuk dat door een verkoper wordt afgegeven om aan te tonen dat er tijdens een financiële transactie een betaling is ontvangen. Bedrijven die goederen en diensten leveren, geven ontvangstbewijzen af en geven die aan de koper voor het geld dat ze als tegenprestatie hebben ontvangen. In Japan vragen sommigen zich misschien af wat het verschil is tussen de betekenis van het woord "領収書" ("ontvangstbewijs" of "ryoshusho") en "レシート" ("kassabon") of "領収証" ("bevestiging van ontvangst" of "ryoshushō").

Dit artikel geeft basisinformatie over ontvangstbewijzen in Japan, zoals hoe je ze goed maakt en waar je op moet letten bij het plakken van belastingszegels.

Wat staat er in dit artikel?

• Basisinfo over ontvangstbewijzen
  
• Hoe maak ik een ontvangstbewijs? Hoe ga ik om met zegels?
  
• Veelgestelde vragen (Q&A)
  

Basisinfo over ontvangstbewijzen

Ontvangstbewijzen worden uitgegeven om te laten zien dat de koper de verkoper heeft betaald voor een product of dienst, en om te laten zien dat de ontvanger de betaling van de betaler heeft gekregen. Of je nu de koper of verkoper bent in een transactie, ontvangstbewijzen zijn belangrijk voor je omdat ze dienen als boekhoudkundige documenten die bewijs leveren van ontvangst, en ze zijn ook nodig bij het indienen en betalen van belastingen.

Normaal gesproken bevat een ontvangstbewijs de persoonlijke namen of bedrijfsnamen van zowel de partij die de betaling ontvangt als de partij die de betaling verricht, de transactiedatum, het bedrag, een beschrijving en een specificatie van het bedrag. We zullen dit later in dit artikel nader toelichten.

Waarom zijn ontvangstbewijzen nodig?

Laten we eens kijken waarom ontvangstbewijzen nodig zijn voor financiële transacties.

Belastingaangifte

Een ontvangstbewijs is een objectief bewijs van verkopen en betalingen van uitgaven. Daarom worden ontvangstbewijzen gezien als geldige documenten als bewijsstukken bij het indienen van definitieve belastingaangiften en het rapporteren van belastingen. Bovendien moeten bedrijven normaal gesproken ontvangstbewijzen uitgeven en bewaren voor boekhoudkundige procedures onder de verschillende belastingstelsels.

Het recht om een ontvangstbewijs te vragen en de plicht om er een uit te geven

Als een klant (koper) om een bon vraagt, moet de verkoper er in principe een geven en aan de koper geven. Dit komt omdat het principe van "gelijktijdige uitvoering" uit het Japanse burgerlijk wetboek van toepassing is wanneer de levering van goederen of diensten en de ontvangst van de betaling tegelijkertijd plaatsvinden.

Volgens artikel 486 van het Japanse Burgerlijk Wetboek kan "een persoon die een verplichting nakomt, de persoon die de nakoming aanvaardt, verzoeken om een ontvangstbewijs af te geven in ruil voor de nakoming". De partij die een betaling verricht, heeft dus het recht om van de partij die de betaling ontvangt een ontvangstbevestiging te vragen, met andere woorden een ontvangstbewijs. En een bedrijf dat van een klant een verzoek om een ontvangstbewijs ontvangt, is verplicht om een ontvangstbewijs af te geven. Merk op dat een ontvangstbewijs ook in de vorm van elektronische gegevens kan worden verstrekt in plaats van op papier.

Artikel 533 van het Burgerlijk Wetboek (verdediging van gelijktijdige uitvoering) geeft een koper het recht om een ontvangstbewijs te vragen in ruil voor betaling. Als de verkoper niet akkoord gaat met het geven van een ontvangstbewijs, kan de koper dus weigeren te betalen.

Voorkomen van te hoge betalingen en dubbele facturering

Door ontvangstbewijzen te bewaren, kun je voorkomen dat er ruzie ontstaat over of je wel of niet betaald hebt, en kun je fouten zoals te veel betalen of dubbele facturen verminderen. Als er toch zo'n probleem is, moeten beide partijen misschien meer tijd en moeite steken in elementen zoals het onderzoeken van het probleem en het opnieuw versturen van facturen. Om dit soort gedoe te vermijden, moet je er gewoon van maken om bij het betalen altijd een ontvangstbewijs te vragen.　

Verschil tussen een ontvangstbewijs (ryoshusho) en een bevestiging van ontvangst (ryoshushō)

Het Japanse woord "ryoshu" betekent dat je geld ontvangt. De termen 'ryoshusho' (ontvangstbewijs) en 'ryoshushō' (bevestiging van ontvangst) worden eigenlijk door elkaar gebruikt en er is geen duidelijk verschil in hun betekenis. Hoewel er kleine verschillen zijn in de betekenis van de laatste lettergreep van deze twee Japanse woorden ('sho' (document) en 'shō' (certificaat)), hebben ze geen invloed op de fiscale gevolgen.

Zowel ryoshusho als ryoshushō worden dus erkend als soorten "bevestigingen van aanvaarding" onder het Burgerlijk Wetboek en dienen als bewijsstukken die aantonen dat de partij die het geld heeft aanvaard, het geld heeft "ontvangen" van de partij die de betaling heeft verricht.

In een overzicht van ontvangstbewijzen voor geld of effecten volgens de Zegelwet gebruikt de Japanse nationale belastingdienst "ryoshusho" als algemene term voor bewijsstukken die onderworpen zijn aan zegelrecht. Dit omvat ontvangstbewijzen, kassabonnen en acceptatiecertificaten.

Verschillen tussen een ontvangstbewijs en een kassabon

Het Japanse woord voor 'kassabon' wordt uitgesproken als 'receipt', maar het is een buitenlands woord dat eigenlijk, zoals hier vermeld, 'kassabon' betekent. Dit Japanse woord, zoals het gewoonlijk wordt geïnterpreteerd, heeft een iets andere betekenis dan een ontvangstbewijs.

kassabonnen worden dagelijks gebruikt. Ze worden automatisch afgedrukt door kassa's in buurtwinkels, supermarkten, restaurants en andere plaatsen, en ze worden gebruikt als bewijs van aankoop van goederen en diensten. kassabonnen bevatten transactiegegevens zoals de betaalmethode (contant, creditcard, enz.) en het wisselgeld dat door de kassamedewerker wordt teruggegeven.

Zoals eerder gezegd is een bon een algemene term voor een document dat laat zien dat er betaald is. Een kassabon is ook een soort bewijsdocument, dus het kan worden gezien als een document dat de functie van een bon vervult, zolang het de ontvangstdatum, het transactiebedrag, de partij die de kassabon heeft afgegeven en de bevestiging dat het geld is ontvangen, vermeldt.

Aangezien zowel ontvangstbewijzen als kassabonnen geldig zijn als "bevestiging van ontvangst" die de ontvangst van geld bewijzen, is het niet altijd nodig om een ontvangstbewijs te vragen in plaats van een kassabon. (Bij sommige bedrijven is het echter het beleid om geen kassabonnen te accepteren.)

Let op: gewone kassabonnen die je bij buurtwinkels, supermarkten en dergelijke krijgt, hebben meestal geen naam of bedrijfsnaam van degene die betaald heeft en zijn daarom niet goed genoeg om te gebruiken voor je belastingaangifte. Het is dus belangrijk om een document te krijgen dat wel goed genoeg is.

Ondersteuning voor gekwalificeerde facturen

Op 1 oktober 2023 is het Factuursysteem van start gegaan. Dit systeem maakt aftrek van omzetbelasting mogelijk. Wanneer een bedrijf een bon uitgeeft als gekwalificeerde factuur, moet die bon voldoen aan de eisen voor een gekwalificeerde factuur zoals gespecificeerd in dit systeem.

De gekwalificeerde factuur moet ook info bevatten zoals het registratienummer van de gekwalificeerde factuuruitgever, zoals bepaald door het factuursysteem, en info over de verbruiksbelasting, ingedeeld naar belastingtarief. Het is dus belangrijk om van tevoren te controleren hoe ontvangstbewijzen in het factuursysteem worden behandeld.

Voor meer info, controleer het overzicht van methoden voor het bewaren van gekwalificeerde facturen van de Nationale Belastingdienst.

Hoe maak ik een bon? Hoe ga ik om met zegels?

Je hoeft geen kant-en-klare bonnenformulieren of sjablonen te gebruiken. Zolang de bon maar de juiste indeling heeft en de juiste info bevat, kun je zelfs ontvangstbewijzen gebruiken die je helemaal zelf hebt gemaakt met spreadsheet- of tekstverwerkingssoftware. De Nationale Belastingdienst geeft de volgende instructies voor het maken van een bon:

Hoe maak je een ontvangstbewijs

• Hoe schrijf je de titel
  Zet de titel in het midden bovenaan en schrijf 'Receipt' of '領収書' om duidelijk te maken dat het om een ontvangstbewijs gaat.

• Hoe schrijf je de datum
  Zet de datum waarop de transactie echt is afgerond door de betaling te ontvangen. Als de goederen eerst zijn geleverd en de betaling later is gedaan, is de datum op de bon de datum waarop de betaling en ontvangst van het geld echt zijn afgerond. Je kunt de westerse of Japanse kalenderindeling gebruiken. Bij de westerse kalenderindeling mag je echter geen cijfers weglaten. Zet bijvoorbeeld niet '24' in plaats van '2024'.

• Hoe schrijf je het bedrag
  Voor het bedrag vul je het echte verkoopbedrag in dat je hebt gekregen, inclusief belasting. Deel dat bedrag ook op in het bedrag zonder belasting en de verbruiksbelasting, en vul die bedragen in de kolom 'Breakdown' of '内訳' in. Om vervalsing te voorkomen, zet je het valutasymbool (¥) aan het begin van het bedrag en trek je een horizontale streep (—) aan het einde. Voeg voor het bedrag een komma (,) toe om elke drie cijfers te scheiden (bijv. ¥1.000.000—).

• Hoe schrijf je een beschrijving
  Geef in de beschrijving duidelijk en concreet aan om welke artikelen of diensten het gaat. Gebruik geen termen met een te brede betekenis, zoals 'kosten voor goederen'. Als je zulke termen gebruikt, is het doel van het gebruik onduidelijk en wordt het bij een belastingcontrole mogelijk niet als uitgave erkend. Twee voorbeelden van geschikte termen zijn 'kantoorbenodigdheden voor kantoorwerk' of 'kosten voor deelname aan een beurs'. Als de artikelen te complex zijn om beknopt te beschrijven, kun je bij de bon een gedetailleerde specificatie of leveringsbon voegen met een bedrag dat overeenkomt met het totale bedrag. Houd er rekening mee dat als je producten opneemt die onder het verlaagde belastingtarief vallen, je dat duidelijk moet vermelden (bijvoorbeeld *in aanmerking voor verlaagd belastingtarief).

• Hoe schrijf je de naam
  Voordat je de naam op de bon schrijft, controleer je even met de koper of je de juiste persoonlijke naam, bedrijfsnaam, officiële naam van de organisatie, enz. hebt. In Japan is het soms gebruikelijk om alleen '上様' of 'Geachte klant' op een bon te zetten. Maar als je alleen deze term gebruikt, is het niet duidelijk wie er echt betaald heeft. Bonnen waarop de naam niet duidelijk staat vermeld, lopen het risico bij een belastingcontrole als ongeldig te worden beschouwd. Daarom is het belangrijk om het doel van de bon en de rol ervan in belastingzaken te begrijpen voordat je besluit om gewoon '上様' te schrijven. Als je '株式会社' of 'Co., Ltd.' schrijft, let er dan op dat je dit op de juiste plaats schrijft, namelijk vóór of na de bedrijfsnaam. Gebruik geen "株", de afkorting voor "株式会社".

• Hoe schrijf je de naam van de uitgevende instelling
  Zet de officiële naam en het adres van je bedrijf dat de bon uitgeeft, zoals de winkelnaam of bedrijfsnaam. Naast de officiële naam moet je ook een telefoonnummer voor het eerste contact vermelden. Over het algemeen is het gebruikelijk om een stempel op de naam van de uitgever te zetten om vervalsing en andere vormen van fraude te voorkomen. Er is echter geen wettelijke verplichting om een stempel te plaatsen. Houd er rekening mee dat wanneer je een ontvangstbewijs uitgeeft onder het eerder genoemde factuursysteem, je het registratienummer van het factuursysteem moet invullen.

• Hoe schrijf je een specificatie
  Normaal gesproken moet je in een uitsplitsingskolom het totale bedrag voor de respectievelijke belastingtarieven van 8% of 10% vermelden. Je kunt bedragen annoteren door 'inclusief belasting' of 'exclusief belasting' te vermelden. Een uitsplitsing van het transactiebedrag kan indien nodig apart worden vermeld. Nu het factuursysteem is gelanceerd, moet je elk toepasselijk gekwalificeerd belastingtarief (%) en het totale bedrag aan verbruiksbelasting, ingedeeld naar belastingtarieven, vermelden in de gegevens op gekwalificeerde facturen. Voor voorbeelden van ingevulde gekwalificeerde facturen en instructies voor het invullen ervan, raadpleeg je het overzicht van methoden voor het bewaren van gekwalificeerde facturen van de Nationale Belastingdienst.

Bij het maken van ontvangstbewijzen is het handig om te beschikken over een aanpasbare kassabon-sjabloonfunctie of een online tool waarmee automatisch ontvangstbewijzen kunnen worden gegenereerd. Gecombineerde betalingsoplossingen, zoals Stripe Payments, waarmee meerdere betaalmethoden kunnen worden beheerd, kunnen je bedrijfsvoering stroomlijnen en efficiënter maken.

Belastingszegels

Een belastingszegels is een bonnetje dat door de Japanse overheid wordt uitgegeven. Je gebruikt het om zegelrecht te betalen door het op belastbare documenten te plakken.

Voor verkopen van ¥ 50.000 of meer exclusief belasting moet op de kassabon de vereiste belastingszegel worden aangebracht en vervolgens worden gemarkeerd met een annuleringszegel. Het benodigde bedrag aan zegels hangt af van het ontvangen bedrag. Als het bedrag bijvoorbeeld ¥ 50.000 of meer is, maar niet meer dan ¥ 1 miljoen, heb je belastingszegels ter waarde van ¥ 200 nodig. Als het bedrag meer dan ¥ 1 miljoen is, maar niet meer dan ¥ 2 miljoen, heb je zegels ter waarde van ¥ 400 nodig.

Aan de andere kant zijn bedragen van minder dan ¥ 50.000 exclusief belasting (tot ¥ 49.999) niet belastbaar, dus hoef je geen belastingszegel op de bon te plakken. Daarom is het belangrijk dat de prijs exclusief belasting en het bedrag aan verbruiksbelasting duidelijk op de bon worden vermeld.

Naast ontvangstbewijzen voor bedragen onder ¥ 50.000 (exclusief belasting) zijn er nog andere gevallen waarin geen zegel nodig is. Zo zijn zegels niet nodig voor elektronische bonnen, omdat zegelrecht alleen geldt voor papieren documenten. Als je de originele bon als elektronische gegevens opslaat en vervolgens een kopie van de bon op papier afdrukt, hoef je ook geen zegelrecht te betalen. Bij betaling met een creditcard is geen zegelrecht verschuldigd, omdat er geen contant geld wordt ontvangen. In dit geval moet op de bon duidelijk worden vermeld dat de betaling met een creditcard is gedaan.

Bij belastingcontroles wordt gekeken of er een zegel op bepaalde ontvangstbewijzen zit. Als er een zegel op een bon moet zitten en je hebt dat vergeten, moet je een boete betalen die drie keer zo hoog is als de zegelbelasting die je eigenlijk had moeten betalen. Zorg er dus voor dat je de vereiste zegels op de ontvangstbewijzen plakt.

Veelgestelde vragen (Q&A)

V: Kan ik een kassabon en een ontvangstbewijs samen bezorgen?
A: Als je een kassabon en een ontvangstbewijs samen geeft, bestaat het risico dat je voor dezelfde transactie twee keer betaalt. Dit kan leiden tot fouten of fraude, zoals dubbele boekingen van uitgaven. Om ervoor te zorgen dat de boekhouding klopt, moet je voorkomen dat je een kassabon en een ontvangstbewijs tegelijk geeft. Geef in plaats daarvan maar één soort bewijsstuk.

V: Kan ik een ontvangstbewijs uitgeven als een gekwalificeerde factuur?
A: Om een ontvangstbewijs als een gekwalificeerde factuur te kunnen gebruiken, moet het voldoen aan de regels van het factuursysteem. Het is dus belangrijk om goed te weten welke info erop moet staan voordat je het ontvangstbewijs gebruikt. Ook moet je bedrijf al geregistreerd zijn in het factuursysteem om een ontvangstbewijs als gekwalificeerde factuur te kunnen gebruiken. Kijk voor meer info bij Ondersteuning voor gekwalificeerde facturen in dit artikel.

V: Kan een kassabon worden gebruikt in plaats van een ontvangstbewijs?
A: Zoals hierboven vermeld, staat de naam niet op een kassabon, dus deze zijn niet geldig als document voor belastingaangifte. Net als een ontvangstbewijs wordt een kassabon echter erkend als een 'bevestiging van ontvangst' die aantoont dat het geld is ontvangen. Ontvangstbewijzen die worden afgegeven door kassa's in supermarkten, restaurants en dergelijke bevatten een lijst met gekochte artikelen en details van transacties, dus ontvangstbewijzen worden soms als effectiever beschouwd dan ontvangstbewijzen. Bijvoorbeeld, in het geval van uitgaven tijdens een zakenreis kan het hebben van een kassabon met duidelijke details het gemakkelijker maken om de uitgaven later vergoed te krijgen. Aan de andere kant kan een kassabon problematisch zijn omdat er niet op staat wie de aankoop heeft gedaan. Controleer in dergelijke gevallen de interne regels van het bedrijf voordat je op zakenreis gaat.