Het factuursysteem werd gelanceerd op 1 oktober 2023. Officieel heet dit systeem het Qualified Invoice Retention System (gekwalificeerd factuurretentiesysteem) en het heeft betrekking op belastingkredieten voor verbruiksbelasting op aankopen in Japan. Om volgens dit systeem kredieten te ontvangen, moet een onderneming gekwalificeerde facturen uitschrijven en bewaren die voldoen aan bepaalde criteria voor meerdere belastingtarieven van 10% en 8%.

Om gekwalificeerde facturen te maken en uit te geven, moet een verkoper zich eerst registreren als een onderneming die gekwalificeerde facturen uitreikt en daarna moet het registratienummer op alle gekwalificeerde facturen worden vermeld.

Dit artikel bespreekt het registratienummer dat een onderneming nodig heeft om gekwalificeerde facturen uit te geven onder het factuursysteem. Merk op dat een gekwalificeerde factuur facturen, afleveringsbonnen, ontvangstbewijzen en verkoopbonnen omvat, en niet noodzakelijkerwijs formeel bekend staat als een factuur.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het registratienummer in het factuursysteem?
  
• Hoe zoek en controleer ik het registratienummer in het factuursysteem?
  
• Veelgestelde vragen
  
• Stripe's ondersteuning voor het gebruik van het factuursysteem
  

Wat is het registratienummer in het factuursysteem?

Het registratienummer in het factuursysteem is een uniek nummer dat wordt toegekend aan een onderneming die met succes een aanvraag heeft ingediend bij het Factuurregistratiecentrum van het Regionale Belastingkantoor om een gekwalificeerde onderneming te worden die facturen uitgeeft.

Het registratienummer bestaat uit een “T” gevolgd door een getal van 13 cijfers, zoals hieronder beschreven:

• Voor belastingplichtige bedrijven met een entiteitsnummer:
  T gevolgd door het entiteitnummer (13 cijfers)

• Voor andere belastbare ondernemingen (eenmanszaken, freelancers, verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid, enz:)
  T gevolgd door een 13-cijferig nummer*

*Het 13-cijferige nummer is niet je persoonlijke My Number en is geen duplicaat van je entiteitsnummer.

Rol en noodzaak van het registratienummer in het factuursysteem

Sinds de invoering van het factuursysteem, dat betrekking heeft op de inkoopbelastingaftrek, moeten ondernemingen gekwalificeerde facturen uitgeven en bewaren in plaats van tariefgeclassificeerde facturen. Om deze gekwalificeerde facturen uit te reiken, is het verplicht om je te registreren als gekwalificeerde factuuruitgevende onderneming en een registratienummer te krijgen.

Het registratienummer in het factuursysteem is een belangrijk onderdeel van een gekwalificeerde factuur. Daarom dient het gebruik van dit registratienummer als bewijs dat je een gekwalificeerde factuuruitgevende onderneming bent. Met andere woorden, als een factuur wordt uitgereikt zonder registratienummer, wordt deze niet herkend als gekwalificeerde factuur. Registratie is vrijwillig, maar als een onderneming zonder registratienummer van het factuursysteem een document maakt en uitgeeft met een fictief registratienummer of een document dat kan worden aangezien voor een gekwalificeerde factuur, kan het een boete krijgen, waaronder een boete van maximaal ¥ 500.000 of een gevangenisstraf van maximaal een jaar. Raadpleeg voor meer informatie de verboden en boetes voor het afgeven van gekwalificeerde factuurachtige documenten van de nationale belastingdienst.

Als een verkoper zich niet heeft geregistreerd als een onderneming die gekwalificeerde facturen uitgeeft, kunnen kopers bovendien geen gekwalificeerde facturen van die verkoper ontvangen en geen belastingvermindering op de verbruiksbelasting claimen voor aankopen bij die verkoper. Dit kan de volgende gevolgen hebben voor je onderneming:

• Minder transacties met kopers
  
• Kopers zouden een prijsvermindering kunnen vragen die gelijk is aan het bedrag van de verbruiksbelasting (wat overeenkomt met het aankoopbelastingkrediet waarvan ze niet konden profiteren).
  

Invoerlocatie en belangrijkste punten van het registratienummer

Hoewel het registratienummer in het factuursysteem op een gekwalificeerde factuur moet worden ingevoerd, is er geen specifieke vereiste wat betreft de plaats van invoer. Het kan bovenaan of onderaan het document worden ingevoerd, volgens het formaat dat je onderneming verkiest. Je moet echter zowel het registratienummer als de naam van de uitgever van de gekwalificeerde factuur invoeren. Daarom moet je bij het invoeren van het registratienummer op een ontvangstbewijs dat is geclassificeerd als een gekwalificeerde factuur, ervoor zorgen dat het duidelijk is gekoppeld aan de naam van de verstrekker door het in de buurt van de naam te plaatsen. Raadpleeg het voorbeeld van een gekwalificeerde factuur van Stripe.

Hoe het registratienummer opzoeken en verifiëren in het factuursysteem

Als het registratienummer op een ontvangstbewijs die is uitgegeven via het factuursysteem niet correct is ingevoerd, kan de koper die de ontvangstbewijs ontvangt de korting op de aankoopbelasting niet toepassen. Daarom moeten verkopers die ontvangstbewijzen uitgeven ervoor zorgen dat er geen fouten zitten in het ingevoerde nummer, en kopers moeten controleren of er geen fouten zitten in het registratienummer op het document.

Er zijn drie methoden om het registratienummer in het factuursysteem te verifiëren, zoals hieronder beschreven.

Verificatie via de registratiemelding

Als je je eigen registratienummer wilt verifiëren, kun je dit controleren op de registratiemelding die je ontvangt op het moment van registratie. De manier waarop je dit bericht ontvangt, hangt af van de manier waarop je de registratie hebt aangevraagd.

Als je je per post hebt aangemeld, ontvang je een schriftelijke kennisgeving. Merk op dat een schriftelijke kennisgeving van registratie niet opnieuw kan worden uitgegeven, dus zorg ervoor dat je deze goed bewaart.

Als je daarentegen een aanvraag hebt ingediend via e-Tax en je hebt ervoor gekozen om de registratiekennisgeving via die methode te ontvangen, dan wordt er een kennisgeving over je aanvraag naar het geregistreerde e-mailadres gestuurd en ontvang je de kennisgeving via e-Tax. Houd er rekening mee dat, zelfs als je je aanmeldt via e-Tax, de aanmelding op papier wordt verzonden, tenzij je anders aangeeft. Zorg er daarom voor dat je je voorkeur bevestigt op het bevestigingsscherm tijdens de aanvraagprocedure.

Verificatie met behulp van de website voor gekwalificeerde factuuruitgevende ondernemingen

Ondernemingen die geregistreerd staan als gekwalificeerde factuuruitgevende ondernemingen staan vermeld op de publicatiewebsite gekwalificeerde factuuruitgevende ondernemingen van de Belastingdienst. Via deze website kun je een registratienummer op twee verschillende manieren controleren.

Eén manier om een registratienummer te controleren op afwijkingen is door het nummer in te voeren op de website, als je het kent. Zo kan een koper het registratienummer verifiëren aan de hand van een gekwalificeerde factuur die hij van de verkoper heeft ontvangen. Daarnaast kan de koper de verkoper vooraf, in de onderhandelingsfase, om zijn registratienummer vragen en er vervolgens naar zoeken op de website. Dit maakt het ook mogelijk om te controleren of de bedrijfsnaam die bij het registratienummer hoort correct is en om meerdere registratienummers tegelijk te controleren.

De tweede manier is om een reeks gegevens over ondernemingen, zoals hun registratienummers en registratiedata, te downloaden van de website. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om te zoeken naar de bedrijfsnaam van de klant om te controleren of zijn registratienummer correct is.

Raadpleeg de gebruikershandleiding voor gedetailleerde instructies voor het zoeken naar registratienummers of het downloaden van informatie op de publicatiewebsite voor gekwalificeerde factuuruitgevende ondernemingen.

Verificatie van de publicatiewebsite voor ondernemingsnummers

Als de klant een juridische entiteit is, kun je zijn gegevens ook verifiëren op de publicatiewebsite voor ondernemingsnummers van de nationale belastingdienst. Met deze methode kun je zoeken naar een entiteitnummer aan de hand van de handelsnaam of het adres van de onderneming, zelfs als je het entiteitnummer niet kent. Zoals eerder vermeld, is het registratienummer voor gekwalificeerde bedrijven die facturen uitreiken in het factuursysteem “T”, gevolgd door het entiteitnummer (13 cijfers). Nadat je het entiteitnummer hebt bevestigd, voer je het opnieuw in op de publicatiewebsite voor gekwalificeerde factuuruitgevende bedrijven om te controleren of het registratienummer correct is.

Merk op dat de publicatiewebsite voor ondernemingsnummers alleen niet aangeeft of een bedrijf is geregistreerd als gekwalificeerde factuuruitgevende onderneming. Daarom is het belangrijk om het registratienummer van een onderneming ook te controleren op de publicatiewebsite voor gekwalificeerde factuuruitgevende ondernemingen.

Veelgestelde vragen

Hier zijn enkele veelgestelde vragen over het registratienummer in het factuursysteem, ter referentie.

V: Is het registratienummer ook vereist op ontvangstbewijzen?
A: Om een ontvangstbewijs uit te geven als een gekwalificeerde factuur, is een registratienummer vereist. Als je echter geen gekwalificeerde factuur hoeft uit te geven, kun je het registratienummer weglaten omdat registratie voor een nummer vrijwillig is. Als je klant (een koper) echter de heffingskorting voor de omzetbelasting moet toepassen, dan is een gekwalificeerde factuur met een registratienummer noodzakelijk. Daarom kunnen bedrijven die geen registratienummer hebben in het factuursysteem problemen ondervinden bij transacties met klanten.

V: Wat gebeurt er als een ontvangstbewijs geen registratienummer heeft?
A: Een document zonder registratienummer van een gekwalificeerde factuuruitgevende onderneming in het factuursysteem wordt niet herkend als een gekwalificeerde factuur. Ondernemingen die gekwalificeerde facturen nodig hebben, moeten daarom van tevoren controleren of hun handelspartners een registratienummer hebben.

V: Wat moet ik doen als ik mijn registratienummer ben vergeten of niet weet?
A: Als je de schriftelijke registratiemelding bent kwijtgeraakt en je registratienummer niet weet, kun je telefonisch contact opnemen met het factuurregistratiecentrum van regionaal belastingkantoor. Het telefoonnummer varieert afhankelijk van onder welk regionaal belastingkantoor jouw locatie valt.

V: Hoe kunnen eenmanszaken hun registratienummer controleren?
A: Eenmanszaken kunnen, net als juridische entiteiten, hun registratienummer in het factuursysteem verifiëren via de publicatiesite voor gekwalificeerde factuuruitgevende ondernemingen van de belastingdienst. Maar omdat de gepubliceerde informatie voor eenmanszaken meestal geen handelsnamen of adressen bevat, kan er verwarring ontstaan als er andere eenmanszaken zijn met dezelfde naam. Als eenmanszaken hun handelsnaam en adres willen publiceren om de juiste identificatie van hun registratienummer te vergemakkelijken, kunnen ze een verzoek tot publicatie (of wijziging) van gegevens door een gekwalificeerde factuuruitgevende onderneming indienen bij het bevoegde factuurregistratiecentrum. Voor meer informatie over de voor- en nadelen van registratie in het factuurregistratiesysteem voor eenmanszaken, zie “Richtlijnen voor het factuurregistratiesysteem voor eenmanszaken”.

V: Hoe lang duurt het voordat ik bericht ontvang over een registratienummer in het factuursysteem?
__ A:__ De tijd varieert afhankelijk van de status van de registratieaanvraag, maar volgens de geschatte tijd voor kennisgeving van registratie door de nationale belastingdienst in april 2024, duurt het ongeveer 1 maand voor aanvragen via e-Tax en ongeveer 1,5 maand voor papieren aanvragen. Dit zijn echter geschatte cijfers en het proces kan langer duren als het ingediende aanvraagformulier omissies of fouten bevat.

Stripe's ondersteuning voor het gebruik van het factuursysteem

Stripe ondersteunt het maken van gekwalificeerde facturen die voldoen aan het factuursysteem, via Stripe Invoicing, Stripe Tax, en Stripe Billing. Raadpleeg voor meer informatie de ondersteuning van Stripe voor het gebruik van het factuursysteem.

Merk op dat als je van plan bent om gekwalificeerde facturen aan te maken via je Stripe-account, dat je deze eerst moet instellen. Raadpleeg voor de instellingsmethode de best practices van Stripe voor het instellen van facturen.