El sistema de facturas comenzó el 1 de octubre de 2023. Oficialmente denominado «Sistema de retención de facturas cualificadas», este sistema se refiere a los créditos fiscales para el impuesto sobre el consumo en las compras en Japón. Para que una empresa reciba créditos en virtud de este sistema, deben emitirse y conservarse facturas cualificadas que cumplan determinados criterios para los tipos impositivos múltiples del 10 % y el 8 %.

Además, para crear y emitir facturas cualificadas, un vendedor debe registrarse primero como empresa emisora de facturas cualificadas y, después, incluir el número de registro en todas las facturas cualificadas.

Este artículo trata del número de registro necesario para que una empresa emita facturas cualificadas con arreglo al sistema de facturas. Ten en cuenta que una factura cualificada incluye facturas, albaranes, recibos y comprobantes de venta, por lo que no siempre tiene que conocerse formalmente como factura.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el número de registro en el sistema de facturas?
  
• Cómo buscar y verificar el número de registro en el sistema de facturas
  
• Preguntas frecuentes
  
• Soporte de Stripe para el uso del sistema de facturas
  

¿Qué es el número de registro en el sistema de facturas?

El número de registro en el sistema de facturas es un número único que se asigna a una empresa que ha presentado correctamente una solicitud en el centro de registro de facturas de su oficina fiscal regional para convertirse en una empresa emisora de facturas cualificadas.

El número de registro consta de una «T» seguida de un número de 13 dígitos, tal y como se describe a continuación:

• Para empresas sujetas a impuestos con un número de entidad:
  «T» seguida del número de entidad (13 dígitos)

• Para otras empresas sujetas a impuestos (empresarios individuales, autónomos, asociaciones no constituidas en sociedad de capital, etc.):
  «T» seguida de un número de 13 dígitos*

* El número de 13 dígitos no es tu número de My Number personal y no duplica tu número de entidad.

Función y necesidad del número de registro en el sistema de facturas

Desde la introducción del sistema de facturas, que afecta a los créditos fiscales por compras, las empresas están obligadas a emitir y conservar facturas cualificadas en lugar de facturas clasificadas por tipos. Para emitir estas facturas cualificadas, es obligatorio registrarse como empresa emisora de facturas cualificadas y obtener un número de registro.

El número de registro en el sistema de facturas es un elemento clave que debe incluirse en una factura cualificada. Por lo tanto, el uso de este número de registro sirve como prueba de que eres una empresa emisora de facturas cualificadas. En otras palabras, si se emite una factura sin número de registro, no se reconocerá como factura cualificada. El registro es voluntario, pero ten en cuenta que si una empresa sin número de registro en el sistema de facturas crea y emite un documento con un número de registro ficticio o un documento que pueda confundirse con una factura cualificada, podría enfrentarse a una sanción, que incluye una multa de hasta 500.000 ¥ o penas de prisión de hasta un año. Para obtener más información, consulta las prohibiciones y sanciones sobre la entrega de documentos similares a facturas cualificadas de la National Tax Agency.

Además, si un vendedor no se ha registrado como empresa emisora de facturas cualificadas, los compradores no podrán recibir facturas cualificadas de dicho vendedor y tampoco podrán solicitar créditos fiscales para el impuesto sobre el consumo en las compras que realicen a ese vendedor. Esto podría afectar a tu negocio de las siguientes maneras:

• Menos transacciones con compradores.
  
• Los compradores podrían solicitar una reducción del precio equivalente al importe del impuesto sobre el consumo (correspondiente al crédito fiscal por compras que no han podido aprovechar).
  

Lugar de introducción del número de registro y puntos clave

Aunque el número de registro en el sistema de facturas debe introducirse en una factura cualificada, no hay ningún requisito específico en cuanto a su lugar de introducción. Puede introducirse en la parte superior o inferior del documento, siguiendo el formato que prefiera tu empresa. No obstante, debes introducir tanto el número de registro como el nombre del emisor de la factura cualificada. Por lo tanto, cuando introduzcas el número de registro en un recibo clasificado como factura cualificada, asegúrate de que está claramente vinculado al nombre del emisor colocándolo cerca del nombre. Consulta el ejemplo de factura cualificada de Stripe.

Cómo buscar y verificar el número de registro en el sistema de facturas

Si el número de registro de un recibo emitido con arreglo al sistema de facturas está mal introducido, el comprador que reciba el recibo no podrá aplicar el crédito fiscal por compra. Por lo tanto, los vendedores que emiten recibos deben asegurarse de que no hay errores en el número introducido, y los compradores deben verificar que no hay errores en el número de registro del documento.

Existen tres métodos para verificar el número de registro en el sistema de facturas, que se describen a continuación.

Verificación mediante la notificación de registro

Si quieres verificar tu propio número de registro, puedes comprobarlo en la notificación de registro emitida en el momento del registro. La forma en que recibas esta notificación dependerá de cómo hayas solicitado el registro.

Si lo solicitaste por correo, recibirás una notificación por escrito. Ten en cuenta que una notificación de registro por escrito no puede volver a emitirse, así que asegúrate de guardarla.

Si, por el contrario, presentaste la solicitud a través de e-Tax, y optaste por recibir la notificación de registro por ese método, se te enviará una notificación relativa a tu solicitud a la dirección de correo electrónico registrada, y recibirás la notificación a través de e-Tax. Ten en cuenta que, aunque presentes tu solicitud a través de e-Tax, la notificación de registro se enviará en papel a menos que especifiques lo contrario. Por lo tanto, asegúrate de confirmar tu preferencia en la pantalla de confirmación durante el proceso de solicitud.

Verificación a través de la página de publicación de empresas emisoras de facturas cualificadas

Las empresas registradas como empresas emisoras de facturas cualificadas figuran en el sitio de publicación de empresas emisoras de facturas cualificadas de la National Tax Agency. A través de esta página web, puedes verificar un número de registro de dos maneras diferentes.

Una forma de comprobar si un número de registro presenta alguna discrepancia es introduciendo el número en la página web, si lo conoces. De este modo, el comprador puede verificar el número de registro utilizando una factura cualificada recibida del vendedor. Además, el comprador puede pedir al vendedor su número de registro de antemano, en la fase de negociación y, luego, buscarlo en la página web. Esto también permite verificar si el nombre de la empresa asociado al número de registro es correcto y comprobar varios números de registro simultáneamente.

La segunda forma consiste en descargar de la página web un lote de datos sobre empresas, como sus números y fechas de registro. Estos datos pueden utilizarse para buscar el nombre de la empresa del cliente y verificar que su número de registro es correcto.

Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo buscar números de registro o descargar información en el sitio de publicación de empresas emisoras de facturas cualificadas, consulte su guía del usuario.

Verificación desde el sitio de publicación de números de empresa

Si el cliente es una entidad jurídica, también puedes verificar sus datos en el sitio de publicación de números de empresa de la National Tax Agency. Este método te permite buscar un número de entidad utilizando el nombre comercial o la dirección de la empresa, aunque no conozcas su número de entidad. Como se ha mencionado anteriormente, en el sistema de facturas, el número de registro para las empresas emisoras de facturas cualificadas es la «T» seguida del número de entidad (13 dígitos). Tras confirmar el número de entidad, vuelve a introducirlo en el sitio de publicación de empresas emisoras de facturas cualificadas para verificar si el número de registro es correcto.

Ten en cuenta que el sitio de publicación del número de entidad no indica por sí solo si una empresa está registrada como empresa emisora de facturas cualificadas. Por lo tanto, es importante comprobar también el número de registro de una empresa en el sitio de publicación de empresas emisoras de facturas cualificadas.

Preguntas frecuentes

A continuación, encontrarás algunas preguntas frecuentes sobre el número de registro en el sistema de facturas, para que puedas consultarlas.

P.: ¿Es necesario el número de registro también en los recibos?
R.: Para emitir un recibo como factura cualificada, se requiere un número de registro. Ahora bien, si no necesitas emitir una factura cualificada, puedes omitir el número de registro, ya que el registro de un número es voluntario. No obstante, si tu cliente (un comprador) necesita aplicar el crédito fiscal por compra, es necesaria una factura cualificada con un número de registro. Por lo tanto, las empresas que no dispongan de un número de registro en el sistema de facturas podrían tener dificultades a la hora de realizar transacciones con los clientes.

P.: ¿Qué ocurre si un recibo no tiene número de registro?
R.: Un documento que no muestre el número de registro de una empresa emisora de facturas cualificadas en el sistema de facturas no se reconocerá como factura cualificada. Por lo tanto, las empresas que necesiten facturas cualificadas deben comprobar de antemano si sus socios comerciales disponen de un número de registro.

P.: ¿Qué debo hacer si olvido o desconozco mi número de registro?
R.: Si has extraviado la notificación de registro por escrito y no conoces tu número de registro, puedes ponerte en contacto por teléfono con el centro de registro de facturas de la oficina fiscal regional. El número de teléfono varía en función de la oficina fiscal regional a la que pertenezca tu localidad.

P.: ¿Cómo pueden las sociedades unipersonales verificar su número de registro?
R.: Las sociedades unipersonales pueden, al igual que las entidades jurídicas, verificar su número de registro en el sistema de facturas a través del sitio de publicación de empresas emisoras de facturas cualificadas de la National Tax Agency. Sin embargo, dado que la información publicada para sociedades unipersonales no suele incluir nombres comerciales ni direcciones, puede haber confusión si hay otras sociedades unipersonales con el mismo nombre. Si las sociedades unipersonales desean publicar su nombre comercial y dirección para facilitar la correcta identificación de su número de registro, pueden presentar una solicitud de publicación (o cambio) de datos mediante un formulario de empresa emisora de facturas cualificadas al centro de registro de facturas competente. Para obtener más información sobre las ventajas e inconvenientes del registro en el sistema de facturas para sociedades unipersonales, consulta «Guidance on the Invoice System for Sole Proprietorships» (Orientación sobre el sistema de facturas para sociedades unipersonales).

P.: ¿Cuánto tiempo se tarda en recibir la notificación de un número de registro en el sistema de facturas?
R.: El tiempo varía en función del estado de la solicitud de registro, pero según el tiempo estimado para la notificación del registro por parte de la National Tax Agency en abril de 2024, se tarda aproximadamente 1 mes para las solicitudes a través de e-Tax y alrededor de 1,5 meses para las solicitudes en papel. No obstante, se trata de cifras aproximadas, por lo que el proceso puede tardar más si el formulario de solicitud presentado tiene omisiones o errores.

Soporte de Stripe para el uso del sistema de facturas

Stripe acepta la creación de facturas cualificadas que cumplan con el sistema de facturas, a través de Stripe Invoicing, Stripe Tax y Stripe Billing. Para obtener más información, consulta el soporte de Stripe para el uso del sistema de facturas.

Ten en cuenta que si planeas crear facturas cualificadas a través de tu cuenta de Stripe, se requiere una configuración previa. Para conocer el método de configuración, consulta las mejores prácticas de Stripe para la configuración de facturas.