Das japanische Rechnungssystem wurde am 1. Oktober 2023 ins Leben gerufen. Dieses System, offiziell „Qualified Invoice Retention System“ genannt, bezieht sich auf Steuergutschriften für die Verbrauchssteuer auf Einkäufe in Japan. Damit ein Unternehmen im Rahmen dieses Systems Gutschriften erhalten kann, müssen qualifizierte Rechnungen ausgestellt und aufbewahrt werden, die bestimmte Kriterien für mehrere Steuersätze von 10 % und 8 % erfüllen.

Um qualifizierte Rechnungen erstellen und ausstellen zu können, muss sich ein/e Verkäufer/in zunächst als Aussteller qualifizierter Rechnungen registrieren lassen und diese Registrierungsnummer anschließend auf allen qualifizierten Rechnungen angeben.

Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Registrierungsnummer, die ein Unternehmen benötigt, um qualifizierte Rechnungen im Rahmen des Rechnungssystems auszustellen. Beachten Sie, dass eine qualifizierte Rechnung Rechnungen, Lieferscheine, Zahlungsbelege und Kassenbons umfasst und daher nicht immer unbedingt als Rechnung bezeichnet wird.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Registrierungsnummer im japanischen Rechnungssystem?
  
• Suche und Überprüfung der Registrierungsnummer im Rechnungssystem
  
• FAQ
  
• Unterstützung des Rechnungssystems durch Stripe
  

Was ist die Registrierungsnummer im japanischen Rechnungssystem?

Die Registrierungsnummer im japanischen Rechnungssystem ist eine eindeutige Nummer, die einem Unternehmen zugeteilt wird, nachdem das zuständige Rechnungsregistrierungszentrum der regionalen Steuerbehörde in Japan seinen Antrag auf Ausstellung qualifizierter Rechnungen genehmigt hat.

Die Registrierungsnummer besteht aus einem „T“, gefolgt von einer 13-stelligen Nummer, wie unten beschrieben:

• für steuerpflichtige Unternehmen mit einer Entitätsnummer:
  T, gefolgt von der Entitätsnummer (13 Ziffern)

• für andere steuerpflichtige Unternehmen (Einzelunternehmen, Freiberufler/innen, Vereine ohne Rechtspersönlichkeit usw.):
  T, gefolgt von einer 13-stelligen Nummer *

*Die 13-stellige Nummer ist nicht Ihre persönliche „My Number“ und entspricht nicht Ihrer Entitätsnummer.

Rolle und Zweck der Registrierungsnummer im japanischen Rechnungssystem

Seit der Einführung des Rechnungssystems, das sich auf die Steuergutschriften für den Erwerb bezieht, müssen die Unternehmen anstelle von Rechnungen mit Steuerklassifizierung qualifizierte Rechnungen ausstellen und aufbewahren. Um solche qualifizierten Rechnungen auszustellen, muss sich ein Unternehmen als Aussteller qualifizierter Rechnungen registrieren lassen und eine Registrierungsnummer beantragen.

Die Registrierungsnummer im Rechnungssystem ist ein wichtiges Element, das auf einer qualifizierten Rechnung angegeben werden muss. Die Verwendung dieser Registrierungsnummer dient daher als Nachweis dafür, dass Sie ein Aussteller qualifizierter Rechnungen sind. Mit anderen Worten: Wenn eine Rechnung ohne Registrierungsnummer ausgestellt wird, wird sie nicht als qualifizierte Rechnung anerkannt. Die Registrierung ist freiwillig. Allerdings kann ein Unternehmen, das ohne Registrierungsnummer für das Rechnungssystem ein Dokument mit einer fiktiven Registrierungsnummer erstellt und ausstellt oder ein Dokument, das fälschlicherweise für eine qualifizierte Rechnung gehalten werden kann, mit Sanktionen belegt werden. Es droht eine Geldstrafe von bis zu 500.000 ¥ oder eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu Verboten und Strafen für die Ausstellung qualifizierter rechnungsähnlicher Dokumente der japanischen Steuerbehörde.

Wenn ein/e Verkäufer/in nicht als Aussteller qualifizierter Rechnungen registriert ist, kann die Käuferin oder der Käufer keine qualifizierten Rechnungen von dieser Verkäuferin bzw. diesem Verkäufer erhalten und keine Gutschriften auf die Erwerbssteuer für Käufe bei dieser Verkäuferin bzw. diesem Verkäufer geltend machen. Dies kann sich auf folgende Weise auf Ihr Unternehmen auswirken:

• Weniger Transaktionen mit Käufern/Käuferinnen
  
• Die Käufer/innen könnten einen Preisnachlass in Höhe des Verbrauchssteuerbetrags verlangen (entsprechend der Steuergutschrift, die sie nicht in Anspruch nehmen konnten)
  

Eintragungsort der Registrierungsnummer und zentrale Punkte

Die Registrierungsnummer im Rechnungssystem muss zwar auf einer qualifizierten Rechnung angegeben werden, aber es bestehen keine besonderen Anforderungen an den Ort der Eintragung. Sie kann am Anfang oder am Ende des Dokuments eingetragen werden, je nach dem von Ihrem Unternehmen bevorzugten Format. Sie müssen jedoch sowohl die Registrierungsnummer als auch den Namen des Ausstellers der qualifizierten Rechnung angeben. Wenn Sie also die Registrierungsnummer auf einem als qualifizierte Rechnung eingestuften Zahlungsbeleg angeben, achten Sie darauf, dass sie eindeutig mit dem Namen des Ausstellers verbunden ist, indem Sie sie in der Nähe des Namens platzieren. Weitere Informationen finden Sie im Muster für eine qualifizierte Rechnung von Stripe.

Suche und Überprüfung der Registrierungsnummer im Rechnungssystem

Wenn die Registrierungsnummer auf einem im Rahmen des Rechnungssystems ausgestellten Zahlungsbeleg nicht korrekt eingegeben wird, kann die Käuferin oder der Käufer, die bzw. der den Beleg erhält, die Steuergutschrift nicht in Anspruch nehmen. Aus diesem Grund müssen Verkäufer/innen, die Zahlungsbelege ausstellen, darauf achten, dass die eingegebene Nummer fehlerfrei ist, und Käufer/innen müssen überprüfen, dass die Registrierungsnummer auf dem Beleg keine Fehler enthält.

Es gibt drei Methoden zur Überprüfung der Registrierungsnummer im Rechnungssystem, die im Folgenden beschrieben werden.

Überprüfung anhand der Registrierungsbenachrichtigung

Wenn Sie die eigene Registrierungsnummer überprüfen möchten, können Sie sie auf der bei der Registrierung ausgestellten Registrierungsbenachrichtigung überprüfen. Auf welche Weise Sie diese Benachrichtigung erhalten, hängt davon ab, wie Sie die Registrierung beantragt haben.

Wenn Sie sich per Post angemeldet haben, erhalten Sie eine schriftliche Benachrichtigung. Beachten Sie, dass ein schriftlicher Registrierungsbescheid nicht erneut ausgestellt werden kann. Bewahren Sie ihn also gut auf.

Wenn Sie sich hingegen über e-Tax angemeldet und sich dafür entschieden haben, die Registrierungsbestätigung auf diesem Weg zu erhalten, wird eine Benachrichtigung über Ihre Anmeldung an die registrierte E-Mail-Adresse gesendet und Sie erhalten die Benachrichtigung über e-Tax. Hinweis: Auch wenn Sie Ihren Antrag über e-Tax stellen, wird die Registrierungsbenachrichtigung in Papierform versandt, sofern Sie nichts anderes angeben. Geben Sie daher auf dem Bestätigungsbildschirm während des Anmeldevorgangs unbedingt Ihre Präferenz an.

Verifizierung über die Website zur Veröffentlichung qualifizierter Rechnungen von Unternehmen

Unternehmen, die als Aussteller qualifizierter Rechnungen registriert sind, werden auf der Website der japanischen Steuerbehörde zur Veröffentlichung qualifizierter Rechnungen von Unternehmen aufgeführt. Auf dieser Website können Sie eine Registrierungsnummer auf zwei verschiedene Arten überprüfen.

Zum einen können Sie eine Registrierungsnummer auf Unstimmigkeiten überprüfen, indem Sie die Nummer auf der Website eingeben, sofern Sie sie kennen. Auf diese Weise können Käufer/innen die Registrierungsnummer anhand einer von der Verkäuferin oder dem Verkäufer erhaltenen qualifizierten Rechnung überprüfen. Außerdem können Käufer/innen die Verkäufer/innen in der Verhandlungsphase nach der Registrierungsnummer fragen und dann auf der Website danach suchen. Auf diese Weise kann auch überprüft werden, ob der mit der Registrierungsnummer verbundene Unternehmensname korrekt ist, und es können mehrere Registrierungsnummern gleichzeitig überprüft werden.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, eine Reihe von Daten über Unternehmen, wie z. B. deren Registrierungsnummern und Registrierungsdaten, von der Website herunterzuladen. Diese Daten können verwendet werden, um nach dem Unternehmensnamen der Kundin oder des Kunden zu suchen und zu überprüfen, ob die Registrierungsnummer korrekt ist.

Ausführliche Anleitungen zur Suche nach Registrierungsnummern oder zum Herunterladen von Informationen auf der Website zur Veröffentlichung qualifizierter Rechnungen von Unternehmen finden Sie in diesem Nutzerleitfaden.

Überprüfung über die Website zur Veröffentlichung von Firmennummern

Wenn es sich bei der Kundin oder dem Kunden um eine juristische Person handelt, können Sie die Angaben auch auf der Website zur Veröffentlichung von Firmennummern einsehen, die von der japanischen Steuerbehörde bereitgestellt wird. Mit dieser Methode können Sie nach einer Entitätsnummer suchen, indem Sie die Handelsbezeichnung oder die Adresse des Unternehmens verwenden, auch wenn Sie die Entitätsnummer nicht kennen. Wie bereits erwähnt, lautet die Registrierungsnummer für Unternehmen, die qualifizierte Rechnungen ausstellen, im Rechnungssystem „T“, gefolgt von der Entitätsnummer (13 Ziffern). Nachdem Sie die Entitätsnummer geprüft haben, geben Sie sie erneut auf der Website zur Veröffentlichung qualifizierter Rechnungen von Unternehmen ein, um zu überprüfen, ob die Registrierungsnummer korrekt ist.

Beachten Sie, dass die Website zur Veröffentlichung von Firmennummern allein nicht aussagt, ob ein Unternehmen für die Ausstellung qualifizierter Rechnungen registriert ist. Daher ist es wichtig, die Registrierungsnummer eines Unternehmens auch auf der Website zur Veröffentlichung qualifizierter Rechnungen von Unternehmen zu überprüfen.

FAQ

Im Folgenden finden Sie einige häufig gestellte Fragen zur Registrierungsnummer im Rechnungssystem.

F: Ist die Registrierungsnummer auch auf Zahlungsbelegen erforderlich?
A:Um einen Zahlungsbeleg als qualifizierte Rechnung auszustellen, ist eine Registrierungsnummer erforderlich. Wenn Sie eine nicht qualifizierte Rechnung ausstellen, können Sie die Registrierungsnummer weglassen, da die Registrierung für eine Nummer freiwillig ist. Wenn Ihre Kundin oder Ihr Kunde (Käufer/in) jedoch die Steuergutschrift für den Erwerb von Waren in Anspruch nehmen möchte, ist eine qualifizierte Rechnung mit einer Registrierungsnummer erforderlich. Unternehmen, die keine Registrierungsnummer im Rechnungssystem haben, könnten daher bei der Abwicklung von Kundentransaktionen auf Schwierigkeiten stoßen.

F: Was geschieht, wenn ein Zahlungsbeleg keine Registrierungsnummer enthält?
A:Ein Beleg, der nicht die Registrierungsnummer eines Unternehmens enthält, das qualifizierte Rechnungen im Rahmen des Rechnungssystems ausstellt, gilt nicht als qualifizierte Rechnung. Daher sollten Unternehmen, die qualifizierte Rechnungen benötigen, im Voraus überprüfen, ob ihre Handelspartner/innen eine Registrierungsnummer haben.

F: Was muss ich tun, wenn ich meine Registrierungsnummer vergessen habe oder nicht weiß?
A: Wenn Sie die schriftliche Registrierungsbenachrichtigung verlegt haben und Ihre Registrierungsnummer nicht mehr wissen, können Sie sich telefonisch an das Zentrum für die Registrierung von Rechnungen der regionalen Steuerbehörde wenden. Die Telefonnummer ist je nach der regionalen Steuerbehörde, zu der Ihr Standort gehört, unterschiedlich.

F: Wie können Einzelunternehmen ihre Registrierungsnummer überprüfen?
A: Einzelunternehmen können wie juristische Personen ihre Registrierungsnummer im Rechnungssystem über die Website zur Veröffentlichung qualifizierter Rechnungen von Unternehmen der japanischen Steuerbehörde überprüfen. Da die veröffentlichten Informationen für Einzelunternehmen jedoch in der Regel keine Handelsbezeichnungen oder Adressen enthalten, kann es zu Verwechslungen kommen, wenn es andere Einzelunternehmen mit demselben Namen gibt. Wenn Einzelunternehmen ihre Handelsbezeichnung und Anschrift veröffentlichen möchten, um die korrekte Identifizierung ihrer Registrierungsnummer zu erleichtern, können sie bei der zuständigen Rechnungsregistrierungsstelle einen Antrag auf Veröffentlichung (oder Änderung) von Angaben durch ein Unternehmen, das qualifizierte Rechnungen ausstellt einreichen. Weitere Informationen zu den Vor- und Nachteilen der Eintragung in das Rechnungssystem für Einzelunternehmen finden Sie in den „Hinweisen zum Rechnungssystem für Einzelunternehmen“.

F: Wie lange dauert es, bis ich eine Benachrichtigung über eine Registrierungsnummer im Rechnungssystem erhalte?
A: Die Zeit variiert je nach Status des Registrierungsantrags, aber laut der geschätzten Zeit für die Registrierungsbenachrichtigung der japanischen Steuerbehörde im April 2024 dauert es etwa einen Monat für Anträge über e-Tax und etwa 1,5 Monate für Papieranträge. Dabei handelt es sich jedoch um ungefähre Angaben und das Verfahren kann länger dauern, wenn das eingereichte Antragsformular Lücken oder Fehler aufweist.

Unterstützung des Rechnungssystems durch Stripe

Stripe unterstützt die Erstellung von qualifizierten Rechnungen, die mit dem Rechnungssystem konform sind, durch Stripe Invoicing, Stripe Tax und Stripe Billing. Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützung für die Verwendung des Rechnungssystems von Stripe.

Hinweis: Wenn Sie beabsichtigen, qualifizierte Rechnungen über Ihr Stripe-Konto zu erstellen, ist eine vorherige Einrichtung erforderlich. Für die Einrichtungsmethode lesen Sie bitte die Best Practices für die Einrichtung von Rechnungen in Japan von Stripe.