El Sistema de facturas entró en vigor el 1 de octubre de 2023. Denominado oficialmente Sistema de Retención de Facturas Válidas, este sistema se refiere a los créditos fiscales por el impuesto sobre el consumo de las compras realizadas en Japón. Para que una empresa pueda beneficiarse de los créditos de este sistema, es necesario emitir y conservar facturas cualificadas que cumplan determinados criterios para los tipos impositivos múltiples del 10 % y el 8 %.

Además, para crear y emitir facturas válidas, el vendedor debe registrarse primero como empresa emisora de facturas válidas y, a continuación, incluir el número de registro en todas las facturas válidas.

Este artículo trata sobre el número de registro que se requiere para que una empresa pueda emitir facturas válidas en el marco del sistema de facturación. Ten en cuenta que una factura válida incluye facturas, albaranes, recibos y tickets de compra, y no tiene por qué denominarse formalmente «factura».

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuál es el número de registro en el Sistema de facturas?
  
• Cómo buscar y verificar el número de registro en el Sistema de facturas
  
• PREGUNTAS FRECUENTES
  
• Stripe admite el uso del Sistema de facturas
  

¿Cuál es el número de registro en el Sistema de facturas?

El número de registro en el Sistema de facturas es un número único que se asigna a las empresas que han solicitado y obtenido la calificación de empresa emisora de facturas ante el Centro de Registro de Facturas de la Oficina Regional de Impuestos.

El número de registro consiste en una “T” seguida de un número de 13 dígitos, como se describe a continuación:

• Para empresas sujetas a impuestos con un número de entidad:
  T seguida del número de entidad (13 dígitos)

• Para otras empresas sujetas a impuestos (empresas unipersonales, trabajadores autónomos, asociaciones no constituidas, etc.):
  T seguida de un número de 13 dígitos *

*El número de 13 dígitos no es tu número personal Mi número y no duplica el número de tu entidad.

Función y necesidad del número de registro en el Sistema de facturas

Desde la introducción del Sistema de facturas, que se refiere a los créditos fiscales por compras, las empresas están obligadas a emitir y conservar facturas válidas en lugar de facturas clasificadas por tarifas. Para emitir estas facturas válidas, es obligatorio registrarse como empresa emisora de facturas válidas y obtener un número de registro.

El número de registro en el Sistema de facturas es un elemento clave que debe incluirse en una factura válida. Por lo tanto, el uso de este número de registro sirve como prueba de que eres una empresa autorizada para emitir facturas válidas. En otras palabras, si se emite una factura sin un número de registro, no se reconocerá como una factura válida. El registro es voluntario, pero ten en cuenta que si una empresa sin número de registro en el sistema de facturación crea y emite un documento con un número de registro ficticio o un documento que pueda confundirse con una factura válida, podría enfrentarse a una sanción, que incluye una multa de hasta ¥500,000 o una pena de prisión de hasta un año. Para obtener más información, consulta las prohibiciones y sanciones de la Agencia Nacional de Impuestos sobre la entrega de documentos similares a facturas válidas.

Además, si un vendedor no se ha registrado como empresa emisora de facturas válidas, los compradores no podrán recibir facturas válidas de ese vendedor y no podrán reclamar créditos fiscales por el impuesto sobre el consumo de las compras realizadas a ese vendedor. Esto podría afectar a tu negocio de las siguientes maneras:

• Menos transacciones con compradores
  
• Los compradores podrían solicitar una reducción del precio equivalente al importe del impuesto sobre el consumo (correspondiente al crédito fiscal por compra que no pudieron aprovechar).
  

Ubicación y puntos clave para ingresar el número de registro

Aunque el número de registro del sistema de facturación debe figurar en una factura válida, no hay ningún requisito específico en cuanto a su ubicación. Puede aparecer en la parte superior o inferior del documento, según el formato que prefiera tu empresa. Sin embargo, debe incluir tanto el número de registro como el nombre del emisor de la factura válida. Por lo tanto, al introducir el número de registro en un recibo clasificado como factura válida, asegúrate de que esté claramente vinculado al nombre del emisor colocándolo cerca de este. Consulta el ejemplo de factura válida de Stripe.

Cómo buscar y verificar el número de registro en el Sistema de facturas

Si el número de registro que figura en un recibo emitido mediante el Sistema de facturas se introduce incorrectamente, el comprador que reciba el recibo no podrá aplicar el crédito fiscal por la compra. Por lo tanto, los vendedores que emitan recibos deben asegurarse de que no haya errores en el número introducido, y los compradores deben verificar que no haya errores en el número de registro que figura en el documento.

Existen tres métodos para verificar el número de registro en el Sistema de facturas, que se describe a continuación.

Verificación mediante la notificación de registro

Si deseas verificar tu propio número de registro, puedes consultarlo en la notificación de registro emitida en el momento de la inscripción. La forma en que recibas esta notificación dependerá de cómo hayas solicitado el registro.

Si lo solicitaste por correo, recibirás una notificación por escrito. Ten en cuenta que no se puede volver a emitir una notificación de registro escrita, así que asegúrate de protegerla.

Por otro lado, si has presentado la solicitud a través de e-Tax y has optado por recibir la notificación de registro por ese medio, se te enviará una notificación relativa a tu solicitud a la dirección de correo electrónico registrada y la recibirás a través de e-Tax. Ten en cuenta que, incluso si presentas la solicitud a través de e-Tax, la notificación de registro se enviará en formato impreso, a menos que especifiques lo contrario. Por lo tanto, asegúrate de confirmar tu preferencia en la pantalla de confirmación durante el proceso de solicitud.

Verificación mediante el sitio web de publicación de empresas emisoras de facturas válidas

Las empresas registradas como empresas emisoras de facturas cualificadas figuran en el sitio web de la Agencia Tributaria Nacional dedicado a las empresas emisoras de facturas válidas. En este sitio web, puedes verificar un número de registro de dos maneras diferentes.

Una forma de comprobar si hay alguna discrepancia en un número de registro es introduciendo el número en el sitio web, si lo conoces. Esto le permite al comprador verificar el número de registro utilizando una factura válida recibida del vendedor. Además, el comprador puede pedirle al vendedor su número de registro por adelantado, en la fase de negociación y, luego, buscarlo en el sitio web. Esto también permite verificar si el nombre comercial asociado al número de registro es correcto y comprobar varios números de registro simultáneamente.

La segunda forma es descargar un lote de datos sobre empresas, como sus números de registro y fechas de registro, desde el sitio web. Estos datos se pueden utilizar para buscar el nombre comercial del cliente y verificar que su número de registro sea correcto.

Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo buscar números de registro o descargar información en el sitio de publicación de las empresas emisoras de facturas válidas, consulta su Guía del usuario.

Verificación desde el Sitio web de publicación de números de empresa

Si el cliente es una persona jurídica, también puedes verificar sus datos en el Sitio web de publicación de números de empresa proporcionado por la Agencia Nacional de Impuestos. Este método te permite buscar un número de entidad utilizando el nombre comercial o la dirección de la empresa, incluso si no conoces su número de entidad. Como se ha mencionado anteriormente, en el Sistema de facturas, el número de registro de las empresas autorizadas para emitir facturas es «T» seguido del número de entidad (13 dígitos). Después de confirmar el número de entidad, vuelve a introducirlo en el sitio web de publicación de empresas autorizadas para emitir facturas para verificar si el número de registro es correcto.

Ten en cuenta que el Sitio web de publicación de números de empresa por sí solo no indica si una empresa está registrada como empresa emisora de facturas válidas. Por lo tanto, es importante comprobar también el número de registro de la empresa en el sitio web de publicación de empresas emisoras de facturas válidas.

PREGUNTAS FRECUENTES

A continuación, se incluyen algunas preguntas frecuentes sobre el número de registro en el Sistema de facturas, para tu referencia.

P: ¿El número de registro también debe aparecer en los recibos?
R: Para emitir un recibo como factura válida, se requiere un número de registro. Sin embargo, si no necesitas emitir una factura válida, puedes omitir el número de registro, ya que el registro de un número es voluntario. No obstante, si tu cliente (un comprador) necesita aplicar el crédito fiscal por compra, es necesaria una factura válida con un número de registro. Por lo tanto, las empresas que no tengan un número de registro en el sistema de facturación pueden tener dificultades a la hora de realizar transacciones con sus clientes.

P: ¿Qué sucede si un recibo no tiene número de registro?
R: Un documento que no muestre el número de registro de una empresa emisora de facturas cualificada en el marco del Sistema de facturas no se reconocerá como factura cualificada. Por lo tanto, las empresas que necesiten facturas válidas deben verificar con antelación si sus socios comerciales disponen de un número de registro.

P: ¿Qué debo hacer si olvido o no sé mi número de registro?
A: Si has extraviado la notificación de registro por escrito y no sabes tu número de registro, puedes ponerte en contacto con el Centro de Registro de Facturas de la Oficina Regional de Impuestos por teléfono. El número de teléfono varía en función de la Oficina Regional de Impuestos a la que pertenezca tu ubicación.

P: ¿Cómo pueden las empresas unipersonales verificar su número de registro?
R: Las empresas unipersonales, al igual que las personas jurídicas, pueden verificar su número de registro en el Sistema de facturas a través del sitio web de la Agencia Tributaria Nacional dedicado a las empresas autorizadas para emitir facturas. Sin embargo, dado que la información publicada sobre las empresas unipersonales no suele incluir los nombres comerciales ni las direcciones, puede haber confusión si existen otras empresas unipersonales con el mismo nombre. Si las empresas unipersonales desean publicar su nombre comercial y dirección para facilitar la identificación correcta de tu número de registro, pueden presentar un formulario de solicitud de publicación (o modificación) de datos por parte de una empresa cualificada para la emisión de facturas al Centro de Registro de Facturas competente. Para obtener más información sobre las ventajas y desventajas del registro en el Sistema de facturas para empresas unipersonales, consulta la «Guía sobre el sistema de facturas para empresas unipersonales».

P: ¿Cuánto tiempo se tarda en recibir la notificación del número de registro del Sistema de facturas?
R: El tiempo varía en función del estado de la solicitud de registro, pero según el tiempo estimado para la notificación del registro por parte de la Agencia Tributaria Nacional en abril de 2024, las solicitudes a través de e-Tax tardan aproximadamente un mes y las solicitudes en papel, aproximadamente un mes y medio. Sin embargo, se trata de cifras aproximadas y el proceso puede tardar más si el formulario de solicitud presentado tiene omisiones o errores.

Stripe admite el uso del Sistema de facturas

Stripe admite la creación de facturas válidas que cumplen con el Sistema de facturas a través de Stripe Invoicing, Stripe Tax y Stripe Billing. Para obtener más información, consulta si Stripe admite el uso del sistema de facturas.

Ten en cuenta que si tienes pensado crear facturas válidas a través de tu cuenta de Stripe, es necesario que hayas configurado la factura previamente. Para el método de configuración, consulta las prácticas recomendadas de Stripe para configurar facturas.