Un reçu est un justificatif important. Émis par un marchand, il atteste la réception d'un paiement à l'issue d'une transaction financière. Les entreprises qui offrent des biens et des services émettent des reçus et les transmettent à leurs clients en contrepartie des sommes d'argent qui leur sont versées. Bien qu'elle ne soit pas évidente pour tous, il existe au Japon une différence de sens entre les termes « 領収書 » (« reçu » ou « ryoshusho »), « レシート » (« ticket de caisse ») et « 領収証 » (« accusé de réception » ou « ryoshushō »).

Cet article vous explique les points essentiels à connaître en la matière, notamment les conditions d'élaboration des reçus dans ce pays ainsi que les précautions à prendre pour apposer des timbres fiscaux.

Sommaire

• Points essentiels concernant les reçus
  
• Conditions d'élaboration d'un reçu et gestion des timbres fiscaux
  
• Foire aux questions (FAQ)
  

Points essentiels concernant les reçus

L’émission d’un reçu sert à prouver que le client a bien payé le marchand en échange d’un produit ou d’un service, et que le bénéficiaire a bien reçu le paiement du payeur. Que vous soyez client ou marchand dans le cadre d’une transaction, l’importance du reçu reste la même, dans la mesure où ce document comptable fournit la preuve de la réception d’un paiement. Par ailleurs, il est également nécessaire pour les déclarations fiscales et le paiement des taxes.

En général, un reçu comprend le nom personnel ou d’entreprise de la partie qui reçoit les fonds et de celle qui effectue le paiement, la date et le montant de l’opération ainsi qu’une description et le détail du montant. Nous approfondirons ces points plus loin dans cet article.

Intérêt des reçus

Découvrez pourquoi les reçus sont nécessaires dans le cadre de transactions financières.

Déclarations fiscales

Le reçu sert de preuve objective des ventes et du règlement des achats. Par conséquent, les reçus sont considérés comme des documents valides en tant que pièces justificatives lors de la déclaration de revenus finale et des déclarations fiscales. En outre, les entreprises sont en règle générale tenues d’émettre et de conserver des reçus aux fins des procédures comptables prévues par les différents systèmes fiscaux.

Droit de demande et obligation d’émission de reçus

En principe, lorsqu’un client demande un reçu, le marchand se doit d’en émettre un et de lui transmettre. En effet, le principe d’« exécution simultanée » du Code civil japonais s’applique lorsque la livraison de biens ou de services et la réception du paiement s’effectuent au même moment.

D’après l’article 486 de ce même Code, « un individu qui exécute une obligation peut demander à la partie qui en accepte l’exécution d’émettre en échange un avis d’acceptation ». Ainsi, la partie qui effectue un paiement est en droit de demander un avis d’acceptation, c’est-à-dire un reçu, à celle qui le reçoit. De plus, une entreprise qui reçoit une demande de reçu d’un client est dans l’obligation d’en émettre un. Notez qu’un reçu peut également être fourni sous la forme de données électroniques plutôt qu’au format papier.

En vertu de l’article 533 du Code civil (droit de défense de l’exécution simultanée), tout client peut demander un reçu en échange de son paiement. En d’autres termes, si le marchand s’oppose à l’émission d’un reçu, le client peut refuser de le payer.

Prévention des trop-perçus et de la double facturation

En gardant les reçus à portée de main, vous évitez le risque de litiges liés aux paiements potentiellement non effectués, et réduisez les erreurs telles que les trop-perçus et la double facturation. Autant de situations qui pourraient amener les deux parties à devoir consacrer du temps et des efforts à des tâches telles que l’examen du problème et la réémission de factures. Dans la mesure du possible, ces désagréments peuvent être évités en faisant de la réception d’un reçu au moment du paiement une habitude.　

Différence entre reçu (ryoshusho) et accusé de réception (ryoshushō)

En japonais, le mot « ryoshu » se rapporte à l’acte qui consiste à recevoir une somme d’argent. Les termes « ryoshusho » (reçu) et « ryoshushō » (accusé de réception) sont utilisés de manière interchangeable, et aucune différence marquée n’existe dans leurs définitions. Bien qu’il existe de légères variations de sens dans la dernière syllabe de ces deux mots (« sho » signifiant document et « shō » signifiant certificat), elles n’induisent aucune différence dans les implications fiscales.

Ainsi, les termes ryoshusho et ryoshushō correspondent tous deux à des types d’« avis d’acceptation » en vertu du Code civil. Ces documents justificatifs attestent que la partie qui a accepté les fonds a bien « reçu » l’argent de la partie à l’origine du paiement.

Dans sa présentation des reçus d’argent ou de titres en vertu de la Loi sur le droit de timbre, l’Agence nationale japonaise des impôts utilise « ryoshusho » comme terme général pour désigner les justificatifs soumis au droit de timbre. Ces derniers couvrent notamment les accusés de réception, les tickets de caisse et les certificats d’acceptation.

Différences entre reçu et ticket de caisse

Si le terme japonais pour « ticket de caisse » se prononce « reçu », il s’agit toutefois d’un mot étranger qui signifie en réalité, et comme indiqué ici, « ticket de caisse ». La signification de ce mot japonais, tel qu’il est généralement interprété, diffère légèrement de celle d’un reçu.

Les tickets de caisse sont utilisés au quotidien. Ils sont automatiquement imprimés par les caisses enregistreuses des supérettes, des supermarchés et des restaurants, entre autres lieux. Ces documents servent de justificatifs dans le cadre de l’achat de biens et de services. Les tickets de caisse comprennent les détails de la transaction, tels que le moyen de paiement (espèces, carte bancaire, etc.) et la monnaie rendue.

Comme expliqué précédemment, un reçu est un terme général employé pour désigner un document qui atteste la réception d’un paiement. Le ticket de caisse étant lui aussi un type de justificatif, il peut être reconnu comme document qui remplit la fonction de reçu s’il comporte la date d’encaissement, le montant de la transaction, la partie émettrice et la confirmation de la réception de la somme d’argent.

Puisque le reçu et le ticket de caisse sont tous deux des « avis d’acceptation » valables qui attestent la réception d’un paiement, il n’est pas toujours nécessaire d’obtenir un reçu à la place du ticket de caisse. (Il convient néanmoins de noter que dans certaines entreprises, la politique comptable consiste à ne pas accepter les tickets de caisse.)

Les tickets de caisse classiques reçus dans les supérettes, les supermarchés et autres établissements similaires ne comportent pas le nom personnel ou d’entreprise de la partie qui a effectué le paiement, et ne constituent donc pas des documents valables pour les déclarations fiscales. Il est donc important d’avoir en sa possession un document qui sera jugé approprié.

Cas des factures admissibles

Le système japonais de facturation est devenu effectif le 1er octobre 2023. Il permet de bénéficier de crédits d’impôt à l’achat pour la taxe sur la consommation. Lorsqu’une entreprise émet un reçu en tant que facture admissible, ce reçu doit satisfaire aux exigences prévues par ce système de facturation.

Qui plus est, la facture admissible doit comporter des informations telles que le numéro d’immatriculation de l’émetteur (comme indiqué par le système japonais de facturation) ainsi que des informations sur la taxe sur la consommation classée en fonction de chaque taux. Il est par conséquent important de vérifier au préalable les modalités de traitement des reçus dans le système japonais de facturation..

Pour plus de détails, consultez la présentation des méthodes de conservation des factures admissibles de l’Agence nationale des impôts.

Conditions d'élaboration d'un reçu et gestion des timbres fiscaux

L'utilisation de formulaires de reçu disponibles dans le commerce ou de modèles prédéfinis n'est pas indispensable. Tant que le reçu est au bon format et constitué d'informations exactes, vous pouvez même utiliser des reçus entièrement créés à l'aide d'un tableur ou d'un logiciel de traitement de texte. Retrouvez ci-dessous les instructions d'élaboration de reçus de l'Agence nationale des impôts.

Préparation d'un reçu

• Rédaction du titre
  Alignez le titre au centre en haut de la page et incluez la mention « Reçu » ou « 領収書 » pour indiquer clairement la nature du document.

• Rédaction de la date
  Inscrivez la date de conclusion de la transaction, à savoir la date de réception effective du paiement. Si les biens ont d'abord été livrés, puis que le paiement a été réalisé à une date ultérieure, la date inscrite sur le reçu doit correspondre à la date de paiement et de réception effectifs de la somme d'argent. Vous pouvez utiliser le format de calendrier occidental ou japonais. Pour la première option, l'omission de chiffres est toutefois proscrite. À titre d'exemple, il ne faudra pas écrire « 24 » à la place de « 2024 ».

• Rédaction du montant
  Indiquez le montant réel des ventes que vous avez reçu, taxes comprises. De plus, détaillez ce montant hors taxes et en spécifiant la taxe à la consommation, et inscrivez les valeurs dans une colonne intitulée « Détail » ou « 内訳 ». Pour éviter toute falsification, écrivez le symbole de la monnaie (¥) juste avant le nombre, puis tracez un trait horizontal (—) à la fin. N'utilisez aucun espace pour séparer les milliers (par exemple, ¥100000—).

• Rédaction d'une description
  Pour rédiger la description, énoncez clairement et concrètement les articles ou le service. Évitez d'utiliser des termes trop génériques, tels que « frais pour les marchandises ». Cette absence de clarté pourrait empêcher la prise en compte de la dépense lors d'un contrôle fiscal. Des exemples de désignations appropriées seraient notamment « frais de fournitures de bureau » ou « frais de participation à une exposition ». Si les articles sont trop complexes pour permettre une description concise, vous pouvez joindre au reçu un relevé détaillé ou un bon de livraison dont le montant correspond au montant total. Gardez à l'esprit que si vous incluez des produits soumis au taux de taxe réduit, vous devrez l'indiquer clairement (par exemple : * Éligibilité au taux de taxe réduit).

• Rédaction du nom
  Avant d'inscrire un quelconque nom sur le reçu, vérifiez auprès du client que vous disposez bien de son nom personnel, de son nom d'entreprise, du nom officiel de l'entité, etc. Dans la pratique commerciale, il arrive que les reçus japonais incluent uniquement la mention « 上様 » ou « Client honoré ». L'utilisation de ce terme seul ne permet toutefois pas de connaître précisément l'identité du payeur. Par ailleurs, les reçus qui ne mentionnent pas clairement de nom risquent d'être jugés non valides lors d'un contrôle fiscal. Il est donc important de comprendre leur objectif et leur rôle en matière fiscale avant de décider d'inscrire simplement « 上様 ». En outre, veillez à inscrire, le cas échéant, « 株式会社 » ou « Co., Ltd. » à l'endroit approprié, soit avant ou après le nom de l'entreprise. Veillez à ne pas utiliser « 株 », l'abréviation de « 株式会社 ».

• Rédaction du nom de l'émetteur
  Inscrivez le nom et l'adresse officiels de l'entreprise qui émet le reçu, par exemple le nom du magasin ou le nom de l'entreprise. Outre le nom officiel, indiquez également le numéro de téléphone du contact principal. En règle générale, il est d'usage d'apposer un sceau sur le nom de l'émetteur afin d'éviter la falsification et tout autre type de fraude. Toutefois, il n'existe aucune obligation légale à cet égard. Notez que lors de l'émission d'un reçu dans le cadre du système japonais de facturation mentionné précédemment, vous devrez saisir le numéro d'immatriculation associé.

• Rédaction du détail du montant
  En règle générale, dans une colonne de détail du montant, il faut inscrire le montant total pour les taux d'imposition respectifs de 8 et de 10 %. Vous pouvez annoter les montants à l'aide des mentions « toutes taxes comprises » ou « hors taxes ». Si nécessaire, le détail du montant de la transaction peut être indiqué séparément. Conformément au système japonais de facturation désormais en place, il est nécessaire d'indiquer chaque taux de taxe qualifié applicable (en %) ainsi que le montant total de la taxe à la consommation classé par taux de taxe, dans les entrées des factures admissibles. Pour obtenir des exemples de factures admissibles et des instructions sur leur remplissage, consultez la présentation des méthodes de conservation des factures admissibles de l'Agence nationale des impôts.

Lors de l'élaboration de reçus, il s'avère utile d'avoir à sa disposition un modèle personnalisable ou un outil en ligne de génération automatique de reçus. Les solutions de paiement combinées capables de gérer plusieurs moyens de paiement, à l'instar de Stripe Payments, peuvent rationaliser vos opérations commerciales et les rendre plus efficaces.

Timbres fiscaux

Un timbre fiscal est un récépissé émis par le gouvernement japonais. À apposer directement sur les documents imposables, il sert à payer le droit de timbre.

Pour les ventes hors taxes de 50 000 ¥ ou plus, le montant requis du timbre fiscal doit être apposé sur le reçu, puis marqué d'un timbre d'annulation. Ce montant varie en fonction de la valeur du paiement reçu. Par exemple, si le montant est supérieur ou égal à 50 000 ¥, mais inférieur ou égal à 1 000 000 ¥, la valeur de vos timbres fiscaux s'élèvera à 200 ¥. Autre exemple : si le montant est supérieur à 1 000 000 ¥, mais inférieur ou égal à 2 000 000 ¥, la valeur de vos timbres fiscaux s'élèvera à 400 ¥.

À noter que les montants hors taxes inférieurs à 50 000 ¥ (c'est-à-dire jusqu'à 49 999 ¥) ne sont pas imposables. En l'occurrence, il n'est donc pas nécessaire d'apposer un timbre fiscal sur le reçu. C'est pourquoi il est important que le prix hors taxes et le montant de la taxe de consommation soient clairement détaillés.

Outre les reçus pour les articles d'une valeur inférieure à 50 000 ¥ (hors taxes), il existe d'autres cas de figure dans lesquels les timbres fiscaux ne sont pas nécessaires. C'est notamment le cas lorsqu'il s'agit de reçu électronique, car le droit de timbre ne s'applique qu'aux documents papier. De plus, si vous enregistrez le reçu original sous forme de données électroniques et que vous en imprimez ensuite une copie au format papier, vous ne devrez pas payer de droit de timbre. Ce dernier n'est pas non plus exigé lors d'un paiement par carte bancaire, car aucune réception effective d'argent liquide n'entre dans l'équation. Dans ce cas, le reçu doit clairement porter la mention « paiement par carte bancaire ».

Dans le cadre d'un contrôle fiscal, il sera vérifié si un timbre fiscal a été apposé sur les reçus concernés. Si un reçu nécessite un timbre fiscal, mais que vous avez omis d'en apposer un, vous devrez payer une taxe de retard équivalente à trois fois la taxe de timbre due. Veillez donc à apposer les timbres fiscaux demandés.

Foire aux questions (FAQ)

Q. : Puis-je émettre à la fois un ticket de caisse et un reçu ?
R. : Si vous émettez à la fois un ticket de caisse et un reçu, vous risquez d’entraîner un double paiement pour la même transaction. Cette situation peut être source d’erreurs ou de fraudes, comme la double comptabilisation des dépenses. Pour garantir l’exactitude du travail comptable, évitez d’émettre un ticket de caisse et un reçu en même temps. Délivrez plutôt un seul type de document justificatif.

Q. : Puis-je émettre un reçu en tant que facture admissible ?
R. : Pour qu’un reçu soit considéré comme une facture admissible, celui-ci doit répondre aux exigences du système japonais de facturation. Une bonne compréhension des informations requises est donc essentielle avant d’émettre le reçu. Par ailleurs, pour délivrer un reçu en tant que facture admissible, votre entreprise doit être enregistrée au préalable dans le système japonais de facturation. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Cas des factures admissibles de cet article.

Q. : Puis-je utiliser un ticket de caisse à la place d’un reçu ?
R. : Comme expliqué précédemment, le ticket de caisse imprimé n’incluant pas le nom, celui-ci ne peut être considéré comme un document valable pour la déclaration fiscale. Toutefois, tout comme le reçu, le ticket de caisse est reconnu comme un « avis d’acceptation » qui prouve la réception de la somme d’argent. Les reçus émis par les caisses enregistreuses des supermarchés, restaurants et autres établissements similaires comportent une liste des articles achetés et le détail des transactions. De ce fait, les tickets de caisse sont parfois perçus comme plus pertinents que les reçus. À titre d’exemple, dans le cas de dépenses encourues lors d’un voyage d’affaires, la possession d’un ticket de caisse clairement détaillé peut faciliter le remboursement des dépenses à une date ultérieure. En revanche, un ticket de caisse peut s’avérer problématique dans la mesure où il ne permet pas d’identifier l’identité du client. Dans ce cas, il convient de vérifier le règlement intérieur de l’entreprise avant d’entreprendre un voyage d’affaires.