Ett kvitto är ett viktigt bevisdokument som utfärdas av en säljare för att bevisa att betalning har mottagits under en finansiell transaktion. Företag som tillhandahåller varor och tjänster utfärdar kvitton och ger dem till köparen för pengarna som mottagits som ersättning. I Japan kanske en del undrar vad skillnaden är mellan innebörden av ordet ”領収書” (”kvitto” eller ”ryoshusho”) och ”レシート” (”kundnota”) eller ”領収証” (”mottagningsbekräftelse” eller ”ryoshushō”).

Den här artikeln ger grundläggande kunskap om kvitton i Japan, inklusive hur man skapar dem korrekt och försiktighetsåtgärder för att fästa skattemärken.

Vad innehåller den här artikeln?

• Grundläggande kunskaper om kvitton
  
• Hur skapar jag ett kvitto? Hur hanterar jag skattemärken?
  
• Vanliga frågor
  

Grundläggande kunskap om kvitton

Kvitton utfärdas för att bevisa att köparen har betalat säljaren för en produkt eller tjänst och för att bevisa att betalningsmottagaren har tagit emot betalningen från betalaren. Oavsett om du är köpare eller säljare i en transaktion är kvitton viktiga för dig eftersom de fungerar som bokföringsdokument och är ett bevis på mottagande. De krävs även vid deklaration och inbetalning av skatt.

Normalt innehåller ett kvitto personnamn eller företagsnamn för både den part som tar emot betalningen och den part som gör betalningen, datum för transaktionen, beloppet, en beskrivning och en specifikation av beloppet. Vi förklarar detta mer ingående senare i den här artikeln.

Varför behövs kvitton?

Vi ska titta närmare på varför kvitton krävs för finansiella transaktioner.

Skatterapportering

Ett kvitto fungerar som objektivt bevis på försäljning och betalning av utgifter. Därför anses kvitton vara giltiga dokument som kuponger vid deklaration av slutlig skatt och skatterapportering. Dessutom är företag normalt skyldiga att utfärda och bibehålla kvitton för redovisningsförfaranden enligt de olika skattesystemen.

Rätten att be om ett kvitto och skyldigheten att utfärda ett

När en kund (köpare) begär ett kvitto måste säljaren i princip svara genom att utfärda ett och ge köparen det. Detta beror på att den japanska civilprocesslagens princip om ”samtidigt utförande” gäller när leveransen av varor eller tjänster och mottagande av betalning sker samtidigt.

Enligt artikel 486 i Japans civilprocesslag kan ”en person som fullgör en förpliktelse begära att personen som accepterar fullgörelsen utfärdar ett mottagningsbevis i utbyte mot fullgörelsen”. Den part som gör en betalning har alltså rätt att begära att den part som tar emot betalningen bekräftar att betalningen har accepterats – med andra ord ett kvitto. Och ett företag som får en begäran om kvitto från en kund är skyldigt att utfärda ett. Observera att ett kvitto också kan tillhandahållas som elektroniska data istället för i pappersform.

Enligt artikel 533 i civilprocesslagen (försvar av samtidigt utförande) kan en köpare begära ett kvitto i utbyte mot betalning. Om säljaren inte går med på att utfärda ett kvitto kan köparen därmed vägra att betala.

Förhindra överbetalning och dubbel fakturering

Genom att ha kvitton till hands kan man undvika risken för tvister om huruvida betalning har skett. Det kan även minska misstag som överbetalningar och dubbel fakturering. Om ett sådant problem faktiskt uppstår kan båda parter behöva lägga mer tid och kraft på uppgifter som att utreda problemet och utfärda nya fakturor. För att undvika sådana problem bör du göra det till en vana att få ett kvitto vid betalningstidpunkten när detta är möjligt.　

Skillnaden mellan ett kvitto (ryoshusho) och en mottagningsbekräftelse (ryoshushō)

Det japanska ordet ”ryoshu” avser handlingen att ta emot pengar. Begreppen ”ryoshusho” (kvitto) och ”ryoshushō” (mottagningsbekräftelse) används i huvudsak synonymt och det finns ingen tydlig skillnad i deras definitioner. Även om det finns små skillnader i betydelsen av den sista stavelsen i dessa två japanska ord (”sho” (dokument) och ”shō” (intyg)), innebär de inte någon skillnad vad gäller skatter.

Så både ryoshusho och ryoshushō klassas som typer av ”bekräftelser på mottagande” enligt civilprocesslagen och fungerar som bevisdokument som visar att parten som tog emot pengarna har ”mottagit” pengarna från parten som gjorde betalningen.

I en översikt över kvitton för pengar eller värdepapper enligt lagen om stämpelskatt använder det japanska nationella skatteverket ”ryoshusho” som en allmän term för bevishandlingar som omfattas av stämpelskatt. Detta omfattar kvitton, kundnotor och intyg om godkännande.

Skillnader mellan ett kvitto och en kundnota

Det japanska ordet för ”kundnota” uttalas ”receipt”, men det är ett låneord som faktiskt betyder ”kundnota”, som angetts här. Detta japanska ord, såsom det normalt tolkas, har inte riktigt samma innebörd som ett kvitto.

Kundnotor används dagligen. De skrivs ut automatiskt av kassaregister i närbutiker, stormarknader, restauranger och på andra ställen – och de används som dokument för att bevisa köp av varor och tjänster. Kundnotor innehåller uppgifter om transaktionen, t.ex. betalningsmetod (kontanter, kort osv.) och växeln som kassören ger tillbaka.

Som diskuterats tidigare är ett kvitto en allmän term för ett dokument som bevisar att betalning har mottagits. En kundnota är också en typ av bevishandling, så den kan erkännas som en handling som har samma funktion som ett kvitto så länge kvittodatum, transaktionsbelopp, parten som utfärdat kundnotan och en bekräftelse på att pengar har tagits emot anges på den.

Eftersom både kvitton och kundnotor är giltiga som ”bekräftelse på mottagande” som bevisar att pengar har tagits emot måste man alltid få ett kvitto i stället för en kundnota. (I vissa företag är dock redovisningsprincipen att inte acceptera kundnotor).

Observera att vanliga kundnotor som tas emot i närbutiker, stormarknader och liknande inte innehåller personnamn eller företagsnamn på den som gjort betalningen och därför inte är giltiga dokument vid skattedeklaration. Det är därför viktigt att få ett dokument som anses vara lämpligt.

Stöd för kvalificerade fakturor

Den 1 oktober 2023 startades Fakturasystemet. Detta system möjliggör skattekredit för inköp för konsumtionsskatt. När ett företag utfärdar ett kvitto som en kvalificerad faktura måste kvittot uppfylla kraven på en kvalificerad faktura som anges i detta system.

Den kvalificerade fakturan måste även innehålla information som registreringsnummer för den kvalificerade fakturautställaren som angetts i Fakturasystemet och information om konsumtionsskatten klassificerad efter varje skattesats. Det är därför viktigt att i förväg kontrollera hanteringen av kvitton i Fakturasystemet.

Mer information finns i skatteverkets översikt över metoder för att bibehålla kvalificerade fakturor.

Hur skapar jag ett kvitto? Hur hanterar jag skattemärken?

Du behöver inte använda kommersiellt tillgängliga kvittoformulär eller förutbestämda mallar. Så länge kvittot har rätt format och innehåller korrekt information kan du till och med använda kvitton som skapats från grunden med hjälp av kalkylblad eller ordbehandlingsprogram. Skatteverket tillhandahåller följande anvisningar för att skapa ett kvitto:

Så förbereder du ett kvitto

• Så skriver du rubriken
  Rikta in rubriken längst upp i mitten och skriv ”Kvitto” eller ”領収書” för att tydligt ange att dokumentet är ett kvitto.

• Så skriver du datumet
  Ange datumet då transaktionen slutfördes genom att betalningen faktiskt togs emot. Om varorna levererades först och betalningen gjordes vid ett senare tillfälle är det datum som anges på kvittot det datum då betalningen slutfördes och pengarna faktiskt togs emot. Du kan använda antingen det västerländska eller japanska kalenderformatet. För det västerländska kalenderformatet är det dock inte acceptabelt att utelämna siffror. Ange till exempel inte ”24” i stället för ”2024”.

• Så skriver du beloppet
  Som belopp anger du den faktiska försäljningssumman som du har fått, inklusive skatt. Dessutom ska du dela upp beloppet i belopp exklusive skatt och konsumtionsskatt och ange dem i en kolumn med rubriken ”Specifikation” eller ”内訳”. För att förhindra förfalskning, skriv valutasymbolen (¥) i början av numret och dra ett horisontellt streck (—) i slutet. För numret använder du ett kommatecken (,) för att skilja var tredje siffra åt (t.ex. ¥1,000,000—).

• Så skriver du en beskrivning
  I beskrivningen ska du tydligt och konkret ange artikeln eller tjänsten. Undvik att använda termer som har en alltför bred innebörd, till exempel ”avgifter för varor”. När sådana termer används är syftet med användningen oklar och den kan eventuellt inte redovisas som en kostnad vid en skatterevision. Två exempel på lämpliga termer är ”utgifter för kontorsmaterial” eller ”utgifter för att delta i en mässa”. Om artiklarna är för omfattande för att beskrivas kortfattat kan du bifoga en detaljerad redogörelse eller följesedel till kvittot med ett belopp som motsvarar totalbeloppet. Tänk på att om du inkluderar produkter som omfattas av reducerad skattesats måste du tydligt ange detta (t.ex. *berättigad till reducerad skattesats).

• Så skriver du namnet
  Innan du skriver namnet på kvittot ska du kontrollera med inköparen (köparen) att du har rätt personnamn, företagsnamn, organisationens officiella namn osv. I Japan förekommer det att man av affärsmässiga skäl endast skriver ”上様” eller ”Hedrad kund” på kvittot. Om du bara använder detta blir det dock oklart vem som faktiskt betalade. Kvitton där namnet inte anges tydligt riskerar att betraktas som ogiltiga vid en skatterevision. Därför är det viktigt att förstå syftet med kvittot och dess roll inom skattefrågor innan du bestämmer dig för om du bara ska skriva ”上様”. Om du skriver ”株式会社” eller ”Co., Ltd.” ska du dessutom vara noga med att skriva det på rätt plats – antingen före eller efter företagsnamnet. Använd inte ”株”, som är förkortningen för ”株式会社”.

• Så skriver du utfärdarens namn
  Skriv det officiella namnet och adressen till ditt företag som utfärdar kvittot, till exempel butiksnamnet eller företagsnamnet. Förutom det officiella namnet ska du även skriva ett telefonnummer för den primära kontakten. I allmänhet är det brukligt att placera en stämpel över utfärdarens namn för att förhindra förfalskning och andra typer av bedrägerier. Det finns dock ingen juridisk skyldighet att använda sig av en stämpel. Observera att du måste ange Fakturasystemets registreringsnummer när du utfärdar ett kvitto enligt Fakturasystemet ovan.

• Så skriver du en specifikation
  Normalt ska du skriva det totala beloppet för respektive skattesats på 8 % eller 10 % i specifikationskolumnen. Du kan kommentera beloppen genom att skriva ”inklusive skatt” eller ”exklusive skatt”. En specifikation av transaktionsbeloppet kan listas separat vid behov. Nu när Fakturasystemet har lanserats måste du ange alla tillämpliga kvalificerade skattesatser (%) och det totala beloppet för konsumtionsskatt klassificerat enligt skattesatserna, i posterna på kvalificerade fakturor. Exempel på ifyllda kvalificerade fakturor och instruktioner om hur de ska fyllas i finns i skatteverkets översikt över metoder för att bibehålla kvalificerade fakturor.

När du skapar kvitton är det bra att ha en funktion med anpassningsbara kvittomallar eller ett onlineverktyg som gör det möjligt att skapa kvitton automatiskt. Kombinerade betalningslösningar – som Stripe Payments, som kan hantera flera betalningsmetoder – kan effektivisera affärsverksamheten och göra den mer effektiv.

Skattemärke

Ett skattemärke är en kupong som utfärdas av den japanska regeringen. Den används för att betala stämpelskatt genom att den fästs direkt på skattepliktiga dokument.

För försäljningar på 50 000 JPY eller mer måste kvittot ha skattemärket som krävs och sedan märkas med en annulleringsstämpel. Vilket belopp som krävs för skattemärken varierar beroende på beloppet för den mottagna betalningen. Om beloppet till exempel är 50 000 JPY eller mer men inte mer än 1 miljon JPY behöver du skattemärken till ett värde av 200 JPY. Om beloppet är mer än 1 miljon JPY men inte mer än 2 miljoner JJPY behöver du skattemärken till ett värde av 400 JPY.

Å andra sidan är belopp under 50 000 JPY exklusive skatt (upp till 49 999 JPY) inte skattepliktiga, så det finns inget behov av ett skattemärke på kvittot. Därför är det viktigt att priset, exklusive skatt och beloppet för konsumtionsskatt, tydligt anges på kvittot.

Förutom kvitton för artiklar under 50 000 JPY (exklusive skatt) finns det andra fall där skattemärken inte krävs. Till exempel krävs inte skattemärken för elektroniska kvitton eftersom stämpelskatt endast gäller pappersdokument. Om du sparar originalkvittot som elektroniska data och sedan skriver ut en kopia av kvittot på papper behöver du inte heller betala stämpelskatt. När betalning sker med kort krävs inte heller stämpelskatt eftersom det inte finns något kontantkvitto. I detta fall måste ”betalning med kreditkort” tydligt anges på kvittot.

Vid skatterevisioner kontrolleras om ett skattemärke har satts på kvittona i fråga. Om ett kvitto kräver ett skattemärke men du inte har satt på ett måste du betala en förseningsavgift som motsvarar tre gånger stämpelskatten som skulle ha betalats. Var därför noga med att sätta på de skattemärken som krävs.

Vanliga frågor

F: Kan jag skicka en kundnota och ett kvitto tillsammans?
S: Om en kundnota och ett kvitto skickas tillsammans uppstår en risk för att samma transaktion debiteras två gånger. Det kan leda till misstag eller bedrägeri, t.ex. dubbelräkning av utgifter. För att säkerställa korrekt bokföring bör du undvika att skicka en kundnota och ett kvitto samtidigt. Tillhandahåll i stället bara en typ av bevisdokument.

F: Kan jag utfärda ett kvitto som en kvalificerad faktura?
S: För att ett kvitto ska kunna utfärdas som en kvalificerad faktura måste det uppfylla kraven i Fakturasystemet. Därför är det viktigt att du fördjupar din förståelse för vilken information som krävs innan du utfärdar kvittot. För att utfärda ett kvitto som en kvalificerad faktura måste ditt företag dessutom registreras i Fakturasystemet i förväg. Mer information finns i Stöd för kvalificerade fakturor i den här artikeln.

F: Kan en kundnota användas i stället för ett kvitto?
S: Som nämnts ovan är namnet inte tryckt på en kundnota, så de kan inte vara giltiga dokument när du deklarerar. Precis som ett kvitto betraktas dock en kundnota som en ”bekräftelse på mottagande” som bevisar att pengar har tagits emot. Kvitton som utfärdas i kassan på stormarknader, restauranger och liknande innehåller en lista med köpta artiklar och detaljer om transaktioner, så kundnotor anses ibland vara mer effektiva än kvitton. Om du till exempel har haft utgifter under en affärsresa kan det vara lättare att få ersättning för utgifterna vid ett senare tillfälle om du har en kundnota där detaljerna framgår tydligt. Å andra sidan kan en kundnota vara problematisk eftersom det inte framgår vem som har gjort köpet. I sådana fall bör du kontrollera företagets interna regler innan du åker på affärsresa.