La ricevuta è un importante documento probatorio emesso da un venditore per dimostrare di aver ricevuto il pagamento per una transazione finanziaria. Le attività che forniscono beni e servizi emettono ricevute e le consegnano all'acquirente per il denaro ricevuto come corrispettivo. In Giappone, qualcuno potrebbe chiedersi quale sia la differenza tra il significato della parola "領収書" ("ricevuta" o "ryoshusho") e "レシート" ("scontrino") o "領収証" ("conferma di ricevimento" o "ryoshushō").

Questo articolo illustra i concetti di base relativi alle ricevute in Giappone, tra cui come crearle correttamente e le precauzioni per l'apposizione delle marche da bollo.

Contenuto dell'articolo

• Informazioni di base sulle ricevute
  
• Come si crea una ricevuta? Come si gestiscono le marche da bollo?
  
• Domande frequenti (FAQ)
  

Informazioni di base sulle ricevute

Le ricevute vengono emesse per dimostrare che l'acquirente ha pagato il venditore per un prodotto o un servizio e per provare che il beneficiario ha ricevuto il pagamento dal pagatore. Indipendentemente dal fatto che tu sia l'acquirente o il venditore in una transazione, le ricevute sono importanti perché servono come documenti contabili che forniscono la prova dell'avvenuto ricevimento e sono anche necessarie per le dichiarazioni fiscali e il pagamento delle imposte.

Di norma, una ricevuta include i nomi personali o le ragioni sociali di chi riceve il pagamento e di chi lo effettua, la data della transazione, l'importo, una descrizione e una suddivisione dell'importo. Lo spiegheremo in dettaglio più avanti in questo articolo.

Perché sono necessarie le ricevute?

Vediamo perché le ricevute sono necessarie per le transazioni finanziarie.

Reportistica fiscale

La ricevuta serve come prova oggettiva delle vendite e dei pagamenti delle spese. Pertanto, le ricevute sono considerate documenti validi come voucher al momento della presentazione della dichiarazione dei redditi finale e della reportistica fiscale. Inoltre, le attività sono normalmente tenute a emettere e conservare ricevute per le procedure contabili previste dai vari sistemi fiscali.

Il diritto di richiedere una ricevuta e l'obbligo di rilasciarla

In linea di principio, quando un cliente (acquirente) richiede una ricevuta, il venditore deve rispondere emettendone una e consegnandola all'acquirente. Questo perché si applica il principio del Codice civile giapponese di "adempimento simultaneo" quando la consegna di beni o servizi e la ricezione del pagamento avvengono contemporaneamente.

Secondo l'articolo 486 del Codice civile giapponese, "chi adempie ai propri obblighi può chiedere alla persona che accetta l'adempimento di rilasciare una conferma di accettazione in cambio dell'adempimento". Pertanto, la parte che effettua un pagamento ha il diritto di richiedere alla parte che riceve il pagamento una conferma di accettazione, ovvero una ricevuta. Un'attività che riceve da un cliente la richiesta di una ricevuta è obbligata a rilasciarla. Tieni presente che la ricevuta può essere fornita anche in forma di dati elettronici anziché in forma cartacea.

L'articolo 533 del Codice civile (difesa dell'adempimento simultaneo) consente all'acquirente di richiedere una ricevuta in cambio del pagamento. Di conseguenza, se il venditore non accetta di rilasciare una ricevuta, l'acquirente può rifiutare il pagamento.

Prevenzione dei pagamenti in eccesso e dei doppi addebiti

Tenere a portata di mano le ricevute può evitare il rischio di contestazioni sul fatto che il pagamento sia stato effettuato o meno e può ridurre errori come pagamenti in eccesso e doppi addebiti. Se il problema si verifica effettivamente, entrambe le parti potrebbero dover dedicare più tempo e impegno a indagare sul problema e alla riemissione delle fatture. Per evitare questo tipo di problemi, dovresti prendere l'abitudine di richiedere una ricevuta al momento del pagamento, quando possibile.　

Differenza tra una ricevuta (ryoshusho) e una conferma di ricevimento (ryoshushō)

La parola giapponese "ryoshu" si riferisce all'atto di ricevere denaro. I termini "ryoshusho" (ricevuta) e "ryoshushō" (conferma di ricevimento) sono essenzialmente usati in modo intercambiabile e non c'è una chiara differenza nelle loro definizioni. Sebbene esistano lievi differenze di significato nell'ultima sillaba di queste due parole giapponesi ("sho", documento, e "shō", certificato), esse non comportano alcuna differenza in termini di implicazioni fiscali.

Quindi, sia il ryoshusho che il ryoshushō sono riconosciuti come tipi di "conferme di accettazione" ai sensi del Codice civile, in quanto documenti probatori che dimostrano che la parte che ha accettato il denaro ha "ricevuto" il denaro dalla parte che ha effettuato il pagamento.

In una panoramica sulle ricevute di denaro o titoli ai sensi della legge sull'imposta di bollo, l'agenzia fiscale nazionale giapponese utilizza "ryoshusho" come termine generale per i documenti probatori soggetti all'imposta di bollo. Sono compresi le conferme di ricevimento, gli scontrini di vendita e i certificati di accettazione.

Differenze tra ricevuta e scontrino

La parola giapponese per "scontrino" si pronuncia "ricevuta", ma è una parola straniera che in realtà significa, come qui spiegato, "scontrino di vendita". Questa parola giapponese, nell'interpretazione comune, ha un significato leggermente diverso da quello di ricevuta.

Gli scontrini di vendita vengono utilizzati quotidianamente, vengono stampati automaticamente dai registratori di cassa di minimarket, supermercati, ristoranti e altri punti vendita e vengono utilizzati come documenti probatori dell'acquisto di beni e servizi. Gli scontrini includono i dettagli della transazione, come il metodo di pagamento (contanti, carta di credito, ecc.) e il resto fornito alla cassa.

Come già detto, ricevuta è un termine generico per indicare un documento che attesta l'avvenuto pagamento. Anche lo scontrino è un tipo di documento probatorio, quindi può essere riconosciuto come un documento che svolge la funzione di ricevuta, purché riporti la data, l'importo della transazione, il soggetto che ha emesso lo scontrino e la conferma del ricevimento del denaro.

Dal momento che sia le ricevute che gli scontrini sono validi come "conferme di accettazione" che provano il ricevimento del denaro, non è sempre necessario ottenere una ricevuta invece di uno scontrino. (Tuttavia, le regole contabili di alcune attività vietano l'accettazione di scontrini.)

Tieni presente che i normali scontrini di vendita ricevuti presso minimarket, supermercati e simili non riportano il nome o la ragione sociale di chi ha effettuato il pagamento e pertanto non sono considerati documenti validi per la dichiarazione dei redditi. È quindi importante ricevere un documento che sia ritenuto appropriato.

Supporto per le fatture qualificate

Il 1° ottobre 2023 è stato introdotto il sistema di fatturazione. Questo sistema consente crediti d'imposta sugli acquisti per l'imposta sui consumi. Quando un'attività emette una ricevuta come fattura qualificata, tale ricevuta deve soddisfare i requisiti di una fattura qualificata in base a quanto specificato da questo sistema.

La fattura qualificata deve anche includere informazioni quali il numero di registrazione dell'emittente della fattura qualificata, come specificato dal sistema di fatturazione, e informazioni sull'imposta sui consumi classificata per ciascuna aliquota. Pertanto, è importante verificare in anticipo la gestione delle ricevute nel Sistema di fatturazione.

Per maggiori dettagli, consulta la panoramica dei metodi di conservazione delle fatture qualificate dell'agenzia fiscale nazionale.

Come si crea una ricevuta? Come si gestiscono le marche da bollo?

Non occorre utilizzare i moduli di ricevuta disponibili in commercio o modelli predeterminati. Purché la ricevuta abbia il formato corretto e riporti informazioni accurate, è possibile utilizzare anche ricevute create ex novo utilizzando un foglio di calcolo o un software di elaborazione testi. L'agenzia fiscale nazionale fornisce le seguenti istruzioni per la creazione di una ricevuta:

Come preparare una ricevuta

• Come scrivere il titolo
  Allinea il titolo in alto al centro e scrivi "Ricevuta" o "領収書" per indicare chiaramente che il documento è una ricevuta.

• Come scrivere la data
  Inserisci la data in cui la transazione si è conclusa con l'effettivo ricevimento del pagamento. Se la merce è stata consegnata prima e il pagamento è stato effettuato in un secondo momento, la data riportata sulla ricevuta è quella in cui il pagamento e il ricevimento del denaro sono stati effettivamente completati. Puoi utilizzare il formato del calendario occidentale o giapponese. Tuttavia, per il formato del calendario occidentale non è accettabile omettere le cifre. Ad esempio, non inserire "24" invece di "2024".

• Come scrivere l'importo
  Per l'importo, inserisci l'importo effettivo delle vendite ricevuto, comprensivo delle imposte. Inoltre, suddividi l'importo tra l'importo al netto delle imposte e l'imposta sui consumi e inseriscili in una colonna intitolata "Suddivisione" o "内訳". Per evitare falsificazioni, scrivi il simbolo della valuta (¥) prima del numero e traccia una linea orizzontale (—) alla fine. Per il numero, inserisci una virgola (,) per separare ogni gruppo di tre cifre (ad esempio, ¥1,000,000—).

• Come scrivere una descrizione
  Per la descrizione, indica chiaramente in termini concreti gli articoli o il servizio. Evita di utilizzare termini dal significato troppo generico, come ad esempio "compensi per le merci". Quando si utilizzano tali termini, lo scopo dell'utilizzo non è chiaro e potrebbe non essere riconosciuto come spesa in una verifica fiscale. Due esempi di descrizioni appropriate sono "spese di cancelleria per l'ufficio" o "spese per la partecipazione a una fiera". Se gli articoli sono troppo complicati per essere descritti in modo conciso, è possibile allegare alla ricevuta una distinta o una bolla di consegna dettagliata con un importo corrispondente al totale. Tieni presente che, se includi prodotti soggetti all'aliquota fiscale ridotta, dovrai indicarlo chiaramente (ad esempio, *idoneo per aliquota fiscale ridotta).

• Come scrivere il nome
  Prima di scrivere il nome sulla ricevuta, verifica con l'acquirente che il nome, la ragione sociale, il nome ufficiale dell'organizzazione e gli altri dati siano corretti. Come prassi commerciale, in Giappone ci sono casi in cui su una ricevuta viene scritto solo "上様" ovvero "Onorato cliente". Tuttavia, il solo utilizzo di questo termine rende poco chiaro chi abbia effettivamente pagato. Le ricevute che non riportano chiaramente il nome rischiano di essere considerate non valide in un controllo fiscale. Per questo è importante comprendere lo scopo della ricevuta e il relativo ruolo a livello fiscale prima di decidere se scrivere semplicemente "上様". Inoltre, se scrivi "株式会社" o "Co., Ltd.", fai attenzione a scriverlo nella posizione appropriata, prima o dopo la ragione sociale. Non utilizzare "株", l'abbreviazione di "株式会社".

• Come scrivere il nome dell'emittente
  Scrivi il nome e l'indirizzo ufficiali dell'attività che emette la ricevuta, ad esempio il nome del negozio o la ragione sociale. Oltre al nome ufficiale, scrivi anche un numero di telefono del contatto principale. In genere, è consuetudine apporre un sigillo sul nome dell'emittente per evitare falsificazioni e altri tipi di frode. Tuttavia, non vi è alcun obbligo legale di apporre un sigillo. Tieni presente che per l'emissione di una ricevuta nell'ambito del Sistema di fatturazione menzionato in precedenza, sarà necessario inserire il numero di registrazione del sistema di fatturazione.

• Come scrivere la suddivisione
  In una colonna di suddivisione dovresti scrivere di solito l'importo totale per le rispettive aliquote fiscali dell'8% o del 10%. Puoi aggiungere l'annotazione "imposte incluse" o "imposte escluse" per gli importi. Se necessario, puoi elencare separatamente una ripartizione dell'importo della transazione. Dopo l'introduzione del sistema di fatturazione, è necessario indicare ogni aliquota fiscale qualificata applicabile (%) e l'importo totale dell'imposta sui consumi classificato in base alle aliquote, nelle voci delle fatture qualificate. Per esempi di fatture qualificate complete e istruzioni sulla loro compilazione, fai riferimento alla panoramica delle modalità di conservazione delle fatture qualificate dell'Agenzia fiscale nazionale.

Per la creazione delle ricevute, è utile disporre di un modello di ricevuta personalizzabile o di uno strumento online che consenta la generazione automatica di ricevute. Le soluzioni di pagamento combinate, come Stripe Payments, in grado di gestire più metodi di pagamento, possono semplificare le operazioni aziendali, rendendole più efficienti.

Marche da bollo

Una marca da bollo è un voucher emesso dal governo giapponese, che viene utilizzato per pagare l'imposta di bollo apponendola direttamente sui documenti imponibili.

Per le vendite pari o superiori a 50.000 ¥, tasse escluse, la ricevuta deve riportare l'importo della marca da bollo richiesto e quindi essere contrassegnata da un timbro di annullamento. L'importo della marca da bollo richiesto varia a seconda dell'importo del pagamento ricevuto. Ad esempio, se l'importo è pari o superiore a 50.000 yen ma non superiore a 1 milione di yen, ti serviranno marche da bollo da 200 yen. Se l'importo è superiore a 1 milione di yen ma non superiore a 2 milioni di yen, occorrono marche da bollo da 400 yen.

D'altra parte, gli importi inferiori a 50.000 yen, tasse escluse (fino a 49.999 yen), non sono imponibili, quindi non è necessario apporre una marca da bollo sulla ricevuta. Per questo è importante indicare chiaramente il prezzo al netto dell'imposta e l'importo dell'imposta sui consumi come voci separate nella ricevuta.

Oltre alle ricevute per articoli inferiori a 50.000 ¥ (tasse escluse), ci sono altri casi in cui le marche da bollo non sono necessarie. Ad esempio, le marche da bollo non sono richieste per le ricevute elettroniche perché l'imposta di bollo si applica solo ai documenti cartacei. Non dovrai pagare l'imposta di bollo anche se salvi la ricevuta originale in formato elettronico e poi ne stampi una copia su carta. Inoltre, quando il pagamento viene effettuato con carta di credito, l'imposta di bollo non è richiesta in quanto non si ricevono effettivamente contanti. In questo caso, la ricevuta deve indicare chiaramente "pagamento con carta di credito".

Durante i controlli fiscali viene verificato se la marca da bollo è stata apposta sulle ricevute per cui è prevista. Se una ricevuta richiede una marca da bollo e hai trascurato di apporla, dovrai pagare una mora pari al triplo dell'imposta di bollo che avresti dovuto pagare. Assicurati quindi di apporre le marche da bollo richieste.

Domande frequenti (FAQ)

D: Posso consegnare uno scontrino e una ricevuta insieme?
R: La consegna di uno scontrino insieme a una ricevuta crea il rischio di liquidare un pagamento due volte per la stessa transazione. Questo può portare a errori o frodi, come la doppia contabilizzazione delle spese. Per garantire registrazioni contabili accurate, evita di consegnare contemporaneamente scontrino e ricevuta, limitandoti a fornire un solo tipo di documento probatorio.

D: Posso emettere una ricevuta come fattura qualificata?
R: Per poter emettere una ricevuta come fattura qualificata, è necessario che soddisfi i requisiti del sistema di fatturazione. ed è quindi importante approfondire la conoscenza delle informazioni richieste prima di emettere la ricevuta. Inoltre, per emettere una ricevuta come fattura qualificata, è necessario registrare prima di tutto l'attività nel sistema di fatturazione. Per maggiori dettagli, vedi la sezione Supporto per le fatture qualificate in questo articolo.

D: Si può usare uno scontrino al posto della ricevuta?
R: Come già accennato, su uno scontrino non viene stampato alcun nome, quindi non è possibile considerarlo un documento valido per la dichiarazione dei redditi. Tuttavia, proprio come una ricevuta, uno scontrino di vendita è riconosciuto come una "conferma di accettazione" che dimostra l'avvenuto ricevimento di denaro. Gli scontrini emessi dai registratori di cassa di supermercati, ristoranti e simili includono un elenco degli articoli acquistati e i dettagli delle transazioni, per cui questi giustificativi di vendita sono talvolta considerati più efficaci delle ricevute. Ad esempio, nel caso di spese sostenute durante un viaggio d'affari, disporre di uno scontrino con dettagli chiari può facilitare il rimborso delle spese in un secondo momento. D'altra parte, lo scontrino può rappresentare un problema perché non identifica chi ha effettuato l'acquisto. In questi casi, prima di intraprendere un viaggio d'affari, è bene verificare il regolamento interno dell'attività.