In base al sistema di fatture introdotto in Giappone, una società emittente di fatture qualificate è un'attività che si è registrata in anticipo presso il centro di registrazione fatture al fine di emettere fatture qualificate.
Questo articolo contiene informazioni sulle società emittenti di fatture qualificate: la procedura di registrazione presso il sistema di fatture, la ricezione della notifica del numero di registrazione dell'attività e gli obblighi legali in questa veste.
Contenuto dell'articolo
- Che cos'è una società emittente di fatture qualificate?
- Come si diventa emittente di fatture qualificate?
- Quali sono i principali obblighi legali di un emittente di fatture qualificate?
- Quali voci devono essere presenti in una fattura qualificata emessa?
- Guida dettagliata per l'emissione di una fattura qualificata
- Cosa succede se un'attività non si registra come emittente di fatture qualificate?
Che cos'è una società emittente di fatture qualificate?
Per emettere fatture qualificate in base al sistema di fatture giapponese, è fondamentale prima di tutto presentare una richiesta di registrazione come società emittente di fatture qualificate. Il sistema di fatture è stato introdotto il 1° ottobre 2023. In base a tale sistema, le attività che vogliono richiedere il credito d'imposta sugli acquisti per l'imposta sui consumi devono emettere e conservare fatture qualificate che soddisfino specifici requisiti.
Una volta effettuata la registrazione, l'attività viene approvata dal governo giapponese per l'emissione di fatture qualificate. A quel punto all'attività verrà assegnato un numero di registrazione. Pertanto, una società emittente di fatture qualificate può anche essere definita come attività con un numero di registrazione nel sistema di fatture.
Le fatture qualificate possono quindi essere emesse solo da un emittente di fatture qualificate con un numero di registrazione nel sistema di fatture. Le attività che non hanno completato la registrazione in tale sistema non possono emettere fatture qualificate.
Quando un'attività diventa emittente di fatture qualificate dopo aver presentato la richiesta di registrazione nel sistema di fatture, le relative informazioni come nome, località e numero di registrazione verranno visualizzate nella pagina web di emittenti di fatture qualificate dell'agenzia fiscale nazionale giapponese. La divulgazione pubblica delle informazioni di questo sito web consente di confermare il numero di registrazione corretto. È quindi possibile evitare problemi come numeri di registrazione falsi, usati in modo improprio e con un'errata identificazione. Quando vengono divulgate informazioni su una ditta individuale come emittente di fatture qualificate, l'indirizzo non verrà visualizzato se non diversamente richiesto dal titolare.
Come si diventa emittente di fatture qualificate?
L'idoneità per diventare emittente di fatture qualificate non dipende dal tipo di attività (ditta individuale, freelance, azienda e così via). In altri termini, qualsiasi attività può diventare emittente di fatture qualificate se la richiesta di registrazione nel sistema di fatture viene approvata.
Tuttavia, in linea di principio, solo le attività soggette a tassazione sui consumi possono emettere fatture qualificate. Questo significa che se la tua attività diventa emittente di fatture qualificate, sarà soggetta a tassazione.
È possibile presentare una richiesta di registrazione come emittente di fatture qualificate inviandola per posta al centro di registrazione delle fatture oppure tramite e-Tax. Per informazioni su come presentare la richiesta di registrazione come emittente di fatture qualificate, con alcuni esempi sulla compilazione dell'apposito modulo, vedi le istruzioni dell'agenzia fiscale nazionale giapponese.
Qual è la situazione per le attività esenti da imposte?
In generale, le attività esenti da imposte non sono idonee per diventare emittenti di fatture qualificate. Tuttavia, non è obbligatorio diventare emittenti di fatture qualificate. Se un'attività è esente da imposte, ad esempio una ditta individuale con un fatturato annuo inferiore a 10 milioni di yen, è necessario che abbia una buona padronanza del sistema di fatture prima di decidere se diventare soggetta a tassazione richiedendo la registrazione come emittente di fatture qualificate.
Se un'attività esente da imposte presenta una richiesta di registrazione come emittente di fatture qualificate, diventerà automaticamente un'attività soggetta a tassazione e incorrerà nell'obbligo di pagare l'imposta sui consumi.
Quali sono i principali obblighi legali di un emittente di fatture qualificate?
Una società emittente di fatture qualificate la cui richiesta di registrazione nel sistema di fatture è stata approvata è tenuta ad acconsentire alle richieste dei clienti (acquirenti) di emettere fatture qualificate. L'emittente deve fornire all'acquirente una fattura che soddisfi i requisiti delle fatture qualificate in base alle disposizioni del sistema di fatture.
Oltre a emettere e consegnare la fattura qualificata, l'emittente deve anche conservarne una copia. Per quanto riguarda le copie delle fatture qualificate consegnate, l'agenzia fiscale nazionale stipula che l'emittente deve conservare una copia per sette anni risalenti a due mesi successivi all'ultima data del periodo tassabile a cui appartiene la data di emissione. A partire dal 1° gennaio 2024, ai sensi dell'Electronic Books Preservation Act, le fatture qualificate emesse e consegnate tramite dati elettronici devono essere conservati in formato dati, invece che cartaceo.
Inoltre, se la fattura qualificata emessa contiene un errore, l'emittente è legalmente obbligato a riconsegnarne una corretta.
Come eccezione speciale, un'attività può essere esente dall'obbligo di consegnare una fattura qualificata, ad esempio per il trasporto pubblico di passeggeri a tariffe inferiori a 30.000 yen e per le transazioni tramite distributori automatici e altre apparecchiature di servizio automatizzate per cui la consegna di una fattura risulterebbe difficile. Per maggiori dettagli, consulta la panoramica dei metodi di conservazione delle fatture qualificate dell'agenzia fiscale nazionale.
Quali voci devono essere presenti in una fattura qualificata emessa?
Per l'emissione di fatture qualificate, il primo passaggio importante consiste nel soddisfare i requisiti definiti nel sistema di fatture. Di seguito sono riportate le voci obbligatorie da inserire nelle fatture qualificate, secondo le specifiche dell'agenzia fiscale nazionale giapponese:
- Nome della persona fisica o ragione sociale dell'emittente di fatture qualificate
- Data della transazione
- Dettagli della transazione (definisci chiaramente se sono previste eventuali aliquote fiscali ridotte)
- Nome della persona fisica o ragione sociale del destinatario (acquirente)
- Numero di registrazione come emittente di fatture qualificate
- Importo totale con classificazione dei prezzi con imposte escluse e con imposte incluse per ogni aliquota fiscale (8% e 10%) e aliquote fiscali applicabili
- Imposta sui consumi classificata in base ad aliquota fiscale e importo totale di tale imposta in base alla rispettiva aliquota
Come accennato sopra, sulla fattura qualificata è necessario indicare il numero di registrazione immesso nel sistema di fatture corrente. Pertanto, è importante completare la richiesta di registrazione e ricevere il numero corrispondente prima di emettere una fattura qualificata. Una volta completata la registrazione, l'ufficio tributario invierà il numero di registrazione. Dopo la ricezione della notifica, questo numero dovrà essere conservato in un luogo sicuro.
Per emettere fatture qualificate conformi al sistema di fatture, è possibile utilizzare una funzione automatica di calcolo dell'imposta sulle vendite per migliorare l'efficienza dell'attività. Stripe offre un'ampia varietà di funzionalità e strumenti utili, ad esempio Stripe Tax e Tax Rate, che supportano le fatture qualificate e consentono di calcolare automaticamente l'imposta sulle vendite. Per ulteriori informazioni sul sistema di fatture e su come impostare una fattura qualificata, puoi consultare la nostra Guida alla conformità per la fatturazione e il documento di best practice.
Guida dettagliata per l'emissione di una fattura qualificata
Di seguito esamineremo i passaggi per diventare emittenti di fatture qualificate ed emettere fatture qualificate.
1. Compila il modulo di richiesta di registrazione
Per ottenere un modulo da spedire per posta, puoi scaricare e utilizzare il modulo di richiesta di registrazione come emittente di fatture qualificate dell'agenzia fiscale nazionale. Puoi anche richiedere la registrazione tramite e-Tax.
2. Prepara gli allegati
Se sei il titolare di una ditta individuale, è necessaria una copia della Individual Number Card (My Number Card) da allegare al modulo richiesta di registrazione come emittente di fatture qualificate. Se non hai una Individual Number Card, prepara una copia del documento di conferma dell'Individual Number e una copia del documento di identità (patente di guida, ecc.). Se presenti la richiesta tramite e-Tax, prepara un certificato elettronico (Individual Number Card, ecc.) e un numero di identificazione utente, ovvero il numero di 16 cifre per la dichiarazione fiscale elettronica. Per le aziende, è consigliabile avere a portata di mano informazioni come rappresentante, località e numero di registrazione aziendale per immetterle correttamente durante la compilazione della richiesta.
3. Invia la richiesta di registrazione
Se spedisci la richiesta di registrazione per posta, verifica l'indirizzo del centro di registrazione fatture, ovvero l'indirizzo di destinazione. Quindi allega e invia il modulo di richiesta di registrazione e gli eventuali documenti necessari.
4. Ricevi la notifica del numero di registrazione
Il numero di registrazione dell'emittente di fatture qualificate è importante perché deve essere riportato sulle fatture. Dopo la ricezione della notifica, questo numero dovrà essere conservato in un luogo sicuro. Se hai spedito la richiesta di registrazione per posta, riceverai una notifica scritta. Se hai presentato la richiesta tramite e-Tax, potrai ricevere la notifica con lo stesso sistema, se lo chiedi espressamente. Infatti, anche se inoltri la richiesta tramite e-Tax, la notifica di registrazione verrà inviata in forma cartacea, a meno che non specifichi diversamente. Pertanto, assicurati di specificare la tua preferenza nella schermata di conferma durante il processo di richiesta di registrazione.
5. Crea fatture qualificate e consegnale agli acquirenti
Quando crei una fattura qualificata, assicurati di immettere correttamente le voci obbligatorie prima di consegnarla all'acquirente. In particolare, se necessario, verifica il numero di registrazione facendo riferimento al sito web di emittenti di fatture qualificate.
6. Conserva le copie delle fatture qualificate
Come accennato sopra, è obbligatorio conservare copie delle fatture qualificate per almeno sette anni. Inoltre, tieni presente che l'Electronic Books Preservation Act richiede di conservare le fatture qualificate in formato dati, se sono state consegnate come dati elettronici.
Cosa succede se un'attività non si registra come emittente di fatture qualificate?
Se non ti registri come emittente di fatture qualificate, non puoi emettere fatture qualificate. Pertanto, gli acquirenti tuoi clienti non possono ricevere fatture qualificate e non possono ottenere credito d'imposta sugli acquisti. In definitiva, questo comporta un aumento delle imposte sui consumi per gli acquirenti. Per evitare un tale impatto negativo sugli acquirenti, è importante che entrambe le parti conoscano le posizioni reciproche e discutano delle future intenzioni.