De acordo com o Sistema de Fatura introduzido no Japão, um emissor de fatura qualificado é uma empresa que se registrou previamente no Centro de Registro de Fatura local a fim de emitir faturas qualificadas.

Este artigo aborda informações sobre emissores qualificados de faturas: registro no Sistema de Faturas para se tornar um emissor qualificado de faturas, notificação do número de registro da empresa e obrigações jurídicas como emissor qualificado de faturas.

O que você encontrará neste artigo?

• O que é um emissor de fatura qualificado?
  
• Como posso me tornar um emissor qualificado de faturas?
  
• Quais são as principais obrigações jurídicas de um emissor de faturas qualificado?
  
• Quais itens devem ser listados na emissão de uma fatura qualificada?
  
• Guia passo a passo para a emissão de uma fatura qualificada
  
• E se eu não me registrar como emissor de faturas qualificado?
  

O que é um emissor de fatura qualificado?

Para pedir a emissão de faturas qualificadas no âmbito do Sistema de Faturas, é fundamental primeiro solicitar o cadastro como emissor de faturas qualificadas. O Sistema de Fatura começou em 1º de outubro de 2023. De acordo com o sistema, as empresas que quiserem aplicar o crédito fiscal de compra para o imposto sobre o consumo devem emitir e reter faturas qualificadas que satisfaçam os requisitos do Sistema de Faturas.

Uma vez que a empresa tenha sido registrada como emissora de faturas qualificadas, ela é aprovada pelo governo japonês para emitir faturas qualificadas. É nesse momento que um número de registro será atribuído à empresa. Assim, um emissor de fatura qualificado também pode ser descrito como "uma empresa com um número de registro no Invoice System (Sistema de Faturas)".

Portanto, uma fatura qualificada só pode ser emitida por um emissor de fatura qualificado com um número de registro no Sistema de faturas. Uma fatura qualificada não pode ser emitida por uma empresa que não tenha concluído o cadastro como emissor de fatura qualificada.

Quando você se tornar um emissor de fatura qualificado após solicitar o registro no Sistema de Fatura, dados como o nome, a localização e o número de registro da sua empresa serão exibidos na página da Web da Agência Nacional de Impostos do Japão de emissores de fatura qualificados. A divulgação pública nesse site possibilita a confirmação do número de registro correto. Isso evita problemas como o uso indevido de números de registro falsos e a identificação incorreta de números de registro. Ao divulgar informações sobre uma empresa individual como emissor de fatura qualificado, o endereço não será exibido, a menos que o proprietário individual solicite a exibição.

Como posso me tornar um emissor qualificado de faturas?

A elegibilidade para se tornar um emissor qualificado de faturas não depende do tipo de empresa (empresário individual, autônomo, sociedade anônima, etc.). Em outras palavras, qualquer empresa pode se tornar um emissor qualificado de faturas se a inscrição para o cadastro no Sistema de Faturas for aprovada.

Entretanto, em princípio, somente as empresas que pagam imposto sobre o consumo podem emitir uma fatura qualificada. Isso significa que, se a sua empresa se tornar um emissor de fatura qualificada, ela se tornará uma empresa tributável.

É possível solicitar o cadastro como emissor de fatura qualificado enviando a inscrição pelo correio para o Invoice Registration Center ou via e-Tax. Para obter informações sobre como se inscrever e exemplos que mostram o que deve ser inserido no informe fiscal, consulte as instruções da Agência Nacional de Impostos em sobre como se inscrever como emissor de faturas qualificado empresas no Japão.

E quanto às empresas isentas de impostos?

De modo geral, uma empresa isenta de impostos não está qualificada para se tornar um emissor qualificado de faturas. No entanto, tornar-se um emissor qualificado de faturas não é um requisito; ao contrário, é opcional. Se você for uma empresa isenta de impostos, como uma empresa individual com vendas anuais não superiores a ¥10 milhões, precisará ter um bom conhecimento do Sistema de Fatura antes de decidir se quer se tornar uma empresa tributável solicitando o cadastro como emissor qualificado de faturas.

Observe que, se uma empresa isenta de impostos solicitar o cadastro fiscal como emissor de fatura qualificado, ela se tornará automaticamente uma empresa tributável e incorrerá na obrigação de pagar o imposto sobre o consumo.

Quais são as principais obrigações jurídicas de um emissor de fatura qualificada?

Um emissor de faturas qualificado que tenha solicitado com sucesso o cadastro no Sistema de Faturas é obrigado a consentir com solicitações de clientes empresariais (compradores) para emissão de uma fatura qualificada. O emissor deve entregar ao comprador uma fatura que satisfaça os requisitos para faturas qualificadas no Sistema de Faturas.

Além da emissão e da entrega, o emissor deve reter uma cópia da fatura qualificada entregue. Com relação às cópias das faturas qualificadas entregues, a National Tax Agency estipula que o emissor deve reter uma cópia por sete anos, contados a partir de dois meses após o último dia do período tributável ao qual pertence a data de emissão. A partir de 1º de janeiro de 2024, de acordo com a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos, as faturas qualificadas emitidas e entregues usando dados eletrônicos devem ser retidas em formato de dados, e não em papel.

Além disso, se a fatura qualificada emitida contiver um erro, o emissor da fatura qualificada é juridicamente obrigado a reentregar uma fatura qualificada corrigida.

Como exceção especial, uma empresa pode ser isenta da obrigação de entregar uma fatura qualificada - por exemplo, para transporte público de passageiros com tarifa inferior a ¥30.000 e para transações que envolvam máquinas de venda automática e outros equipamentos de serviços automatizados, quando a entrega de uma fatura seria difícil. Para obter mais detalhes, consulte a visão geral dos métodos de retenção de faturas qualificadas no site da National Tax Agency.

Quais itens devem ser listados na emissão de uma fatura qualificada?

Ao emitir uma fatura qualificada, a primeira etapa importante é atender aos requisitos definidos no sistema de faturas. Os itens a seguir são obrigatórios e devem ser listados nas faturas qualificadas, conforme especificado pela Agência Nacional de Impostos do Japão:

• Nome pessoal ou nome da empresa do emissor da fatura qualificada
  
• Data da transação
  
• Detalhes da transação (se o item for elegível para uma alíquota reduzida de tributos, indique claramente esse fato)
  
• Nome pessoal ou nome da empresa do destinatário (comprador)
  
• Número de registro como emissor de fatura qualificada
  
• Valor total classificado como preços excluídos de impostos ou preços incluídos de impostos em cada alíquota (8% e 10%) e alíquotas de impostos aplicáveis
  
• Imposto sobre o consumo classificado por alíquota e valor total do imposto sobre o consumo, por respectiva alíquota
  

Conforme observado acima, você deve listar o seu número de cadastro na fatura qualificada de acordo com o sistema de faturas atual. Portanto, é importante concluir sua inscrição para o cadastro e receber o número de registro antes de emitir uma fatura qualificada. Depois de concluir o cadastro, você será notificado do seu número de registro pelo órgão tributário. Após receber a notificação do seu número de registro, guarde-o em um local seguro.

A fim de emitir faturas qualificadas em conformidade com o sistema de faturas, uma função de cálculo automático do imposto sobre vendas pode ser usada para aumentar a eficiência da empresa. A Stripe oferece uma variedade de recursos e ferramentas úteis, como Stripe Tax e Tax Rate, que aceitam faturas qualificadas e permitem que você calcule automaticamente o imposto sobre vendas. Você pode consultar nosso guia de conformidade de faturas e a documentação de práticas recomendadas para saber mais sobre o sistema de faturas e como configurar uma fatura qualificada.

Guia passo a passo para emissão de uma fatura qualificada

A seguir, veremos as etapas para se tornar um emissor qualificado de faturas e emitir faturas qualificadas.

1. Preencher o formulário de inscrição para registro
Para obter um formulário de inscrição para envio por correio, você pode baixar e usar o formulário de inscrição da Agência Nacional de Impostos para registro como emissor de fatura qualificado. Você também pode solicitar o cadastro pelo e-Tax.

2. Preparar anexos
Se você for uma empresa individual, uma cópia do seu cartão de número individual (My Number Card) é necessária ao enviar o formulário de inscrição para o cadastro como emissor de fatura qualificado. Se você não tiver um cartão de número individual, prepare uma cópia do documento de confirmação do número individual (cartão de notificação) e uma cópia do seu documento de identidade (carteira de motorista, etc.). Se você enviar sua inscrição via e-Tax, prepare um certificado eletrônico (cartão de número de pessoa física, etc.) e um número de identificação de usuário (o número de 16 dígitos para a declaração eletrônica de imposto). Para uma corporação, é uma boa ideia ter em mãos informações como o representante, a localização e o número da corporação para inseri-las corretamente ao preencher a inscrição.

3. Enviar a inscrição para registro
Ao solicitar o registro pelo correio, confirme o endereço do Invoicing Registration Center, que é o destino do envio. Em seguida, inclua e envie o formulário de inscrição e os anexos necessários.

4. Receber notificação do número de registro.
O número de registro do emissor da fatura qualificada é um número importante que deve ser listado nas faturas qualificadas. Após receber a notificação do seu número de registro, guarde-o em um local seguro. Se você enviou sua inscrição por correio, receberá a notificação por escrito. Se você se inscreveu e solicitou a notificação por meio do e-Tax, poderá receber a notificação por meio do e-Tax. Observe que, mesmo que se inscreva por meio do e-Tax, a notificação de cadastro será enviada em papel, a menos que você especifique o contrário. Portanto, certifique-se de declarar sua preferência na tela de confirmação durante o processo de inscrição.

5. Criar faturas qualificadas e entregá-las aos compradores
Ao criar uma fatura qualificada, verifique se você inseriu corretamente os itens necessários antes de entregar a fatura ao comprador. Em especial, quando necessário, verifique seu número de cadastro consultando o site de emissores de faturas qualificadas.

6. Manter cópias das faturas qualificadas
Conforme mencionado acima, você é obrigado a reter cópias de faturas qualificadas por sete anos ou mais. Além disso, lembre-se de que a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos exige que você retenha faturas qualificadas em formato de dados se elas tiverem sido entregues como dados eletrônicos.

E se eu não me registrar como um emissor de fatura qualificado?

Se você não se registrar como emissor de fatura qualificada, não terá permissão para emitir uma fatura qualificada. Portanto, os compradores que são seus clientes não podem receber uma fatura qualificada e não podem obter crédito de imposto sobre a compra. Em última análise, isso aumenta o tributo sobre o consumo pago pelo comprador. Para evitar esse impacto negativo sobre seus compradores, é importante que ambas as partes entendam a posição uma da outra e discutam suas intenções futuras.