Onder het ingevoerde factuursysteem in Japan is een gekwalificeerde factuuruitgever een bedrijf dat zich vooraf heeft geregistreerd bij het lokale factuurregistratiecentrum om gekwalificeerde facturen uit te kunnen geven.

Dit artikel bevat informatie over gekwalificeerde factuuruitgevers: registratie bij het factuursysteem om een gekwalificeerde factuuruitgever te worden, kennisgeving van het bedrijfsregistratienummer en wettelijke verplichtingen als gekwalificeerde factuuruitgever.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een gekwalificeerde factuuruitgever?
  
• Hoe word ik een gekwalificeerde factuuruitgever?
  
• Wat zijn de belangrijkste wettelijke verplichtingen van een gekwalificeerde factuuruitgever?
  
• Wat moet er allemaal op staan als je een gekwalificeerde factuur maakt?
  
• Stapsgewijze handleiding voor het maken van een gekwalificeerde factuur
  
• Wat als ik me niet registreer als gekwalificeerde factuuruitgever?
  

Wat is een gekwalificeerde factuuruitgever?

Om gekwalificeerde facturen te kunnen maken onder het factuursysteem, moet je je eerst registreren als gekwalificeerde factuuruitgever. Het factuursysteem is op 1 oktober 2023 van start gegaan. Onder dit systeem moeten bedrijven die de aankoopbelastingvergoeding voor verbruiksbelasting willen toepassen, gekwalificeerde facturen maken en bewaren die voldoen aan de eisen van het factuursysteem.

Zodra een bedrijf is geregistreerd als gekwalificeerde factuuruitgever, krijgt het van de Japanse overheid toestemming om gekwalificeerde facturen uit te geven. Op dat moment krijgt het bedrijf een registratienummer toegewezen. Een gekwalificeerde factuuruitgever kan dus ook worden omschreven als "een bedrijf met een registratienummer in het factuursysteem".

Daarom kan een gekwalificeerde factuur alleen worden uitgegeven door een gekwalificeerde factuuruitgever met een registratienummer in het factuursysteem. Een gekwalificeerde factuur kan niet worden uitgegeven door een bedrijf dat niet is geregistreerd als gekwalificeerde factuuruitgever.

Zodra je een gekwalificeerde factuuruitgever bent geworden na je registratie bij het factuursysteem, wordt informatie zoals de naam, locatie en het registratienummer van je bedrijf weergegeven op de webpagina van de Japanse nationale belastingdienst met gekwalificeerde factuuruitgevers. Door de openbare bekendmaking op deze website kan het juiste registratienummer worden gecontroleerd. Dit voorkomt problemen zoals misbruik van valse registratienummers en verkeerde identificatie van registratienummers. Bij het openbaar maken van informatie over een eenmanszaak als gekwalificeerde factuuruitgever, wordt het adres niet weergegeven, tenzij de eenmanszaak hierom verzoekt.

Hoe word ik een gekwalificeerde factuuruitgever?

Of je in aanmerking komt om een gekwalificeerde factuuruitgever te worden, hangt niet af van het soort bedrijf (eenmanszaak, freelancer, vennootschap, enz.). Met andere woorden, elk bedrijf kan een gekwalificeerde factuuruitgever worden als de aanvraag voor registratie in het factuursysteem wordt goedgekeurd.

In principe kunnen alleen bedrijven die omzetbelasting betalen een gekwalificeerde factuur uitgeven. Dit betekent dat als je bedrijf een gekwalificeerde factuuruitgever wordt, het een belastbaar bedrijf wordt.

Je kunt je aanmelden als gekwalificeerde factuuruitgever door je aanvraag te sturen naar het Factuurregistratiecentrum of via e-Tax. Voor info over hoe je je kunt aanmelden en voorbeelden van wat je op het aanmeldingsformulier moet invullen, kun je de instructies van de Nationale Belastingdienst raadplegen over hoe je je kunt aanmelden als gekwalificeerde factuuruitgever in Japan.

Hoe zit het met belastingvrije bedrijven?

Over het algemeen komt een belastingvrij bedrijf niet in aanmerking om een gekwalificeerde factuuruitgever te worden. Het is echter geen vereiste om een gekwalificeerde factuuruitgever te worden, maar eerder een keuze. Als je een belastingvrij bedrijf bent, zoals een eenmanszaak met een jaaromzet van maximaal ¥ 10 miljoen, moet je het factuursysteem goed begrijpen voordat je besluit om een belastbaar bedrijf te worden door je aan te melden als gekwalificeerde factuuruitgever.

Let op: als een belastingvrij bedrijf zich registreert als gekwalificeerde factuuruitgever, wordt het automatisch een belastbaar bedrijf en moet het omzetbelasting betalen.

Wat zijn de belangrijkste wettelijke verplichtingen van een gekwalificeerde factuuruitgever?

Een gekwalificeerde factuuruitgever die zich met succes heeft geregistreerd in het factuursysteem, moet instemmen met verzoeken van zakelijke klanten (kopers) om een gekwalificeerde factuur uit te geven. De uitgever moet de koper een factuur bezorgen die voldoet aan de vereisten voor gekwalificeerde facturen volgens het factuursysteem.

naast het uitbrengen en bezorgen moet de uitgever een kopie van de bezorgde gekwalificeerde factuur bewaren. wat betreft kopieën van bezorgde gekwalificeerde facturen schrijft de nationale belastingdienst voor dat de uitgever een kopie moet bewaren gedurende zeven jaar, te rekenen vanaf twee maanden na de laatste dag van de belastingperiode waartoe de uitgiftedatum behoort. vanaf 1 januari 2024 moeten gekwalificeerde facturen die met elektronische gegevens zijn uitgegeven en geleverd, volgens de Wet op het bewaren van elektronische boeken in gegevensformaat worden bewaard, in plaats van op papier.

Als de uitgegeven gekwalificeerde factuur een fout bevat, is de uitgever van de gekwalificeerde factuur wettelijk verplicht om een gecorrigeerde gekwalificeerde factuur opnieuw te verstrekken.

Als speciale uitzondering kan een bedrijf vrijgesteld worden van de verplichting om een gekwalificeerde factuur te leveren, bijvoorbeeld voor openbaar vervoer van passagiers tegen een tarief van minder dan ¥ 30.000, en voor transacties met verkoopautomaten en andere geautomatiseerde serviceapparatuur wanneer het moeilijk is om een factuur te leveren. Voor meer info, controleer het overzicht van de Nationale Belastingdienst over methoden voor het bewaren van gekwalificeerde facturen.

Welke gegevens moeten op een gekwalificeerde factuur staan?

Als je een gekwalificeerde factuur maakt, is het belangrijk om eerst te kijken of je aan de regels van het factuursysteem voldoet. Hieronder staan de dingen die volgens de Japanse belastingdienst op een gekwalificeerde factuur moeten staan:

• Persoonlijke naam of bedrijfsnaam van de gekwalificeerde factuuruitgever
  
• Transactiedatum
  
• Details van de transactie (als het artikel in aanmerking komt voor een lager belastingtarief, vermeld dat dan duidelijk)
  
• Persoonlijke naam of bedrijfsnaam van de ontvanger (koper)
  
• Registratienummer als gekwalificeerde factuuruitgever
  
• Totaalbedrag geclassificeerd als prijzen exclusief belasting of prijzen inclusief belasting tegen elk belastingtarief (8% en 10%), en toepasselijke belastingtarieven
  
• Belasting op consumptie per belastingtarief en totaalbedrag aan belasting op consumptie per belastingtarief.
  

Zoals hierboven vermeld, moet je je registratienummer vermelden op de gekwalificeerde factuur volgens het huidige factuursysteem. Daarom is het belangrijk om je registratieaanvraag in te vullen en het registratienummer te ontvangen voordat je een gekwalificeerde factuur uitgeeft. Zodra je de registratie hebt voltooid, krijg je van het belastingkantoor bericht over je registratienummer. Bewaar je registratienummer op een veilige plek nadat je het bericht hebt ontvangen.

Om gekwalificeerde facturen uit te geven die voldoen aan het factuursysteem, kun je een automatische btw-berekeningsfunctie gebruiken om de efficiëntie van je bedrijf te verbeteren. Stripe biedt verschillende handige functies en tools, zoals Stripe Tax en Tax Rate, die gekwalificeerde facturen ondersteunen en waarmee je automatisch omzetbelasting kunt berekenen. Raadpleeg onze factuurcompliancegids en document met best practices voor meer informatie over het factuursysteem en het opstellen van een gekwalificeerde factuur.

Stapsgewijze handleiding voor het uitgeven van een gekwalificeerde factuur

Hieronder laten we zien hoe je een gekwalificeerde factuuruitgever kunt worden en gekwalificeerde facturen kan versturen.

1. Vul het registratieformulier in
Om een registratieformulier per post te krijgen, kun je het registratieformulier voor gekwalificeerde factuuruitgevers van de Nationale Belastingdienst downloaden en gebruiken. Je kunt je ook via e-Tax registreren.

2. Bereid bijlagen voor
Als je een eenmanszaak hebt, moet je een kopie van je individuele nummerkaart (My Number Card) meesturen als je het aanvraagformulier voor registratie als gekwalificeerde factuuruitgever opstuurt. Als je geen individuele nummerkaart hebt, zorg dan dat je een kopie van je individuele nummerbevestigingsdocument (kennisgevingskaart) en een kopie van je identiteitsbewijs (rijbewijs, enz.) bij de hand hebt. Als je je aanvraag via e-Tax indient, zorg dan dat je een elektronisch certificaat (individueel nummerkaart, enz.) en een gebruikersidentificatienummer (het 16-cijferige nummer voor elektronische belastingaangifte) bij de hand hebt. Voor een vennootschap is het handig om informatie zoals de vertegenwoordiger, locatie en bedrijfsnummer bij de hand te hebben, zodat je deze correct kunt invullen bij het invullen van de aanvraag.

3. Dien de registratieaanvraag in
Als je je per post registreert, controleer dan het adres van het Invoice Registration Center, dat is waar je het naartoe stuurt. Stuur dan het registratieformulier en de benodigde bijlagen mee.

4. Ontvang een bericht met je registratienummer
Het registratienummer van de gekwalificeerde factuuruitgever is een belangrijk nummer dat op gekwalificeerde facturen moet staan. Bewaar je registratienummer op een veilige plek nadat je de kennisgeving hebt ontvangen. Als je je registratieaanvraag per post hebt verstuurd, krijg je een schriftelijke kennisgeving. Als je je aanvraag hebt ingediend en om kennisgeving via e-Tax hebt gevraagd, kun je de kennisgeving via e-Tax ontvangen. Let op: zelfs als je je aanvraag via e-Tax indient, wordt de registratiekennisgeving op papier verstuurd, tenzij je anders aangeeft. Geef daarom tijdens het aanvraagproces op het bevestigingsscherm aan wat je voorkeur is.

5. Maak gekwalificeerde facturen aan en stuur ze naar kopers
Als je een gekwalificeerde factuur maakt, check dan of je de vereiste gegevens goed hebt ingevuld voordat je de factuur naar de koper stuurt. Controleer vooral, als dat nodig is, je registratienummer door naar de website van gekwalificeerde factuuruitgevers te gaan.

6. Bewaar kopieën van gekwalificeerde facturen
Zoals hierboven vermeld, moet je kopieën van gekwalificeerde facturen zeven jaar of langer bewaren. Houd er ook rekening mee dat de Electronic Books Preservation Act vereist dat je gekwalificeerde facturen in gegevensformaat bewaart als ze als elektronische gegevens zijn geleverd.

Wat als ik me niet registreer als een gekwalificeerde factuuruitgever?

Als je je niet registreert als gekwalificeerde factuuruitgever, mag je geen gekwalificeerde facturen uitgeven. Daardoor kunnen kopers die jouw klanten zijn geen gekwalificeerde factuur ontvangen en geen aankoopbelastingkrediet krijgen. Uiteindelijk zorgt dit ervoor dat de koper meer consumptiebelasting moet betalen. Om zo'n negatief effect op jouw kopers te voorkomen, is het belangrijk dat beide partijen elkaars standpunten begrijpen en hun toekomstplannen bespreken.