Onder het factuursysteem dat op 1 oktober 2023 van start is gegaan, kunnen alleen belastingplichtige bedrijven die zijn geregistreerd als uitgever van gekwalificeerde facturen gekwalificeerde facturen uitgeven.

Normaal gesproken zijn eenmanszaken met een omzet van ¥ 10 miljoen of minder standaard vrijgesteld van belasting. Omdat ze op dit moment echter geen gekwalificeerde facturen kunnen uitgeven onder het factuursysteem, overwegen velen om zich te registreren als een belastingplichtige onderneming die wel gekwalificeerde facturen kan uitgeven.

In dit artikel bespreken we de gevolgen van het factuursysteem voor eenmanszaken, inclusief de risico's van niet-registratie en de voor- en nadelen van registratie.

Wat staat er in dit artikel?

• Zelfstandigen kunnen zich registreren als gekwalificeerde factuuruitgever
  
• Het factuursysteem en eenmanszaken met een jaaromzet van ¥ 10 miljoen of meer
  
• Voordelen en nadelen voor eenmanszaken die zich registreren in het factuursysteem
  
• Wanneer moet je als geregistreerde eenmanszaak btw betalen?
  
• Factoren waar eenmanszaken op moeten letten met het factuursysteem
  

Eenmanszaken kunnen zich registreren als gekwalificeerde factuuruitgever

Vanaf de start van het factuursysteem moeten gekwalificeerde facturen worden uitgegeven en bewaard om een aankoopbelastingkrediet te krijgen. Met de introductie van het factuursysteem kan elk belastbaar bedrijf, of het nu een bedrijf of een eenmanszaak is, zich registreren om gekwalificeerde facturen uit te geven en te verstrekken. Het is niet nodig om het bedrijf op te richten om aan het factuursysteem te voldoen.

Een eenmanszaak kan zich registreren voor het factuursysteem door het aanvraagformulier op te sturen naar het factuurregistratiecentrum van het belastingkantoor in hun regio, of door een aanvraag in te dienen via e-Tax. Let op: papieren registratieaanvragen worden alleen per post geaccepteerd. Je kunt de aanvraag niet persoonlijk indienen bij het belastingkantoor in je regio.

Het aanvraagformulier voor registratie kan worden gedownload van de website van de Nationale Belastingdienst aanvraag voor registratie als uitgever van gekwalificeerde facturen. Voorbeelden van aanvraagformulieren voor eenmanszaken en instructies voor het invullen ervan zijn te vinden op de website van de Nationale Belastingdienst, met één pagina met voorbeelden voor eenmanszaken en een andere pagina over aanvraagprocedures voor binnenlandse bedrijven die gekwalificeerde facturen uitgeven. Na goedkeuring van de registratie onder het factuursysteem wordt de eenmanszaak aangewezen als uitgever van gekwalificeerde facturen en krijgt deze een factuurregistratienummer toegewezen.

Of je nu per post of via e-Tax een aanvraag indient, je moet je persoonlijk identificeren. Eenmanszaken moeten van tevoren een kopie van hun My Number Card klaar hebben liggen.

Zoals hierboven uitgelegd, moet je een belastbaar bedrijf hebben om je te kunnen registreren voor het factuursysteem. Zelfstandigen met een jaaromzet van ¥ 10 miljoen of minder hoeven geen verbruiksbelasting te betalen, omdat ze belastingvrij zijn. Daarom zijn er overgangsmaatregelen ingesteld die tot 30 september 2029 gelden, speciaal voor deze vrijgestelde bedrijven. Deze maatregelen maken het mogelijk dat belastingvrije bedrijven zich registreren en belastingplichtige bedrijven worden onder het factuursysteem, waardoor ze bevoegd zijn om gekwalificeerde facturen uit te geven.

Het factuursysteem en eenmanszaken met een jaaromzet van ¥ 10 miljoen of meer

Eenmanszaken met een jaarlijkse belastbare omzet van meer dan ¥ 10 miljoen zijn belastingplichtige bedrijven en komen dus in aanmerking om te worden aangewezen als gekwalificeerde factuuruitgevers onder het factuursysteem. Eenmanszaken met een jaaromzet van ¥ 10 miljoen of meer kunnen op verschillende manieren worden beïnvloed door het factuursysteem, zoals:

• Je moet je registreren in het factuursysteem als iemand die gekwalificeerde facturen mag maken.
  
• Een mogelijke toename van de administratieve werklast als gevolg van complexe boekhoudkundige taken, waardoor een herziening van workflows en systemen noodzakelijk is.
  
• Je kunt geen gebruik maken van aankoopbelastingkredieten voor transacties met bedrijven die gebruikmaken van hun belastingvrije status, en dit kan je belastingdruk verhogen als je voornamelijk met dit soort bedrijven zaken doet.
  

Voordelen en nadelen voor eenmanszaken die zich registreren in het factuursysteem

Zoals hierboven uitgelegd, wordt een eenmanszaak die voorheen vrijgesteld was van de verplichting om omzetbelasting te betalen, een belastbaar bedrijf onder het factuursysteem wanneer deze zich registreert als uitgever van gekwalificeerde facturen. Laten we eens kijken naar de voor- en nadelen voor dergelijke eenmanszaken wanneer ze zich registreren in het factuursysteem.

Voordelen voor eenmanszaken die zich registreren in het factuursysteem

• Doorgaan met transacties met bestaande klanten
  Als een verkoper die een eenmanszaak heeft een factuur maakt die voldoet aan het factuursysteem, kan de koper de aankoopbelasting aftrekken. Dit maakt het makkelijker voor kopers om gewoon door te gaan met bestellen, en het zorgt er ook voor dat de verkoper niet het risico loopt op prijsonderhandelingen of dat transacties worden stopgezet.

• Meer nieuwe bestellingen
  Vanuit het perspectief van de koper is de kans groter dat een eenmanszaak die in het factuursysteem staat geregistreerd, wordt gekozen als voorkeursleverancier voor nieuwe transacties.

• "Speciale regeling van 20%" voor bedrijven die voorheen vrijgesteld waren van belasting
  Door zich te registreren in het factuursysteem om gekwalificeerde facturen uit te geven, worden belastingvrije bedrijven belastbaar, maar kunnen ze vanaf 1 oktober 2023 (toen het factuursysteem van start ging) tot 30 september 2026 een "speciale regeling van 20%" toepassen. Hierdoor kunnen ze hun verschuldigde detailhandelsbelasting tijdens die periode vaststellen op 20% van hun verbruiksbelastingbedrag. Voor meer info, controleer de pagina van de Nationale Belastingdienst over de speciale regeling van 20%.

Nadelen voor eenmanszaken die zich registreren in het factuursysteem

• Belastingplicht voor bedrijven met een jaaromzet van maximaal 10 miljoen yen
  Door zich te registreren voor het factuursysteem moeten eenmanszaken jaarlijks omzetbelasting betalen. Voorheen waren ze hiervan vrijgesteld, dus registratie kan leiden tot een lager netto-inkomen. Bovendien kan dit extra tijd en moeite kosten voor de definitieve belastingaangifte en een extra last vormen naast de kernactiviteiten.

• Het is verplicht om gekwalificeerde factuurprocedures te gebruiken
  Het factuursysteem vereist het uitgeven, bewaren en registreren van gekwalificeerde facturen, wat de administratieve lasten kan verhogen. Maar als je eenmaal systemen zoals automatische btw-berekening hebt geïnstalleerd, kunnen het verzenden en bewaren van facturen en andere activiteiten elektronisch worden gedaan, wat het proces vereenvoudigt. Hoewel er dus vooraf voorbereidingen nodig zijn om gekwalificeerde facturen te maken die voldoen aan het factuursysteem, zijn er ook voordelen, zoals de mogelijkheid om beter gebruik te maken van tools en functies die kunnen worden aangepast aan je behoeften en die de efficiëntie van je bedrijf verhogen. Om de benodigde btw-informatie in je gekwalificeerde facturen op te nemen, bieden tools zoals Stripe Tax of Tax Rates een functie voor belastingberekening die je daarbij kan helpen.

Wanneer moet je als geregistreerde eenmanszaak omzetbelasting betalen?

De verplichting om omzetbelasting te betalen ontstaat wanneer iemand een belastbaar bedrijf wordt. Dus zelfs als ze een jaaromzet van 10 miljoen yen of minder hebben, worden eenmanszaken die zijn geregistreerd in het factuursysteem beschouwd als belastbare bedrijven en zijn ze verplicht om de belasting te betalen, vanaf de dag dat ze zijn geregistreerd. Ze moeten de belasting meestal uiterlijk eind maart van het volgende jaar betalen voor de belastingperiode van 1 januari tot en met 31 december (als de laatste dag van maart in het weekend valt, kan er een verschil van een of meer dagen zijn). Let op: deze periode is anders dan de periode voor het betalen van inkomstenbelasting, die elk jaar van 16 februari tot en met 15 maart loopt. Houd rekening met de verschillende betalingstermijnen voor de verschillende belastingen.

Informatie over de boekhoudmethoden voor de omzetbelasting die belastingplichtige bedrijven moeten gebruiken voor hun definitieve belastingaangifte, vind je op de pagina van de Nationale Belastingdienst over definitieve belastingaangifte, onder bewaarplicht.

Houd er ook rekening mee dat het invoeren van het factuursysteem geen invloed heeft op de aangifte inkomstenbelasting op het witte aangifteformulier en blauwe aangifteformulier. Of een eenmanszaak ervoor kiest om het witte of blauwe aangifteformulier in te dienen, staat dus los van het factuursysteem, omdat het gaat om de aftrek van btw op aankopen, en kan vrij worden gekozen door de ondernemer.

Factoren waar eenmanszaken op moeten letten bij het factuursysteem

Hoe eenmanszaken met een jaaromzet van 10 miljoen yen of minder omgaan met het factuursysteem, kan per ondernemer verschillen. Het is belangrijk dat eenmanszaken die verkopers zijn, goed kijken naar de situatie en behoeften van kopers als ze overwegen zich aan te melden voor het factuursysteem.