Im Rahmen des in Japan eingeführten Rechnungssystems ist ein Aussteller qualifizierter Rechnungen ein Unternehmen, das sich im Voraus bei einem lokalen Rechnungsregistrierungszentrum registriert hat, um qualifizierte Rechnungen ausstellen zu können.

Dieser Artikel erläutert wichtige Aspekte für Aussteller qualifizierter Rechnungen: die Registrierung im japanischen Rechnungssystem, um als Aussteller qualifizierter Rechnungen zu gelten, die Mitteilung der Handelsregisternummer und die rechtlichen Verpflichtungen als Aussteller qualifizierter Rechnungen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Aussteller qualifizierter Rechnungen?
  
• So werden Sie ein Aussteller qualifizierter Rechnungen
  
• Was sind die wichtigsten rechtlichen Verpflichtungen eines Ausstellers qualifizierter Rechnungen?
  
• Welche Posten müssen bei der Ausstellung einer qualifizierten Rechnung aufgeführt werden?
  
• Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Ausstellen einer qualifizierten Rechnung
  
• Wie gehe ich vor, wenn ich nicht als Aussteller qualifizierter Rechnungen registriert bin?
  

Was ist ein Aussteller qualifizierter Rechnungen?

Um qualifizierte Rechnungen im Rahmen des japanischen Rechnungssystems ausstellen zu können, müssen Sie zunächst die Registrierung als Aussteller qualifizierter Rechnungen beantragen. Das Rechnungssystem („Invoice System“) wurde am 1. Oktober 2023 eingeführt. Im Rahmen des Systems müssen Unternehmen, die die Steuergutschrift für die Verbrauchssteuer auf Einkäufe in Anspruch nehmen möchten, qualifizierte Rechnungen unter Einhaltung der Anforderungen des Rechnungssystems ausstellen und aufbewahren.

Sobald ein Unternehmen als Aussteller qualifizierter Rechnungen registriert ist, wird es von den japanischen Behörden zur Ausstellung qualifizierter Rechnungen zugelassen. Zu diesem Zeitpunkt wird dem Unternehmen eine Registrierungsnummer zugewiesen. Demnach kann ein Aussteller qualifizierter Rechnungen auch als „ein Unternehmen mit einer Registrierungsnummer im Rechnungssystem“ bezeichnet werden.

Aus diesem Grund kann eine qualifizierte Rechnung nur von einem Aussteller qualifizierter Rechnungen mit einer Registrierungsnummer im Rechnungssystem ausgestellt werden. Eine qualifizierte Rechnung kann nicht von einem Unternehmen ausgestellt werden, das nicht als Aussteller qualifizierter Rechnungen registriert ist.

Nachdem Sie die Registrierung im Rechnungssystem beantragt haben und als Aussteller qualifizierter Rechnungen anerkannt sind, werden Informationen wie Name, Standort und Registrierungsnummer Ihres Unternehmens auf der Webseite der japanischen Steuerbehörde für Aussteller qualifizierter Rechnungen angezeigt. Mit der öffentlichen Bekanntgabe auf dieser Website ist die Registrierungsnummer allgemein zugänglich. Dadurch werden Probleme wie die missbräuchliche Verwendung falscher Registrierungsnummern und die falsche Identifizierung von Registrierungsnummern verhindert. Bei der Offenlegung von Informationen über ein Einzelunternehmen als Aussteller qualifizierter Rechnungen wird die Adresse nicht angezeigt, sofern die Einzelunternehmerin oder der Einzelunternehmer die Anzeige nicht beantragt.

So werden Sie ein Aussteller qualifizierter Rechnungen

Die Berechtigung zum Ausstellen qualifizierter Rechnungen hängt nicht vom Unternehmenstyp ab (Einzelunternehmen, Freiberufler/in, Kapitalgesellschaft usw.). Mit anderen Worten: Jedes Unternehmen kann ein Aussteller qualifizierter Rechnungen werden, wenn der Antrag auf Registrierung im Rechnungssystem genehmigt wird.

Im Prinzip können jedoch nur Unternehmen, die Verbrauchssteuer zahlen, eine qualifizierte Rechnung ausstellen. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen, wenn es als Aussteller qualifizierter Rechnungen anerkannt wird, zu einem steuerpflichtigen Unternehmen wird.

Sie können die Registrierung als Aussteller qualifizierter Rechnungen beantragen, indem Sie Ihr Antragsformular per Post an das Rechnungsregistrierungszentrum senden oder Ihren Antrag über e-Tax einreichen. Informationen zur Beantragung und Beispiele für die Angaben auf dem Antragsformular für die Registrierung entnehmen Sie bitte den Anweisungen der Nationalen Steuerbehörde zur Beantragung der Registrierung als Aussteller qualifizierter Rechnungen in Japan.

Was gilt für steuerbefreite Unternehmen?

Grundsätzlich ist ein steuerbefreites Unternehmen nicht berechtigt, ein Aussteller qualifizierter Rechnungen zu werden. Allerdings ist es keine Bedingung, ein Aussteller qualifizierter Rechnungen zu werden; dies ist vielmehr optional. Wenn Sie ein steuerbefreites Unternehmen sind, z. B. ein Einzelunternehmen mit einem Jahresumsatz von nicht mehr als 10 Mio. JPY, benötigen Sie ein gutes Verständnis des Rechnungssystems. Auf dieser Basis können Sie dann besser entscheiden, ob Sie ein steuerpflichtiges Unternehmen werden wollen, und dafür die Registrierung als Aussteller qualifizierter Rechnungen beantragen.

Beachten Sie, dass ein steuerbefreites Unternehmen, das die Registrierung als Aussteller qualifizierter Rechnungen beantragt, automatisch zu einem steuerpflichtigen Unternehmen wird und der Verpflichtung zur Zahlung der Verbrauchssteuer unterliegt.

Was sind die wichtigsten rechtlichen Verpflichtungen eines Ausstellers qualifizierter Rechnungen?

Ein Aussteller qualifizierter Rechnungen, der die Registrierung im Rechnungssystem erfolgreich beantragt hat, ist verpflichtet, Anfragen von Geschäftskunden/Geschäftskundinnen (Käuferinnen und Käufern) zur Ausstellung einer qualifizierten Rechnung zuzustimmen. Der Aussteller muss der Käuferin oder dem Käufer eine Rechnung ausstellen, die die Anforderungen an qualifizierte Rechnungen im Rahmen des Rechnungssystems erfüllt.

Zusätzlich zur Ausstellung und Lieferung muss der Aussteller eine Kopie der ausgestellten qualifizierten Rechnung aufbewahren. In Bezug auf Kopien von ausgestellten qualifizierten Rechnungen schreibt die Nationale Steuerbehörde vor, dass der Aussteller die Kopie sieben Jahre lang aufbewahren muss, und zwar zwei Monate ab dem letzten Tag des Besteuerungszeitraums, zu dem das Ausgabedatum gehört. Ab dem 1. Januar 2024 müssen qualifizierte Rechnungen, die unter Verwendung elektronischer Daten ausgestellt und geliefert wurden, gemäß dem Gesetz über die elektronische Buchführung im Datenformat und nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden.

Wenn die ausgestellte qualifizierte Rechnung einen Fehler enthält, ist der Aussteller der qualifizierten Rechnung außerdem gesetzlich verpflichtet, eine korrigierte qualifizierte Rechnung nachzureichen.

In besonderen Ausnahmefällen kann ein Unternehmen von der Pflicht zur Ausstellung einer qualifizierten Rechnung befreit werden, z. B. bei der Beförderung von Fahrgästen zu einem Fahrpreis von weniger als 30.000 JPY und bei Transaktionen mit Verkaufsautomaten und anderen automatisierten Dienstleistungsgeräten, wenn sich die Ausstellung einer Rechnung als schwierig erweisen würde. Weitere Einzelheiten finden Sie in der Übersicht über die Methoden zur Aufbewahrung qualifizierter Rechnungen der Nationalen Steuerbehörde.

Welche Posten müssen bei der Ausstellung einer qualifizierten Rechnung aufgeführt werden?

Wenn Sie eine qualifizierte Rechnung ausstellen, ist der erste wichtige Schritt die Erfüllung der im Rechnungssystem festgelegten Anforderungen. Wie von der japanischen Steuerbehörde festgelegt, müssen die folgenden Posten auf qualifizierten Rechnungen aufgeführt werden:

• Persönlicher Name oder Unternehmensname des Ausstellers qualifizierter Rechnungen
  
• Transaktionsdatum
  
• Transaktionsdetails (wenn der Artikel für einen ermäßigten Steuersatz infrage kommt, geben Sie dies deutlich an)
  
• Persönlicher Name oder Unternehmensname der Empfängerin oder des Empfängers (der Käuferin oder des Käufers)
  
• Registrierungsnummer als Aussteller qualifizierter Rechnungen
  
• Gesamtbetrag, der bei jedem Steuersatz (8 % und 10 %) als Preise ohne Steuern oder Preise mit Steuern eingestuft wird, sowie die geltenden Steuersätze
  
• Verbrauchssteuer, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, und Gesamtbetrag der Verbrauchssteuer, aufgeschlüsselt nach dem jeweiligen Steuersatz
  

Wie oben erwähnt müssen Sie Ihre Registrierungsnummer auf der qualifizierten Rechnung im Rahmen des aktuellen Rechnungssystems angeben. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihr Antragsformular für die Registrierung ausfüllen und die Registrierungsnummer erhalten, bevor Sie eine qualifizierte Rechnung ausstellen. Sobald Sie die Registrierung abgeschlossen haben, wird Ihnen Ihre Registrierungsnummer vom Finanzamt mitgeteilt. Bewahren Sie die Benachrichtigung über Ihre Registrierungsnummer nach Erhalt an einem sicheren Ort auf.

Zur Ausstellung qualifizierter Rechnungen, die mit dem Rechnungssystem konform sind, kann eine automatische Verkaufssteuerberechnungsfunktion verwendet werden, mit der die Effizienz des Unternehmens verbessert wird. Stripe bietet eine Reihe nützlicher Funktionen und Tools, wie Stripe Tax und Steuersatz, die qualifizierte Rechnungen unterstützen und Ihnen die automatische Berechnung der Verkaufssteuer ermöglichen. In unserem Leitfaden zur Compliance von Rechnungen in Japan und in unserem Dokument über Best Practices erfahren Sie mehr über das Rechnungssystem und wie Sie eine qualifizierte Rechnung erstellen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Ausstellen einer qualifizierten Rechnung

Im Folgenden gehen wir auf die Schritte ein, um ein Aussteller qualifizierter Rechnungen zu werden und qualifizierte Rechnungen auszustellen.

1. Füllen Sie das Antragsformular für die Registrierung aus
Um ein Antragsformular für die Registrierung per Post zu erhalten, können Sie das Antragsformular für die Registrierung als Aussteller qualifizierter Rechnungen der Nationalen Steuerbehörde herunterladen und verwenden. Sie können die Registrierung auch über e-Tax beantragen.

2. Bereiten Sie die Anhänge vor
Wenn Sie ein Einzelunternehmen sind, benötigen Sie für die Einreichung des Antragsformulars zur Registrierung als Aussteller qualifizierter Rechnungen eine Kopie Ihrer Individual Number Card (My Number Card). Wenn Sie nicht im Besitz einer Individual Number Card sind, halten Sie eine Kopie Ihres Bestätigungsdokuments für die Individual Number (Benachrichtigungskarte) und eine Kopie Ihres Ausweises (Führerschein usw.) bereit. Wenn Sie Ihren Antrag über e-Tax einreichen, müssen Sie ein elektronisches Zertifikat (Individual Number Card usw.) und eine Nutzeridentifikationsnummer (die 16-stellige Nummer für die elektronische Steuererklärung) vorlegen. Für eine Kapitalgesellschaft ist es sinnvoll, Informationen wie die Verantwortliche oder den Verantwortlichen, den Standort und die Unternehmensnummer zur Hand zu haben, um sie beim Ausfüllen des Antrags korrekt einzugeben.

3. Reichen Sie den Antrag auf Registrierung ein
Wenn Sie die Registrierung auf dem Postweg beantragen, bestätigen Sie die Adresse des Rechnungsregistrierungszentrums, das für die Einreichung zuständig ist. Fügen Sie anschließend das Antragsformular für die Registrierung mit den erforderlichen Anlagen bei und reichen Sie es ein.

4. Erhalt der Benachrichtigung über die Registrierungsnummer
Die Registrierungsnummer des Ausstellers qualifizierter Rechnungen ist eine wichtige Nummer, die auf qualifizierten Rechnungen angegeben werden muss. Bewahren Sie Ihre Registrierungsnummer nach Erhalt an einem sicheren Ort auf. Wenn Sie Ihr Antragsformular per Post gesendet haben, erhalten Sie eine schriftliche Benachrichtigung. Wenn Sie einen Antrag gestellt und eine Benachrichtigung über e-Tax angefordert haben, können Sie eine Benachrichtigung über e-Tax erhalten. Hinweis: Auch wenn Sie Ihren Antrag über e-Tax stellen, wird die Registrierungsbenachrichtigung in Papierform versandt, sofern Sie nichts anderes angeben. Geben Sie daher auf dem Bestätigungsbildschirm während des Beantragungsvorgangs unbedingt Ihre bevorzugte Option an.

5. Erstellen Sie qualifizierte Rechnungen und übermitteln Sie diese an Käufer/innen
Wenn Sie eine qualifizierte Rechnung erstellen, überprüfen Sie, ob Sie die erforderlichen Posten korrekt eingegeben haben, bevor Sie die Rechnung an die Käuferin oder den Käufer senden. Überprüfen Sie insbesondere bei Bedarf Ihre Registrierungsnummer, die Sie auf der Website der Aussteller qualifizierter Rechnungen finden.

6. Bewahren Sie Kopien von qualifizierten Rechnungen auf
Wie bereits erwähnt, sind Sie verpflichtet, Kopien von qualifizierten Rechnungen sieben Jahre oder länger aufzubewahren. Beachten Sie auch, dass Sie im Rahmen des Gesetzes über die elektronische Buchführung dazu verpflichtet sind, qualifizierte Rechnungen im Datenformat aufzubewahren, wenn sie als elektronische Daten geliefert wurden.

Wie gehe ich vor, wenn ich nicht als Aussteller qualifizierter Rechnungen registriert bin?

Wenn Sie sich nicht als Aussteller qualifizierter Rechnungen registriert haben, sind Sie nicht berechtigt, eine qualifizierte Rechnung auszustellen. Daher können Käufer/innen, die zu Ihrer Kundschaft gehören, keine qualifizierte Rechnung erhalten und keine Gutschrift für die Erwerbssteuer erhalten. Damit erhöht sich letztlich die von der Käuferin oder vom Käufer zu zahlende Verbrauchssteuer. Um eine solche negative Auswirkung auf Ihre Käufer/innen zu vermeiden, ist es wichtig, dass beide Parteien die Positionen des jeweils anderen kennen und ihre zukünftigen Absichten besprechen.