Según el Sistema de Facturación introducido en Japón, un emisor de facturas cualificado es una empresa que se ha registrado previamente en el Centro de Registro de Facturas local para poder emitir facturas cualificadas.

Este artículo abarca información sobre los emisores de facturas cualificados: registro en el Sistema de Facturación para convertirse en emisor de facturas cualificado, notificación del número de registro de la empresa y obligaciones legales como emisor de facturas cualificado.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un emisor de facturas cualificado?
  
• ¿Cómo puedo convertirme en un emisor de facturas cualificado?
  
• ¿Cuáles son las principales obligaciones legales de un emisor de facturas cualificado?
  
• ¿Qué items deben figurar al emitir una factura cualificada?
  
• Guía paso a paso para la emisión de una factura cualificada
  
• ¿Qué ocurre si no me registro como emisor de facturas cualificado?
  

¿Qué es un emisor de facturas cualificado?

Para emitir facturas cualificadas en el marco del Sistema de Facturación, es clave solicitar primero el registro como emisor de facturas cualificado. El Sistema de Facturación comenzó el 1 de octubre de 2023. Bajo este sistema, las empresas que quieran aplicar el crédito fiscal por compras para el impuesto sobre el consumo deben emitir y conservar facturas cualificadas que satisfagan los requisitos del Sistema de Facturación.

Una vez que una empresa se ha registrado como emisor de facturas cualificado, recibe la aprobación del gobierno japonés para emitir facturas cualificadas. Es entonces cuando se asignará un número de registro a la empresa. Así, un emisor de facturas cualificado también puede describirse como «una empresa con un número de registro en el Sistema de Facturación».

Por lo tanto, una factura cualificada solo puede ser emitida por un emisor de facturas cualificado con un número de registro en el Sistema de Facturación. Una factura cualificada no puede ser emitida por una empresa que no haya completado el registro como emisor de facturas cualificado.

Una vez que se convierta en emisor de facturas cualificado tras solicitar el registro en el Sistema de Facturación, la información como el nombre, lugar y número de registro de tu empresa se mostrará en la página web de la Agencia Tributaria Nacional de Japón de emisores de facturas cualificados. La divulgación pública en esta página web permite confirmar el número de registro correcto. Esto evita problemas como el uso indebido de números de registro falsos y la identificación errónea de los números de registro. Al divulgar información sobre una empresa unipersonal como emisor de facturas cualificado, no se mostrará la dirección a menos que el empresario individual solicite que se muestre.

¿Cómo puedo convertirme en un emisor de facturas cualificado?

La posibilidad de convertirse en emisor de facturas cualificado no depende del tipo de empresa (empresa unipersonal, autónomo, sociedad anónima, etc.). En otras palabras, cualquier empresa puede convertirse en emisor de facturas cualificado si se aprueba la solicitud de registro en el Sistema de Facturación.

Sin embargo, en principio, solo las empresas que pagan impuestos sobre el consumo pueden emitir una factura cualificada. Esto significa que si tu empresa se convierte en emisor de facturas cualificadas, pasará a ser una empresa sujeta a impuestos.

Puedes solicitar el registro como emisor de facturas cualificado enviando tu solicitud por correo al Centro de Registro de Facturas o a través de e-Tax. Para obtener información sobre cómo realizar la solicitud y ejemplos que muestren qué introducir en el formulario de solicitud de registro, consulte las instrucciones de la Agencia Tributaria Nacional en cómo solicitar el registro de empresa como emisor de facturas cualificado en Japón.

¿Y las empresas exentas de impuestos?

En términos generales, una empresa exenta de impuestos no puede convertirse en emisor de facturas cualificado. Sin embargo, convertirse en emisor de facturas cualificado no es un requisito, sino que es opcional. Si sos una empresa exenta de impuestos, como una empresa unipersonal con unas ventas anuales no superiores a 10 millones de yenes, necesitas conocer bien el Sistema de Facturación antes de decidir si te conviertes en una empresa sujeta a impuestos solicitando el registro como emisor de facturas cualificado.

Ten en cuenta que si una empresa exenta de impuestos solicita el registro como emisor de facturas cualificado, se convertirá de forma automática en una empresa sujeta a impuestos e incurrirá en la obligación de pagar el impuesto sobre el consumo.

¿Cuáles son las principales obligaciones legales de un emisor de facturas cualificado?

Un emisor de facturas cualificado que haya solicitado con éxito su registro en el Sistema de Facturación está obligado a dar su consentimiento a las solicitudes de emisión de una factura cualificada por parte de clientes empresariales (compradores). El emisor debe entregar al comprador una factura que cumpla los requisitos de las facturas cualificadas del Sistema de Facturación.

Además de la emisión y la entrega, el emisor debe conservar una copia de la factura cualificada entregada. Con respecto a las copias de las facturas cualificadas entregadas, la Agencia Tributaria Nacional estipula que el emisor debe conservar una copia durante siete años remontándose a los dos meses siguientes al último día del periodo sujeto a impuestos al que pertenezca la fecha de emisión. A partir del 1 de enero de 2024, en virtud de la Ley de Conservación de Libros Electrónicos, las facturas cualificadas emitidas y entregadas utilizando datos electrónicos deberán conservarse en formato de datos y no en papel.

Además, si la factura cualificada emitida contiene un error, el emisor de la factura cualificada está obligado legalmente a volver a entregar una factura cualificada corregida.

Como excepción especial, una empresa puede estar exenta de la obligación de entregar una factura cualificada, por ejemplo, para el transporte público de pasajeros con una tarifa inferior a 30,000 yenes y para transacciones con máquinas expendedoras, además de otros equipos de servicios automatizados cuando la entrega de una factura sería difícil. Para más detalles, consulte el resumen de métodos de retención de facturas cualificadas de la Agencia Tributaria Nacional.

¿Qué items deben figurar al emitir una factura cualificada?

Cuando se emite una factura cualificada, el primer paso importante es satisfacer los requisitos definidos en el Sistema de Facturación. A continuación, se enumeran los items obligatorios que deben figurar en las facturas cualificadas, según lo especificado por la Agencia Tributaria Nacional de Japón:

• Nombre personal o nombre de la empresa del emisor de facturas cualificado
  
• Fecha de la transacción
  
• Detalles de la transacción (si el item tiene derecho a una tasa impositiva reducida, indíquelo de manera clara)
  
• Nombre personal o nombre de la empresa del destinatario (comprador)
  
• Número de registro como emisor de facturas cualificado
  
• Importe total clasificado como precios excluidos de impuestos o precios incluidos de impuestos a cada tasa impositiva (8 % y 10 %), y tasas impositivas aplicables
  
• Impuesto sobre el consumo clasificado por tasa impositiva, e importe total del impuesto sobre el consumo, por tasa impositiva respectiva
  

Como se ha indicado anteriormente, debes indicar tu número de registro en la factura cualificada según el Sistema de Facturación actual. Por lo tanto, es importante completar tu solicitud de registro y recibir el número de registro antes de emitir una factura cualificada. Una vez que hayas completado el registro, la agencia fiscal te notificará tu número de registro. Tras recibir la notificación de tu número de registro, guárdalo en un lugar seguro.

Para emitir facturas cualificadas conformes con el Sistema de Facturación, se puede utilizar una función de cálculo automático del impuesto sobre las ventas para mejorar la eficiencia de la empresa. Stripe ofrece diversas funcionalidades y herramientas útiles, como Stripe Tax y Tax Rate, que admiten facturas cualificadas y te permiten calcular de forma automática el impuesto sobre las ventas. Puedes consultar nuestra guía de cumplimiento de la normativa de facturación y el documento de prácticas recomendadas para obtener más información sobre el Sistema de Facturación y cómo configurar una factura cualificada.

Guía paso a paso para la emisión de una factura cualificada

A continuación, veremos los pasos necesarios para convertirse en emisor de facturas cualificado y emitir facturas cualificadas.

1. Rellena el formulario de solicitud de inscripción
Para obtener un formulario de solicitud de registro por correo, puedes descargar y utilizar el formulario de solicitud de registro como emisor de facturas autorizado de la Agencia Tributaria Nacional. También puedes solicitar el registro a través de e-Tax.

2. Prepara los anexos
Si eres una empresa unipersonal, se requiere una copia de tu tarjeta de número individual (tarjeta My Number) cuando envíes el formulario de solicitud de registro como emisor de facturas cualificado. Si no dispones de tarjeta de número individual, prepara una copia de tu documento de confirmación de número individual (tarjeta de notificación) y una copia de tu documento de identidad (permiso de conducir, etc.). Si presentas tu solicitud a través de e-Tax, prepara un certificado electrónico (tarjeta de número individual, etc.) y un número de identificación de usuario (el número de 16 dígitos para la declaración electrónica de impuestos). En el caso de una sociedad anónima, es conveniente tener a mano datos como el representante, el lugar y el número de la sociedad para introducirlos correctamente al rellenar la solicitud.

3. Presenta la solicitud de registro
Cuando solicites el registro por correo, confirma la dirección del Centro de Registro de Facturas, que es el destino del envío. A continuación, adjunta y envía el formulario de solicitud de registro y los anexos necesarios.

4. Recibe notificación del número de registro
El número de registro del emisor de la factura cualificada es un número importante que debe figurar en las facturas cualificadas. Tras recibir la notificación de tu número de registro, guárdalo en un lugar seguro. Si enviaste por correo tu solicitud de registro, recibirás la notificación por escrito. Si lo solicitaste y pediste la notificación a través de e-Tax, podrás recibir la notificación a través de e-Tax. Ten en cuenta que aunque lo solicites a través de e-Tax, la notificación de registro se enviará en papel a menos que especifiques lo contrario. Por lo tanto, asegúrate de indicar tu preferencia en la pantalla de confirmación durante el proceso de solicitud.

5. Crea facturas cualificadas y entregarlas a los compradores
Al crear una factura cualificada, comprueba que has introducido correctamente los items requeridos antes de entregar la factura al comprador. En particular, cuando sea necesario, comprueba tu número de registro consultando el sitio web de emisores de facturas cualificadas.

6. Conserva copias de las facturas cualificadas
Como se ha mencionado anteriormente, estás obligado a conservar copias de las facturas cualificadas durante siete años o más. Además, ten en cuenta que la Ley de Conservación de Libros Electrónicos lo obliga a conservar las facturas cualificadas en formato de datos si se han entregado como datos electrónicos.

¿Qué ocurre si no me registro como emisor de facturas cualificado?

Si no te registra como emisor de facturas cualificado, no podrás emitir una factura cualificada. Por lo tanto, los compradores que son tus clientes no pueden recibir una factura cualificada y no pueden obtener un crédito fiscal por compras. En última instancia, esto aumenta el impuesto sobre el consumo que paga el comprador. Para evitar un impacto tan negativo en tus compradores, es importante que ambas partes comprendan las posiciones de la otra y discutan sus intenciones futuras.