Selon le système de facturation introduit au Japon, un émetteur de factures admissibles est une entreprise qui s'est immatriculée en amont auprès du centre d'enregistrement des factures local afin de pouvoir émettre ce type de factures.
Cet article vous explique le fonctionnement de ce statut : inscription au système de facturation, réception du numéro d'immatriculation et obligations légales.
Sommaire
- Définition d'un émetteur de factures admissibles
- Procédure pour devenir émetteur de factures admissibles
- Principales obligations légales d'un émetteur de factures admissibles
- Informations à mentionner lors de l'émission d'une facture admissible
- Guide étape par étape pour l'émission de factures admissibles
- Conséquences d'une non-immatriculation en tant qu'émetteur de factures admissibles
Définition d'un émetteur de factures admissibles
Pour être en mesure d'émettre des factures admissibles dans le cadre du système de facturation japonais, la première étape consiste à s'immatriculer. Ce système de facturation a été introduit le 1er octobre 2023 et impose aux entreprises qui souhaitent appliquer le crédit d'impôt sur les achats pour la taxe sur la consommation d'émettre et de conserver des factures admissibles qui répondent à ses exigences.
Une fois l'entreprise immatriculée, elle est autorisée à émettre des factures admissibles par le gouvernement japonais et se voit alors attribuer un numéro d'immatriculation. En d'autres termes, un émetteur de factures admissibles est une entreprise qui dispose d'un numéro d'immatriculation au sein du système japonais de facturation.
Par conséquent, seules les entreprises qui possèdent ce numéro sont habilitées à émettre des factures admissibles.
Une fois votre habilitation obtenue, des informations telles que le nom, la localisation et le numéro d'immatriculation de votre entreprise sont affichées sur la page Web de l'Agence nationale des impôts du Japon qui recense les émetteurs de factures admissibles. La disponibilité publique de ces informations permet de vérifier les numéros d'immatriculation et ainsi d'en éviter l'utilisation abusive ainsi que les erreurs d'identification. Dans le cas d'une entreprise individuelle habilitée à émettre des factures admissibles, l'adresse n'est pas affichée publiquement, sauf si l'entrepreneur en fait la demande.
Procédure pour devenir émetteur de factures admissibles
Qu'elle soit une entité individuelle, une micro-entreprise ou une société, toute entreprise peut devenir émettrice de factures admissibles dans la mesure où son immatriculation au sein du système de facturation est approuvée.
En principe toutefois, seules les entreprises qui paient la taxe sur la consommation peuvent émettre des factures admissibles, ce qui signifie que si votre entreprise obtient ce statut, elle deviendra également taxable.
Vous pouvez envoyer votre demande d'immatriculation par courrier au centre d'enregistrement des factures ou via e-Tax. Pour savoir comment vous immatriculer et remplir le formulaire d'inscription, consultez les instructions de l'Agence nationale des impôts relatives à la demande d'immatriculation en tant qu'entreprise émettrice de factures admissibles au Japon.
Cas spécifique des entreprises exonérées de taxes
D'une manière générale, une entreprise exonérée de taxes ne peut pas devenir émettrice de factures admissibles. Néanmoins, l'obtention de ce statut reste facultative. Si votre entreprise est exonérée de taxes, par exemple si vous êtes une entreprise individuelle dont les recettes annuelles ne dépassent pas 10 M¥, vous devrez vous familiariser suffisamment avec le système de facturation avant de choisir de vous immatriculer et de devenir une entreprise taxable.
Il est à noter que si une entreprise exonérée de taxes effectue une demande d'immatriculation, elle devient automatiquement taxable et redevable de la taxe sur la consommation.
Principales obligations légales d'un émetteur de factures admissibles
Un émetteur de factures admissibles dont l'immatriculation a été approuvée est tenu de répondre aux demandes des clients de son entreprise concernant l'émission de telles factures. Dans ce domaine, il doit en effet se conformer aux exigences du système japonais de facturation.
Outre l'émission et l'envoi de factures admissibles, l'émetteur doit également en conserver une copie. À ce sujet, l'Agence nationale des impôts impose à l'émetteur de conserver une copie de chaque facture admissible pendant sept ans à compter du deuxième mois suivant le dernier jour de la période taxable à laquelle correspond la date d'émission. À partir du 1er janvier 2024 et dans le cadre de la loi sur la conservation électronique des documents comptables (Electronic Books Preservation Act), les factures admissibles émises et envoyées au format électronique doivent être conservées telles quelles plutôt qu'au format papier.
De plus, si une facture admissible contient une erreur, son émetteur est légalement tenu d'en produire une version corrigée.
À titre spécial, une entreprise peut être exemptée de l'obligation de fournir une facture admissible, par exemple pour le transport public de passagers lorsque le tarif est inférieur à 30 000 ¥ et pour les transactions impliquant des distributeurs automatiques et autres équipements de services automatisés pour lesquelles la production d'une facture serait difficile. Pour plus de détails, consultez la présentation des méthodes de conservation des factures admissibles de l'Agence nationale des impôts.
Informations à mentionner lors de l'émission d'une facture admissible
Lors de l'émission d'une facture admissible, la première étape consiste à respecter les exigences définies par le système japonais de facturation. Les éléments suivants doivent être indiqués sur les factures admissibles, tels que spécifiés par l'Agence nationale des impôts du Japon :
- nom personnel ou nom d'entreprise de l'émetteur de la facture admissible ;
- date de la transaction ;
- détails de la transaction (en mentionnant clairement si un taux de taxe réduit est applicable) ;
- nom personnel ou nom d'entreprise du destinataire (client) ;
- numéro d'immatriculation en tant qu'émetteur de factures admissibles ;
- montant total exonéré de taxes ou montant total soumis à une taxe en mentionnant chaque taux (8 et 10 %), et taux de taxes applicables ;
- taxe sur la consommation classée par taux et montant total de la taxe sur la consommation en fonction de chaque taux de taxe.
Comme indiqué ci-dessus, le système japonais de facturation actuel vous impose de mentionner votre numéro d'immatriculation sur les factures admissibles. Par conséquent, il est important d'effectuer votre demande d'immatriculation au préalable afin d'obtenir votre numéro, que l'administration fiscale vous transmettra une fois la procédure terminée. Conservez ce numéro en lieu sûr.
Afin d'émettre des factures admissibles conformes au système de facturation et de gagner en efficacité, les entreprises peuvent utiliser une solution de calcul automatique de la taxe sur les ventes. Stripe propose un ensemble d'outils et de fonctionnalités utiles, parmi lesquels Stripe Tax et Tax Rate, qui prennent en charge les factures admissibles et vous permettent de calculer automatiquement la taxe sur les ventes. Pour obtenir plus d'informations sur le système japonais de facturation et savoir comment configurer une facture admissible, consultez notre guide sur la conformité des factures et notre documentation relative aux bonnes pratiques.
Guide étape par étape pour l'émission de factures admissibles
Voici les étapes à suivre pour devenir un émetteur de factures admissibles et garantir la conformité de ces dernières.
1. Envoi du formulaire d'inscription
Pour un envoi par courrier, vous pouvez télécharger le formulaire d'inscription en tant qu'entreprise émettrice de factures admissibles mis à disposition par l'Agence nationale des impôts. Vous pouvez également effectuer votre inscription via e-Tax.
2. Préparation des pièces justificatives
Si vous êtes une entreprise individuelle, une copie de votre carte individuelle (carte My Number) est requise lorsque vous envoyez votre demande par courrier. Si vous ne possédez pas de carte individuelle, préparez une copie de votre document de confirmation de numéro individuel (carte de notification) ainsi qu'une copie de votre document d'identité (permis de conduire, etc.). Si vous envoyez votre demande via e-Tax, préparez un certificat électronique (carte individuelle, etc.) ainsi qu'un numéro d'identification d'utilisateur (le numéro à 16 chiffres utilisé pour les déclarations d'impôts en ligne). Si votre entreprise a le statut de société, il peut être judicieux de disposer d'informations telles que le nom du représentant, la localisation et le numéro de l'entreprise afin d'éviter toute erreur sur le formulaire.
3. Envoi de la demande d'inscription
Lorsque vous vous inscrivez par courrier, vérifiez l'adresse du centre d'enregistrement des factures qui recevra votre demande. Rassemblez ensuite le formulaire d'inscription et les pièces justificatives requises, puis envoyez le tout.
4. Réception du numéro d'immatriculation
Le numéro d'immatriculation de l'émetteur de factures admissibles est un numéro important qui doit être mentionné sur les factures. Conservez ce numéro en lieu sûr. Si vous avez envoyé votre demande par courrier, vous recevrez une réponse écrite. Si vous avez effectué votre inscription et demandé une réponse via e-Tax, vous recevrez votre numéro par ce biais. Notez que même si vous déposez votre demande via e-Tax, une notification papier vous sera envoyée, à moins que vous ne choisissiez d'y renoncer. Par conséquent, veillez à indiquer votre préférence sur l'écran de confirmation au cours de la procédure d'immatriculation.
5. Création des factures admissibles et envoi aux clients
Lors de la création d'une facture admissible, assurez-vous d'avoir correctement saisi les éléments demandés avant de l'envoyer au client, en particulier votre numéro d'immatriculation (après l'avoir vérifié sur le site Web concerné, si nécessaire).
6. Conservation des factures admissibles
Comme indiqué précédemment, vous êtes tenu de conserver une copie de vos factures admissibles pendant au moins sept ans. Gardez également à l'esprit que la loi sur la conservation électronique des documents comptables vous impose de conserver les factures admissibles au format numérique si vous les avez envoyées de cette manière.
Conséquences d'une non-immatriculation en tant qu'émetteur de factures admissibles
Si vous ne vous immatriculez pas en tant qu'émetteur de factures admissibles, vous ne pourrez pas émettre ce type de factures. Par conséquent, vos clients ne pourront pas bénéficier de crédit d'impôt sur leurs achats, ce qui aura pour effet d'augmenter la taxe sur la consommation dont ils devront s'acquitter. Pour éviter ces déconvenues, il est important que chaque partie comprenne les positions de l'autre et fasse part de ses intentions.