Dentro del Sistema de facturación implantado en Japón, un emisor cualificado de facturas es una empresa que se ha inscrito por anticipado en el Centro de registro de facturación local correspondiente y que, por tanto, tiene permiso oficial para emitir facturas cualificadas.

Este artículo te informa sobre los emisores de facturas cualificados: cómo se inscribe una empresa en el Sistema de facturación oficial para convertirla en emisor cualificado de facturas, cómo se notifica el número de inscripción de la empresa y qué obligaciones legales debe cumplir todo emisor de facturas cualificado.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un emisor de facturas cualificado?
  
• ¿Cómo puedo convertirme en un emisor de facturas cualificado?
  
• ¿Cuáles son las principales obligaciones legales que deben cumplir los emisores de facturas cualificados?
  
• ¿Qué elementos es obligatorio incluir en una factura cualificada?
  
• Guía paso a paso para emitir una factura cualificada
  
• ¿Y qué pasa si no me inscribo como emisor de facturas cualificado?
  

¿Qué es un emisor de facturas cualificado?

Para emitir facturas cualificadas bajo el amparo del Sistema de facturación oficial, es imprescindible solicitar la inscripción como emisor de facturas cualificado. El Sistema de facturación oficial comenzó a funcionar el 1 de octubre de 2023. Con este sistema, aquellas empresas que deseen aplicar el crédito fiscal por compra al impuesto al consumo deben emitir y conservar facturas cualificadas coherentes con los requisitos de dicho Sistema de facturación.

Una vez la empresa ya esté inscrita como emisor de facturas cualificado, el Gobierno de Japón la autoriza para emitir facturas cualificadas. Es entonces cuando se le asigna un número de inscripción. Por tanto, cabe decir que un emisor de facturas cualificado es «una empresa que tiene un número de inscripción en el Sistema de facturación oficial».

Así que tan solo los emisores de facturas cualificados y titulares de un número de inscripción en el Sistema de facturación tienen permiso para emitir facturas cualificadas. Está prohibido que cualquier empresa que no haya superado ese proceso de inscripción emita facturas cualificadas.

Al convertirse en emisor de facturas cualificado tras superar el proceso de inscripción en el Sistema de facturación oficial, ciertos datos de la empresa figurarán en la página web de la Agencia Tributaria Nacional de Japón dedicada a los emisores de facturas cualificados. Se trata de información como el nombre, el domicilio de la sede y el número de inscripción. La función de ese sitio web es precisamente exponer al público toda esa información, para permitir que se compruebe si los números de inscripción son correctos. Es una medida que ayuda a prevenir problemas como el uso indebido de números de inscripción o la utilización de números falsos, así como errores en la identificación de los mismos. En cuanto a los datos de las empresas unipersonales reconocidas como emisores de facturas cualificados, se evita revelar al público el domicilio salvo que la persona propietaria de dicha empresa lo solicite expresamente.

¿Cómo puedo convertirme en un emisor de facturas cualificado?

La admisibilidad para inscribirse y ser emisor de facturas cualificado no depende del tipo de empresa que tengas (unipersonal, profesional independiente, corporación). O sea, que cualquier empresa puede convertirse en emisor de facturas cualificado si se aprueba su solicitud de inscripción en el Sistema de facturación oficial.

Sin embargo, teóricamente tan solo pueden emitir facturas cualificadas aquellas empresas que tributen por el impuesto al consumo. Por tanto, si tu empresa se convierte en emisor de facturas cualificado, estará sujeta a impuestos.

Para solicitar el registro como emisor de facturas cualificado, puedes enviar el formulario de solicitud al Centro de registro de facturas por correo postal o mediante e-Tax. Si quieres saber cómo se tramita la solicitud y consultar ejemplos para ver cómo rellenar el formulario de solicitud de inscripción, encontrarás información en las instrucciones de la National Tax Agency (la Agencia Tributaria Nacional nipona) para solicitar la inscripción de tu empresa como emisor de facturas cualificado en Japón.

¿Y qué pasa con las empresas exentas de impuestos?

En líneas generales, las empresas exentas de impuestos no cumplen los requisitos para inscribirse como emisores de facturas cualificados. Sin embargo, cabe señalar que ser emisor de facturas cualificado no es obligatorio, sino una opción. Si la tuya es una empresa exenta de impuestos, como puede ser una empresa unipersonal cuyas ventas anuales no superen los 10 millones de ¥ anuales, será conveniente que te informes al detalle sobre el Sistema de facturación oficial antes de decidir si quieres transformarla en una empresa sujeta a impuestos. Porque es lo que sucederá si te inscribes como emisor de facturas cualificado.

Ten en cuenta que, si una empresa exenta de impuestos solicita registrarse como emisor cualificado de facturas, pasará automáticamente a ser una empresa sujeta a impuestos y tendrá la obligación de pagar el impuesto sobre el consumo.

¿Cuáles son las principales obligaciones legales que deben cumplir los emisores de facturas cualificados?

Un emisor cualificado de facturas que haya solicitado inscribirse correctamente en el Sistema de facturación oficial tiene la obligación de aceptar y cumplir el deseo de sus clientes empresariales (compradores) cuando le soliciten que emita una factura cualificada. El emisor debe entregar al comprador una factura que cumpla con los requisitos para facturas cualificadas estipulados por el Sistema de facturación oficial.

Además de emitir y entregar esa factura, el emisor debe conservar una copia de la misma. En lo que atañe a las copias de las facturas cualificadas entregadas, la Agencia Tributaria Nacional de Japón dispone que el emisor debe conservar una copia durante siete años, contados a partir de dos meses después del último día del período imponible al que corresponda la fecha de emisión. A partir del 1 de enero de 2024, al amparo de la Ley de Conservación de Libros Electrónicos, las facturas cualificadas emitidas y entregadas en formato electrónico deben conservarse en formato de datos, en lugar de en papel.

Además, si la factura cualificada emitida contiene un error, su emisor tiene la obligación legal de volver a entregar esa misma factura cualificada corregida.

Como excepción, se contempla que un negocio puede estar exento de la obligación de entregar una factura cualificada. Por ejemplo, para el transporte público de pasajeros con tarifas inferiores a 30.000 ¥ o para transacciones que involucren máquinas expendedoras y otros equipos de servicio automatizado, casos donde resultaría difícil entregar una factura. Si necesitas más información, consulta el resumen general de los métodos para conservar facturas cualificadas de la Agencia Tributaria Nacional de Japón.

¿Qué elementos es obligatorio incluir en una factura cualificada?

Al emitir una factura cualificada, el primer paso fundamental es cumplir con los requisitos que define el Sistema de facturación oficial. A continuación enumeramos los elementos que es obligatorio incluir en las facturas cualificadas, según lo especificado por la Agencia Tributaria Nacional de Japón:

• Nombre personal o nombre de la empresa del emisor de facturas cualificado
  
• Fecha de la transacción
  
• Detalles de la transacción (si el artículo encaja en las categorías que pueden aplicar un tipo impositivo reducido, hay que indicarlo con claridad)
  
• Nombre personal o nombre de la empresa del destinatario (comprador)
  
• Número de inscripción como emisor de facturas cualificado
  
• Importe total clasificado como precios excluidos de impuestos o precios con impuestos incluidos a cada tipo impositivo (8 % y 10 %), además de los tipos impositivos aplicables
  
• Impuesto sobre el consumo, clasificado por tipo impositivo, y total del impuesto de consumo, desglosado por cada tipo impositivo respectivo
  

Como ya hemos mencionado antes, hay que incluir el número de inscripción en la factura cualificada según el actual Sistema de facturación oficial. Por eso es tan importante solicitar la inscripción y recibir el número de inscripción antes de ponerse a emitir facturas cualificadas. Tras concluir el proceso de inscripción, la oficina fiscal te notificará cuál es tu número de inscripción. Y cuando te lo hayan notificado, debes guardarlo de forma segura.

Para emitir facturas cualificadas cumpliendo las reglas del Sistema de facturación oficial, es posible puede utilizar una función automática de cálculo del impuesto sobre las ventas para aumentar así la eficiencia para tu negocio. Stripe ofrece distintas funciones y herramientas muy útiles, como Stripe Tax y Tax Rate, que admiten las facturas cualificadas y permiten calcular automáticamente los impuestos sobre las ventas. Puedes consultar nuestra guía de cumplimiento de la normativa sobre facturas y la documentación sobre mejores prácticas para conocer mejor el Sistema de facturación y aprender cómo se crea una factura cualificada.

Guía paso a paso para emitir una factura cualificada

A continuación, veremos qué pasos hay que dar para convertirse en emisor de facturas cualificado y emitir facturas cualificadas.

1. Rellenar el formulario de solicitud de inscripción
Los formularios de solicitud para enviar por correo se pueden descargar de la página web de la Agencia Tributaria Nacional de Japón que ofrece los formularios de solicitud de inscripción como emisor de facturas cualificado. También se puede solicitar la inscripción mediante e-Tax.

2. Preparar la documentación adjunta
Si la tuya es una empresa unipersonal, deberás aportar una copia de tu Tarjeta de número de identificación individual (tarjeta «My Number) para enviar por correo el formulario de solicitud como emisor de facturas cualificado. Si no tienes una Tarjeta de número de identificación individual, deberás presentar una copia de tu documento de confirmación de Número de identificación (tarjeta de notificación) y una copia de un documento de identidad personal (como un permiso de conducir, por ejemplo). Si presentas la solicitud a través de e-Tax, deberás disponer de un certificado electrónico (Tarjeta de número de identificación individual, etc.) y un número de identificación de usuario (se trata del número de 16 dígitos que corresponde a la declaración de impuestos electrónica). Para las corporaciones, es recomendable tener a mano información como los datos de la persona representante, la ubicación y el número de la corporación, que deberás introducir correctamente al cumplimentar la solicitud.

3. Presentar la solicitud de inscripción
Si vas a solicitar la inscripción por correo, consulta cuál es la dirección del Centro de inscripción para la facturación y confirma que es correcta. Debes remitir tu solicitud a ese destino. A continuación, adjunta al formulario de solicitud de inscripción los documentos necesarios y envíalo todo junto.

4. Recibir la notificación del número de inscripción
El número de inscripción del emisor de facturas cualificado es muy importante y debe figurar en todas las facturas cualificadas. Y cuando te hayan notificado el número de inscripción, debes guardarlo de forma segura. Cuando recibas la notificación de tu número de inscripción, consérvalo en un lugar seguro. Si presentaste la solicitud y pediste que te enviasen la notificación a través de e-Tax, podrás recibirla por este canal. Ten en cuenta que, aunque presentes la solicitud mediante e-Tax, en principio la notificación de la inscripción se enviará en formato impreso, a menos que especifiques otra preferencia. Así que no olvides confirmar tu preferencia en la pantalla de confirmación durante el proceso de solicitud.

5. Crear facturas cualificadas y entregarlas a tus compradores
Cuando hagas una factura cualificada, cerciórate de que incluyes correctamente todos los elementos obligatorios antes de entregársela al comprador. Es especialmente importante que, cuando sea necesario, compruebes que tu número de inscripción es correcto. Puedes consultarlo en el sitio web de emisores de facturas cualificados.

6. Conservar copias de las facturas cualificadas
Tal como hemos visto antes, tienes la obligación de conservar copias de las facturas cualificadas que emitas durante siete años como mínimo. Además, debes tener en cuenta que la Ley de Conservación de Libros Electrónicos requiere que conserves las facturas cualificadas en formato de datos (electrónico) si las has entregado en ese mismo formato.

¿Y qué pasa si no me inscribo como emisor de facturas cualificado?

Si no tu empresa no se inscribe como emisor cualificado de facturas, no podrá emitir facturas cualificadas. Como consecuencia, los compradores (que son tus clientes) no podrán recibir una factura cualificada y eso les impedirá obtener un crédito fiscal por sus adquisiciones. Al final, esto aumenta el importe de los impuestos al consumo que debe abonar el comprador. Si quieres ahorrarles esos efectos negativos a tus compradores, es importante que ambas partes entiendan sus respectivas posturas y dialoguen sobre sus intenciones futuras.