Dans le cadre du système de facturation mis en place au Japon, un émetteur de factures admissibles est une entreprise qui s’est préalablement inscrite auprès du centre d’enregistrement des factures local afin de pouvoir émettre ce type de factures.

Cet article contient des informations sur les émetteurs de factures admissibles : inscription au système de facturation, réception du numéro d’inscription de l’entreprise et obligations légales en tant qu'émetteur de factures admissibles.

Que contient cet article?

• Définition d’un émetteur de factures admissibles
  
• Procédure pour devenir un émetteur de factures admissibles
  
• Principales obligations juridiques d’un émetteur de factures admissibles
  
• Informations à mentionner sur une facture admissible
  
• Guide étape par étape pour émettre une facture admissible
  
• Conséquences de ne pas être inscrit en tant qu’émetteur de factures admissibles
  

Définition d’un émetteur de factures admissibles

Afin d’émettre des factures conformes dans le cadre du système de facturation, il est essentiel de commencer par s’inscrire en tant qu’émetteur de factures admissibles. Le système de facturation a été mis en place le 1er octobre 2023. Dans le cadre de ce système, les entreprises qui souhaitent appliquer le crédit d’impôt sur les achats pour la taxe à la consommation doivent émettre et conserver des factures admissibles qui satisfont aux exigences du système de facturation.

Une fois l’entreprise inscrite, elle est autorisée à émettre des factures admissibles par le gouvernement japonais et se voit alors attribuer un numéro d’inscription. En d’autres termes, un émetteur de factures admissibles est une entreprise qui dispose d'un numéro d'inscription au système japonais de facturation.

Par conséquent, seules les entreprises qui possèdent ce numéro sont habilitées à émettre des factures admissibles.

Dès que vous êtes inscrit par l’entremise du système de facturation, des informations telles que le nom, le lieu et le numéro d’inscription de votre entreprise sont affichées sur la page Web desémetteurs de factures admissibles de l’agence nationale des impôts japonaise. La publication sur ce site Web permet de vérifier l’exactitude du numéro d’inscription et d’éviter des problèmes, tels que l’utilisation de faux numéros ou les erreurs d’identification. Lors de la divulgation d’informations sur une entreprise individuelle en tant qu’émetteur de factures admissibles, l’adresse n’est pas affichée, sauf si l’entreprise individuelle en fait la demande.

Procédure pour devenir un émetteur de factures admissibles

Qu’elle soit une entité individuelle, une microentreprise ou une société, toute entreprise peut devenir émettrice de factures admissibles dès que son inscription au sein du système de facturation est approuvée.

Cependant, en principe, seules les entreprises qui paient la taxe sur la consommation peuvent émettre des factures admissibles, ce qui signifie que si votre entreprise obtient ce statut, elle deviendra également taxable.

Vous pouvez demander votre inscription en tant qu’émetteur de factures admissibles en envoyant votre formulaire d’inscription par la poste au centre d’enregistrement des factures ou par l’intermédiaire de e-Tax. Pour obtenir des renseignements sur la procédure à suivre et des exemples d’informations à saisir dans le formulaire d’inscription, reportez-vous aux instructions de l’agence nationale des impôts sur la façon de s’inscrire en tant qu’émetteur de factures admissibles au Japon.

Cas particulier des entreprises exonérées de taxes

D’une manière générale, une entreprise exonérée de taxes n’a pas le droit d’émettre des factures admissibles. Dans tous les cas, il n’est pas obligatoire de devenir un émetteur de factures admissibles, c'est une possibilité. Si vous êtes une entreprise exonérée de taxes, telle qu’une entreprise individuelle dont les ventes annuelles ne dépassent pas 10 millions ¥, vous devez bien comprendre le système de facturation avant de décider de devenir une entreprise taxable et demander votre inscription en tant qu’émetteur de factures admissibles.

Il faut noter que si une entreprise exonérée de taxes effectue une demande d’inscription, elle devient automatiquement taxable et redevable de la taxe sur la consommation.

Principales obligations juridiques d’un émetteur de factures admissibles

Un émetteur de factures admissibles dont l’inscription a été approuvée est tenu de répondre aux demandes des clients de son entreprise concernant l’émission de telles factures. Dans ce domaine, il doit en effet se conformer aux exigences du système japonais de facturation.

En plus d’émettre et de remettre la facture admissible, l’émetteur doit en conserver un exemplaire. En ce qui concerne les exemplaires des factures admissibles remises, l’agence nationale des impôts requiert que l’émetteur conserve un exemplaire pendant sept ans à compter du deuxième mois suivant le dernier jour de la période imposable à laquelle appartient la date d’émission. Depuis le 1er janvier 2024, en vertu de la loi sur la conservation des livres électroniques, les factures admissibles émises et remises de manière électronique doivent être conservées en format électronique, et non plus sous forme papier.

De plus, si une facture admissible contient une erreur, son émetteur est légalement tenu d’en produire une version corrigée.

À titre exceptionnel, une entreprise peut être exemptée de l’obligation de remettre une facture admissible, par exemple pour le transport public de passagers pour un coût inférieur à 30 000 ¥, et pour les transactions avec des distributeurs automatiques et autres équipements de service automatisés lorsque la remise d’une facture serait compliquée. Pour plus de détails, veuillez vous reporter à la présentation générale des méthodes de conservation des factures admissibles de l’agence nationale des impôts.

Informations à mentionner sur une facture admissible

Lors de l’émission d’une facture admissible, la première étape consiste à respecter les exigences définies par le système japonais de facturation. Les éléments suivants doivent être indiqués sur les factures admissibles, tels que précisés par l’agence nationale des impôts du Japon :

• Nom personnel ou nom d’entreprise de l’émetteur de la facture admissible
  
• Date de la transaction
  
• Détails de la transaction (si l’article peut bénéficier d’un taux de taxe réduit, indiquez-le clairement)
  
• Nom personnel ou nom d’entreprise du destinataire (client)
  
• Numéro d'inscription en tant qu’émetteur de factures admissibles
  
• Montant total exonéré de taxes ou montant total soumis à une taxe en mentionnant chaque taux (8 et 10 %), et taux de taxes applicables
  
• Taxe sur la consommation classée par taux et montant total de la taxe sur la consommation en fonction de chaque taux de taxe
  

Comme indiqué ci-dessus, le système japonais de facturation actuel impose de mentionner le numéro d’inscription sur les factures admissibles. Par conséquent, il est important d’effectuer votre demande d’inscription au préalable afin d’obtenir votre numéro, que l’administration fiscale vous transmettra une fois la procédure terminée. Conservez ce numéro en lieu sûr.

Afin d’émettre des factures admissibles conformes au système de facturation et améliorer l’efficacité de l’entreprise, celle-ci peut utiliser une fonction de calcul automatique de la taxe de vente. Stripe offre une variété de fonctionnalités et d’outils utiles, tels que Stripe Tax et Tax Rate, qui prennent en charge les factures admissibles et permettent de calculer automatiquement la taxe de vente. Vous pouvez vous référer à notre guide de conformité des factures et à la documentation sur les bonnes pratiques pour en savoir plus sur le système de facturation et sur la manière de mettre en place les factures admissibles.

Guide étape par étape pour émettre une facture admissible

Découvrez les étapes à suivre pour devenir un émetteur de factures admissibles et émettre ce type de facture.

1. Remplissez le formulaire d’inscription_
Pour obtenir un formulaire d’inscription à envoyer par la poste, vous pouvez télécharger le formulaire d’inscription de l’agence nationale des impôts en tant qu’émetteur de factures admissibles. Vous pouvez également demander votre inscription par l’intermédiaire de e-Tax.

2. Préparez les pièces à joindre
Si vous êtes une entreprise individuelle, une copie de votre carte d’identification personnelle (carte My Number) est requise pour envoyer le formulaire d’inscription. Si vous n’avez pas de carte d’identification personnelle, préparez une copie de votre justificatif de confirmation d’identification personnelle (avis de notification) et une copie d’une pièce d'identité (permis de conduire, etc.). Si vous soumettez votre formulaire d’inscription par e-Tax, préparez un certificat électronique (carte d’identification personnelle, etc.) et un numéro d’identification d’utilisateur (le numéro à 16 chiffres pour la déclaration d’impôt électronique). Dans le cas d’une société, il est bon d’avoir sous la main des informations telles que le représentant, le lieu et le numéro de la société afin de les saisir correctement lorsque vous remplissez le formulaire d’inscription.

3. Soumettez le formulaire d’inscription_
Lorsque vous demandez une inscription par courrier, vérifiez l’adresse du centre d’enregistrement des factures, qui est le destinataire de la demande d’inscription. Ensuite, envoyez le formulaire d’inscription et les pièces jointes requises.

4. Recevez l’avis du numéro d’inscription_
Le numéro d’inscription de l’émetteur de factures admissibles est un numéro important qui doit figurer sur les factures admissibles. Conservez l’avis de votre numéro d’inscription en lieu sûr. Si vous avez envoyé votre formulaire d’inscription par la poste, vous recevrez un avis sous forme écrite. Si vous avez demandé à être averti par e-Tax, vous pouvez recevoir un avis par e-Tax, mais, même dans ce cas, un avis vous sera transmis en format papier, sauf indication contraire de votre part. Précisez bien ce que vous souhaitez sur l’écran de confirmation lors du processus d’inscription.

5. Créez des factures admissibles et les remettez-les aux acheteurs_
Lors de la création d’une facture admissible, assurez-vous de bien saisir les éléments demandés avant de l’envoyer au client, en particulier votre numéro d’inscription (après l'avoir vérifié sur le site Web concerné, si nécessaire).

6. Conservez des copies des factures admissibles
Comme indiqué précédemment, vous êtes tenu de conserver des copies des factures admissibles pendant sept ans au moins. N’oubliez pas non plus que la loi sur la conservation des livres électroniques vous oblige à conserver les factures admissibles sous forme électronique si elles ont été remises sous cette forme.

Conséquences de ne pas être inscrit en tant qu’émetteur de factures admissibles

Si vous n’êtes pas inscrit en tant qu’émetteur de factures admissibles, vous ne pouvez pas émettre ce type de factures. Par conséquent, vos clients ne peuvent pas bénéficier de crédit d’impôt sur leurs achats, ce qui a pour effet d’augmenter la taxe sur la consommation dont ils doivent s’acquitter. Pour éviter ces inconvénients, il est important que chaque partie comprenne la position de l’autre et fasse part de ses intentions.