Enligt det införda fakturasystemet i Japan är en kvalificerad fakturautställare ett företag som har registrerat sig i förskott hos det lokala fakturaregistreringscentret för att kunna utfärda kvalificerade fakturor.

Den här artikeln innehåller information om kvalificerade fakturautställare: registrering i fakturasystemet för att bli en kvalificerad fakturautställare, upplysning om registreringsnummer och juridiska skyldigheter som kvalificerad fakturautställare.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en kvalificerad fakturautställare?
  
• Hur blir jag en kvalificerad fakturautställare?
  
• Vilka är de viktigaste juridiska skyldigheterna för en kvalificerad fakturautställare?
  
• Vilka poster måste anges vid utfärdande av en kvalificerad faktura?
  
• Steg-för-steg-guide för utfärdande av en kvalificerad faktura
  
• Vad händer om jag inte registrerar mig som en kvalificerad fakturautställare?
  

Vad är en kvalificerad fakturautställare?

För att kunna utfärda kvalificerade fakturor enligt fakturasystemet är det viktigt att först ansöka om registrering som en kvalificerad fakturautställare. Fakturasystemet införlivades den 1 oktober 2023. Enligt systemet måste företag som vill tillämpa skattekredit för inköp för konsumtionsskatt utfärda och spara kvalificerade fakturor som uppfyller kraven i fakturasystemet.

När ett företag har registrerats som en kvalificerad fakturautställare godkänns det av den japanska regeringen att utfärda kvalificerade fakturor. Det är då som företaget tilldelas ett registreringsnummer. En kvalificerad fakturautställare kan därför också beskrivas som ”ett företag med ett registreringsnummer i fakturasystemet”.

Därför kan en kvalificerad faktura endast utfärdas av en kvalificerad fakturautställare med ett registreringsnummer i fakturasystemet. En kvalificerad faktura kan inte utfärdas av ett företag som inte har slutfört registreringen som en kvalificerad fakturautställare.

När du blir en kvalificerad fakturautställare efter att ha ansökt om registrering i fakturasystemet kommer information som namn, plats och registreringsnummer för ditt företag att visas på den japanska skattemyndighetens webbsida för kvalificerade fakturautställare. Offentliggörandet på denna webbplats gör det möjligt att bekräfta rätt registreringsnummer. Detta förhindrar problem såsom missbruk av falska registreringsnummer och felidentifiering av registreringsnummer. Vid offentliggörande av uppgifter om en enskild firma som kvalificerad fakturautställare kommer adressen inte att visas om inte den enskilde firman begär det.

Hur blir jag en kvalificerad fakturautställare?

Möjligheten att bli en kvalificerad fakturautställare beror inte på verksamhetsformen (enskild firma, frilans, bolag etc.). Med andra ord kan alla företag bli kvalificerade fakturautställare om ansökan om registrering i fakturasystemet godkänns.

I princip är det dock bara företag som betalar konsumtionsskatt som kan utfärda en kvalificerad faktura. Detta innebär att om ditt företag blir en kvalificerad fakturautställare kommer det att bli ett skattepliktigt företag.

Du kan ansöka om registrering som kvalificerad fakturautställare genom att posta din ansökan till fakturaregistreringscentret eller via e-Tax. För information om hur man ansöker och exempel på vad som ska anges i registreringsformuläret kan du se anvisningar från skattemyndigheten om hur man ansöker om registrering som kvalificerad fakturautställare för företag i Japan.

Hur är det med företag som är skattebefriade?

Generellt sett är ett företag med skattebefrielse inte berättigat att bli en kvalificerad fakturautställare. Det är dock inte ett krav att bli en kvalificerad fakturautställare, utan det är frivilligt. Om du är ett företag med skattebefrielse, t.ex. ett enmansföretag med en årlig omsättning på högst 10 miljoner JPY, måste du ha en god förståelse för fakturasystemet innan du bestämmer dig för om du ska bli ett skattepliktigt företag genom att ansöka om registrering som kvalificerad fakturautställare.

Observera att om ett företag med skattebefrielse ansöker om registrering som kvalificerad fakturautställare kommer det automatiskt att bli ett skattepliktigt företag och bli skyldigt att betala konsumtionsskatt.

Vilka är de viktigaste juridiska skyldigheterna för en kvalificerad fakturautställare?

En kvalificerad fakturautställare som framgångsrikt har ansökt om registrering i fakturasystemet är skyldig att samtycka till förfrågningar från affärskunder (köpare) om utfärdande av en kvalificerad faktura. Utfärdaren måste leverera en faktura till köparen som uppfyller kraven för kvalificerade fakturor enligt fakturasystemet.

Utöver utfärdande och leverans måste utfärdaren behålla en kopia av den levererade kvalificerade fakturan. När det gäller kopior av levererade kvalificerade fakturor föreskriver skattemyndigheten att utfärdaren måste behålla en kopia i sju år från och med två månader efter den sista dagen i den skattepliktiga period som utfärdandedatumet tillhör. Från och med den 1 januari 2024, enligt lagen om bevarande av elektronisk bokföring, måste kvalificerade fakturor som utfärdats och levererats med hjälp av elektroniska data bevaras i dataformat, snarare än som papper.

Dessutom, om den utfärdade kvalificerade fakturan innehåller ett fel, är utfärdaren av den kvalificerade fakturan juridiskt skyldig att återleverera en korrigerad kvalificerad faktura.

Som ett särskilt undantag kan ett företag befrias från skyldigheten att leverera en kvalificerad faktura – till exempel för kollektivtrafik av passagerare till ett pris som understiger 30 000 JPY och för transaktioner som involverar varuautomater och annan automatiserad serviceutrustning när det skulle vara svårt att leverera en faktura. Mer information finns i skattemyndighetens översikt över metoder för att spara kvalificerade fakturor.

Vilka poster måste anges vid utfärdande av en kvalificerad faktura?

När man utfärdar en kvalificerad faktura är det första viktiga steget att uppfylla de krav som definieras i fakturasystemet. Följande är obligatoriska poster som ska anges på kvalificerade fakturor, enligt vad som anges av den japanska skattemyndigheten:

• Personnamn eller företagsnamn för den kvalificerade fakturautställaren
  
• Transaktionsdatum
  
• Uppgifter om transaktionen (om radposten är berättigad till en reducerad skattesats ska detta anges tydligt)
  
• Mottagarens (köparens) personnamn eller företagsnamn
  
• Registreringsnummer som kvalificerad fakturautställare
  
• Totalt belopp klassificerat som priser exklusive skatt eller priser inklusive skatt vid varje skattesats (8 % och 10 %) och tillämpliga skattesatser
  
• Konsumtionsskatt uppdelad på skattesats och totalt belopp för konsumtionsskatt uppdelat på respektive skattesats
  

Som nämnts ovan måste du ange ditt registreringsnummer på den kvalificerade fakturan enligt det nuvarande fakturasystemet. Därför är det viktigt att slutföra din ansökan om registrering och få registreringsnumret innan du utfärdar en kvalificerad faktura. När du har slutfört registreringen kommer du att få en upplysning om ditt registreringsnummer från skattemyndigheten. När du har fått upplysningen om ditt registreringsnummer ska du förvara det på ett säkert ställe.

För att utfärda kvalificerade fakturor som överensstämmer med fakturasystemet kan en automatisk funktion för beräkning av omsättningsskatt användas för att förbättra företagets effektivitet. Stripe erbjuder en mängd användbara funktioner och verktyg, t.ex. Stripe Tax och Tax Rate, som stöder kvalificerade fakturor och låter dig automatiskt beräkna omsättningsskatt. Du kan läsa vår guide för fakturaefterlevnad och dokumentation om bästa praxis för att lära dig mer om fakturasystemet och hur du skapar en kvalificerad faktura.

Steg-för-steg-guide för utfärdande av en kvalificerad faktura

Nedan kommer vi att titta på stegen för att bli en kvalificerad fakturautställare och utfärda kvalificerade fakturor.

1. Fyll i ansökan om registrering
För att få en ansökan om registrering för inlämning via post kan du ladda ner och använda skattemyndighetens ansökningsblankett för registrering som kvalificerad fakturautställare. Du kan också ansöka om registrering via e-Tax.

2. Förbered bilagor
Om du är en enskild firma krävs en kopia av ditt individuella nummerkort (Mitt nummerkort) när du postar ansökan om registrering som kvalificerad fakturautställare. Om du inte har ett individuellt nummerkort förbereder du en kopia av bekräftelsedokumentet för ditt individuella nummer (upplysningskort) och en kopia av din id-handling (körkort etc.). Om du lämnar in din ansökan via e-Tax ska du förbereda ett elektroniskt certifikat (individuellt nummerkort, etc.) och ett användaridentifieringsnummer (det 16-siffriga numret för elektronisk skattedeklaration). För ett företag är det en god idé att ha information som representant, plats och organisationsnummer för att ange dem korrekt när du fyller i ansökan.

3. Skicka in ansökan om registrering
Vid ansökan om registrering per post ska du bekräfta adressen till fakturaregistreringscentret, som är inlämningsstället. Bifoga och skicka sedan in ansökan om registrering med nödvändiga bilagor.

4. Få upplysningen om registreringsnummer
Registreringsnumret för den kvalificerade fakturautställaren är ett viktigt nummer som måste anges på kvalificerade fakturor. Förvara registreringsnumret på ett säkert ställe efter att du har fått det. Om du postade din ansökan om registrering kommer du att få ett skriftligt meddelande. Om du ansökte och bad om avisering via e-Tax kan du få avisering via e-Tax. Observera att även om du ansöker via e-Tax kommer registreringsmeddelandet att skickas i pappersform om du inte anger något annat. Var därför noga med att ange vad du föredrar på bekräftelseskärmen under ansökan.

5. Skapa kvalificerade fakturor och leverera dem till köpare
När du skapar en kvalificerad faktura ska du kontrollera att du har angett de obligatoriska posterna korrekt innan du levererar fakturan till köparen. Kontrollera särskilt vid behov ditt registreringsnummer genom att gå till webbplatsen för kvalificerade fakturautställare.

6. Bevara kopior av kvalificerade fakturor
Som nämnts ovan är du skyldig att behålla kopior av kvalificerade fakturor i sju år eller längre. Tänk också på att lagen om bevarande av elektronisk bokföring kräver att du sparar kvalificerade fakturor i dataformat om de har levererats som elektroniska data.

Vad händer om jag inte registrerar mig som en kvalificerad fakturautställare?

Om du inte registrerar dig som en kvalificerad fakturautställare får du inte utfärda en kvalificerad faktura. Därför kan köpare som är dina kunder inte få en kvalificerad faktura och kan inte få en skattekredit för inköp. I slutändan ökar detta den konsumtionsskatt som betalas av köparen. För att undvika en sådan negativ inverkan på dina köpare är det viktigt att båda parter förstår varandras positioner och diskuterar sina framtida avsikter.