Elektronische transacties hebben ervoor gezorgd dat zakelijke transacties op afstand kunnen worden afgehandeld, terwijl ze eenvoudig en efficiënt blijven. Deze transactiemethode wordt steeds vaker gebruikt in Japan om bedrijfsactiviteiten soepel te laten verlopen.

In januari 2024 werd het met de Wet op het bewaren van elektronische boeken (ook bekend als de ‘Wet op elektronische boekhouding’) verplicht voor bedrijven om facturen en andere documenten die bij elektronische transacties worden uitgewisseld, elektronisch op te slaan. Volgens de Wet op elektronische boekhouding moeten bedrijven die actief elektronische transacties uitvoeren, de vereisten goed begrijpen en hun omgeving daarop voorbereiden. Dit geldt voor bedrijven en voor zakenpartners die elektronische transacties verwerken.

In dit artikel leggen we de basisprincipes van elektronische transacties uit, inclusief de vereisten en methoden voor het opslaan van documenten in overeenstemming met de wet op de elektronische boekhouding.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn elektronische transacties?
  
• Wat is de wet op de elektronische boekhouding?
  
• Vereisten voor het opslaan van elektronische transacties volgens de wet op de elektronische boekhouding
  
• Methoden voor het opslaan van elektronische transactiedocumenten
  
• Compliance met de verplichting om elektronische transactiegegevens op te slaan
  
• Opslagmethoden voor niet-elektronische gegevens volgens de Wet elektronische boekhouding
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat zijn elektronische transacties?

Elektronische transacties zijn het uitwisselen van documenten die nodig zijn voor transacties, zoals facturen en ontvangstbewijzen, met behulp van elektronische gegevens in plaats van papieren documenten. Concrete voorbeelden van elektronische transacties zijn onder andere:

• E-mail: bestanden toevoegen aan een e-mail
  
• Clouddiensten: documenten uitwisselen via de cloud
  
• Fysieke opslagmedia, zoals dvd's: opslagmedia uitwisselen met daarop opgeslagen gegevens
  
• Homepages of websites: bestanden downloaden van een website
  
• Papierloze faxen: faxen verzenden en ontvangen via internet
  
• Elektronische gegevensuitwisseling (EDI): het uitwisselen van transactie-informatie via een EDI-systeem
  
• Elektronische betalingen: het gebruik van elektronische betalingen, zoals gedigitaliseerd geld (d.w.z. e-money), creditcardbetalingen en betalingen met QR-code, en het downloaden van transactieoverzichten die online worden aangeboden door betaaldienstaanbieders
  

De verplichting om elektronische gegevens op te slaan

Sinds januari 2024 verplicht de wet op de elektronische boekhouding bedrijven om elektronische transacties (d.w.z. elektronisch uitgewisselde documenten) op te slaan als elektronische gegevens. Bedrijven die documenten met elektronische gegevens uitgeven en ontvangen, moeten daarom voorzichtig zijn bij het opslaan ervan. Documenten die volgens de wet op de elektronische boekhouding op de juiste manier in elektronische vorm moeten worden opgeslagen, zijn onder meer:

• Contracten
  
• Facturen
  
• Offertes
  
• Leveringsbonnen
  
• Bestellingen
  
• Kwitanties
  

Wat is de wet op elektronische boekhouding?

De wet op elektronische boekhouding is super belangrijk voor elektronische transacties. Het is een Japanse wet die bepaalt hoe je gegevens over transacties (zoals hierboven genoemd) en belastingen (zoals de Japanse consumptiebelasting [JCT]](https://stripe.com/resources/more/what-is-japanese-consumption-tax)) elektronisch moet bewaren.

Het belangrijkste punt is dat de verplichting om gegevens elektronisch te bewaren alleen geldt voor elektronische transacties (d.w.z. documenten die elektronisch zijn uitgewisseld). Wanneer documenten in papieren vorm worden uitgewisseld, bijvoorbeeld per post, is er geen verplichting om de papieren documenten te scannen en op te slaan in Portable Document Format (PDF). In deze gevallen is het opslaan als elektronische gegevens optioneel. We zullen later in dit artikel uitleggen wat zogenaamde “scanneropslag” inhoudt.

De wet op de elektronische boekhouding schrijft ook voor dat elektronische transactiegegevens moeten worden opgeslagen om documentvervalsing volledig en grondig te voorkomen. Ongeacht het type of de omvang van het bedrijf zijn alle ondernemingen en eenmanszaken onderworpen aan deze wet. Dit betekent dat bedrijven die regelmatig documenten uitwisselen via e-mail en andere elektronische middelen, ervoor moeten zorgen dat ze volledig voldoen aan de wet op de elektronische boekhouding.

Aan de andere kant, als een bedrijf – of het nu een onderneming of een eenmanszaak is – geen elektronische transacties of elektronische gegevens verwerkt, kan het papieren documenten blijven bewaren. Deze bedrijven hebben geen relatie met elektronische transacties, zoals gedefinieerd in de wet op de elektronische boekhouding.

Opslagvereisten voor elektronische transacties volgens de wet op de elektronische boekhouding

De wet op de elektronische boekhouding stelt eisen aan bedrijven voor het opslaan van elektronische transactiegegevens. Bedrijven die elektronische transacties uitvoeren, moeten ervoor zorgen dat ze de basisprincipes van de wet op de elektronische boekhouding goed naleven, waaronder het waarborgen van authenticiteit en zichtbaarheid.

Authenticiteit waarborgen

Om de authenticiteit van elektronische transacties te waarborgen, moeten bedrijven maatregelen nemen om aan te tonen dat opgeslagen elektronische gegevens niet zijn gewijzigd of verwijderd. Dit zorgt er ook voor dat accurate informatie in zijn oorspronkelijke staat wordt bewaard. Om aan de vereisten voor het waarborgen van authenticiteit te voldoen, moeten bedrijven ten minste een van de volgende maatregelen nemen:

• Transactiegegevens uitwisselen na het aanbrengen van een tijdstempel
  
• Een tijdstempel toepassen direct na het uitwisselen van transactie-informatie
  
• Een systeem implementeren dat correcties of verwijderingen kan verifiëren om manipulatie te voorkomen
  
• Administratieve procedures opstellen om correcties en verwijderingen te voorkomen en zaken doen in overeenstemming met deze procedures
  

Zichtbaarheid garanderen

Bedrijven kunnen de zichtbaarheid van elektronische transacties garanderen door elektronische gegevens zo op te slaan dat ze kunnen worden gelokaliseerd, geverifieerd en uitgevoerd wanneer dat nodig is. Bedrijven moeten aan de volgende eisen voldoen om de zichtbaarheid van elektronische gegevens te garanderen:

• Installeer computers, elektronische rekenmachines, programma's, beeldschermen en printers op de locatie waar de gegevens worden opgeslagen, samen met handleidingen, en zorg ervoor dat gegevens snel kunnen worden opgehaald en weergegeven
  
• Zorg voor een overzichtsdocument voor het computerverwerkingssysteem
  

Voor efficiënt zoeken moeten de geïmplementeerde zoekfuncties kunnen zoeken op basis van het volgende:

• Transactiedatum, bedrag en klant
  
• Datum- of bedragbereik
  
• Een combinatie van twee of meer zoekitems
  

Methoden voor het opslaan van elektronische transactiedocumenten

Om documenten op te slaan, moeten bedrijven ervoor zorgen dat de gegevens van de documenten op de juiste manier worden bewaard en dat ze kunnen worden bekeken wanneer dat nodig is. Hoewel de wet op elektronische boekhouding niet specificeert waar documenten moeten worden opgeslagen, is het belangrijk dat bedrijven een duidelijke locatie aanwijzen voor het opslaan ervan.

Hieronder leggen we uit hoe elektronische transactiegegevens moeten worden opgeslagen door uitgevers en ontvangers.

Uitgevers

Uitgevers moeten elektronische gegevens opslaan in hun oorspronkelijke, elektronische vorm. Ze mogen geen kopieën afdrukken van facturen, ontvangstbewijzen en andere documenten die oorspronkelijk als elektronische gegevens zijn uitgegeven, en deze vervolgens verwijderen.

Ontvangers

Net als hierboven mogen ontvangers van documenten geen elektronische gegevens van de uitgever afdrukken om op te slaan. In plaats daarvan moeten ze de documenten opslaan als elektronische gegevens. Net als uitgevers moeten ontvangers voorkomen dat ze elektronische gegevens die ze ontvangen, verwijderen of weggooien.

Compliance met de verplichting om elektronische transactiegegevens op te slaan

Het doel van de wet op de elektronische boekhouding is om manipulatie van opgeslagen gegevens te voorkomen. Om de authenticiteit te waarborgen, moeten bedrijven een systeem implementeren of administratieve procedures vaststellen. Hieronder geven we meer informatie over elke aanpak.

Het is belangrijk om te begrijpen dat de verplichting om elektronische transactiegegevens op te slaan niet alleen bedoeld is om de opslagmethode te veranderen van papier naar elektronische gegevens. Het belangrijkste doel is om de efficiëntie te verbeteren door middel van een reeks gedigitaliseerde processen.

Een systeem implementeren

Voor een bedrijf dat elektronische transacties uitvoert, zorgt de implementatie van een systeem dat voldoet aan de Wet elektronische boekhouding ervoor dat het voldoet aan de vereisten voor elektronische gegevensopslag. De implementatie van een systeem kan ook helpen om de boekhoudkundige werkzaamheden te vereenvoudigen.

Als elektronische transactiegegevens niet goed worden opgeslagen, kunnen zowel bedrijven als eenmanszaken boetes krijgen. Boetes kunnen bestaan uit extra belastingaanslagen of intrekking van de goedkeuring voor het gebruik van het Blue Return-systeem, dat fiscale en boekhoudkundige voordelen biedt.

Om elektronische gegevens correct op te slaan volgens de huidige wet op de elektronische boekhouding, moeten bedrijven een kader opzetten door boekhoudkundige tools of software te introduceren die digitale transformatie (DX) in boekhoudkundige activiteiten mogelijk maken. Deze initiatieven maken gebruik van digitale technologie om nieuwe waarde te creëren en het leven van mensen te verbeteren. Bedrijven die overwegen een systeem te implementeren, moeten zich de volgende vragen stellen:

• Past dit systeem automatisch een tijdstempel toe om de authenticiteit te garanderen?
  
• Welke soorten ondersteunende documenten (bijv. facturen, kwitanties, enz.) kan het ondersteunen?
  
• Kan het systeem transactiegegevens digitaliseren en automatische invoer gebruiken?
  

Stel administratieve procedures op

In plaats van een systeem te implementeren, kunnen bedrijven administratieve procedures opstellen en deze naleven. De Nationale Belastingdienst (NTA) heeft voorbeeldprocedures gepubliceerd voor bedrijven en eenmanszaken. Het is belangrijk dat alle medewerkers goed op de hoogte zijn van de procedures en hun taken volgens deze procedures uitvoeren.

Opslagmethoden voor niet-elektronische gegevens volgens de wet op de elektronische boekhouding

De wet op de elektronische boekhouding schrijft voor dat elektronische gegevens in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard voor elektronische transacties. De wet staat ook optionele elektronische archivering en opslag met een scanner toe voor niet-elektronische gegevens.

Elektronische archivering (optioneel)

Elektronische archivering wordt formeel aangeduid als “het systeem voor het opslaan van nationale belastinggerelateerde boeken en documenten in elektronische vorm”. Het elektronische archiveringssysteem maakt het mogelijk om nationale belastinggerelateerde grootboeken en documenten op computers op te slaan in elektronische gegevensformaat. Hieronder vallen dagboeken, grootboeken, kasboeken, financiële overzichten, facturen en andere afwikkelingsgerelateerde en transactiegerelateerde documenten. compliance met elektronische archivering voor niet-elektronische gegevens is optioneel. Hierdoor kunnen bedrijven kiezen voor elektronische opslag of het afdrukken en opslaan van documenten op papier.

Scanneropslag (optioneel)

Scanneropslag verwijst naar het scannen van kopieën van papieren documenten die voor een transactie zijn gemaakt (bijvoorbeeld offertes, facturen en kwitanties). Dit is in overeenstemming met de vereisten van de Wet op de elektronische boekhouding, die de opslag ervan als elektronische gegevens toestaat. Net als bij de hierboven genoemde elektronische archivering is scanneropslag optioneel. Bedrijven mogen kiezen of ze papieren documenten digitaliseren voor opslag of ze in papieren vorm bewaren.

Hieronder wordt uitgelegd wat deze keuze betekent voor kopers en verkopers.

Kopers

Documenten die als elektronische gegevens worden ontvangen (bijvoorbeeld facturen via e-mail) worden beschouwd als elektronische transacties. Ze moeten in hun oorspronkelijke elektronische formaat worden opgeslagen. Documenten die in papieren vorm worden ontvangen via persoonlijke bezorging of per post, moeten daarentegen als papieren documenten worden opgeslagen. Om te voldoen aan de vereisten van de wet op de elektronische boekhouding, kunnen bedrijven ook gescande pdf's van de originele documenten opslaan. In dat geval kan het papieren origineel zonder problemen worden weggegooid.

Verkopers

Na het uitgeven van documenten moeten verkopers kopieën van de originelen die als elektronische gegevens zijn uitgegeven, in elektronische vorm bewaren. Als een verkoper echter een document op papier uitgeeft, kan hij papieren kopieën of gedigitaliseerde versies bewaren.

De Japanse wet op de elektronische boekhouding bevat verschillende vereisten en methoden voor het opslaan van documenten. Bedrijven die voornamelijk gebruik hebben gemaakt van papieren documentuitwisseling, kunnen het lastig vinden om elektronische transacties in te voeren die voldoen aan de wet op elektronische boekhouding.

Om gegevens zoals elektronische facturen gemakkelijker te kunnen aanmaken en opslaan, kunnen bedrijven online tools overwegen, zoals functies voor automatische berekening van omzetbelasting, boekhoudsoftware of tools voor het automatisch genereren van facturen. Voordat deze tools worden geïntegreerd, moeten bedrijven controleren of ze voldoen aan de vereisten van de wet op elektronische boekhouding.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.
  
• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.
  
• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.
  
• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.