Aujourd’hui, au Japon, les progrès rapides des technologies de l’information et de la communication ont conduit à la généralisation des transactions électroniques, qui privilégient l’efficacité. Parallèlement à ces transactions électroniques, les documents commerciaux, tels que les factures, sont désormais dématérialisés. Cela signifie que les factures sont créées, émises, reçues et sauvegardées en ligne.

La possibilité d’échanger des factures en ligne élimine le travail supplémentaire lié à leur envoi postal. Elle permet également de gagner de l’espace en remplaçant le papier par des données électroniques, ce qui est très pratique pour les entreprises.

Examinons de plus près les avantages des factures Web, ainsi que certains inconvénients à prendre en compte. Nous verrons également pourquoi les factures Web gagnent en popularité au Japon et comment les entreprises peuvent les émettre.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’une facture Web?
  
• Pourquoi les factures Web suscitent-elles autant d’intérêt au Japon?
  
• Les avantages des factures Web
  
• Les inconvénients des factures Web
  
• Comment émettre et envoyer des factures Web
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’une facture Web?

Une facture Web est exactement ce que son nom indique : une facture créée, émise, envoyée, reçue et sauvegardée en ligne. Par exemple, les factures générées automatiquement à l’aide d’un outil de facturation, puis envoyées par courriel ou partagées sur le nuage sont classées comme des factures Web.

Tant qu’elle répond aux exigences en matière de facturation, une facture créée et émise en ligne a la même validité qu’une facture papier. Et, compte tenu de la récente campagne de numérisation menée par le Japon, de nombreuses entreprises du pays adoptent les factures Web dans le but de faciliter et d’accélérer les transactions.

Les outils de génération automatisée de factures ne servent pas uniquement à émettre des factures en ligne; ils comprennent également des fonctionnalités telles que la possibilité de délivrer des reçus, ce qui les rend adaptés à un large éventail de transactions commerciales.

De plus, certains agents de paiement, également appelés sociétés de traitement des paiements, proposent des outils permettant l’exécution centralisée de tâches, notamment la création, l’envoi et le stockage de documents liés aux transactions. Ils peuvent ainsi aider les entreprises à simplifier leurs opérations et à améliorer leur travail administratif.

Pourquoi les factures Web suscitent-elles autant d’intérêt au Japon?

La création et l’envoi électronique de factures sont devenus courants au Japon pour diverses raisons. Examinons-en quelques-unes.

Conformité à la loi sur la préservation des livres électroniques

En vertu de la loi actuelle sur la préservation des livres électroniques, les documents de transaction électroniques, tels que les factures Web, doivent être conservés dans leur format électronique d’origine. La numérisation et le stockage des factures papier qui étaient auparavant envoyées par courrier postal sont également autorisés; les factures doivent simplement répondre aux exigences de stockage relatives aux documents numérisés décrites dans la loi sur la préservation des livres électroniques.

Depuis l’entrée en vigueur de cette loi, les factures Web suscitent un intérêt croissant au Japon.

Conformité avec le système de facturation actuel

Le Japon a mis en place son système de facturation qualifié le 1er octobre 2023. Ce système de facturation a un impact significatif sur le crédit d’impôt sur les achats, également appelé crédit d’impôt sur les intrants, que les entreprises peuvent recevoir du gouvernement. Par conséquent, l’émission et la conservation de factures qualifiées conformes à ce système nécessitent une attention plus grande que celle requise par l’ancien système de factures classées par taux.

Certaines informations doivent figurer sur une facture qualifiée, telles que le numéro d’enregistrement du système de facturation et le taux réduit de taxe à la consommation. Les exigences étant précisées dans les moindres détails, la création de documents à partir de zéro, à la main ou sur ordinateur, peut s’avérer fastidieuse. Les factures Web sont de plus en plus utilisées pour réduire le travail lié à la création de factures, car le processus est davantage automatisé. Cela permet de les traiter plus rapidement et plus facilement.

Adoption généralisée du télétravail

Depuis la pandémie de COVID-19, le télétravail s’est généralisé au Japon et dans le monde entier. Si certaines entreprises ont choisi de faire revenir leurs employés au bureau à temps plein, les formules hybrides et le télétravail à temps plein sont devenus courants et largement acceptés. Cette diversité accrue dans les modes de travail a entraîné une augmentation constante du nombre d’entreprises proposant des transactions électroniques, qui facilitent le travail à distance.

Auparavant, l’émission d’une facture papier nécessitait de se rendre au bureau pour l’imprimer, y apposer un cachet de signature et effectuer d’autres tâches administratives. Avec la généralisation des factures Web, le processus a été simplifié. Et la possibilité de tout faire en ligne a rendu la facturation Web populaire auprès de nombreuses entreprises.

Le passage aux transactions dématérialisées

Compte tenu des efforts de numérisation déployés par le Japon, les entreprises ont revu leurs opérations administratives et les ont simplifiées dans la mesure du possible. Cela inclut le passage à des factures dématérialisées plus efficaces. L’essor du télétravail mentionné plus haut a également contribué à la popularité de la facturation Web, car il est difficile d’effectuer des tâches de facturation papier à distance. Les factures dématérialisées sont tout simplement plus efficaces.

Les avantages des factures Web

L’adoption des factures Web peut être bénéfique pour les entreprises à plusieurs égards, notamment en termes de réduction des coûts et de mise en conformité avec la législation. Voici un aperçu des avantages de la facturation en ligne.

La dématérialisation réduit les coûts

Les factures papier entraînent souvent les coûts suivants :

• Encre d’imprimante
  
• Papier
  
• Enveloppes
  
• Frais d’envoi
  
• Dossiers de déclaration
  
• Meubles de rangement
  
• Coûts d’entretien et de remplacement en cas de dysfonctionnement de l’imprimante
  

Ces coûts ont tendance à augmenter à mesure que le nombre de transactions augmente. Les factures Web, en revanche, peuvent contribuer à réduire ces dépenses, voire à les éliminer complètement.

Le risque de perte ou de falsification des documents est réduit

Lorsque vous utilisez des factures papier, vous devez prendre certaines mesures de sécurité, telles que l’installation de serrures sur les meubles et la désignation de personnel chargé de conserver les clés des meubles en lieu sûr. Cela est nécessaire pour empêcher le détournement, la falsification ou la perte des documents. Même dans ce cas, le papier a tendance à se détériorer avec le temps et peut perdre sa lisibilité à la suite d’accidents ou de catastrophes telles que des typhons.

L’utilisation d’un système de facturation Web permet d’éviter ces risques et contribue à assurer la sécurité. Les fonctionnalités courantes du système comprennent :

• Une fonction d’horodatage pour empêcher toute falsification
  
• Une fonction de vérification de l’historique qui indique si le contenu a été modifié ou supprimé
  
• Des mesures de sécurité comme le chiffrement lors de la transmission des données des factures
  
• Des fonctionnalités de stockage et de gestion fondées sur le nuage pour éviter la perte et la détérioration des documents
  

Les factures Web réduisent la charge de travail liée aux factures

Pour les entreprises qui ont de nombreux partenaires commerciaux, l’ensemble du processus d’utilisation des factures papier (création, envoi et stockage) entraîne un surcroît de temps et de travail. De plus, les opérations manuelles comportent un risque d’erreurs, telles que des omissions ou des saisies incorrectes. En outre, lorsque les documents doivent être consultés ultérieurement, chaque dossier doit être physiquement localisé et récupéré dans des archives stockées dans un entrepôt ou dans des meubles de bureau, ce qui peut représenter un travail physiquement exigeant.

En revanche, les factures Web sont des données entièrement électroniques qui peuvent être gérées de manière centralisée dans un système de facturation en ligne. Étant donné que tous les processus liés à la facturation peuvent être effectués dans ce système, la charge de travail est considérablement réduite par rapport aux méthodes papier, ce qui se traduit finalement par une amélioration de l’efficacité des opérations comptables. De plus, comme les factures Web sont stockées dans le nuage, il est facile de rechercher et de consulter rapidement des documents à partir d’un seul ordinateur.

Les outils de facturation Web s’adaptent aux changements législatifs

Comme indiqué précédemment, les entreprises doivent se conformer à la loi sur la conservation des livres électroniques. En règle générale, les sociétés de traitement des paiements disposent de systèmes et d’outils en ligne robustes qui leur permettent de réagir rapidement et avec souplesse à toute révision ou modification de cette loi ou d’autres lois. En d’autres termes, le recours à un agent de paiement permet aux entreprises d’effectuer des transactions en toute simplicité avec des factures électroniques, en ayant l’assurance qu’elles respectent toutes les exigences légales. Cependant, il est important de savoir que tous les agents de paiement n’offrent pas une assistance complète. Vous devez donc vous renseigner de manière approfondie sur les services d’un agent de paiement avant de faire appel à lui.

Certains logiciels disponibles dans le commerce ont obtenu la certification de la Japan Image and Information Management Association (JIIMA). Les certifications JIIMA sont accordées aux éditeurs de logiciels qui répondent aux exigences de la loi sur la préservation des livres électroniques. Par conséquent, lorsque vous envisagez d’acheter un produit ou un service, vous devez d’abord vérifier qu’il est certifié par la JIIMA.

Les inconvénients des factures Web

Il existe également certains inconvénients ou points à prendre en considération avant de mettre en place un système de facturation Web. En voici quelques-uns.

Certains partenaires commerciaux ne peuvent pas utiliser les factures Web

Certains partenaires commerciaux peuvent exiger des documents entièrement papier pour diverses raisons. Lorsque vous traitez avec ce type d’entreprises, l’utilisation de factures Web n’est pas une option. Pour vous aider à éviter ce problème, assurez-vous de déterminer si l’un de vos partenaires commerciaux exige des factures papier avant de décider de passer à la facturation Web pour votre propre entreprise.

Les erreurs peuvent compromettre la sécurité des informations

Les factures Web sont très pratiques, car elles éliminent le recours au courrier postal. D’un simple clic, tous les documents nécessaires parviennent instantanément à vos partenaires commerciaux. Cela dit, il est important de reconnaître que la facturation Web comporte un risque de fuite accidentelle d’informations confidentielles.

Par exemple, une seule erreur dans l’adresse courriel du destinataire peut entraîner l’envoi de la facture Web à un tiers qui n’a aucun lien avec la transaction. Une erreur aussi mineure peut avoir des conséquences majeures. Il est donc important de faire preuve d’une grande prudence lors du traitement des factures Web.

Le passage à la facturation Web entraîne des coûts opérationnels

Bien que cela ne se limite pas aux factures Web, la modification ou la refonte d’un système entraîne inévitablement des coûts importants. Outre les coûts initiaux liés à la mise en place d’un nouveau système, il faut généralement compter des frais d’utilisation mensuels ou des frais de transaction. Il est donc essentiel d’évaluer soigneusement la rentabilité d’un nouveau système de facturation Web et de réfléchir au moment opportun pour le mettre en place.

La capacité à émettre des factures Web dépend des conditions de connexion Internet

Les factures Web sont échangées par Internet. Il est important de garder à l’esprit que les connexions Internet peuvent être perturbées lors de fortes pluies ou de catastrophes naturelles, telles que des typhons. Pour vous assurer de pouvoir gérer sans problème les pannes de communication imprévues, une bonne gestion des risques est essentielle. Plus précisément, veillez à télécharger les factures Web importantes à l’avance, à les enregistrer en toute sécurité et à vous assurer qu’elles peuvent être consultées sans connexion Internet.

Les entreprises doivent adapter le format des factures à leurs clients

Un partenaire commercial peut accepter les factures Web, mais avoir des exigences spécifiques en matière de mise en forme. Dans ce cas, il est conseillé d’adopter un système offrant une grande flexibilité de personnalisation. Cela vous permettra d’émettre des factures Web qui répondent au mieux aux exigences du client.

Comment émettre et envoyer des factures Web

Il existe trois méthodes principales pour émettre des factures Web à des partenaires commerciaux :

• Envoi par courriel : créez une facture sur un ordinateur, convertissez-la au format PDF, puis joignez-la à un courriel.
  
• Partage parle nuage : créez une facture au format PDF et téléversez-la sur un service infonuagique, où votre partenaire commercial pourra la consulter et la télécharger.
  
• Envoi à l’aide d’outils en ligne : les factures Web générées automatiquement par un système d’émission de factures sont envoyées à l’entreprise partenaire à l’aide des fonctionnalités de l’outil.
  

Parmi ces trois méthodes, l’utilisation d’un outil en ligne offre le plus haut degré de commodité et de sécurité.

Comme expliqué précédemment, l’envoi de factures par courriel comporte un risque de fuite d’informations en raison d’erreurs de saisie des adresses électroniques. Si l’utilisation du nuage permet d’éviter le risque d’erreurs de livraison, la création de factures à partir de zéro (c’est-à-dire sans outil en ligne) nécessite toujours un travail manuel fastidieux.

Les outils en ligne automatisent et centralisent l’ensemble du processus de facturation, y compris la création, l’envoi et le stockage des factures. Ces outils offrent plus de commodité, permettent de restreindre l’accès aux données et les autorisations de modification, et proposent une communication chiffrée. Cela en fait la méthode la plus sûre, avec des mesures rigoureuses pour prévenir les fuites d’informations.

Si votre entreprise envisage sérieusement d’adopter la facturation Web, il est conseillé d’utiliser des outils en ligne pour vous aider. Les outils proposés par les agents de paiement peuvent améliorer considérablement l’efficacité du traitement des factures. Si, comme Stripe Invoicing, l’outil est également conforme au système de facturation qualifié et permet d’émettre et de stocker correctement les factures grâce à une fonction de génération automatique, il rendra les opérations administratives plus fluides et plus efficaces.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser les comptes clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à garder le contrôle de votre trésorerie.
  
• Accélérer votre trésorerie : réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce aux paiements internationaux intégrés, aux rappels automatiques et aux outils de relance fondés sur l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.
  
• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, 135 devises et 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées sur un portail client en libre-service.
  
• Réduire la charge de travail administratif : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.
  
• Intégration à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.
  

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