En la actualidad, en Japón, el avance rápido de la tecnología de la información y las comunicaciones ha dado lugar a un uso generalizado de las transacciones electrónicas, que priorizan la eficiencia. Junto con estas transacciones electrónicas, los documentos de las empresas, como las facturas, han pasado a tramitarse sin papel, lo que significa que las facturas e crean, emiten, reciben y almacenan en Internet.

La posibilidad de intercambiar facturas por Internet elimina el trabajo adicional de enviarlas físicamente por correo. También ahorra espacio al reemplazar el papel por datos electrónicos, lo que hace que sea muy cómodo para las empresas.

Veamos en más detalle cuáles son las ventajas de las facturas web, así como algunas desventajas que debes tener en cuenta. También analizaremos más a fondo por qué las facturas web se están volviendo cada vez más populares en Japón y cómo pueden emitirlas las empresas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué son las facturas web?
  
• Por qué las facturas web están llamando cada vez más la atención en Japón
  
• Ventajas de las facturas web
  
• Desventajas de las facturas web
  
• Cómo emitir y enviar facturas
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué son las facturas web?

Una factura web es exactamente lo que indica el término: una factura que se crea, emite, envía, recibe y almacena por Internet. Por ejemplo, las facturas que se generan automáticamente utilizando una herramienta de facturación y después se envían por correo electrónico o se comparten en la nube se clasifican como facturas web.

Siempre que se cumplan los requisitos de factura, una factura creada y emitida en línea tiene la misma validez que una factura en papel, y a la luz del reciente impulso que Japón está dando a la digitalización, muchas empresas del país están comenzando a utilizar la facturas en línea con el objetivo de que las transacciones sean más fluidas y rápidas.

Los instrumentos automatizados para generar facturas no se encargan únicamente de la emisión electrónica, también cuentan con funciones como la posibilidad de emitir recibos, lo que hace que puedan utilizarse para una amplia variedad de transacciones empresariales.

Además, algunos agentes de pago, también llamados empresas de procesamiento de pagos, ofrecen herramientas que permiten la ejecución centralizada de tareas, incluida la creación, el envío y el almacenamiento de documentos relacionados con las transacciones. Por lo tanto, pueden ayudar a las empresas a simplificar sus operaciones y mejorar el trabajo administrativo.

Por qué las facturas web están llamando cada vez más la atención en Japón

La creación y el envío de facturas electrónicamente se ha popularizado en Japón por varias razones. Veamos algunas de ellas.

Cumplimiento de la normativa de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos

Según la actual Ley de Preservación de Libros Electrónicos, los documentos de las transacciones electrónicas, como las facturas web, deben estar almacenados en su formato electrónico original. También se permite digitalizar y almacenar facturas en papel que antes se enviaban físicamente por correo postal; las facturas deben cumplir simplemente con los requisitos de almacenamiento relacionados con los documentos escaneados que se describen en la Ley de Preservación de Libros Electrónicos.

Desde que entró en vigor esta ley, las facturas web han estado llamando aún más la atención en Japón.

Cumplimiento de la normativa con el sistema de facturas actual

El 1 de octubre de 2023 se puso en marcha en Japón el sistema de facturas cualificadas, que afecta considerablemente al crédito fiscal por compras, también llamado crédito fiscal soportado, que las empresas pueden recibir del Gobierno, por lo que la emisión y retención de facturas cualificadas que cumplan con este sistema hace necesaria una atención mayor de la que se necesitaba para el anterior sistema de facturas clasificadas por tipos.

En una factura cualificada debe incluirse cierta información, como el número de registro en el Sistema de facturas y el tipo impositivo reducido. Dado que los requisitos se especifican detalladamente, crear documentos desde cero, ya sea a mano o en un ordenador, puede resultar engorroso. Las facturas por Internet se están convirtiendo en una forma popular de reducir el trabajo que conlleva la creación de las mismas, ya que se procesan de manera más automatizada y se pueden procesar más rápido y sin problemas.

Generalización del teletrabajo

Desde la pandemia de COVID-19, el teletrabajo se ha extendido tanto en Japón como en el resto del mundo. Aunque algunas empresas han optado por que su personal vuelva a la oficina a tiempo completo, los acuerdos de trabajo híbrido y completamente en remoto se han vuelto habituales y cuentan con una gran aceptación. Esta diversidad mayor en la forma en que trabajan las personas ha llevado a que el número de empresas que ofrecen transacciones electrónicas, que ofrecen un mejor soporte a los trabajadores en remoto, aumente de forma constante.

En el pasado, la emisión de facturas en papel exigía ir a la oficina a imprimirlas, sellarlas con la firma y realizar otras labores administrativas. Dado que las facturas web ya son habituales, el proceso se ha simplificado. Y la posibilidad de completar todo el proceso por Internet ha hecho que la facturación web sea popular entre muchas empresas.

El paso a las transacciones sin papel

A la luz de los esfuerzos realizados para la digitalización de Japón, las empresas han estado revisando las operaciones administrativas y simplificándolas siempre que ha sido posible. Esto incluye la transición a facturas sin papel más eficientes. El mencionado aumento del teletrabajo también ha contribuido a la popularidad de la facturación web, porque es complicado llevar a cabo tareas relacionadas con la facturación en papel de forma remota. Las facturas sin papel son simplemente más eficientes.

Ventajas de las facturas web

El uso de facturas web puede ser beneficioso para las empresas de varias maneras, incluido el ahorro en costes y el estar al día en cuestiones legales. A continuación, se analizan en más detalle las ventajas de la facturación en Internet.

No usar papel reduce costes

Las facturas que se emiten en papel suelen generar los siguientes costes:

• Tinta para las impresoras
  
• Papel
  
• Sobres
  
• Franqueo
  
• Carpetas para almacenar documentos
  
• Armarios
  
• Costes de mantenimiento y sustitución por mal funcionamiento de la impresora
  

Estos costes tienden a aumentar a medida que crece el número de transacciones. Las facturas web, por otro lado, pueden ayudar a reducir estos gastos o eliminarlos por completo.

Se reduce el riesgo de perder documentos o de que se manipulen

Al usar las facturas en papel, debes tomar ciertas medidas de seguridad, como colocar cerraduras en los armarios y hacer que el personal encargado de ello guarde las llaves en un lugar seguro. Esto es necesario para evitar que se extraigan, manipulen o pierdan los documentos. Además, el papel tiende a deteriorarse con el tiempo y puede dejar de ser legible debido a accidentes o desastres naturales como tifones.

El uso de un sistema de facturas web evita estos riesgos y ayuda a garantizar la seguridad. Entre las características comunes de este sistema se incluyen:

• Una función de marca de tiempo para evitar manipulaciones
  
• Una función de verificación del historial que muestra si el contenido se ha modificado o eliminado
  
• Medidas de seguridad como el cifrado de las comunicaciones al transmitir datos de facturas
  
• Funciones de almacenamiento y gestión en la nube para evitar la pérdida y el deterioro de la documentación
  

Las facturas web reducen la carga de trabajo relacionada con las facturas

Para las empresas que tienen muchos socios comerciales, todo el proceso de las facturas en papel (crear, enviar y almacenar) añade tiempo y trabajo extra. No solo eso, sino que las operaciones manuales también pueden provocar errores, como omisiones o entradas incorrectas. Además, cuando los documentos deben revisarse en una fecha posterior, cada archivo debe localizarse y recuperarse físicamente de los archivos almacenados en un almacén o en armarios de la oficina, lo que puede hacer necesaria mano de obra para estas tareas.

Por el contrario, las facturas web son datos completamente electrónicos que se pueden gestionar de forma centralizada dentro de un sistema de facturación por Internet. Debido a que todos los procesos relacionados con las facturas se pueden completar dentro de ese sistema, la carga de trabajo se reduce significativamente en comparación con los métodos en los que se utiliza papel, lo que en última instancia aumenta la eficiencia en las operaciones contables. Además, dado que las facturas web están almacenadas en la nube, es fácil buscar y ver rápidamente los documentos desde un único ordenador.

Las herramientas de la facturación web responden a los cambios jurídicos

Tal y como se ha comentado anteriormente, las empresas deben cumplir con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos. Por lo general, las empresas que procesan pagos tienen sistemas y herramientas en línea sólidos que les permiten responder de forma rápida y flexible a cualquier revisión jurídica o cambio en esta y otras leyes. En otras palabras, el uso de un agente de pago permite a las empresas realizar transacciones sin problemas con facturas web, y poder confiar en que cumplen con todos los requisitos jurídicos. Sin embargo, es importante saber que no todos los agentes de pago ofrecen un soporte integral, por lo que debes investigar exhaustivamente los servicios de los agentes de pagos antes de empezar a trabajar con ellos.

Algunos paquetes de software disponibles en el mercado han obtenido una certificación de la Asociación Japonesa de Gestión de la Imagen y la Información (JIIMA). Las certificaciones de JIIMA se otorgan a empresas de software que cumplen con los requisitos de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos. Por lo tanto, al considerar un producto o servicio, tu primer paso debe ser confirmar que está certificado por la JIIMA.

Desventajas de las facturas web

También hay algunos aspectos negativos, o puntos a tener en cuenta, sobre los que hay que pensar antes de implementar un sistema de facturación web. Estos son algunos.

Algunos socios comerciales no pueden usar las facturas web

Algunos socios comerciales pueden solicitar que todos los documentos consten en papel por varias razones. Cuando nos enfrentamos a esta situación, el uso de facturas web no es una opción. Para ayudarte a evitar este problema, asegúrate de determinar si alguno de tus socios comerciales va a solicitar facturas en papel antes de decidir que tu propia empresa a transicione a las facturas web.

Los errores pueden comprometer la seguridad de la información

Las facturas web son muy cómodas porque eliminan la necesidad de usar el correo postal. Con un clic de un botón, todos los documentos necesarios llegan a los socios de tu empresa al momento. Dicho esto, es importante saber que con la facturación web, existe el riesgo de filtrar accidentalmente información confidencial.

Por ejemplo, con que tan solo un carácter sea incorrecto en la dirección del correo electrónico de un destinatario podría dar lugar a que la factura web se envíe a un tercero que no esté completamente relacionado con la transacción. Este tipo de error menor puede dar lugar a un problema importante. Por lo tanto, es importante tener mucho cuidado al manejar facturas web.

El cambio a la facturación web conlleva costes operativos

Si bien esto no se limita solo a las facturas web, cambiar o revisar un sistema inevitablemente incurre en costes significativos. Además de los costes iniciales para implementar un nuevo sistema, tienden a existir comisiones mensuales por consumo o por transacción. Por lo tanto, es importante evaluar cuidadosamente la rentabilidad de un nuevo sistema de facturas web y también considerar el momento de su implementación.

La capacidad para emitir facturas web está vinculada a las condiciones de conexión a Internet

Las facturas web se intercambian a través de Internet. Es importante recordar que la conexión de Internet puede verse interrumpida durante tormentas fuertes y si se producen desastres naturales como los tifones. Para garantizar que puedas gestionar estos fallos inesperados de comunicación sin problemas, una buena gestión de riesgos es clave. En concreto, asegúrate de descargar facturas web importantes con antelación, almacenarlas de forma segura y asegurarte de que se puedan ver aunque no haya acceso a Internet.

Las empresas deben adaptar el formato de la factura a sus clientes

Un socio comercial puede dar soporte a facturas web pero tener requisitos específicos para los elementos de formato. En tales casos, es recomendable adoptar un sistema con un grado de flexibilidad elevado para la personalización. Esto te permitirá emitir facturas web que se alineen lo más posible con los requisitos del cliente.

Cómo emitir y enviar facturas web

Existen tres métodos principales de emisión de facturas web para los socios comerciales:

• Envío por correo electrónico: crea una factura en un ordenador, conviértela en PDF y, a continuación, adjúntala a un correo electrónico.
  
• Compartir a través de la nube: crea una factura PDF y cárgala en un servicio en la nube, donde el socio comercial pueda verla y descargarla.
  
• Envío mediante herramientas en línea: las facturas web generadas automáticamente por un sistema de emisión de facturas se envían al socio comercial utilizando las funciones de la herramienta.
  

De estos tres métodos, el uso de una herramienta en línea ofrece el grado más elevado de comodidad y seguridad.

Como se explicó anteriormente, el envío de facturas por correo electrónico conlleva el riesgo de fuga de información debido a que se escriben mal las direcciones de correo electrónico. Si bien el uso de la nube evita el riesgo de un envío incorrecto, la creación de facturas desde cero (es decir, sin una herramienta en línea) aún requiere mucho tiempo de trabajo manual.

Las herramientas en línea automatizan y centralizan todo el proceso de facturación, incluida la creación, el envío y el almacenamiento de las facturas. Estas herramientas ofrecen más comodidad, habilitan restricciones en la visualización y edición de datos y ofrecen comunicación cifrada. Esto las convierte en el método más seguro, con medidas exhaustivas para evitar fugas de información.

Si tu empresa está planteándose seriamente comenzar a utilizar la facturación web, es recomendable que utilices herramientas por Internet que puedan ayudarte. Las herramientas que ofrecen los agentes de pago pueden mejorar significativamente la eficiencia del procesamiento de facturas. Si, como Stripe Invoicing, la herramienta también puede cumplir la normativa relacionada con el sistema de facturas cualificadas y emitir y almacenar correctamente las facturas con una función de generación automática, las tareas administrativas mejorarán, pasando a ser más fluidas y eficientes.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica todo el ciclo de facturación, desde el momento de emisión de las facturas hasta la recepción del pago. Tanto si gestionas cobros puntuales como recurrentes, Stripe te ayuda a recibir tu dinero más rápido y optimizar tus operaciones:

• Automatizar la gestión de pagos pendientes: crea, personaliza y envía fácilmente facturas profesionales, sin escribir tu propio código. Stripe realiza un seguimiento automático del estado de cada factura, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos, para ayudarte a controlar tu flujo de caja.
  
• Acelerar el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pago moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de autoservicio.
  
• Reducir la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado al cobro a través de recordatorios automáticos y una página de pago alojada por Stripe.
  
• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.
  

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