Oggi, in Giappone, il rapido progresso delle tecnologie informatiche e della comunicazione ha portato alla diffusione delle transazioni elettroniche, che favoriscono l'efficienza. Come le transazioni elettroniche, anche i documenti aziendali, incluse le fatture, non sono più cartacei. Questo significa che le fatture vengono create, emesse, ricevute e archiviate online.

La possibilità di scambiarsi le fatture online elimina il lavoro aggiuntivo della loro spedizione fisica. Questo consente anche di risparmiare spazio sostituendo la carta con dati elettronici, aumentando notevolmente la comodità per le attività.

Osserviamo più da vicino i vantaggi delle fatture online, inclusi alcuni svantaggi da considerare. Approfondiremo anche il motivo per cui le fatture web stanno diffondendosi in Giappone e i modi in cui le attività possano emetterle.

Contenuto dell'articolo

• Cosa sono le fatture web
  
• Perché le fatture web stanno attirando l'attenzione in Giappone
  
• Vantaggi delle fatture web
  
• Svantaggi delle fatture web
  
• Come emettere e inviare le fatture
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Cosa sono le fatture web

Una fattura web è esattamente ciò che indica il termine: una fattura che viene creata, emessa, inviata, ricevuta e archiviata online. Ad esempio, le fatture generate automaticamente attraverso uno strumento di fatturazione e inviate tramite email o condivise nel cloud sono classificate come fatture web.

Una fattura creata ed emessa online, se soddisfa i requisiti per la fatturazione, ha la stessa validità di una fattura cartacea. E, considerata la recente spinta giapponese per la digitalizzazione, molte attività del Paese stanno adottando le fatture web con lo scopo di facilitare transazioni fluide e rapide.

Gli strumenti per la generazione automatica delle fatture non servono esclusivamente per emettere le fatture online; ma includono altre funzioni come la capacità di emettere ricevute, il che li rende idonei a un'ampia gamma di transazioni commerciali.

Inoltre, alcuni agenti di pagamento, detti anche aziende di elaborazione dei pagamenti, offrono strumenti che consentono l'esecuzione centralizzata di molti compiti, che includono la creazione, l'invio e l'archiviazione dei documenti relativi alle transazioni. Possono quindi aiutare le attività a semplificare le operazioni e migliorare il lavoro di back-office.

Perché le fatture web stanno attirando l'attenzione in Giappone

La creazione e l'invio di fatture elettroniche si sono diffusi in tutto il Giappone per svariati motivi. Vediamone alcuni.

Conformità all'Electronic Books Preservation Act

In base all'attuale Electronic Books Preservation Act (Legge sulla conservazione dei libri elettronici), i documenti delle transazioni elettroniche, come le fatture web, devono essere archiviati nel loro formato elettronico originale. È inoltre consentita la digitalizzazione e l'archiviazione delle fatture cartacee precedentemente inviate fisicamente per posta; le fatture devono semplicemente soddisfare i requisiti di conservazione dei documenti scansionati, previsti dall'Electronic Books Preservation Act.

Da quando è in vigore questa legge, le fatture web hanno attirato ulteriormente l'attenzione dei giapponesi.

Conformità con l'attuale sistema di fatturazione

Il Sistema di fatture qualificate del Giappone è stato lanciato il 1° ottobre 2023. Questo sistema di fatturazione ha un impatto significativo sul credito d'imposta sugli acquisti, detto anche credito d'imposta in ingresso, che le attività possono ricevere dalla pubblica amministrazione. Pertanto, l'emissione e la conservazione di fatture qualificate conformi a questo sistema richiede una maggiore attenzione rispetto al precedente sistema di fatturazione classificate per aliquota.

in una fattura qualificata devono essere incluse alcune informazioni, come il numero di registrazione nel sistema di fatturazione e l'aliquota ridotta dell'imposta sui consumi. Poiché i requisiti sono specificati nei minimi dettagli, può essere complicato creare da zero i documenti, a mano o sul computer. Le fatture web stanno diventando un metodo diffuso per ridurre il lavoro connesso alla creazione delle fatture, poiché il processo è più automatizzato. Questo consente di accelerare la procedura e renderla più fluida.

Adozione diffusa del lavoro da remoto

Dalla pandemia di COVID-19, in Giappone e nel resto del mondo è stato adottato il lavoro da remoto. Sebbene alcune aziende abbiano scelto di far tornare il proprio personale in ufficio a tempo pieno, le modalità di lavoro ibrida e completamente remota sono diventate comuni e ampiamente accettate. La maggiore diversità nelle modalità di lavoro delle persone ha portato a un costante incremento del numero di aziende che offrono transazioni elettroniche per supportare meglio chi lavora da remoto.

In passato, per emettere una fattura cartacea era necessario recarsi in ufficio per stamparla, applicare un sigillo con la firma e svolgere altri compiti amministrativi. Ora che le fatture web sono comuni, la procedura è stata semplificata. Inoltre, la possibilità di completare tutto online ha diffuso la fatturazione web in molte attività.

Passaggio alle transazioni senza carta

Insieme all'impegno giapponese per digitalizzazione, le attività stanno rivedendo le operazioni di back-office e, se possibile, semplificarle. Questo include il passeggio alle fatture senza carta, più efficienti. L'aumento del lavoro da remoto ha contribuito anche alla popolarità della fatturazione web, in quanto è difficile svolgere da remoto le procedure per la fatturazione cartacea. Le fatture senza carta sono semplicemente più efficienti.

Vantaggi delle fatture web

Adottare le fatture web può essere vantaggioso per le attività in diversi modi, tra cui il risparmio sui costi e la continua conformità con la legge. Osserviamo più approfonditamente i vantaggi della fatturazione online.

L'eliminazione della carta riduce i costi

Le fatture cartacee generano spesso i seguenti costi:

• Inchiostro per la stampante
  
• Carta
  
• Buste
  
• Affrancatura
  
• Raccoglitori per l'archiviazione
  
• Armadi
  
• Costi di manutenzione e sostituzione in caso di guasti della stampante
  

Questi costi tendono ad aumentare insieme al numero delle transazioni. Le fatture web, invece, possono favorire la riduzione di queste spese o la loro completa eliminazione.

Minore rischio di perdita o manomissione dei documenti

Quando si utilizzano le fatture cartacee, è necessario adottare alcune misure di sicurezza, ad esempio installare delle serrature sugli armadi e affidare le chiavi in modo sicuro al personale designato. Questo è necessario per prevenire rimozioni, manomissioni o perdite di documenti. Inoltre, la carta tende a deteriorarsi nel tempo e può diventare illeggibile a causa di incidenti o disastri, come i tifoni.

L'adozione di un sistema di fatturazione web evita questi rischi e aiuta a garantire la sicurezza. Le comuni funzioni del sistema includono:

• Una funzione di marcatura temporale per prevenire manomissioni
  
• Una funzione di verifica della cronologia che mostra se i contenuti sono stati modificati o eliminati
  
• Misure di sicurezza come la crittografia delle comunicazioni durante la trasmissione dei dati delle fatture
  
• Funzioni di archiviazione e gestione basate su cloud per prevenire la perdita e il deterioramento dei documenti
  

Le fatture web riducono il carico di lavoro correlato alle fatture

Per le attività che hanno numerosi partner commerciali, l'intero processo correlato alle fatture cartacee (creazione, invio e archiviazione) comporta tempo e lavoro extra. Non solo, ma le operazioni manuali comportano anche il rischio di errori, come omissioni o errori nelle voci. Inoltre, quando i documenti devono essere esaminati in seguito, ogni fascicolo deve essere localizzato fisicamente e recuperato dagli archivi conservati in un magazzino o negli armadi dell'ufficio, e questo può richiedere un lavoro fisicamente impegnativo.

Al contrario, le fatture web sono costituite completamente da dati elettronici che possono essere gestiti centralmente in un sistema di fatturazione online. Poiché tutti i processi relativi alle fatture possono essere completati all'interno di quel sistema, il carico di lavoro risulta significativamente ridotto rispetto ai metodi cartacei, con un miglioramento dell'efficienza nelle operazioni contabili. Inoltre, poiché le fatture web sono archiviate nel cloud, è facile cercare e visualizzare rapidamente i documenti da un singolo computer.

Gli strumenti di fatturazione web rispondono ai cambiamenti nella legislazione

Come già detto, le attività devono essere conformi all'Electronic Books Preservation Act. Tipicamente, le società di elaborazione dei pagamenti dispongono di sistemi affidabili e strumenti online che consentono di rispondere rapidamente e in modo flessibile a qualsiasi revisione o modifica di questa e altre leggi. In altre parole, l'utilizzo di un agente di pagamento permette alle attività di effettuare transazioni con fatture web in modo fluido, con la certezza di rispettare tutti i requisiti di legge. È comunque importante sapere che non tutti gli agenti di pagamento offrono un supporto completo, quindi devi informarti a fondo sui servizi di un agente di pagamento prima di utilizzarli.

Alcuni pacchetti software commerciali hanno ottenuto la certificazione dall'Associazione giapponese per la gestione dell'immagine e delle informazioni (JIIMA). Le certificazioni JIIMA vengono rilasciate alle aziende di software che soddisfano i requisiti dell'Electronic Books Preservation Act. Pertanto, quando si valuta un prodotto o un servizio, come primo passaggio si deve verificare che sia certificato dalla JIIMA.

Svantaggi delle fatture web

Esistono anche alcuni aspetti negativi, o punti a cui fare attenzione, da considerare prima di implementare un sistema di fatturazione web. Eccone alcuni.

Alcuni partner commerciali non possono usare le fatture web

Alcuni partner commerciali potrebbero richiedere documenti completamente cartacei per motivi diversi. In questo caso, l'utilizzo delle fatture web non è possibile. Per aiutarti a evitare questo problema, assicurati di verificare se qualcuno dei tuoi partner commerciali richiede delle fatture cartacee prima di decidere di trasferire le tue operazioni sulla fatturazione web.

Gli errori possono compromettere la sicurezza delle informazioni

Le fatture web sono molto comode perché eliminano la necessità di utilizzare la posta fisica. Con un semplice clic, tutti i documenti necessari arrivano ai tuoi partner commerciali istantaneamente. Ciò detto, è importante riconoscere che la fatturazione web comporta il rischio della divulgazione accidentale di informazioni riservate.

Ad esempio, anche un unico carattere errato nell'indirizzo email di un destinatario potrebbe far sì che la fattura web venga inviata a una terza parte completamente estranea alla transazione. Un minimo errore di questo può creare un grosso problema. Pertanto, è importante prestare la massima attenzione quando si gestiscono le fatture online.

Il passaggio alla fatturazione web comporta alcuni costi operativi

Anche se questo non è limitato solo alle fatture web, modificare o rinnovare un sistema comporta inevitabilmente dei costi significativi. Oltre ai costi iniziali per l'implementazione del nuovo sistema, ci possono essere costi mensili per l'utilizzo o commissioni per ciascuna transazione. È quindi importante valutare attentamente l'economicità di un nuovo sistema di fatturazione web, considerando anche i tempi di implementazione.

La possibilità di emettere fatture web è influenzata dalle condizioni della connessione internet

Le fatture web vengono scambiate in internet. È importante ricordare che le connessioni internet possono essere interrotte in caso di forti temporali o disastri naturali, come i tifoni. Per assicurarti di poter gestire senza problemi le interruzioni impreviste delle comunicazioni, è fondamentale una buona gestione del rischio. In particolare, assicurati di scaricare in anticipo le fatture web più importanti, conservarle in modo sicuro e assicurarti che possano essere visualizzate senza dover accedere a internet.

Le attività devono adattare il formato della fattura ai loro clienti

Un partner commerciale potrebbe supportare le fatture web ma avere requisiti specifici per la formattazione. In quei casi è consigliabile adottare un sistema con un elevato grado di flessibilità nella personalizzazione. Questo ti permetterà di emettere delle fatture web allineate il più possibile alle esigenze del cliente.

Come emettere e inviare fatture web

Esistono tre metodi principali per emettere fatture web ai partner commerciali:

• Invio tramite email: crei una fattura su un computer, la converti in formato PDF e la alleghi a un'email.
  
• Condivisione nel cloud: crei una fattura in formato PDF e la carichi in un servizio cloud, da cui il partner commerciale la può visualizzare e scaricare.
  
• Invio per mezzo di strumenti online: le fatture web generate automaticamente da un sistema di emissione fatture vengono inviate al partner commerciale utilizzando le funzioni dello strumento.
  

Di questi tre metodi, l'utilizzo di uno strumento online offre il massimo grado di comodità e sicurezza.

Come spiegato in precedenza, inviare le fatture tramite email comporta il rischio di fuga delle informazioni a causa di errori nella digitazione degli indirizzi email. Sebbene l'uso del cloud eviti il rischio di errori di consegna, creare le fatture da zero (cioè senza uno strumento online) richiede comunque un lavoro manuale molto dispendioso in termini di tempo.

Gli strumenti online automatizzano e centralizzano l'intero processo di fatturazione, fra cui la creazione, l'invio e l'archiviazione delle fatture. Questi strumenti offrono maggiore comodità, consentono di limitare le autorizzazioni di visualizzazione e modifica dei dati e consentono di crittografare le comunicazioni. Questo li rende il metodo più sicuro, con misure stringenti per prevenire le fughe di informazioni.

Se la tua azienda sta seriamente considerando di adottare la fatturazione web, ti consigliamo di utilizzare degli strumenti online per supportarti. Gli strumenti offerti dagli agenti di pagamento possono migliorare significativamente l'efficienza di elaborazione delle fatture. Se lo strumento, come Stripe Invoicing, può anche rispettare il Sistema di fatture qualificate ed emettere e archiviare correttamente le fatture con una funzione di generazione automatica, consentirà di rendere più fluide ed efficienti le operazioni di back-office.

Vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per saldi più rapidi e operazioni più semplici. Ecco che cosa ti consente Stripe Invoicing:

• Automatizzazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza l'utilizzo di codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.
  
• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di incasso (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.
  
• Miglioramento dell'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.
  
• Riduzione del lavoro di back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina di pagamento delle fatture ospitata da Stripe.
  
• Integrazione con i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i più diffusi software di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere i sistemi sincronizzati e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.
  

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