In Japan hat der rasante Fortschritt der Informations- und Kommunikationstechnologie zu einer weit verbreiteten Nutzung elektronischer Transaktionen geführt, bei denen Effizienz im Vordergrund steht. Im Zusammenhang mit diesen elektronischen Transaktionen werden Geschäftsdokumente wie Rechnungen mittlerweile papierlos erstellt. Das bedeutet, dass Rechnungen online erstellt, ausgestellt, empfangen und gespeichert werden.

Die Möglichkeit, Rechnungen online auszutauschen, erspart den zusätzlichen Aufwand für den physischen Versand. Außerdem wird Platz gespart, da Papier durch elektronische Daten ersetzt wird, was für Unternehmen sehr praktisch ist.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die Vorteile von Web-Rechnungen sowie auf einige Nachteile, die Sie beachten sollten. Außerdem werden wir darauf eingehen, warum Webrechnungen in Japan immer beliebter werden und wie Unternehmen sie ausstellen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Web-Rechnungen?
  
• Warum Web-Rechnungen in Japan zunehmend an Bedeutung gewinnen
  
• Die Vorteile von Web-Rechnungen
  
• Die Nachteile von Web-Rechnungen
  
• Ausstellung und Versand von Rechnungen
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was sind Web-Rechnungen?

Eine Web-Rechnung ist genau das, was der Begriff vermuten lässt: eine Rechnung, die online erstellt, ausgestellt, versendet, empfangen und gespeichert wird. Beispielsweise gelten Rechnungen, die automatisch mit einem Rechnungsstellungstool generiert und dann per E-Mail versendet oder in der Cloud geteilt werden, als Web-Rechnungen.

Solange sie die Rechnungsanforderungen erfüllt, hat eine online erstellte und ausgestellte Rechnung die gleiche Gültigkeit wie eine Rechnung in Papierform. Angesichts der jüngsten Bemühungen Japans um Digitalisierung führen viele Unternehmen im Land Web-Rechnungen ein, um reibungslose und schnelle Transaktionen zu ermöglichen.

Tools zur automatischen Rechnungserstellung sind nicht nur dazu gedacht, Rechnungen online auszustellen; sie umfassen auch Funktionen wie die Möglichkeit, Zahlungsbelege auszustellen, wodurch sie für eine Vielzahl von Unternehmen geeignet sind.

Darüber hinaus bieten einige Zahlungsdienstleister – auch Zahlungsabwickler genannt – Tools an, die eine zentralisierte Ausführung von Aufgaben ermöglichen, darunter das Erstellen, Versenden und Speichern von transaktionsbezogenen Dokumenten. Sie können Unternehmen somit dabei helfen, ihre Abläufe zu vereinfachen und die Backoffice-Arbeit zu verbessern.

Warum Web-Rechnungen in Japan zunehmend an Bedeutung gewinnen

Das elektronische Erstellen und Versenden von Rechnungen hat sich aus verschiedenen Gründen in ganz Japan durchgesetzt. Sehen wir uns einige davon an.

Einhaltung des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher

Gemäß dem aktuellen Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher müssen elektronische Transaktionsdokumente – wie beispielsweise Web-Rechnungen – in ihrem ursprünglichen elektronischen Format gespeichert werden. Die Digitalisierung und Speicherung von Papierrechnungen, die zuvor per Post versandt wurden, ist ebenfalls zulässig. Die Rechnungen müssen lediglich die im Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher festgelegten Speicheranforderungen für gescannte Dokumente erfüllen.

Seit Inkrafttreten dieses Gesetzes haben Web-Rechnungen in Japan noch mehr an Bedeutung gewonnen.

Compliance mit dem aktuellen Rechnungssystem

Das japanische System für qualifizierte Rechnungen wurde am 1. Oktober 2023 in Japan eingeführt. Dieses Rechnungssystem hat erhebliche Auswirkungen auf die Vorsteuergutschrift, auch als Vorsteuerabzug bezeichnet, die Unternehmen von der Regierung erhalten können. Daher erfordert die Ausstellung und Aufbewahrung von qualifizierten Rechnungen, die diesem System entsprechen, mehr Aufmerksamkeit als dies beim bisherigen System der nach Steuersätzen klassifizierten Rechnungen der Fall war.

Bestimmte Angaben müssen auf einer qualifizierten Rechnung enthalten sein, wie beispielsweise die Registrierungsnummer des Rechnungssystems und der ermäßigte Verbrauchsteuersatz. Da die Anforderungen bis ins Detail festgelegt sind, kann die Erstellung von Dokumenten von Grund auf, entweder von Hand oder am Computer, mühsam sein. Web-Rechnungen werden zu einer beliebten Methode, um den mit der Rechnungserstellung verbundenen Aufwand zu reduzieren, da der Prozess stärker automatisiert ist. Dadurch können sie schneller und reibungsloser bearbeitet werden.

Weit verbreitete Einführung von Remote-Arbeit

Seit der COVID-19-Pandemie hat sich die Remote-Arbeit sowohl in Japan als auch weltweit durchgesetzt. Während einige Unternehmen sich dafür entschieden haben, ihre Mitarbeitenden wieder vollzeit ins Büro zurückzuholen, sind hybride und vollständig remote Arbeitsmodelle mittlerweile weit verbreitet und allgemein akzeptiert. Diese zunehmende Vielfalt in der Arbeitsweise hat zu einem stetigen Anstieg der Zahl von Unternehmen geführt, die elektronische Transaktionen anbieten, wodurch Remote-Mitarbeitende besser unterstützt werden.

In der Vergangenheit musste man für die Ausstellung einer Papierrechnung ins Büro gehen, um sie auszudrucken, mit einem Unterschriftssiegel zu versehen und andere administrative Arbeiten zu erledigen. Da Web-Rechnungen mittlerweile weit verbreitet sind, wurde der Prozess vereinfacht. Und die Möglichkeit, alles online zu erledigen, hat die Web-Rechnungsstellung bei vielen Unternehmen beliebt gemacht.

Der Übergang zu papierlosen Transaktionen

Angesichts der Bemühungen Japans im Bereich der Digitalisierung haben Unternehmen ihre Backoffice-Abläufe überprüft und wo möglich vereinfacht. Dazu gehört auch die Umstellung auf effizientere papierlose Rechnungen. Der bereits erwähnte Anstieg der Remote-Arbeit hat ebenfalls zur Beliebtheit der Online-Rechnungsstellung beigetragen, da es schwierig ist, papierbasierte Rechnungsaufgaben aus der Ferne zu erledigen. Papierlose Rechnungen sind einfach effizienter.

Die Vorteile von Web-Rechnungen

Die Einführung von Online-Rechnungen kann für Unternehmen in vielerlei Hinsicht von Vorteil sein, darunter Kosteneinsparungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Hier finden Sie einen genaueren Überblick über die Vorteile der Online-Rechnungsstellung.

Papierloses Arbeiten senkt Kosten

Rechnungen in Papierform verursachen häufig folgende Kosten:

• Druckertinte
  
• Papier
  
• Umschläge
  
• Porto
  
• Ablageordner
  
• Schränke
  
• Wartungs- und Ersatzkosten bei Druckerausfällen
  

Diese Kosten steigen in der Regel mit zunehmender Anzahl von Transaktionen. Web-Rechnungen hingegen können dazu beitragen, diese Ausgaben zu reduzieren oder ganz zu eliminieren.

Das Risiko von Dokumentenverlusten und Dokumentenfälschungen wird verringert.

Wenn Sie Papierrechnungen verwenden, müssen Sie bestimmte Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, wie z. B. die Installation von Schlössern an Schränken und die sichere Aufbewahrung der Schrankschlüssel durch das dafür vorgesehene Personal. Dies ist notwendig, um das Entfernen, Manipulation oder den Verlust der Dokumente zu verhindern. Zudem neigt Papier dazu, mit der Zeit zu verfallen und kann durch Unfälle oder Katastrophen wie Taifune seine Lesbarkeit verlieren.

Die Verwendung eines Web-Rechnungssystems vermeidet diese Risiken und trägt zur Gewährleistung der Sicherheit bei. Zu den gängigen Systemfunktionen gehören:

• Eine Zeitstempelfunktion, um Manipulationen zu verhindern
  
• Eine Funktion zur Überprüfung des Verlaufs, die anzeigt, ob Inhalte geändert oder gelöscht wurden
  
• Sicherheitsmaßnahmen wie die Verschlüsselung der Kommunikation bei der Übertragung von Rechnungsdaten
  
• Cloud-basierte Speicher- und Verwaltungsfunktionen, um den Verlust und die Beschädigung von Dokumenten zu verhindern
  

Web-Rechnungen reduzieren den Arbeitsaufwand im Zusammenhang mit Rechnungen

Für Unternehmen mit zahlreichen Geschäftspartnern ist der gesamte Prozess der Verwendung von Papierrechnungen – Erstellung, Versand und Lagerung – mit zusätzlichem Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Darüber hinaus bergen manuelle Vorgänge das Risiko von Fehlern, wie z. B. Auslassungen oder falsche Einträge. Wenn Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt überprüft werden müssen, muss jede Datei physisch gefunden und aus Archiven abgerufen werden, die in einem Lager oder in Büroschränken gelagert sind, was eine körperlich anstrengende Arbeit darstellen kann.

Im Gegensatz dazu sind Web-Rechnungen vollständig elektronische Daten, die zentral in einem Online-Rechnungssystem verwaltet werden können. Da alle rechnungsbezogenen Prozesse innerhalb dieses Systems abgewickelt werden können, wird der Arbeitsaufwand im Vergleich zu papierbasierten Verfahren erheblich reduziert, was letztendlich zu einer Effizienzsteigerung in der Buchhaltung führt. Da Web-Rechnungen in der Cloud gespeichert werden, ist es außerdem einfach, Dokumente von einem einzigen Computer aus zu suchen und anzuzeigen.

Web-Rechnungsstellungstools reagieren auf gesetzliche Änderungen

Wie bereits erwähnt, müssen Unternehmen das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher einhalten. In der Regel verfügen Zahlungsabwickler über robuste Systeme und Online-Tools, mit denen sie schnell und flexibel auf gesetzliche Änderungen oder Neuerungen in diesem und anderen Gesetzen reagieren können. Mit anderen Worten: Durch die Beauftragung eines Zahlungsdienstleisters können Unternehmen reibungslos Transaktionen mit Web-Rechnungen durchführen und sich dabei sicher sein, dass sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass nicht alle Zahlungsdienstleister einen umfassenden Support bieten. Daher sollten Sie die Dienstleistungen eines Zahlungsdienstleisters gründlich recherchieren, bevor Sie ihn beauftragen.

Einige kommerziell erhältliche Softwarepakete haben eine Zertifizierung der Japan Image and Information Management Association (JIIMA) erhalten. JIIMA-Zertifizierungen werden Softwareunternehmen gewährt, die die Anforderungen des Gesetzes zur Erhaltung elektronischer Bücher erfüllen. Wenn Sie also ein Produkt oder eine Dienstleistung in Betracht ziehen, sollten Sie zunächst überprüfen, ob eine JIIMA-Zertifizierung vorliegt.

Die Nachteile von Web-Rechnungen

Es gibt auch einige negative Aspekte oder Punkte, die Sie vor der Einführung eines Online-Rechnungssystems bedenken sollten. Hier sind einige davon.

Einige Geschäftspartner können keine Web-Rechnungen verwenden

Einige Geschäftspartner benötigen aus verschiedenen Gründen möglicherweise ausschließlich Dokumente in Papierform. Bei solchen Unternehmen ist die Verwendung von Web-Rechnungen keine Option. Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie vor der Umstellung Ihres Unternehmens auf Web-Rechnungen klären, ob einer Ihrer Geschäftspartner Rechnungen in Papierform benötigt.

Fehler können die Informationssicherheit gefährden

Web-Rechnungen sind äußerst praktisch, da sie den Versand per Post überflüssig machen. Mit einem Klick gelangen alle erforderlichen Dokumente sofort zu Ihren Geschäftspartnern. Allerdings muss man sich bewusst sein, dass bei der Rechnungsstellung über das Internet die Gefahr besteht, dass vertrauliche Informationen unbeabsichtigt weitergegeben werden.

Wenn beispielsweise auch nur ein einziges Zeichen in der Empfänger-E-Mail-Adresse falsch ist, kann dies dazu führen, dass die Online-Rechnung an einen Dritten gesendet wird, der mit der Transaktion überhaupt nichts zu tun hat. Diese Art von kleinen Fehlern kann zu großen Problemen führen. Daher ist es wichtig, beim Umgang mit Online-Rechnungen große Vorsicht walten zu lassen.

Die Umstellung auf Web-Rechnungen ist mit Betriebskosten verbunden

Dies gilt zwar nicht nur für Web-Rechnungen, aber die Änderung oder Überarbeitung eines Systems ist zwangsläufig mit erheblichen Kosten verbunden. Zusätzlich zu den Anschaffungskosten für die Implementierung eines neuen Systems fallen in der Regel monatliche Nutzungsgebühren oder Transaktionsgebühren an. Daher ist es wichtig, die Kosteneffizienz eines neuen Web-Rechnungssystems sorgfältig zu prüfen und auch den Zeitpunkt der Implementierung zu berücksichtigen.

Die Möglichkeit, Web-Rechnungen auszustellen, hängt von den Internetverbindungsbedingungen ab

Web-Rechnungen werden über das Internet ausgetauscht. Es ist wichtig zu bedenken, dass Internetverbindungen bei starken Regenfällen und Naturkatastrophen wie Taifunen unterbrochen werden können. Um sicherzustellen, dass Sie unerwartete Kommunikationsausfälle ohne Probleme bewältigen können, ist ein gutes Risikomanagement entscheidend. Laden Sie wichtige Web-Rechnungen frühzeitig herunter, speichern Sie sie sicher und stellen Sie sicher, dass sie auch ohne Internetzugang angezeigt werden können.

Unternehmen müssen das Format der Rechnung an ihre Kundinnen und Kunden anpassen

Ein Geschäftspartner unterstützt möglicherweise Web-Rechnungen, hat jedoch spezifische Anforderungen an die Formatierungselemente. In solchen Fällen ist es ratsam, ein System mit einem hohen Maß an Flexibilität für die Anpassung zu verwenden. Auf diese Weise können Sie Web-Rechnungen ausstellen, die den Kundenanforderungen so genau wie möglich entsprechen.

So erstellen und versenden Sie Web-Rechnungen

Es gibt drei Hauptmethoden, um Geschäftspartnern Web-Rechnungen zu stellen:

• Versand per E-Mail: Erstellen Sie eine Rechnung auf einem Computer, konvertieren Sie sie in ein PDF-Dokument und hängen Sie sie an eine E-Mail an.
  
• Freigabe über die Cloud: Erstellen Sie eine PDF-Rechnung und laden Sie sie in einen Cloud-Dienst hoch, wo der Geschäftspartner sie anzeigen und herunterladen kann.
  
• Versand über Online-Tools: Web-Rechnungen, die automatisch von einem Rechnungsstellungssystem generiert werden, werden über die Funktionen des Tools an den Geschäftspartner versendet.
  

Von diesen drei Methoden bietet die Verwendung eines Online-Tools den höchsten Grad an Komfort und Sicherheit.

Wie bereits erläutert, birgt der Versand von Rechnungen per E-Mail das Risiko von Informationslecks aufgrund von Tippfehlern in E-Mail-Adressen. Die Verwendung der Cloud vermeidet zwar das Risiko von Fehlleitungen, aber die Erstellung von Rechnungen von Grund auf (d. h. ohne Online-Tool) erfordert nach wie vor zeitaufwändige manuelle Arbeit.

Online-Tools automatisieren und zentralisieren den gesamten Rechnungsstellungsprozess, einschließlich der Erstellung, des Versands und der Speicherung der Rechnungen. Diese Tools bieten mehr Komfort, ermöglichen Einschränkungen hinsichtlich der Anzeige und Bearbeitung von Daten und bieten verschlüsselte Kommunikation. Damit sind sie die sicherste Methode, da sie umfassende Maßnahmen zum Schutz vor Informationslecks bieten.

Wenn Ihr Unternehmen ernsthaft über die Einführung der Online-Rechnungsstellung nachdenkt, ist es ratsam, Online-Tools zu verwenden. Die von Zahlungsdienstleistern angebotenen Tools können die Effizienz der Rechnungsbearbeitung erheblich verbessern. Wenn das Tool, wie beispielsweise Stripe Invoicing, auch die Anforderungen des Systems für qualifizierte Rechnungen erfüllt und Rechnungen mit einer automatischen Generierungsfunktion ordnungsgemäß ausstellt und speichert, ermöglicht es reibungslosere und effizientere Verbesserungen im Backoffice.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.
  
• Cashflow beschleunigen: Reduzieren Sie die Forderungslaufzeit (DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.
  
• Verbessern Sie das Kundenerlebnis: Bieten Sie ein modernes Zahlungserlebnis mit Unterstützung für über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Rechnungen sind über ein Self-Service-Kundenportal leicht zugänglich und können dort bezahlt werden.
  
• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen in wenigen Minuten und verkürzen Sie den Zeitaufwand für das Forderungsmanagement durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.
  
• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Software integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.
  

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