今日の日本では、情報通信技術の飛躍的な発展にともない、効率性を重視した電子取引の普及が進んでいます。また、電子取引の一環としては、請求書のような取引関係書類のペーパーレス化が挙げられ、Web を介した書類作成、発行、受け取り、保存がこれに該当します。

請求書が Web 上で授受できるということは、郵送の手間が省けるだけでなく、紙に代わって電子データのやり取りだけで済むため省スペースにもつながり、事業者にとって利便性が非常に高いと考えられています。

では、電子的に取り交わされる Web 請求書には、実際にどのようなメリットやデメリットがあるのでしょう。本記事では、日本の事業者が取引を行ううえで知っておくべき、Web 請求書のメリットやデメリットに加え、デメリットに対応するための注意点を解説します。

目次

• Web 請求書とは
  
• Web 請求書が注目される理由
  
• Web 請求書のメリット
  
• Web 請求書のデメリット
  
• 請求書の発行・送付方法
  
• Stripe Invoicing でできること
  

Web 請求書とは

冒頭でも少し解説しましたが、Web 請求書とはその言葉どおり、Web 上での作成、発行、送付、受け取り、保存が可能な請求書を意味します。たとえば、請求書自動生成ツールを用いて PDF 形式にした請求書をメールで送付したり、クラウド上で共有する場合も、この Web 請求書に該当します。

請求書については、請求書の要件さえ満たしていれば、Web 上で作成されたものでも、紙で作成した場合と同等の有効性があります。したがって、電子化が推奨される近年では特に、スムーズ且つスピーディに取引を進めることを目的として多くの事業者が Web 請求書を取り入れるようになっています。

なお、請求書自動生成ツールは、Web 上での請求書発行だけに特化しているわけではなく、領収書発行機能なども備わっていることから、取引上における幅広い用途で使用できるようになっています。

さらに、決済代行業者が提供するツールでは、取引関係書類の作成から送付、保存までを一元的に実行できるものもあることから、業務の効率化を目指している場合は、決済代行業者のツールを検討してみるのもバックオフィス改善策の 1 つといえます。

Web 請求書が注目される理由

ここでは Web 請求書が普及している理由について 1 つひとつ見ていきましょう。

電子帳簿保存法への準拠

現行の電子帳簿保存法では、電子取引書類は電子データのままでの保存が義務付けられています。そのため、事業者は Web 請求書のような電子データを用いてやり取りした書類について、そのまま電子データの状態で保存することが求められます。また、同法律では、紙で郵送した請求書でも、電子帳簿保存法の保存要件を満たしていれば、電子データ化して保存することが認められています (スキャナ保存) 。

このように電子帳簿保存法が施行されている今日では、Web 請求書がより注目されるようになっているのです。

インボイス制度への準拠

日本では、2023 年 10 月 1 日よりインボイス制度が開始されました。インボイス制度は、各事業者が国から受けられる仕入税額控除に大きく関わってくるため、同制度に準拠した適格請求書の発行や保存については、従来の区分記載請求書以上に注意が必要となります。

適格請求書の必須記載事項にはインボイス制度の登録番号や、消費税の軽減税率などがあり、要件が細かく定められていることから、手書きやパソコンでゼロから作成する場合、どうしても作業が煩雑になりがちです。そこで、請求書作成業務にかかる負担を軽減し、よりスピーディー且つスムーズに作成ができる Web 請求書が改めて注目されるようになっています。

テレワークが普及

コロナ禍以降、日本だけでなく世界的にリモートワークが推奨されるようになりました。コロナ禍終息後の現在は、企業によってオフィスワークに戻るケースが見られる一方、ハイブリッドやテレワークが一般的に認知されるようになったことも事実です。こうして人々の働き方がより一層多様化したことは、取引におけるリモート対応の必要性を一気に高め、電子取引に切り替える企業が着実に増えている傾向にあるのです。

これまでは紙の請求書を発行するには、オフィスに出向いて印刷したり、押印する作業が必須となっていました。しかし、現在は、Web 請求書が多くの取引シーンで取り入れられるようになったことでプロセスが簡素化し、すべてをリモートで完結できる点が多くの事業者から注目を集めるようになりました。

ペーパーレス化の推進

近年、書類のペーパーレス化を含むバックオフィスの見直しを行うことが重要視されています。これは、上述したテレワークの普及にも関連するもので、テレワークの現場では、紙ベースによる会計業務や他者とのやり取りが非常に困難なことから、より効率的に業務を遂行できる Web 請求書、すなわち請求書のペーパーレス化が注目される理由の 1 つでもあります。

Web 請求書のメリット

Web 請求書には、コスト削減や法令遵守の観点において、以下のようなさまざまなメリットがあります。

コストカットにつながる

紙の書類の場合、以下のようなものにコストが発生します。

• 印刷用のインク
  
• 用紙
  
• 封筒
  
• 切手
  
• ファイリング用フォルダー
  
• キャビネット
  
• プリンターに不具合があった場合のメンテナンス・買い替え
  

これらのコストは、取引件数が多ければ多いほど高額となってしまいますが、Web 請求書であれば、上記にかかるコストを削減できるでしょう。

書類の紛失や改ざんリスクの防止

紙の請求書の場合、書類の持ち出しや改ざん、紛失を防止するため、キャビネットに鍵を取り付けて、数名の責任者だけで鍵を安全な場所に保管しておくなどの対策が求められます。また、紙は時間が経過するとともに劣化するほか、何らかの事故や台風などの災害によって正確性や可読性が損なわれてしてしまうこともあります。

しかし、Web 請求書システムを用いれば、こうしたリスクを防止でき、高いセキュリティ性を確保できるでしょう。具体的な機能としては、以下が挙げられます。

• 改ざん防止のためのタイムスタンプ機能
  
• 記載内容の改変や削除されたかがわかる履歴確認機能
  
• 請求書送信時における通信の暗号化などのセキュリティ対策
  
• 書類の紛失・劣化を防止するクラウド上の保存・管理機能
  

請求書に関わる業務負担が軽減

数多くの取引先をかかえる事業者の場合、その都度請求書を紙で作成して、送付、保存までを万全に対応しようとすると、手間と時間が余計にかかってしまいます。それだけではなく、マニュアル操作によって記入漏れや書き損じなどのミスが生じる可能性もあります。また、後日確認したい書類がある際には、倉庫やキャビネット内に保管されている膨大なファイルの中から、1 つひとつを取り出して調べなければならず、体力的な負担が生じるケースもあるでしょう。

しかし、Web 請求書の場合、すべては電子データによってシステム内で一元的に管理されます。つまり、請求書に関するすべての工程を 1 つのシステムで完結できることから、紙ベースと比べて業務負担をはるかに軽減でき、会計業務の効率性アップにつながります。これに加え、Web 請求書はクラウド上で保管されるため、パソコン 1 つでスピーディーかつ容易に書類の検索や閲覧ができるようになります。

各法改正にも対応しやすい

先ほど解説したように、事業者は請求書を取り扱う際、電子帳簿保存法やインボイス制度に準拠する必要があります。通常、決済代行業者が提供するオンラインツールやシステムについては、上記の法律や制度を含む法改正に向けて迅速且つ柔軟に対応できるよう、決済代行業者側で態勢が十分に整えられています。言いかえると、決済代行業者のサービスを利用すれば、各種の法制度に準拠した Web 請求書を用いて、取引をスムーズに行うことができるようになります。ただし、すべての決済代行業者において、対応が万全であるとは限らないため、決済代行業者のサービスを利用する前には、くれぐれも下調べをしておくことが大切です。

なお、市販のソフトウェアやサービスには、JIIMA 認証を取得済みのものもあります。JIIMA 認証とは、電子帳簿保存法の要件を満たしているソフトウェアに対し、JIIMA (公益社団法人日本文書情報マネジメント協会) が付与する認証です。したがって、利用を検討中のものが JIIMA 認証を受けているかどうかを、確認してみるのも安全策といえるでしょう。

Web 請求書のデメリット

ここでは、Web 請求書の利用開始前に考慮すべき、Web 請求書の注意点ともいえるデメリットについて見てみましょう。

Web 請求書に未対応な取引先がある

取引先の事情によって、一貫して紙のみで対応している場合があります。このような事業者が取引先の場合、Web 請求書で対応することは難しくなります。そのため、後々のトラブルの引き金とならないよう 、紙ベースでの請求書のやり取りが必要な取引先がいないかどうかを調べたうえで Web 請求書で対応すべきかを判断しましょう。

誤操作によって情報の安全性が低下する

Web 請求書で対応することができれば、郵送の必要がなく、電子データの送信だけで即時に取引先に必要書類が届くため、大変便利ではあります。しかし、利便性が高い一方、万が一の誤操作による情報漏えいリスクをともなうということも理解しておく必要があります。

たとえば、送信先のメールアドレスを一文字でも間違えてしまうと、取引にまったく関係のない第三者に Web 請求書が送信されてしまう可能性があります。したがって、このようなミスが大きなトラブルにつながる恐れもあるため、Web 請求書を取り扱う際には、十分注意しましょう。

運用コストがかかる

Web 請求書だけに限ったことではありませんが、システムを一新する際は、相応の導入コストがかかります。また、導入時のイニシャルコストだけでなく、運用にも月額利用料、あるいは手数料が発生することもあります。そのため、Web 請求書システムの導入に際しては、費用対効果を見極め、導入するタイミングについても考慮したうえで検討することが大切です。

インターネットの接続環境に左右されやすい

Web 請求書は、インターネットを介してやり取りされるものです。つまり、大雨や台風などの自然災害によってインターネットに不具合が生じると、突然利用できなくなる可能性があるというリスクも理解しておかなければなりません。そのため、予期せぬ通信障害に問題なく対応できるよう、リスクマネジメントを徹底し、特に重要とみなされる Web 請求書は早めにダウンロードをし、インターネットがなくても厳重な保管や閲覧ができるようにしておくなどの備えを怠らないようにしましょう。

取引先からフォーマットを指定されることがある

Web 請求書に対応している取引先であったとしても、場合によっては特定のフォーマットを要求されることがあります。このような場合、できるだけ取引先の要望に沿った Web 請求書を発行できるよう、カスタマイズの自由度が高いシステムを導入しておくとよいでしょう。

Web 請求書の発行・送付方法

Web 請求書を取引先に発行する方法には、主に以下の 3 つの方法があります。

• 電子メールで送信: パソコンで請求書を作成し、PDF 形式に変換したものをメールに添付
  
• クラウド上での共有: 上記同様に作成した PDF 形式の請求書をクラウド上にアップロードし、取引先が閲覧・ダウンロードする
  
• オンラインツールを通して送信: 請求書発行システムによって自動生成された Web 請求書を、そのまま同ツールの機能を用いて取引先へ送付
  

なお、上記 3 つの方法で、最も利便性、安全性が高いのが 3 つ目のオンラインツールを用いる方法です。

先ほども解説したように、1 つ目の電子メールについては、メールアドレスを間違えてしまうことによる情報漏えいのリスクをともないます。また、2 つ目のクラウドの場合、誤送信のリスクは回避できるものの、請求書の作成はマニュアル操作となるため手間がかかります。

一方、Web 請求書の作成から送付、保管までを自動化および一元化できるオンラインツールなら利便性に優れているだけでなく、データの閲覧や編集の権限を制限したり、通信の暗号化も可能で、情報漏えいの徹底防止策にもなるため、最も安全性の高い方法といえます。

このように、Web 請求書を自社で取り入れたい場合には、ぜひ 3つ目のオンラインツールの導入を考慮してみることをおすすめします。本記事内でも解説したように、決済代行業者のサービスの一環として提供されるツールであれば、請求書業務の効率性を大きく向上させることができます。また、次に解説する Stripe Invoicing のように、現行のインボイス制度にも対応し、自動生成機能による請求書の発行と保存が適切に行えるものであれば、よりスムーズで理にかなったバックオフィスの改善を図ることができるでしょう。

Stripe Invoicing でできること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収まで、売掛金プロセスをシンプルにします。単発請求でも継続請求でも、Stripe はビジネスが支払いを受けるまでの時間を短縮し、業務の効率化をサポートします。

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要のプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信できます。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いについてのリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。
  
• キャッシュフローを加速: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間 (DSO) を短縮し、より早く収入を得られます。
  
• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。
  
• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済ページで回収にかかる時間を削減します。
  
• 既存システムとの接続: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフトと接続でき、システム間の同期を保ちつつデータの手入力を減らします。
  

Stripe では、売掛金プロセスの簡素化を支援しています。詳しくはこちらをご覧ください。今すぐ開始する場合はこちら。