如今，日本信息通信技术的快速发展推动了效率优先的电子交易的广泛应用。伴随电子交易的发展，诸如账单等各类商业文件也转向无纸化，即在线完成账单的创建、开具、接收和存储。

在线发送和接收账单省去了亲自邮寄等额外工作，同时以电子数据取代纸质文件，节省了存储空间，为企业带来极大便利。

接下来，我们将深入探讨网络账单的优点以及需注意的一些缺点，并进一步说明网络账单为何在日本日益流行，以及企业如何开具网络账单。

本文内容

• 什么是网络账单？
  
• 为什么网络账单在日本备受关注
  
• 网络账单的优点
  
• 网络账单的缺点
  
• 如何开具和发送账单
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  

什么是网络账单？

顾名思义，网络账单是指通过网络完成创建、开具、发送、接收和存储的账单。例如，使用开票工具自动生成并通过电子邮件发送或在云端共享的账单，都属于网络账单。

只要符合账单要求，在线创建并开具的账单与纸质账单具有同等有效性。此外，鉴于日本近期推进数字化，许多日本企业纷纷采用网络账单，以促成更顺畅高效的交易。

自动化账单生成工具不仅用于在线开具账单，通常还具备开具收据等功能，适用于多种商业交易。

此外，一些支付代理——也称为支付处理公司——提供能够集中执行任务的工具，包括创建、发送和存储与交易相关的文档，从而帮助企业简化运营、提升后台工作效率。

为什么网络账单在日本备受关注

电子化创建和发送账单在日本日益普及是多种因素驱动的结果。以下列举其中一些原因。

遵守《电子账簿保存法》规定

根据现行电子账簿保存法，电子交易文件（如网络账单）必须以原始电子格式存储。以往通过实体邮政寄送的纸质账单可以在数字化后进行存储，只需满足该法规对扫描文档设定的存储要求即可。

自该法规实施以来，网络账单在日本受到更多关注。

遵守现行账单制度的要求

日本的合格账单制度已于 2023 年 10 月 1 日正式实施。该制度对企业从政府获得的进项税额减免（又称采购税额减免）产生重大影响。因此，开具和保存符合该制度要求的合格账单，比以往按税率分类的账单制度时期需要更加谨慎。

合格账单必须包含特定信息，如账单系统注册号和减免的消费税率。由于相关规定的要求极为细致，从头开始创建文档，无论通过人工还是电脑，都可能非常繁琐。而网络账单实现了更加自动化的流程，能有效减轻开票工作量，使处理流程更加快捷顺畅。

远程办公的普及

自新冠疫情以来，远程办公在日本乃至全球范围内广泛推行。尽管部分企业已要求员工全面回归办公室，但混合办公与完全远程模式已成为常态并被普遍接受。这种工作方式的多元化发展趋势，正推动提供电子交易服务的企业数量稳步增长——这类服务能为远程办公者提供更有效的支持。

过去，开具纸质账单需前往办公室打印单据、加盖签章并完成其他行政手续。如今随着网络账单的普及，整个流程已大幅简化。全程在线处理的能力，使得网络开票方式受到众多企业的青睐。

转向无纸化交易

鉴于日本的数字化进程，各企业正重新审视后台运营流程，并尽可能实现简化，其中就包括转向更高效的无纸化账单。前文提及的远程办公趋势也助推了网络开票的普及，因为远程执行纸质开票并非易事。无纸化账单显然更为高效。

网络账单的优点

采用网络账单将为企业带来诸多益处，包括节省成本和确保符合法律最新要求等。以下是在线开票的主要优势。

无纸化可降低成本

纸质账单通常会产生以下成本：

• 打印机墨水
  
• 纸张
  
• 信封
  
• 邮资
  
• 文件夹
  
• 柜子
  
• 打印机故障的维护和更换费用
  

随着交易量增加，这些成本也会相应上升。而网络账单则有助于大幅减少甚至完全消除上述支出。

降低文件丢失和被篡改的风险

使用纸质账单时，必须采取一定的安全措施，例如为文件柜安装专用锁具，并指定专人将柜钥匙妥善保管于安全位置。这些措施旨在防止文件被擅自取用、篡改或遗失。即便如此，纸张仍会随时间老化，并可能因台风等事故或灾难而受损，导致字迹无法辨认。

使用网络账单系统可规避上述风险，并有助于保障信息安全。该系统的常见功能包括：

• 防篡改的时间戳功能
  
• 历史验证功能，可显示内容是否被修改或删除
  
• 安全措施，如传输账单数据时的通信加密
  
• 基于云的存储和管理功能，防止文档丢失和损坏
  

网络账单减少了账单相关的工作量

对于拥有众多业务伙伴的企业而言，使用纸质账单的完整流程——创建、发送和存储——会增加额外的时间和工作量。不仅如此，人工操作还可能引发遗漏或错误录入等失误风险。此外，当日后需要查阅时，每份文件都需在仓库或办公室文件柜中进行人工查找和提取，俨然已成为体力劳动。

相比之下，网络账单是完全电子化的数据，可以在在线开票系统中集中管理。由于所有账单相关流程均可在该系统内完成，工作量相比纸质方法大幅减少，最终实现会计运营效率的提升。此外，由于网络账单存储在云端，仅需一台电脑即可快速检索和查阅文件。

网络开票工具可及时响应法律变更

如前所述，企业必须遵守《电子账簿保存法》。通常，支付处理公司维护着强大的系统和在线工具，能迅速灵活地应对该法规及其他法规的任何修订或变更。换言之，有了支付代理，企业能使用网络账单顺畅交易，并确信其操作完全符合所有法规要求。但需注意，并非所有支付代理都能提供全面支持，在选用前务必充分调研其服务内容。

一些商用软件包已获得日本图像与信息管理协会 (JIIMA)认证。JIIMA 认证授予符合《电子账簿保存法》要求的软件厂商。因此，在选择产品或服务时，应首先确认是否取得 JIIMA 认证。

网络账单的缺点

在部署网络开票系统之前，还需留意以下列举的一些潜在问题或注意事项。

一些业务伙伴不使用网络账单

出于各种原因，某些业务伙伴可能需要完全使用纸质文件。与这类企业合作时，无法使用网络账单。为避免这一问题，建议在决定全面转向网络账单前，先确认是否有任何业务伙伴只接受纸质账单。

操作失误可能危及信息安全

网络账单的方便之处在于无需邮寄，只需点击按钮即可将文件即时送达业务伙伴。但同时也必须注意，网络开票存在意外泄露机密信息的风险。

例如，在输入收件人邮箱地址时，输错一个字符就可能导致网络账单被发送至完全无关的第三方。诸如此类的小失误可能引发严重后果。因此，处理网络账单时务必格外小心。

转向网络开票会产生运营成本

这不仅限于网络账单，任何系统的变更或全面改造都不可避免地产生大量费用。除了实施新系统的初期成本外，通常还会有每月使用费或交易手续费。因此，务必仔细评估新网络账单系统的成本效益并合理规划实施时机。

网络账单功能受互联网连接状况影响

网络账单依赖互联网进行传递。需注意的是，暴雨、台风等自然灾害可能导致网络中断。为有效应对突发通信故障，良好的风险管理至关重要。具体来说，应提前将重要网络账单下载并安全地存储，确保在无网络情况下也能查看。

企业需根据客户要求定制账单格式

即使业务伙伴支持网络账单，也可能对格式有特定要求。此时，建议选用高度灵活的可定制系统，以便尽可能贴合客户对网络账单的格式需求。

如何开具和发送网络账单

向业务伙伴开具网络账单主要有以下三种方式：

• 通过电子邮件发送：在电脑上创建账单，转换为 PDF 格式，然后作为电子邮件的附件发送。
  
• 通过云端共享：创建 PDF 格式的账单并上传至云服务，供业务伙伴查看和下载。
  
• 使用在线工具发送：由开票系统自动生成的网络账单，可通过该工具直接发送给业务伙伴。
  

在这三种方法中，使用在线工具最为便捷且安全。

如前所述，通过电子邮件发送账单存在因地址录入错误导致信息泄露的风险。使用云端共享，虽可规避错误发送风险，但从头开始创建账单（即不使用在线工具）仍需花费大量时间完成人工操作。

在线工具可自动化并集中管理开票全流程（从账单的创建、发送到存储），不仅更加便捷，还能设置数据查看与编辑权限，并且支持加密通信，是防范信息泄露最完善、最安全的方式。

如果您的公司有意采用网络开票模式，建议使用在线工具进行辅助。支付代理提供的工具能大幅提升账单处理效率。若该工具（如 Stripe Invoicing）符合合格账单制度的要求，并通过自动化生成功能正确地开具和存储账单，将推动更顺畅、更高效的后台流程优化。

Stripe Invoicing 如何提供帮助

Stripe Invoicing 简化了从创建账单到收款的应收账款 (AR) 流程。无论您是管理一次性计费还是定期计费，Stripe 都能帮助企业加快回款并简化运营：

• 自动化应收账款：轻松创建、自定义和发送专业账单——无需代码。Stripe 会自动跟踪账单状态、发送支付提醒并处理退款，助您随时掌握现金流。
  
• 加速现金流：通过集成的全球支付、自动提醒和人工智能驱动的催款工具，减少应收账款周转天数 (DSO)，并更快地收款，帮助您挽回更多收入。
  
• 增强客户体验：提供现代化的支付体验，支持 25 种以上语言、135 种以上货币和 100 种以上支付方式。客户可通过自助客户门户轻松访问和支付账单。
  
• 减少后台工作量：在几分钟内生成账单，并通过自动提醒和 Stripe 托管账单支付页面减少催款时间。
  
• 与现有系统集成：Stripe Invoicing 与流行的会计和企业资源规划 (ERP) 软件集成，助您保持系统同步，减少手动数据录入工作量。
  

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