Hoje, no Japão, o rápido avanço da tecnologia da informação e da comunicação levou ao uso generalizado das transações eletrônicas, que priorizam a eficiência. Juntamente com essas transações eletrônicas, os documentos empresariais, como as faturas, passaram existir sem a necessidade de gastar tinta ou papel. Isso significa que as faturas são criadas, emitidas, recebidas e armazenadas online.

A possibilidade de trocar faturas online elimina o trabalho extra de enviá-las fisicamente e também economiza espaço, substituindo o papel por dados eletrônicos, o que os torna altamente conveniente para as empresas.

Vamos analisar mais detalhadamente as vantagens das faturas eletrônicas e algumas desvantagens. Também discutiremos por que as faturas eletrônicas estão se tornando populares no Japão e como as empresas podem emiti-las.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que são faturas eletrônicas?
  
• Por que as faturas eletrônicas estão ganhando atenção no Japão
  
• As vantagens das faturas eletrônicas
  
• As desvantagens das faturas eletrônicas
  
• Como emitir e enviar faturas
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que são faturas eletrônicas?

Uma fatura eletrônica é uma fatura criada, emitida, enviada, recebida e armazenada online. Por exemplo, faturas que são geradas automaticamente usando uma ferramenta de faturamento e depois enviadas por e-mail ou compartilhadas na nuvem são classificadas como faturas eletrônicas.

Desde que cumpra os requisitos de faturamento, uma fatura criada e emitida online tem a mesma validade de uma fatura impressa. Considerando a tendência de digitalização no Japão, muitas empresas no país estão adotando faturas eletrônicas com o objetivo de facilitar transações mais suaves e rápidas.

As ferramentas automatizadas de geração de faturas não servem apenas para emissão de faturas online; elas também incluem recursos como a capacidade de emitir recibos, o que as torna adequadas para uma ampla gama de transações empresariais.

Além disso, alguns agentes de pagamento, também chamados de empresas de processamento de pagamentos, oferecem ferramentas que permitem a execução centralizada de tarefas, incluindo a criação, o envio e o armazenamento de documentos relacionados a transações, o que pode ajudar as empresas a simplificar suas operações e melhorar o trabalho de administração.

Por que as faturas eletrônicas estão ganhando atenção no Japão

Criar e enviar faturas eletronicamente tem se tornado popular em todo o Japão por diversos motivos. Alguns deles são:

Conformidade com a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos

De acordo com a atual Lei de Conservação de Livros Eletrônicos, os documentos de transação eletrônica, como as faturas eletrônicas, devem ser armazenados em seu formato eletrônico original. Também é permitido digitalizar e armazenar faturas em papel que foram enviadas anteriormente pelo correio físico, elas simplesmente precisam cumprir os requisitos de armazenamento relacionados a documentos digitalizados que estão descritos na Lei de Conservação de Livros Eletrônicos.

Desde que essa lei entrou em vigor, as faturas eletrônicas têm ganhado ainda mais atenção no Japão.

Conformidade com o sistema de faturas atual

O Sistema de Faturas Qualificadas do Japão foi lançado no Japão em 1º de outubro de 2023. Este sistema de faturas impacta significativamente o crédito de imposto de compra, também chamado de crédito de imposto de entrada, que as empresas podem receber do governo. Portanto, a emissão e a retenção de faturas qualificadas que estejam em conformidade com este sistema requer mais atenção do que era necessário anteriormente com o sistema de faturas classificadas por taxa.

Algumas informações devem constar numa fatura qualificada, como o número de cadastro no sistema de faturas e a alíquota reduzida. Como os requisitos são especificados detalhadamente, a criação de documentos do zero, seja à mão ou no computador, pode ser complicada. As faturas eletrônicas estão se tornando uma forma popular de reduzir o trabalho associado à criação de faturas, uma vez que o processo é mais automatizado, permitindo processá-las de forma mais rápida e tranquila.

Ampla adoção do trabalho remoto

Desde a pandemia da COVID-19, o trabalho remoto foi adotado tanto no Japão quanto em todo o mundo. Embora algumas empresas tenham optado por ter seu pessoal de volta ao escritório em tempo integral, os acordos de trabalho híbrido e totalmente remoto se tornaram comuns e são amplamente aceitos. Essa maior diversidade na forma como as pessoas trabalham levou a um aumento constante no número de empresas que oferecem transações eletrônicas, pois elas oferecem mais suporte aos trabalhadores remotos.

No passado, a emissão de uma fatura impressa exigia a impressão, a fixação de um selo de assinatura e a realização de outros trabalhos administrativos. Com as faturas eletrônicas, o processamento foi simplificado e a capacidade de concluir tudo online tornou o faturamento eletrônico popular entre muitas empresas.

Migração para transações eletrônicas

Com a tendência de digitalização no Japão, as empresas estão revisando as operações de administração e simplificando-as sempre que possível, o que inclui a transição para faturas mais eficientes. O aumento do modelo de trabalho remoto, conforme mencionado acima, também contribuiu para a popularidade do faturamento eletrônico, porque é difícil realizar o processo de faturamento impresso remotamente.

As vantagens das faturas eletrônicas

A adoção de faturas eletrônicas pode ser benéfica para as empresas de várias maneiras, incluindo economia de custos e atualização com a legislação. Veja a seguir uma análise mais detalhada das vantagens do faturamento online.

O uso eletrônico reduz custos

As faturas em papel geralmente geram os seguintes custos:

• Tinta para impressoras
  
• Papel
  
• Envelopes
  
• Correio
  
• Pastas de declaração
  
• Armários
  
• Custos de manutenção e substituição por mau funcionamento da impressora
  

Esses custos tendem a aumentar à medida que o número de transações cresce. Por outro lado, as faturas eletrônicas podem ajudar a reduzir ou eliminar essas despesas.

O risco de perda de documentos e adulteração de documentos é reduzido

Ao usar faturas impressas, você deve tomar certas medidas de segurança, como instalar fechaduras nos armários e ter um pessoal designado para armazenar com segurança as chaves do armário em uma localização segura. Isso é necessário para evitar a remoção, violação ou perda dos documentos. Mesmo assim, o papel tende a deteriorar-se com o tempo e pode perder sua legibilidade como resultado de acidentes ou desastres naturais.

O uso de um sistema de faturas eletrônicas evita esses riscos e ajuda a garantir a segurança. Alguns recursos comuns desses sistemas incluem;

• Uma função de carimbo de data e hora para evitar adulteração
  
• Uma função de verificação de histórico que mostra se os conteúdos foram modificados ou excluídos
  
• Medidas de segurança como criptografia de comunicação na transmissão de dados de faturas
  
• Recursos de armazenamento e gerenciamento em nuvem para evitar perda e deterioração de documentos
  

Faturas eletrônicas reduzem a carga de trabalho relacionada às faturas

Para empresas que têm muitos parceiros de negócios, todo o processo de usar faturas impressas – criar, enviar e armazenar – pede tempo e trabalho extras. Não só isso, mas as operações manuais também trazem o risco de erros, como omissões ou entradas incorretas. Além disso, quando os documentos devem ser revisados em uma data posterior, cada arquivo deve ser localizado fisicamente e recuperado de arquivos armazenados em um armazém ou em armários de escritórios, o que pode exigir mão de obra fisicamente.

Por outro lado, as faturas eletrônicas são dados totalmente eletrônicos que podem ser gerenciados centralmente dentro de um sistema de faturamento online. Como todos os processos relacionados a faturas podem ser concluídos dentro desse sistema, a carga de trabalho é significativamente reduzida em comparação com os métodos em papel, levando a uma maior eficiência nas operações contábeis. Além disso, como as faturas eletrônicas são armazenadas na nuvem, é fácil pesquisar e visualizar documentos rapidamente a partir de um único computador.

Ferramentas de faturamento eletrônico respondem a mudanças jurídicas

Como discutido anteriormente, as empresas devem cumprir a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos. Normalmente, as empresas de processamento de pagamentos mantêm sistemas robustos e ferramentas online que lhes permitem responder de forma rápida e flexível a quaisquer revisões jurídicas ou mudanças nesta e em outras leis. Em outras palavras, usar um agente de pagamento permite que as empresas realizem transações sem problemas com faturas eletrônicas, sabendo que elas cumprem todos os requisitos jurídicos. No entanto, é importante saber que nem todos os agentes de pagamento oferecem suporte abrangente, por isso, você precisa pesquisar cuidadosamente os serviços de um agente de pagamento antes de usá-los.

Alguns pacotes de software disponíveis comercialmente obtiveram uma certificação da Associação Japonesa de Gestão de Imagens e Informações (JIIMA). As certificações JIIMA são concedidas a empresas de software que atendem aos requisitos da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos. Portanto, ao considerar um produto ou serviço, seu primeiro passo precisa ser confirmar que ele é certificado pela JIIMA.

As desvantagens das faturas eletrônicas

Há também alguns pontos negativos, ou precauções, a serem considerados antes de implementar um sistema de faturamento eletrônico.

Alguns parceiros empresariais não podem usar faturas eletrônicas

Alguns parceiros empresariais podem precisar de documentos em papel por inúmeros motivos e ao lidar com esses tipos de empresas, o uso de faturas eletrônicas não é uma opção. Para ajudar você a evitar esse problema, certifique-se de determinar se algum de seus parceiros de negócios precisa de faturas em papel antes de decidir fazer a transição da sua própria empresa para faturas eletrônicas.

Erros podem comprometer a segurança das informações

As faturas eletrônicas são muito convenientes porque eliminam a necessidade de usar o correio postal. Com apenas um clique, todos os documentos necessários chegam instantaneamente aos seus parceiros. Dito isso, é importante reconhecer que com o faturamento eletrônico, existe o risco de vazamento acidental de informações confidenciais.

Por exemplo, usar um único caractere incorreto no endereço de e-mail de um beneficiário pode resultar no envio da fatura eletrônicas para um terceiro completamente não relacionado à transação. Esse tipo de pequeno erro pode levar a um problema grave. Portanto, é importante ter muita cautela ao lidar com faturas eletrônicas.

A mudança para o faturamento eletrônico acarreta custos operacionais

Embora isso não se limite apenas a faturas eletrônicas, alterar ou reformular um sistema inevitavelmente incorre em custos significativos. Além dos custos iniciais de implementação de um novo sistema, você pode ter que pagar taxas de uso mensais ou taxas de transação. Por isso, é importante avaliar cuidadosamente a relação custo-benefício de um novo sistema de faturas eletrônicas e também considerar o momento da implementação.

A capacidade de emitir faturas eletrônicas é afetada pelas condições de conexão com a internet

As faturas eletrônicas são recebidas pela internet. É importante lembrar que a conexão com a Internet pode ser interrompida durante tempestades de chuva pesada e desastres naturais, como tufões. Para garantir que você possa lidar com falhas inesperadas de comunicação sem problemas, uma boa gestão de riscos é fundamental. Especificamente, certifique-se de baixar faturas eletrônicas importantes antecipadamente, armazená-las com segurança e garantir que possam ser visualizadas mesmo sem acesso à internet.

As empresas precisam adaptar o formato da fatura aos seus clientes

Uma empresa parceira pode suportar faturas eletrônicas, mas ter requisitos específicos para formatar certos elementos. Nesses casos, é aconselhável adotar um sistema com um alto grau de flexibilidade para personalização, o que permitirá que você emita faturas eletrônicas que estejam alinhadas o mais próximo possível às necessidades do cliente.

Como emitir e enviar faturas eletrônicas

Existem três métodos principais para emissão de faturas eletrônicas para parceiros empresariais:

• Envio por e-mail: crie uma fatura em um computador, converta-a para um PDF e envie-a por e-mail.
  
• Compartilhamento pela nuvem: crie uma fatura em PDF e carregue-a em um serviço na nuvem, onde o parceiro da empresa pode visualizá-la e baixá-la.
  
• Envio usando ferramentas online: faturas eletrônicas geradas automaticamente por um sistema de emissão de faturas são enviadas ao parceiro da empresa usando as funções da ferramenta.
  

Destes três métodos, usar uma ferramenta online oferece o mais alto grau de conveniência e segurança.

Como explicado anteriormente, o envio de faturas por e-mail apresenta o risco de vazamento de dados devido a erros de digitação de endereços de e-mail. Embora o uso da nuvem evite o risco de entrega incorreta, a criação de faturas do zero (ou seja, sem uma ferramenta online) ainda exige trabalho manual demorado.

As ferramentas online automatizam e centralizam todo o faturamento processado, incluindo a criação, envio e o armazenamento das faturas. Essas ferramentas oferecem mais conveniência, permitem restrições nas permissões de visualização e edição de dados e oferecem comunicação criptografada. Isso as torna um método mais seguro, com medidas completas para evitar vazamentos de informações.

Se a sua empresa está considerando seriamente adotar o faturamento eletrônico, é aconselhável que você use ferramentas online para ajudar. As ferramentas que os agentes de pagamento oferecem podem melhorar significativamente a eficiência do desse processo. Se a ferramenta também pode cumprir com o Sistema de Faturas Qualificadas, como o Stripe Invoicing cumpre, e ainda emitir e armazenar faturas adequadamente com um recurso de geração automática, isso vai permitir uma administração mais suave e eficiente.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças pontuais ou recorrentes, a Stripe ajuda empresas a receberem mais rápido e a otimizar operações:

• Automatizar contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais sem precisar programar. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o fluxo de caixa sob controle.
  
• Acelerar o recebimento: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba mais rápido com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança inteligentes.
  
• Aprimorar a jornada do cliente: proporcione uma experiência de pagamento atualizada e simples de usar, com suporte integrado em mais de 25 idiomas, 135 moedas distintas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas ficam disponíveis em um portal de autoatendimento, onde o próprio cliente pode consultar e efetuar o pagamento com praticidade.
  
• Reduzir o trabalho administrativo: gere faturas em minutos e diminua o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e uma página de pagamento hospedada pela Stripe.
  
• Integrar com sistemas existentes: o Stripe Invoicing conecta-se a softwares contábeis e de ERP populares, mantendo tudo sincronizado e reduzindo entradas manuais de dados.
  

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