Tegenwoordig heeft de snelle ontwikkeling van informatie- en communicatietechnologie in Japan geleid tot een wijdverbreid gebruik van elektronische transacties, waarbij efficiëntie voorop staat. In combinatie met deze elektronische transacties zijn zakelijke documenten, zoals facturen, papierloos geworden. Dit betekent dat facturen online worden aangemaakt, uitgegeven, ontvangen en opgeslagen.

Door facturen online uit te wisselen, hoef je ze niet meer fysiek te versturen. Het bespaart ook ruimte doordat papier wordt vervangen door elektronische gegevens, wat erg handig is voor ondernemingen.

Laten we eens kijken naar de voordelen van webfacturen en een paar nadelen waar je op moet letten. We bespreken ook waarom webfacturen populair worden in Japan en hoe ondernemingen ze kunnen versturen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn webfacturen?
  
• Waarom webfacturen in Japan steeds meer aandacht krijgen
  
• De voordelen van webfacturen
  
• De nadelen van webfacturen
  
• Hoe je facturen kunt versturen en verzenden
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat zijn webfacturen?

Een webfactuur is precies wat de term zegt: een factuur die online wordt gemaakt, verstuurd, ontvangen en opgeslagen. Facturen die bijvoorbeeld automatisch worden gegenereerd met een facturatietool en vervolgens via e-mail worden verstuurd of in de cloud worden gedeeld, worden beschouwd als webfacturen.

Zolang een online gemaakte en verstuurde factuur voldoet aan de factuurvereisten, heeft deze dezelfde geldigheid als een papieren factuur. En gezien de recente digitaliseringsinspanningen van Japan gaan veel ondernemingen in het land over op webfacturen om transacties soepeler en sneller te laten verlopen.

Automatische facturatietools zijn niet alleen bedoeld voor het online versturen van facturen, maar hebben ook functies zoals het versturen van ontvangstbewijzen, waardoor ze geschikt zijn voor allerlei zakelijke transacties.

Bovendien bieden sommige betalingsagenten – ook wel betalingsverwerkers genoemd – tools aan waarmee taken, zoals het maken, verzenden en opslaan van transactiedocumenten, centraal kunnen worden uitgevoerd. Ze kunnen ondernemingen dus helpen hun activiteiten te vereenvoudigen en hun backoffice-werk te verbeteren.

Waarom webfacturen in Japan steeds meer aandacht krijgen

Het elektronisch maken en verzenden van facturen is om verschillende redenen populair geworden in heel Japan. Laten we eens kijken naar enkele daarvan.

Compliance met de wet op het bewaren van elektronische boeken

Volgens de huidige wet op het bewaren van elektronische boeken moeten elektronische transactiedocumenten, zoals webfacturen, in hun oorspronkelijke elektronische formaat worden opgeslagen. Het digitaliseren en opslaan van papieren facturen die voorheen per post werden verzonden, is ook toegestaan; de facturen moeten alleen voldoen aan de opslagvereisten voor gescande documenten die zijn vastgelegd in de wet op het bewaren van elektronische boeken.

Sinds deze wet van kracht is, krijgen webfacturen in Japan nog meer aandacht.

Compliance met het huidige factuursysteem

Het Japanse gekwalificeerde factuursysteem is op 1 oktober 2023 in Japan van start gegaan. Dit factuursysteem heeft een grote invloed op de aankoopbelastingkrediet, ook wel voorbelastingvergoeding genoemd, die ondernemingen van de overheid kunnen krijgen. Daarom moet er meer aandacht worden besteed aan het uitgeven en bewaren van gekwalificeerde facturen die aan dit systeem voldoen dan nodig was voor het vorige tariefgeclassificeerde factuursysteem.

Op een gekwalificeerde factuur moet bepaalde informatie worden vermeld, zoals het registratienummer van het factuursysteem en het verlaagde btw-tarief. Omdat de vereisten tot in detail zijn gespecificeerd, kan het lastig zijn om documenten helemaal zelf te maken, met de hand of op de computer. Webfacturen worden steeds populairder om het werk dat komt kijken bij het maken van facturen te verminderen, omdat het proces meer geautomatiseerd is. Hierdoor kunnen ze sneller en soepeler worden verwerkt.

Grootschalige invoering van werken op afstand

Sinds de COVID-19-pandemie is werken op afstand zowel in Japan als wereldwijd omarmd. Hoewel sommige bedrijven ervoor hebben gekozen om hun personeel fulltime terug te laten keren naar kantoor, zijn hybride en volledig op afstand werken gebruikelijk geworden en worden ze algemeen geaccepteerd. Deze toegenomen diversiteit in de manier waarop mensen werken heeft geleid tot een gestage toename van het aantal bedrijven dat elektronische transacties aanbiedt, wat telewerkers beter ondersteunt.

Vroeger moest je voor het uitgeven van een papieren factuur naar kantoor gaan om ze af te drukken, een handtekening te zetten en andere administratieve taken uit te voeren. Nu webfacturen gemeengoed zijn geworden, is het proces vereenvoudigd. En omdat alles online kan worden afgehandeld, is webfacturering bij veel ondernemingen populair geworden.

De overstap naar papierloze transacties

In het kader van de digitalisering in Japan hebben ondernemingen hun backoffice-activiteiten herzien en waar mogelijk vereenvoudigd. Dit omvat ook de overstap naar efficiëntere papierloze facturen. De eerder genoemde toename van werken op afstand heeft ook bijgedragen aan de populariteit van online facturering, omdat het lastig is om op afstand taken met papieren facturen uit te voeren. Papierloze facturen zijn gewoon efficiënter.

De voordelen van online facturen

Het gebruik van online facturen kan ondernemingen op verschillende manieren voordelen opleveren, zoals kostenbesparingen en het voldoen aan de wetgeving. Hieronder worden de voordelen van online facturering nader toegelicht.

Papierloos werken verlaagt de kosten

Papieren facturen brengen vaak de volgende kosten met zich mee:

• Printerinkt
  
• Papier
  
• Enveloppen
  
• Portokosten
  
• Archiefmappen
  
• Kasten
  
• Onderhouds- en vervangingskosten voor defecte printers
  

Deze kosten nemen doorgaans toe naarmate het aantal transacties toeneemt. Webfacturen kunnen deze kosten daarentegen helpen verlagen of zelfs volledig elimineren.

Het risico op verlies of manipulatie van documenten wordt kleiner

Bij het gebruik van papieren facturen moet je bepaalde veiligheidsmaatregelen nemen, zoals het plaatsen van sloten op kasten en het toewijzen van personeel dat de sleutels van de kasten op een veilige plek bewaart. Dit is nodig om te voorkomen dat documenten worden verwijderd, gemanipuleerd of verloren gaan. Toch gaat papier na verloop van tijd achteruit en kan het door ongelukken of rampen, zoals tyfoons, onleesbaar worden.

Door een webfacturatiesysteem te gebruiken, vermijd je deze risico's en help je de veiligheid te garanderen. Veelvoorkomende systeemfuncties zijn:

• Een tijdstempelfunctie om manipulatie te voorkomen
  
• Een functie voor het controleren van de geschiedenis, die laat zien of de inhoud is gewijzigd of verwijderd
  
• Beveiligingsmaatregelen zoals communicatie-encryptie bij het verzenden van factuurgegevens
  
• Cloudgebaseerde opslag- en beheerfuncties om verlies en verslechtering van documenten te voorkomen
  

Webfacturen verminderen de werkdruk in verband met facturen

Voor ondernemingen met veel zakenpartners kost het hele proces van het gebruik van papieren facturen – maken, verzenden en opslaan – extra tijd en werk. Bovendien brengt handmatig werk het risico van fouten met zich mee, zoals weglatingen of onjuiste invoer. Als documenten op een later tijdstip moeten worden gecontroleerd, moet elk bestand fysiek worden gezocht en opgehaald uit archieven die zijn opgeslagen in een magazijn of in kasten op kantoor, wat fysiek zwaar werk kan zijn.

Webfacturen zijn daarentegen volledig elektronische gegevens die centraal kunnen worden beheerd binnen een online factureringssysteem. Omdat alle factuurgerelateerde processen binnen dat systeem kunnen worden afgehandeld, wordt de werkdruk aanzienlijk verminderd in vergelijking met papieren methoden, wat uiteindelijk leidt tot een verbeterde efficiëntie van de boekhouding. Bovendien worden webfacturen opgeslagen in de cloud, waardoor het eenvoudig is om documenten snel te zoeken en te bekijken vanaf één computer.

Webfactureringstools spelen in op wettelijke veranderingen

Zoals eerder besproken, moeten ondernemingen zich houden aan de wet op het elektronisch bewaren van boeken. Meestal hebben betalingsverwerkers goede systemen en online tools waarmee ze snel en flexibel kunnen reageren op wettelijke herzieningen of veranderingen in deze en andere wetten. Met andere woorden, door gebruik te maken van een betalingsagent kunnen ondernemingen transacties met webfacturen soepel uitvoeren, in de wetenschap dat ze aan alle wettelijke vereisten voldoen. Het is wel belangrijk om te weten dat niet alle betalingsagenten alles bieden, dus je moet eerst goed kijken naar wat een betalingsagent precies doet voordat je er gebruik van maakt.

Sommige in de handel verkrijgbare softwarepakketten hebben een Japan Image and Information Management Association (JIIMA)-certificering. JIIMA-certificeringen worden toegekend aan softwarebedrijven die voldoen aan de eisen van de Electronic Books Preservation Act. Daarom moet je, wanneer je een product of dienst overweegt, eerst controleren of deze door de JIIMA is gecertificeerd.

De nadelen van webfacturen

Er zijn ook enkele nadelen of aandachtspunten waarmee je rekening moet houden voordat je een webfactureringssysteem implementeert. Hier volgen er een paar.

Sommige zakenpartners kunnen geen webfacturen gebruiken

Sommige zakenpartners hebben om verschillende redenen alleen papieren documenten nodig. Als je met dit soort bedrijven werkt, is het gebruik van webfacturen geen optie. Om dit probleem te voorkomen, moet je eerst nagaan of een van je zakenpartners papieren facturen nodig heeft voordat je besluit om je eigen onderneming over te schakelen op webfacturen.

Fouten kunnen de informatiebeveiliging in gevaar brengen

Webfacturen zijn erg handig omdat je geen post meer hoeft te gebruiken. Met één druk op de knop ontvangen je zakenpartners alle benodigde documenten direct. Het is echter belangrijk om te beseffen dat webfacturering het risico met zich meebrengt dat vertrouwelijke informatie per ongeluk wordt gelekt.

Als je bijvoorbeeld maar één verkeerd teken in het e-mailadres van de ontvanger gebruikt, kan de webfactuur naar een derde partij worden gestuurd die helemaal niets met de transactie te maken heeft. Dit soort kleine foutjes kunnen tot grote problemen leiden. Daarom is het belangrijk om heel voorzichtig te zijn bij het omgaan met webfacturen.

Overstappen op webfacturering brengt operationele kosten met zich mee

Hoewel dit niet alleen voor webfacturen geldt, brengt het veranderen of herzien van een systeem onvermijdelijk aanzienlijke kosten met zich mee. Naast de initiële kosten voor de implementatie van een nieuw systeem, zijn er vaak ook maandelijkse gebruikskosten of transactiekosten. Het is daarom belangrijk om de kosteneffectiviteit van een nieuw webfacturatiesysteem zorgvuldig te beoordelen en ook na te denken over het tijdstip van implementatie.

De mogelijkheid om webfacturen uit te geven wordt beïnvloed door de internetverbinding

Webfacturen worden via internet uitgewisseld. Het is belangrijk om te onthouden dat internetverbindingen kunnen worden verstoord tijdens zware regenbuien en natuurrampen zoals tyfonen. Om ervoor te zorgen dat je onverwachte communicatiestoringen zonder problemen kunt opvangen, is goed risicobeheer essentieel. Zorg er met name voor dat je belangrijke webfacturen vroeg downloadt, ze veilig opslaat en ervoor zorgt dat ze zonder internettoegang kunnen worden bekeken.

Ondernemingen moeten het factuurformaat aanpassen aan hun klanten

Een zakenpartner ondersteunt misschien wel webfacturen, maar heeft specifieke eisen voor de opmaak. In dat geval is het handig om een systeem te gebruiken dat je makkelijk kunt aanpassen. Zo kun je webfacturen maken die zo goed mogelijk aansluiten bij wat de klant wil.

Hoe je webfacturen maakt en verstuurt

Er zijn drie manieren om webfacturen naar zakenpartners te sturen:

• Verzenden via e-mail: Maak een factuur op een computer, zet deze om in een pdf en voeg deze toe aan een e-mail.
  
• Delen via de cloud: Maak een pdf-factuur en upload deze naar een clouddienst, waar de zakenpartner deze kan bekijken en downloaden.
  
• Verzenden met online tools: Webfacturen die automatisch worden gegenereerd door een facturatiesysteem, worden met behulp van de functionaliteit van de tool naar de zakenpartner verzonden.
  

Van deze drie methoden biedt het gebruik van een online tool het meeste gemak en de hoogste mate van veiligheid.

Zoals eerder uitgelegd, brengt het versturen van facturen per e-mail het risico van informatielekken met zich mee als gevolg van typefouten in e-mailadressen. Hoewel het gebruik van de cloud het risico van verkeerde bezorging voorkomt, blijft het maken van facturen vanaf nul (d.w.z. zonder online tool) tijdrovend handwerk.

Online tools automatiseren en centraliseren het hele factureringsproces, inclusief het maken, verzenden en opslaan van de facturen. Deze tools bieden meer gemak, maken het mogelijk om beperkingen in te stellen voor het bekijken en bewerken van gegevens en bieden versleutelde communicatie. Dit maakt ze de veiligste methode, met grondige maatregelen om informatielekken te voorkomen.

Als je bedrijf serieus overweegt om webfacturering in te voeren, is het raadzaam om online tools te gebruiken. De tools die betalingsagenten aanbieden, kunnen de efficiëntie van de factuurverwerking aanzienlijk verbeteren. Als de tool, net als Stripe Invoicing, ook voldoet aan het gekwalificeerde factuursysteem en facturen op de juiste manier kan uitgeven en opslaan met een automatische generatiefunctie, zorgt dit voor soepelere en efficiëntere backoffice-verbeteringen.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: Maak eenvoudig professionele facturen aan, pas ze aan en verstuur ze - geen codering vereist. Stripe houdt automatisch de factuurstatus bij, stuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow onder controle kunt houden.
  
• Versnel de cashflow:Verminder het aantal dagen dat verkopen uitstaan (DSO) en krijg sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-ondersteunde incassotools waarmee je meer inkomsten kunt innen.
  
• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, 135 valuta's en 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.
  
• Verminder de werkdruk op je back-office: Genereer facturen in enkele minuten en verminder de tijd die je kwijt bent aan incasso's door middel van automatische herinneringen en een Stripe-hosted betaalpagina voor facturen.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing integreert met populaire boekhoud- en enterprise resource planning (ERP)-software, zodat je systemen synchroon blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

Lees meer over hoe Stripe je debiteurenbeheer kan vereenvoudigen of ga vandaag nog aan de slag.