ในประเทศญี่ปุ่นทุกวันนี้ ความก้าวหน้าอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารได้นำไปสู่การใช้ธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์อย่างแพร่หลาย ซึ่งให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพเป็นหลัก ควบคู่ไปกับธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ เอกสารทางธุรกิจ เช่น ใบแจ้งหนี้ ได้เปลี่ยนไปสู่ระบบที่ไม่ต้องใช้กระดาษ ซึ่งหมายความว่าใบแจ้งหนี้จะถูกสร้าง ออก รับ และจัดเก็บทางออนไลน์

ความสามารถในการแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ออนไลน์ช่วยลดภาระงานในการส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์ อีกทั้งยังประหยัดพื้นที่ด้วยการเปลี่ยนจากกระดาษเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ทำให้สะดวกยิ่งขึ้นต่อธุรกิจ

เราจะมาดูข้อดีและข้อเสียของใบแจ้งหนี้ออนไลน์กันอย่างละเอียด และจะมาพูดคุยเพิ่มเติมว่าทำไมใบแจ้งหนี้ออนไลน์จึงได้รับความนิยมในญี่ปุ่น และธุรกิจต่างๆ จะออกใบแจ้งหนี้แบบนี้ได้อย่างไร

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้ทางเว็บไซต์คืออะไร
  
• เหตุผลที่ใบแจ้งหนี้ทางเว็บไซต์ได้รับความสนใจในญี่ปุ่น
  
• ข้อดีของใบแจ้งหนี้ทางเว็บไซต์
  
• ข้อเสียของใบแจ้งหนี้ออนไลน์
  
• วิธีออกและส่งใบแจ้งหนี้
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

ใบแจ้งหนี้ออนไลน์คืออะไร

ใบแจ้งหนี้ออนไลน์ มีความหมายตรงตามที่สื่อ ซึ่งก็คือใบแจ้งหนี้ที่ถูกสร้าง ออก ส่ง รับ และจัดเก็บทางออนไลน์ ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ที่สร้างโดยอัตโนมัติโดยใช้เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ แล้วส่งทางอีเมลหรือแชร์บนคลาวด์ จะถูกจัดประเภทเป็นใบแจ้งหนี้ออนไลน์

ตราบใดที่ใบแจ้งหนี้เป็นไปตามข้อกำหนดของใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ที่สร้างและออกทางออนไลน์จะมีอายุการใช้งานเทียบเท่ากับใบแจ้งหนี้กระดาษ และด้วยแรงกระตุ้นจากการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลของญี่ปุ่นเมื่อเร็วๆ นี้ ธุรกิจหลายแห่งในประเทศจึงหันมาใช้ใบแจ้งหนี้ออนไลน์เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำธุรกรรมที่ราบรื่นและรวดเร็ว

เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติไม่ได้มีไว้เพียงแค่สำหรับการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์เท่านั้น แต่ยังมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น ความสามารถในการออกใบเสร็จ ซึ่งทำให้เครื่องมือเหล่านี้เหมาะกับธุรกรรมทางธุรกิจที่หลากหลาย

นอกจากนี้ ตัวแทนรับชำระเงินบางราย หรือที่เรียกว่าบริษัทประมวลผลการชำระเงิน ยังมีเครื่องมือที่ช่วยให้ทำงานต่างๆ ได้จากศูนย์กลาง ซึ่งรวมถึงการสร้าง ส่ง และจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม เครื่องมือเหล่านี้จึงช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ลดความซับซ้อนของการดำเนินงานและปรับปรุงระบบงานหลังบ้านให้ดีขึ้น

เหตุผลที่ใบแจ้งหนี้ออนไลน์ได้รับความสนใจในญี่ปุ่น

เราจะมาดูเหตุผลบางข้อที่ทำให้การสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้รับความนิยมในญี่ปุ่น

การปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีอิเล็กทรอนิกส์

ภายใต้กฎหมายว่าด้วยการเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ฉบับปัจจุบัน เอกสารธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ใบแจ้งหนี้ออนไลน์จะต้องจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ดั้งเดิม การแปลงและจัดเก็บใบแจ้งหนี้กระดาษที่เคยส่งทางไปรษณีย์ก็สามารถทำได้เช่นกัน เพียงแต่ใบแจ้งหนี้ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดในการจัดเก็บที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่สแกนตามที่กำหนดไว้ในกฎหมายว่าด้วยการเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีอิเล็กทรอนิกส์

นับตั้งแต่กฎหมายนี้มีผลบังคับใช้ ใบแจ้งหนี้ออนไลน์ก็ได้รับความสนใจมากขึ้นในญี่ปุ่น

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้ปัจจุบัน

ระบบใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดของญี่ปุ่นเปิดตัวในญี่ปุ่นเมื่อวันที่ 1 ตุลาคม 2023 ระบบใบแจ้งหนี้นี้ส่งผลกระทบอย่างมากต่อเครดิตภาษีซื้อ หรือที่เรียกว่าเครดิตภาษีซื้อที่ธุรกิจสามารถรับจากรัฐบาลได้ ดังนั้น การออกและเก็บรักษาใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดที่สอดคล้องกับระบบนี้จึงจำเป็นต้องได้รับความใส่ใจมากกว่าระบบใบแจ้งหนี้แบบจำแนกอัตราเดิม

ใบแจ้งหนี้ที่ผ่านการรับรองต้องระบุข้อมูลบางอย่าง เช่น หมายเลขทะเบียนระบบใบแจ้งหนี้ และอัตราภาษีการบริโภคที่ลดลง เนื่องจากข้อกำหนดต่างๆ ระบุไว้อย่างละเอียดถี่ถ้วน การสร้างเอกสารตั้งแต่ต้น ไม่ว่าจะเขียนด้วยมือหรือทำบนคอมพิวเตอร์ จึงอาจยุ่งยาก ใบแจ้งหนี้ออนไลน์กำลังได้รับความนิยมในการลดภาระงานที่เกี่ยวข้องกับการสร้างใบแจ้งหนี้ เนื่องจากกระบวนการทำงานเป็นแบบอัตโนมัติมากขึ้น ทำให้สามารถประมวลผลได้รวดเร็วและราบรื่นกว่าที่เคย

การนำระบบการทำงานทางไกลมาใช้อย่างแพร่หลาย

นับตั้งแต่การระบาดใหญ่ของโควิด-19 การทำงานทางไกลก็ได้รับการยอมรับทั้งในญี่ปุ่นและทั่วโลก ถึงแม้บางบริษัทจะเลือกให้พนักงานกลับมาทำงานที่ออฟฟิศแบบเต็มเวลา แต่การทำงานแบบผสมผสานและการทำงานทางไกลเต็มรูปแบบก็กลายเป็นเรื่องปกติและได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง ความหลากหลายที่เพิ่มมากขึ้นในวิธีการทำงานของพนักงานส่งผลให้จำนวนบริษัทที่ให้บริการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ซึ่งรองรับการทำงานทางไกลได้ดีขึ้น

ในอดีต การออกใบแจ้งหนี้กระดาษจำเป็นต้องไปที่สำนักงานเพื่อพิมพ์ ประทับตราลายเซ็น และดำเนินการธุรการอื่นๆ แต่ในปัจจุบัน ใบแจ้งหนี้ออนไลน์กลายเป็นเรื่องธรรมดา กระบวนการนี้จึงง่ายขึ้น และความสามารถในการกรอกข้อมูลทั้งหมดทางออนไลน์ทำให้การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์เป็นที่นิยมในธุรกิจหลายแห่ง

การเปลี่ยนไปสู่การทำธุรกรรมแบบไร้กระดาษ

ด้วยความพยายามในการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลของญี่ปุ่น ธุรกิจต่างๆ จึงได้ทบทวนการดำเนินงานหลังบ้านและปรับปรุงให้เรียบง่ายขึ้นเท่าที่จะทำได้ ซึ่งรวมถึงการเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้แบบไร้กระดาษที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น การเพิ่มขึ้นของการทำงานทางไกลดังที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้นยังส่งผลต่อความนิยมของการออกใบแจ้งหนี้ผ่านเว็บ เนื่องจากการออกใบแจ้งหนี้แบบกระดาษจากระยะไกลทำได้ยาก ใบแจ้งหนี้แบบไร้กระดาษจึงมีประสิทธิภาพมากกว่า

ข้อดีของใบแจ้งหนี้ออนไลน์

การนำใบแจ้งหนี้ออนไลน์มาใช้มีประโยชน์ต่อธุรกิจหลายvpjk' รวมถึงการประหยัดต้นทุนและการอัปเดตกฎหมายให้ทันสมัยอยู่เสมอ และนี่คือข้อดีของการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์

การเลิกใช้กระดาษช่วยลดค่าใช้จ่าย

ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษมักมีค่าใช้จ่ายต่อไปนี้

• หมึกสำหรับเครื่องพิมพ์
  
• กระดาษ
  
• ซองเอกสาร
  
• ค่าส่งไปรษณีย์
  
• แฟ้มเอกสาร
  
• ตู้เอกสาร
  
• ค่าบำรุงรักษาและค่าเปลี่ยนเครื่องพิมพ์ที่เสีย
  

ต้นทุนเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะเพิ่มขึ้นตามจำนวนธุรกรรมที่เพิ่มขึ้น ในทางกลับกัน ใบแจ้งหนี้ออนไลน์สามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้หรือไม่ต้องมีเลยก็ยังได้

ลดความเสี่ยงที่เอกสารจะสูญหายและการปลอมแปลงเอกสาร

เมื่อใช้ใบแจ้งหนี้กระดาษ คุณต้องใช้มาตรการรักษาความปลอดภัย เช่น การล็อกตู้เอกสาร และให้เจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจัดเก็บกุญแจตู้เอกสารไว้ในที่ปลอดภัย การดำเนินการนี้จำเป็นเพื่อป้องกันการถูกขโมย การปลอมแปลง หรือการสูญหายของเอกสาร ถึงแม้ในกรณีดังกล่าว เอกสารก็มีแนวโน้มที่จะเสื่อมสภาพลงเมื่อเวลาผ่านไป และอาจเสียหายจนไม่สามารถอ่านข้อมูลได้เนื่องจากอุบัติเหตุหรือภัยพิบัติ เช่น พายุไต้ฝุ่น

การใช้ระบบใบแจ้งหนี้ออนไลน์ช่วยให้ไม่ต้องเจอความเสี่ยงเหล่านี้ และช่วยรับประกันความปลอดภัย โดยคุณสมบัติทั่วไปของระบบมีดังนี้

• ฟังก์ชันการประทับเวลาเพื่อป้องกันการปลอมแปลง
  
• ฟังก์ชันตรวจสอบประวัติที่แสดงว่าเนื้อหาได้รับการแก้ไขหรือถูกลบหรือไม่
  
• มาตรการรักษาความปลอดภัย เช่น การเข้ารหัสการสื่อสารเมื่อส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้
  
• คุณสมบัติการจัดเก็บและการจัดการบนคลาวด์เพื่อป้องกันการสูญหายและการเสื่อมสภาพของเอกสาร
  

ใบแจ้งหนี้ออนไลน์ช่วยลดภาระงานที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้

สำหรับธุรกิจที่มีพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจอยู่มาก กระบวนการทั้งหมดของการใช้ใบแจ้งหนี้กระดาษ ทั้งการสร้าง การส่ง และการจัดเก็บ ล้วนต้องใช้เวลาและแรงงานเพิ่มขึ้น ไม่เพียงเท่านั้น การดำเนินการด้วยตนเองยังมีความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาด เช่น การละเว้นหรือการบันทึกข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง นอกจากนี้ เมื่อต้องตรวจสอบเอกสารในภายหลัง จำเป็นต้องค้นหาและนำเอกสารแต่ละไฟล์ออกจากคลังเอกสารที่เก็บไว้ในคลังสินค้าหรือตู้เอกสารในสำนักงาน ซึ่งอาจเป็นงานที่ต้องใช้แรงงานหนัก

ในทางตรงกันข้าม ใบแจ้งหนี้ออนไลน์เป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดที่สามารถจัดการได้จากศูนย์กลางภายในระบบออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ เนื่องจากกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้สามารถดำเนินการได้ภายในระบบนั้น จึงช่วยลดภาระงานได้อย่างมากเมื่อเทียบกับวิธีการที่ใช้กระดาษ ซึ่งท้ายที่สุดแล้วนำไปสู่ประสิทธิภาพที่ดีขึ้นในการดำเนินการทางบัญชี นอกจากนี้ เนื่องจากใบแจ้งหนี้ทางเว็บถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ จึงทำให้สามารถค้นหาและดูเอกสารได้อย่างรวดเร็วจากคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว

เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงทางกฎหมาย

ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว ธุรกิจต่างๆ ต้องปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ โดยทั่วไป บริษัทรับชำระเงินจะรักษาระบบและเครื่องมือออนไลน์ที่แข็งแกร่ง ซึ่งช่วยให้สามารถตอบสนองการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงกฎหมายทั้งฉบับนี้และกฎหมายอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็วและยืดหยุ่น กล่าวอีกนัยหนึ่ง การใช้ตัวแทนรับชำระเงินช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ทำธุรกรรมผ่านใบแจ้งหนี้ออนไลน์ได้อย่างราบรื่น โดยมั่นใจได้ว่าปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายทั้งหมด อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าตัวแทนรับชำระเงินบางรายไม่ได้ให้บริการสนับสนุนที่ครอบคลุม ดังนั้นคุณจึงควรศึกษาข้อมูลบริการของตัวแทนรับชำระเงินอย่างละเอียดถี่ถ้วนก่อนใช้บริการ

ซอฟต์แวร์ที่วางจำหน่ายเชิงพาณิชย์บางรายการได้รับการรับรองจากสมาคมการจัดการภาพและข้อมูลแห่งประเทศญี่ปุ่น (JIIMA) โดยใบรับรอง JIIMA จะมอบให้กับบริษัทซอฟต์แวร์ที่เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายว่าด้วยการเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้น เมื่อพิจารณาผลิตภัณฑ์หรือบริการ ขั้นตอนแรกของคุณคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการนั้นได้รับการรับรองจาก JIIMA

ข้อเสียของใบแจ้งหนี้ออนไลน์

นอกจากนี้ยังมีข้อเสียหรือข้อควรระวังบางประการที่ควรพิจารณาก่อนนำระบบออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์มาใช้

พาร์ทเนอร์ธุรกิจบางรายอาจไม่สามารถใช้ใบแจ้งหนี้ออนไลน์ได้

พาร์ทเนอร์ธุรกิจบางรายอาจจำเป็นต้องใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษทั้งหมดด้วยเหตุผลหลายประการ เมื่อต้องจัดการกับธุรกิจประเภทนี้ การใช้ใบแจ้งหนี้ออนไลน์ไม่ใช่ทางเลือก เพื่อไม่ให้ต้องเจอปัญหานี้ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพันธมิตรทางธุรกิจรายใดที่ต้องการใบแจ้งหนี้แบบกระดาษหรือไม่ ก่อนที่จะตัดสินใจเปลี่ยนธุรกิจของคุณเองมาใช้ใบแจ้งหนี้ออนไลน์

ความผิดพลาดอาจส่งผลต่อความปลอดภัยของข้อมูลได้

ใบแจ้งหนี้ออนไลน์สะดวกสบายมากเพราะไม่ต้องส่งไปรษณีย์อีกต่อไป เพียงคลิกปุ่ม เอกสารที่จำเป็นทั้งหมดจะถึงมือพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจทันที อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่าการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์มีความเสี่ยงที่จะเกิดการรั่วไหลของข้อมูลที่เป็นความลับโดยไม่ได้ตั้งใจ

ตัวอย่างเช่น การใช้ตัวอักษรที่ไม่ถูกต้องแม้แต่ตัวเดียวในที่อยู่อีเมลของผู้รับ อาจทำให้ใบแจ้งหนี้ออนไลน์ถูกส่งไปยังบุคคลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมนั้นเลย ความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ แบบนี้อาจนำไปสู่ปัญหาใหญ่ได้ จึงควรใช้ความระมัดระวังอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการใบแจ้งหนี้ออนไลน์

การเปลี่ยนไปใช้การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์มาพร้อมกับต้นทุนการดำเนินงาน

การเปลี่ยนแปลงหรือยกเครื่องระบบย่อมมีค่าใช้จ่ายจำนวนมากอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ถึงแม้ตรงนี้จะไม่ได้จำกัดอยู่แค่ใบแจ้งหนี้ออนไลน์เท่านั้น นอกจากค่าใช้จ่ายเบื้องต้นในการติดตั้งระบบใหม่แล้ว ยังมักมีค่าธรรมเนียมการใช้งานรายเดือนหรือค่าธรรมเนียมธุรกรรมอีกด้วย ดังนั้น การประเมินความคุ้มค่าของระบบใบแจ้งหนี้ออนไลน์ใหม่อย่างรอบคอบ และพิจารณาระยะเวลาในการนำไปใช้จึงเป็นสิ่งสำคัญ

ความสามารถในการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ได้รับผลกระทบจากสภาวะของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ใบแจ้งหนี้ออนไลน์สามารถแลกเปลี่ยนกันผ่านอินเทอร์เน็ตได้ สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอาจขัดข้องได้ในช่วงที่มีฝนตกหนัก พายุ และภัยพิบัติทางธรรมชาติ เช่น พายุไต้ฝุ่น เพื่อให้มั่นใจว่าคุณสามารถรับมือกับปัญหาการสื่อสารที่ไม่คาดคิดได้โดยไม่มีปัญหา การบริหารความเสี่ยงที่ดีจึงเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ควรดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ออนไลน์ที่สำคัญล่วงหน้า จัดเก็บอย่างปลอดภัย และตรวจสอบว่าสามารถดูได้โดยไม่ต้องใช้สัญญาณอินเทอร์เน็ต

ธุรกิจจำเป็นต้องปรับแต่งรูปแบบใบแจ้งหนี้ให้เหมาะกับลูกค้าของตน

พาร์ทเนอร์ทางธุรกิจอาจรองรับใบแจ้งหนี้ออนไลน์ แต่มีข้อกำหนดเฉพาะสำหรับองค์ประกอบการจัดรูปแบบ ในกรณีเช่นนี้ ขอแนะนำให้เลือกใช้ระบบที่มีความยืดหยุ่นสูงในการปรับแต่ง ซึ่งจะทำให้คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ที่ตรงกับความต้องการของลูกค้ามากที่สุด

วิธีออกและส่งใบแจ้งหนี้ออนไลน์

การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ให้กับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจมีอยู่ 3 วิธีดังนี้

• การส่งทางอีเมล: สร้างใบแจ้งหนี้บนคอมพิวเตอร์ แปลงเป็นไฟล์ PDF แล้วแนบไปกับอีเมล
  
• การแชร์ผ่านระบบคลาวด์: สร้างใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์ PDF และอัปโหลดไปยังบริการคลาวด์ ซึ่งพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจสามารถดูและดาวน์โหลดได้
  
• การส่งโดยใช้เครื่องมือออนไลน์: ใบแจ้งหนี้ออนไลน์ที่สร้างโดยอัตโนมัติจากระบบออกใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปยังพาร์ทเนอร์ธุรกิจโดยใช้ฟังก์ชันการทำงานของเครื่องมือ
  

นี่คือ 3 วิธีที่ทำให้การใช้เครื่องมือออนไลน์มีความสะดวกสบายและปลอดภัยสูงสุด

ตามที่ได้อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ การส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลมีความเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูลเนื่องจากการพิมพ์ที่อยู่อีเมลผิด ถึงแม้การใช้ระบบคลาวด์จะช่วยหลีกเลี่ยงความเสี่ยงในการจัดส่งผิดพลาด แต่การสร้างใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ต้น (เช่น โดยไม่ใช้เครื่องมือออนไลน์) ยังคงต้องใช้เวลาและแรงงานคนจำนวนมาก

เครื่องมือออนไลน์ช่วยจัดการกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดให้เป็นระบบอัตโนมัติและเป็นแบบรวมศูนย์ ซึ่งรวมถึงการสร้าง การส่ง และการจัดเก็บใบแจ้งหนี้ เครื่องมือเหล่านี้ให้ความสะดวกสบายที่มากขึ้น รองรับการจำกัดสิทธิ์ในการดูและแก้ไขข้อมูล และรองรับการสื่อสารแบบเข้ารหัส ซึ่งทำให้เครื่องมือนี้เป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุด พร้อมมาตรการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลอย่างละเอียด

หากบริษัทของคุณกำลังพิจารณาอย่างจริงจังที่จะปรับใช้ระบบออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ ขอแนะนำให้ใช้เครื่องมือออนไลน์เพื่อช่วยเหลือ เครื่องมือต่างๆ ที่ตัวแทนรับชำระเงินมีให้สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้อย่างมาก หากเครื่องมือนี้สอดคล้องกับระบบใบแจ้งหนี้ที่ผ่านการรับรองเช่นเดียวกับ Stripe Invoicing และออกและจัดเก็บใบแจ้งหนี้ได้อย่างเหมาะสมด้วยฟีเจอร์การสร้างอัตโนมัติ ก็จะช่วยให้การปรับปรุงระบบหลังบ้านราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ทำให้กระบวนการลูกหนี้การค้า (AR) ง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการลูกหนี้การค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณดูแลกระแสเงินสดได้ดีอยู่เสมอ
  
• เร่งกระแสเงินสด: ลดระยะเวลาในการเก็บหนี้ถัวเฉลี่ย (Days Sales Outstanding หรือ DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกแบบครบวงจร การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณกู้คืนรายรับได้มากขึ้น
  
• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป
  
• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าชำระใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe
  
• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
  

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานตอนนี้เลย