Au Japon, le développement rapide des technologies de l’information et de la communication a généralisé les transactions électroniques, qui privilégient l’efficacité. Dans leur sillage, de nombreux documents commerciaux, dont les factures, sont passés au format numérique : ils sont désormais créés, émis, reçus et stockés en ligne.

L’échange de factures en ligne évite les tâches liées à l’envoi postal, tout en libérant de l’espace grâce au remplacement du papier par des données électroniques. Pour les entreprises, cela représente un gain de temps et de souplesse considérable.

Dans les sections suivantes, nous passons en revue les principaux avantages des factures électroniques, sans oublier les inconvénients à prendre en compte. Nous expliquons aussi pourquoi elles suscitent un intérêt croissant au Japon et comment les entreprises peuvent les émettre.

Contenu de cet article

• Définition des factures électroniques
  
• Pourquoi les factures électroniques gagnent du terrain au Japon
  
• Les avantages des factures électroniques
  
• Les limites des factures électroniques
  
• Comment émettre et envoyer une facture
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous accompagner
  

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est, comme son nom l’indique, une facture créée, émise, envoyée, reçue et archivée en ligne. Par exemple, les factures générées automatiquement par un outil de facturation puis envoyées par e-mail ou partagées via un service cloud entrent dans cette catégorie.

Dès lors qu’elle respecte les exigences applicables aux factures, une facture créée et émise en ligne a la même valeur qu’une facture papier. Dans le contexte de la récente initiative de numérisation du Japon, de nombreuses entreprises adoptent les factures électroniques pour fluidifier et accélérer leurs transactions.

Les outils d’automatisation de la facturation ne servent pas uniquement à émettre des factures en ligne. Ils proposent aussi des fonctions telles que l’émission de reçus, ce qui les rend adaptés à un large éventail d’opérations commerciales.

Par ailleurs, certains agents de paiement (également appelés sociétés de traitement des paiements) offrent des outils permettant de centraliser la création, l’envoi et l’archivage des documents liés aux transactions. Ils aident ainsi les entreprises à simplifier leurs processus et à optimiser leur gestion administrative.

Pourquoi les factures électroniques suscitent un intérêt croissant au Japon

L’émission et l’envoi électroniques des factures se sont largement démocratisés au Japon pour plusieurs raisons. Voici les principales.

Conformité à la loi sur la conservation des livres et documents électroniques

La loi sur la conservation des livres et documents électroniques impose aujourd’hui l’archivage des documents issus de transactions électroniques, comme les factures électroniques, dans leur format numérique d’origine. Il est également possible de numériser et d’archiver des factures papier précédemment envoyées par voie postale, à condition de respecter les exigences relatives à la conservation des documents numérisés prévues par cette loi.

Depuis l’entrée en vigueur de cette réglementation, les factures électroniques gagnent encore en visibilité au Japon.

Conformité au système actuel de facturation

Le système de facturation qualifiée est entré en vigueur au Japon le 1er octobre 2023. Ce système a un impact majeur sur le crédit de taxe sur les achats (ou crédit ou réduction d’impôt) auquel les entreprises peuvent prétendre. Il impose donc une vigilance accrue dans l’émission et la conservation des factures qualifiées, contrairement à l’ancien système de facturation selon les taux.

Certaines mentions obligatoires doivent figurer sur une facture qualifiée, comme le numéro d’immatriculation au système de facturation et le taux d’imposition réduit. Comme les exigences sont très détaillées, créer manuellement des documents, même sur ordinateur, peut vite devenir contraignant. Les factures électroniques s’imposent alors comme un moyen efficace de réduire la charge de travail grâce à une création plus automatisée. Elles permettent ainsi de traiter les factures plus rapidement et de manière plus fluide.

Une adoption massive du télétravail

Depuis la pandémie de COVID-19, le télétravail s’est largement imposé au Japon comme ailleurs. Certaines entreprises ont choisi de faire revenir l’ensemble de leur personnel au bureau, mais les organisations adoptant un mode hybride ou entièrement à distance sont aujourd’hui nombreuses et reconnues. Cette diversification des modes de travail a entraîné une hausse continue du nombre d’entreprises proposant des transactions électroniques, mieux adaptées aux besoins des équipes en télétravail.

Autrefois, l’émission d’une facture papier nécessitait de se rendre au bureau pour l’imprimer, apposer un cachet et effectuer diverses tâches administratives. Avec la généralisation des factures électroniques, ces étapes ont été simplifiées. La possibilité de tout gérer en ligne a rendu ce mode de facturation particulièrement attractif pour de nombreuses entreprises.

La transition vers des transactions sans papier

Dans le cadre de ses efforts de numérisation, le Japon encourage les entreprises à réexaminer leurs processus internes et à les simplifier quand cela est possible. Cela inclut notamment la transition vers des factures dématérialisées, plus efficaces. L’essor du télétravail contribue également à la popularité des factures électroniques, car il est compliqué d’effectuer des tâches liées à la facturation papier lorsque l’on n’est pas au bureau. Les factures numériques s’avèrent simplement plus pratiques.

Les avantages des factures électroniques

L’adoption des factures électroniques présente de nombreux atouts pour les entreprises, notamment en matière de réduction des coûts et de conformité réglementaire. Voici un aperçu détaillé de leurs principaux avantages.

La dématérialisation réduit les coûts

Les factures papier engendrent souvent les coûts suivants :

• encre d’impression ;
  
• papier ;
  
• enveloppes ;
  
• affranchissement ;
  
• dossiers de classement ;
  
• armoires de rangement ;
  
• coûts de maintenance et de remplacement en cas de panne d’imprimante.
  

Ces dépenses augmentent généralement avec le volume de transactions. Les factures électroniques permettent de réduire considérablement ces coûts, voire de les supprimer.

Un risque réduit de perte ou d’altération des documents

Avec les factures papier, des mesures de sécurité spécifiques doivent être mises en place, comme installer des serrures sur les armoires et confier la gestion des clés à une personne habilitée. Ces précautions visent à éviter le retrait, la modification ou la perte des documents. Par ailleurs, le papier se détériore naturellement avec le temps et peut être endommagé lors d’accidents ou de catastrophes naturelles, telles que des typhons.

Un système de facturation électronique élimine ces risques et renforce la sécurité des documents. Les fonctionnalités courantes incluent notamment :

• un système d’horodatage qui prévient toute modification non autorisée ;
  
• une fonction d’historique permettant de vérifier si le contenu a été modifié ou supprimé ;
  
• des mesures de sécurité, comme le chiffrement des communications lors de la transmission des données de facturation ;
  
• un stockage et une gestion dans le cloud pour éviter la perte ou la détérioration des documents.
  

Les factures électroniques réduisent la charge de travail liée à la facturation

Pour les entreprises qui collaborent avec de nombreux partenaires, l’ensemble du processus de facturation papier création, envoi et archivage, de,mande du temps et génère une charge administrative importante. De plus, les opérations manuelles comportent un risque d’erreurs, comme des omissions ou des saisies incorrectes. Et lorsque des documents doivent être consultés ultérieurement, il faut retrouver et sortir les dossiers des archives situées dans un entrepôt ou des armoires de bureau, ce qui peut représenter un effort considérable.

À l’inverse, les factures électroniques sont des données entièrement numériques pouvant être gérées de manière centralisée dans un système de facturation en ligne. Comme toutes les étapes liées à la facturation peuvent être réalisées dans ce système, la charge de travail est nettement réduite par rapport aux méthodes papier, ce qui améliore l’efficacité des opérations comptables. Par ailleurs, comme les factures électroniques sont stockées dans le cloud, il est facile de rechercher et de consulter rapidement des documents depuis un seul ordinateur.

Les outils de facturation Web s’adaptent aux évolutions légales

Comme mentionné précédemment, les entreprises doivent se conformer à la loi sur la conservation des livres et documents électroniques. Les sociétés de traitement des paiements disposent généralement de systèmes robustes et d’outils en ligne qui leur permettent de réagir rapidement et efficacement aux révisions ou évolutions de cette loi et d’autres réglementations. Autrement dit, faire appel à un agent de paiement permet de gérer ses transactions en toute fluidité grâce à des factures électroniques, en ayant la certitude de respecter les obligations légales. Il est toutefois important de noter que tous les agents de paiement n’offrent pas un accompagnement complet. Il est donc essentiel de vérifier soigneusement les services proposés avant de faire un choix.

Certains logiciels disponibles sur le marché ont obtenu la certification de la Japan Image and Information Management Association (JIIMA). Cette certification est délivrée aux logiciels qui respectent les exigences de la loi sur la conservation des livres et documents électroniques. Lorsque vous envisagez un produit ou un service, votre première étape doit donc être de vérifier qu’il est certifié par la JIIMA.

Les inconvénients des factures électroniques

Avant de mettre en place un système de facturation électronique, il convient également de considérer certains points de vigilance.

Certains partenaires commerciaux ne peuvent pas utiliser les factures électroniques

Certains partenaires commerciaux peuvent exiger des documents exclusivement papier, pour diverses raisons. Dans ces situations, l’utilisation de factures électroniques n’est pas envisageable. Pour éviter tout problème, assurez-vous d’identifier au préalable les partenaires qui requièrent des factures papier avant de décider de faire évoluer votre propre système vers la facturation électronique.

Des erreurs peuvent compromettre la sécurité des informations

Les factures électroniques sont très pratiques puisqu’elles évitent de recourir à l’envoi postal. En un seul clic, tous les documents nécessaires parviennent immédiatement à vos partenaires commerciaux. Toutefois, il est essentiel de reconnaître que la facturation électronique comporte un risque de fuite accidentelle d’informations confidentielles.

Par exemple, une simple erreur de caractère dans l’adresse e-mail du destinataire peut entraîner l’envoi de la facture à une tierce personne sans lien avec la transaction. Une erreur mineure peut donc provoquer un problème majeur. Il est de ce fait indispensable de faire preuve d’une grande vigilance lors du traitement des factures électroniques.

La transition vers la facturation électronique entraîne des coûts opérationnels

Comme pour tout changement de système, la mise en place ou la refonte d’un dispositif de facturation engendre des coûts importants. Aux frais initiaux d’installation s’ajoutent généralement des frais mensuels d’utilisation ou des frais liés aux transactions. Il est donc essentiel d’évaluer attentivement la rentabilité d’un système de facturation électronique et de déterminer le bon moment pour son déploiement.

L’émission de factures électroniques dépend de la qualité de la connexion internet

Les factures électroniques transitent par internet. Il ne faut pas oublier que les connexions peuvent être perturbées lors de fortes pluies ou de catastrophes naturelles comme les typhons. Une bonne gestion des risques est indispensable pour pouvoir faire face à d’éventuelles interruptions de communication. Pensez notamment à télécharger et à sauvegarder rapidement les factures les plus importantes et à vérifier qu’elles restent accessibles hors ligne.

Les entreprises doivent adapter le format des factures aux besoins de leurs clients

Un partenaire commercial peut accepter les factures électroniques mais exiger certains éléments de mise en forme. Dans ce cas, il est recommandé d’utiliser un système offrant une grande flexibilité de personnalisation. Cela vous permettra d’émettre des factures aussi proches que possible des exigences du client.

Comment émettre et envoyer des factures électroniques

Il existe trois méthodes principales pour transmettre des factures électroniques à des partenaires commerciaux :

• Envoi par e-mail : créer une facture sur ordinateur, la convertir en PDF, puis l’envoyer en pièce jointe par e-mail ;
  
• Partage via un service cloud : créer une facture au format PDF, la téléverser dans un service cloud, puis permettre au partenaire de la consulter ou de la télécharger ;
  
• Envoi via des outils en ligne : les factures électroniques générées automatiquement par un système de facturation sont envoyées directement au partenaire grâce aux fonctionnalités de l’outil.
  

Parmi ces trois méthodes, l’utilisation d’un outil en ligne est la plus pratique et la plus sécurisée.

Comme expliqué précédemment, l’envoi par e-mail comporte un risque de fuite d’informations en cas d’erreur d’adressage. Le partage via le cloud évite ce risque, mais créer manuellement chaque facture sans outil dédié reste chronophage.

Les outils en ligne automatisent et centralisent l’ensemble du processus de facturation, de la création à l’envoi en passant par l’archivage. Ils permettent de limiter l’accès et la modification des données, tout en assurant un chiffrement des communications. Ils constituent donc la méthode la plus sûre grâce à leurs mécanismes complets de prévention des fuites d’informations.

Si votre entreprise envisage sérieusement d’adopter la facturation électronique, il est recommandé d’utiliser des outils en ligne. Les outils proposés par les agents de paiement peuvent améliorer considérablement l’efficacité du traitement des factures. Si, comme Stripe Invoicing, l’outil est conforme au système de facturation qualifiée et permet d’émettre et d’archiver correctement les factures grâce à une fonctionnalité de génération automatique, vous pourrez optimiser vos opérations internes de manière plus fluide et plus efficace.

Comment Stripe Invoicing peut vous accompagner

Stripe Invoicing simplifie votre processus de comptabilité clients, de la création des factures à l’encaissement des paiements. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à être payées plus rapidement tout en rationalisant leurs opérations :

• Automatiser la comptabilité clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans avoir à coder. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, ce qui vous aide à mieux gérer votre trésorerie ;
  
• Accélérer les encaissements : réduisez votre délai moyen de paiement (DSO) et recevez vos fonds plus rapidement grâce aux paiements internationaux intégrés, aux rappels automatiques et aux outils de relance basés sur l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus ;
  
• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne grâce à la prise en charge de plus de 25 langues, 135 devises et 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service ;
  
• Réduire la charge administrative : générez vos factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de facture hébergée par Stripe ;
  
• S’intégrer à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et aux systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet d’harmoniser vos données et de limiter les saisies manuelles.
  

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