El Sistema de facturas cualificadas se puso en marcha en Japón en octubre de 2023. Este sistema hace que las empresas deban emitir facturas cualificadas, que son los documentos necesarios para recuperar los créditos fiscales soportados. El actual sistema de facturación también estableció varios requisitos relativos a la emisión de facturas cualificadas. Las empresas deben entender estos requisitos y estar pendientes de ellos, incluido el modo de cubrir las facturas cualificadas.

Este artículo abarca información básica sobre las facturas cualificadas, cómo cubrirlas y sus ventajas y desventajas. También repasa los puntos que las empresas japonesas deben tener en cuenta sobre la facturación.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué son las facturas cualificadas?
  
• ¿Se necesitan facturas cualificadas aunque se aplique el tipo impositivo estándar?
  
• ¿Pueden tratarse los recibos como facturas cualificadas?
  
• ¿Quién puede emitir facturas cualificadas?
  
• Cómo cubrir una factura cualificada
  
• Las ventajas de emitir facturas cualificadas
  
• Las desventajas de emitir facturas cualificadas
  
• Puntos a tener en cuenta sobre las facturas cualificadas
  
• Facilitar las transacciones B2B conforme al Sistema de facturas cualificadas
  

¿Qué son las facturas cualificadas?

Como ya se ha explicado, una factura cualificada es un documento que se emite conforme al sistema de facturación vigente. A veces se hace referencia a las facturas cualificadas simplemente como «facturas», pero esto no es lo ideal; el término general «facturas» también puede referirse a documentos que se emiten con otros fines (por ejemplo, documentos comerciales). Por lo tanto, es importante utilizar el término correcto y diferenciado.

Las facturas cualificadas son documentos extremadamente importantes relacionados con los créditos fiscales soportados. Al emitir una factura cualificada que cumpla los requisitos estipulados por el sistema de facturación vigente, la empresa permite al cliente solicitar un crédito fiscal soportado. En otras palabras, sin una factura cualificada, el cliente no puede recuperar un crédito fiscal soportado.

Facturas cualificadas frente a facturas clasificadas por tarifas

Una factura cualificada es un documento que cumple con el sistema de retención de facturas cualificadas que estaba en vigor antes del inicio del Sistema de facturas cualificadas. Con el actual sistema de facturación, es necesario emitir facturas cualificadas.

Las facturas cualificadas contienen información más detallada que las facturas convencionales clasificadas por tarifas. Por ejemplo, una factura cualificada requiere un número de registro en el sistema de facturación, que no se incluye en una factura clasificada por tarifas.

Una factura cualificada no es suficiente para obtener un crédito fiscal en virtud del actual sistema de facturación. Y, por lo tanto, debe emitirse una factura cualificada a cada socio comercial para que puedan recuperar un crédito.

Facturas cualificadas frente a facturas simplificadas cualificadas (también llamadas facturas simplificadas)

Una factura simplificada cualificada o factura simplificada, es un documento que cumple con el sistema actual de facturación, igual que una factura cualificada. La diferencia entre ambas es que una factura simplificada tiene menos partidas en ella y solo las empresas de determinados sectores están autorizadas a emitirla. Por ejemplo, los comercios minoristas, los restaurantes y las empresas de taxis, que atienden a un número indeterminado de clientes, pueden tener dificultades para emitir facturas cualificadas debido a la naturaleza de sus empresas. Por esta razón,a estos sectores se les permite utilizar las facturas simplificadas cualificadas.

Aunque una factura simplificada contiene menos partidas, tiene el mismo efecto que una factura cualificada. Por lo tanto, los clientes que reciben facturas simplificadas pueden solicitar los créditos fiscales sin problemas.

Facturas cualificadas frente a formularios cualificados de reclamación de reembolso

La empresa emite una factura cualificada al cliente para demostrar que se ha producido una venta y que se han suministrado bienes o prestado servicios. También comunica el tipo impositivo al consumo y el importe aplicado. Por otro lado, un formulario cualificado de reclamación de reembolso es un documento que se emite cuando se devuelve o se descuenta un producto. Los formularios cualificados de reclamación de reembolso también se denominan «facturas de reembolso».

Al igual que las facturas cualificadas, los formularios cualificados de reclamación de reembolso son documentos importantes relacionados con los créditos fiscales soportados. Por lo tanto, es importante que las empresas entiendan a la perfección cómo utilizarlos.

¿Se necesitan facturas cualificadas aunque se aplique el tipo impositivo estándar?

Actualmente, existen dos tipos impositivos al consumo en Japón: un tipo impositivo estándar del 10 % y un tipo impositivo reducido del 8 %. El Sistema de facturas cualificadas se creó teniendo en cuenta estos dos tipos impositivos -en sustitución del sistema de retención de facturas por tipos- como una forma para que las empresas obtuvieran créditos fiscales soportados. Pero aunque las facturas cualificadas se introdujeron en su momento para garantizar que se aplicaba el tipo impositivo adecuado, sigue siendo que las empresas las emitan aunque estas solo apliquen de vez en cuando el tipo impositivo estándar del 10 %. La razón de ello es que los clientes necesitan una factura cualificada para que les devuelvan los créditos fiscales soportados. Así que, incluso si la transacción esté sujeta únicamente al tipo impositivo estándar del 10 %, emitir facturas o recibos que no cumplan los requisitos del Sistema de facturas cualificadas provocará que el cliente, posiblemente, solicite igualmente una factura cualificada.

¿Pueden tratarse los recibos como facturas cualificadas?

Según el actual sistema de facturación, los recibos pueden ser considerados facturas cualificadas. «Factura cualificada» es un término general para un documento que se solicita para recuperar un crédito fiscal soportado de acuerdo con el sistema de facturas. Puedes incluir recibos, albaranes de venta, albaranes de entrega y declaraciones de compra, siempre que cumplan los requisitos especificados por el Sistema de facturas cualificadas.

La misma regla general se aplica a las facturas simplificadas cualificadas. Como ya se ha explicado, los tipos de empresas autorizadas a emitir este tipo de facturas son limitados. Sin embargo, en muchos casos, estas empresas pueden utilizar recibos y comprobantes de venta como facturas simplificadas.

¿Quién puede emitir facturas cualificadas?

Solo las empresas sujetas a impuestos que estén registradas de antemano como emisores de facturas cualificadas pueden emitir este tipo de facturas. Cuando pasas a ser emisor de facturas cualificadas, se te asigna un número de registro en el sistema de facturación que demuestra que estás registrado en el Sistema de facturas cualificadas.

Cabe señalar que tanto las sociedades como los autónomos pueden convertirse en emisores de facturas cualificadas si se aprueba su solicitud de registro en el Sistema de facturas cualificadas. Sin embargo, si un autónomo que dirige una empresa exenta de impuestos se convierte en emisor de facturas cualificadas para cumplir con el sistema de facturación, su empresa se convertirá automáticamente en una empresa sujeta a impuestos. Como tal, se les exigirá que paguen el impuesto sobre el consumo.

Cómo cubrir una factura cualificada

No existen requisitos legales relativos al formato de una factura cualificada ni sobre la plantilla a utilizar, siempre que se incluya la información solicitada de forma exacta. Por lo tanto, las facturas cualificadas pueden ser manuscritas o electrónicas.

Lo más importante a la hora de emitir una factura cualificada es asegurarse de que cumple los requisitos establecidos por el sistema de facturación vigente. La siguiente información debe figurar en las facturas cualificadas, según lo estipulado por la Agencia Tributaria Nacional de Japón (NTA):

• El nombre o cargo del emisor de la factura cualificada.
  
• La fecha de la transacción
  
• Los detalles de la transacción. Ten en cuenta que si alguna mercancía puede acogerse a un tipo impositivo reducido, deberá facilitarse información a tal efecto. Utiliza un símbolo, como un asterisco, junto a la partida para indicar el tipo reducido.
  
• El nombre o cargo de la entidad que recibe la factura cualificada.
  
• El número de registro del emisor de la factura cualificada.
  
• El coste total y del tipo impositivo aplicado utilizando el precio con impuestos excluidos o incluidos según el tipo impositivo (8 % o 10 %).
  
• El importe total del impuesto sobre el consumo para cada tipo impositivo respectivo
  

Las ventajas de emitir facturas cualificadas

El registro en el Sistema de facturas cualificadas y convertirse en emisor de facturas cualificadas no es obligatorio, sino voluntario. Por lo tanto, la decisión de implantar facturas cualificadas queda a discreción del propietario de la empresa. Sin embargo, sin facturas cualificadas, podrían surgir diversos problemas en las transacciones entre empresas, por lo que es mejor cumplir con las facturas cualificadas tanto como sea posible.

A continuación te mostramos algunas de las ventajas de implementar las facturas cualificadas.

Las facturas cualificadas aumentan las posibilidades de que te elijan como proveedor

Si tu empresa no emite facturas cualificadas, el impuesto sobre el consumo pagado por el cliente a tu empresa no cumplirá los criterios de los créditos fiscales. Aunque hayas estado haciendo negocios con un cliente durante muchos años, existe el riesgo de perderlo por este motivo. Pongamos que eres autónomo y tu empresa no está registrada en el actual sistema de facturación; quizás tengas una empresa que está exenta de impuestos, con unas ventas de 10 millones de yenes o menos. Al darse cuenta de que no van a recuperar un crédito fiscal soportado, los clientes podrían proponer rescindir sus transacciones contigo o solicitar un ajuste en el precio.

Si tu empresa emite facturas cualificadas conforme al sistema de facturación actual, los clientes podrán aplicar los créditos fiscales soportados, lo que les permitirá seguir haciendo sus pedidos con tranquilidad. También puedes contar con que los nuevos clientes te prioricen como proveedor.

El sistema de facturación actual permite a tu empresa pasar a la facturación electrónica

El Sistema de facturas cualificadas permite emitir y almacenar facturas cualificadas en formato electrónico. Para muchas empresas, se trata de una oportunidad de oro para revisar sus operaciones administrativas y hacer el cambio a un sistema sin papel.

Cuando se manejan datos electrónicos, es necesario cumplir la Ley de Conservación de Libros Electrónicos, lo que puede suponer todo un desafío. Sin embargo, al digitalizar el proceso de facturación, todas las operaciones contables -incluida la emisión y almacenamiento de facturas cualificadas y su cambio entre empresas- pueden realizarse con mayor eficacia.

Las desventajas de emitir facturas cualificadas

Veamos ahora las desventajas de utilizar facturas cualificadas.

Cuando se gestionan facturas cualificadas, existe una responsabilidad fiscal

Si una empresa exenta de impuestos decide no registrarse en el Sistema de facturas cualificadas y sigue siendo una empresa exenta de impuestos, no necesita pagar el impuesto al consumo. Por lo tanto, es posible evitar el riesgo de presión sobre los ingresos debido al impuesto al consumo.. Además, no hay que preocuparse por un aumento de la carga administrativa asociada al pago de impuestos, por lo que la empresa puede seguir funcionando como de costumbre.

Por otro lado, las empresas que antes estaban exentas de pagar el impuesto al consumo pasan a ser deudoras del mismo una vez que implantan las facturas cualificadas. En consecuencia, aumenta el tiempo y el esfuerzo necesarios para presentar las declaraciones fiscales. Esto puede dificultar que te concentres en el que es tu negocio real.

Debes implementar y cumplir el Sistema de facturas cualificadas

Para poder emitir facturas cualificadas, necesitas estar dentro del Sistema de facturas cualificadas, tendrás que cambiar el formato de tus documentos para que cumplan la normativa. Es necesario tener en cuenta no solo el tiempo y el esfuerzo necesarios, sino también el coste de entrar a formar parte del sistema.

Dicho esto, dado que las facturas cualificadas pueden emitirse y almacenarse electrónicamente, una vez implantado el sistema, la gestión y el almacenamiento resultan más sencillos. Así pues, aunque son necesarios varios preparativos para disfrutar del sistema de facturación actual, aprovechar la oportunidad de implantarlo puede mejorar la eficacia operativa y la productividad de las empresas. Y esto puede tener un impacto positivo general en tu empresa.

Puntos a tener en cuenta sobre las facturas cualificadas

Debes registrarse como emisor de facturas cualificado

En virtud de los requisitos de facturación convencionales, cualquier empresa puede emitir las facturas que necesite. Sin embargo, solo las empresas sujetas a impuestos que son emisoras de facturas cualificadas y a las que se ha asignado un número de registro pueden emitir facturas cualificadas. Asegúrate de que estás registrado en el sistema de facturación actual para no verte en la situación de no poder emitir una factura cualificada cuando te lo pida un cliente.

Ten en cuenta que los emisores de facturas cualificadas registrados en el sistema de facturación actual deben emitir facturas cualificadas cuando así se lo soliciten sus socios comerciales.

Las facturas cualificadas deben conservarse durante un periodo de tiempo determinado

Según el Sistema de facturas cualificadas, independientemente de si una factura es cualificada o simplificada cualificada, la empresa debe emitir una factura cualificada al cliente y conservar una copia durante un periodo de tiempo determinado. El cliente también está obligado a conservar la factura cualificada durante un determinado periodo de tiempo.

Según el sitio web de la NTA Resumen del sistema de retención de facturas cualificadas, en principio, el periodo de retención es de 7 años y 2 meses a contar desde el día siguiente al último día del periodo impositivo de la factura cualificada. Por ejemplo, para los autónomos, el periodo impositivo va del 1 de enero al 31 de diciembre. En este caso, el último día del periodo impositivo es el 31 de diciembre, por lo que una factura cualificada que se emitió el 1 de diciembre de 2024, debe guardarse durante 7 años a contar desde el 1 de marzo de 2025, dos meses después del inicio de 2025.

Las facturas cualificadas incorrectas pueden provocar pérdidas a los clientes

Como ya se ha mencionado, se necesita una factura cualificada para que el cliente pueda solicitar un crédito fiscal. Si una factura cualificada no está correctamente cumplimentada, no se aceptará como tal. En este caso, el cliente ya no podrá recuperar un crédito fiscal soportado, lo que en última instancia aumentará la obligación tributaria del cliente en concepto de impuesto al consumo. Por lo tanto, es muy importante que las empresas tengan mucho cuidado a la hora de crear facturas cualificadas para asegurarse de que no haya errores ni omisiones en ellas.

Por otro lado, existen excepciones especiales; se exime de la obligación de emitir una factura cualificada en situaciones en las que es difícil emitir una, como en el caso del transporte público (por ejemplo, en autobús, tren o barco) donde las tarifas son inferiores a 30.000 yenes, o la compra de mercancías en máquinas expendedoras o equipos de servicio automatizados. Y puesto que no se exigen facturas cualificadas para estas transacciones, pueden acogerse a créditos fiscales aunque no se emitan facturas cualificadas. Para más detalles al respecto, consulta de nuevo el resumen de la NTA sobre el sistema de retención de facturas cualificadas.

Debes entender las medidas transitorias existentes para el Sistema de Facturación Cualificada

El sistema de facturación cualificada incluye medidas transitorias por fases diseñadas para conseguir los dos objetivos siguientes:

• Para empresas sujetas a impuestos: reducir la carga del impuesto sobre el consumo
  
• Para empresas exentas de impuestos: para evitar interrupciones en las operaciones de la empresa
  

Concretamente, durante el periodo establecido por las medidas transitorias, un porcentaje determinado del importe del impuesto sobre el consumo aplicado a las compras gravables a empresas exentas de impuestos se tratará como impuesto soportado, lo que permitirá solicitar créditos fiscales.

Los periodos para solicitar el acceso a las medidas transitorias y los porcentajes de deducción son los siguientes:

• Del 1 de octubre de 2023 al 30 de septiembre de 2026 (3 años): el 80 % del importe del impuesto a las adquisiciones es deducible en las compras gravables realizadas por empresas exentas de impuestos.
  
• Del 1 de octubre de 2026 al 30 de septiembre de 2029 (3 años): el 50 % del importe del impuesto a las adquisiciones es deducible en las compras gravables realizadas por empresas exentas de impuestos.
  

Desde que el sistema de facturación cualificada se lanzó, cualquier transacción realizada con empresas exentas de impuestos preocupa a los clientes, ya que no pueden recuperar los créditos fiscales soportados. Sin embargo, si se aprovechan estas medidas transitorias, se puede reducir la carga del impuesto sobre el consumo para el cliente.

Facilitar las transacciones B2B conforme al Sistema de facturas cualificadas

Para que las empresas puedan recuperar sin problemas los créditos fiscales soportados con el actual sistema de facturas, es necesario que tanto el vendedor como el comprador tomen las medidas adecuadas para ello. En particular, es importante que los vendedores que sean emisores de facturas cualificadas cuenten con un entorno compatible con el Sistema de facturas cualificadas, para garantizar así que los documentos se entreguen y almacenen sin problemas.

Además, puede ser útil contar con herramientas en línea que optimicen el trabajo, como herramientas de cálculo automático de impuestos sobre el consumo y software de contabilidad, ya que son extremadamente útiles para crear facturas cualificadas. Stripe Invoicing, propiedad de Stripe, soporta el Sistema de facturas cualificadas, lo que permite a las empresas emitir y almacenar facturas de forma correcta mediante la generación automática. Además, como proporciona todas las funciones relacionadas con las operaciones de facturación -como la gestión de cuentas por cobrar, el cobro de pagos y la conciliación de transacciones-, las empresas pueden mejorar sus operaciones administrativas para que sean más fluidas y eficientes.

Existen varios requisitos para emitir facturas cualificadas y es necesario realizar tener todo preparado por adelantado, como la introducción de formularios y sistemas compatibles con las facturas cualificadas y el registro en el Sistema de facturas cualificadas. Sin embargo, una vez completados estos preparativos, las operaciones contables pueden llevarse a cabo sin ningún problema.

Puede resultar difícil para las empresas exentas de impuestos determinar si deben o no cumplir con el sistema actual de facturas. Por ello, es importante conocer en detalle las ventajas y desventajas que tiene implantar las facturas cualificadas. Evalúa cuidadosamente si perderás alguna venta y ten en cuenta las necesidades de tus socios comerciales antes de tomar una decisión.