Il sistema di fatture qualificate è stato introdotto in Giappone nell'ottobre 2023. Richiede alle attività di emettere fatture qualificate, ovvero i documenti necessari per avvalersi dei crediti d'imposta a monte. L'attuale sistema di fatturazione stabilisce anche diversi requisiti per l'emissione di fatture qualificate. Le attività devono comprendere questi requisiti e prestarvi attenzione, incluse le modalità di compilazione delle fatture qualificate.

Questo articolo contiene le informazioni di base sulle fatture qualificate, come compilarle, vantaggi e svantaggi, e illustra anche gli aspetti che le attività giapponesi devono tenere a mente in merito alla fatturazione.

Contenuto dell'articolo

• Cosa sono le fatture qualificate?
  
• Le fatture qualificate sono obbligatorie anche se viene applicata l'aliquota standard?
  
• Le ricevute possono essere trattate come fatture qualificate?
  
• Chi può emettere fatture qualificate?
  
• Come compilare una fattura qualificata
  
• Vantaggi dell'utilizzo delle fatture qualificate
  
• Svantaggi dell'utilizzo delle fatture qualificate
  
• Aspetti da considerare riguardo alle fatture qualificate
  
• Agevolazione delle transazioni B2B nell'ambito del sistema di fatture qualificate
  

Cosa sono le fatture qualificate?

Come spiegato in precedenza, una fattura qualificata è un documento che viene emesso in conformità con il sistema di fatturazione attuale. Le fatture qualificate vengono talvolta dette semplicemente "fatture", ma questo non è il termine ideale; poiché il termine generico "fatture" può anche indicare documenti emessi per altri scopi (ad esempio, documenti relativi ai commerci). È quindi importante utilizzare un termine corretto e separato.

Le fatture qualificate sono documenti estremamente importanti per i crediti d'imposta a monte. Con l'emissione di una fattura qualificata che soddisfa i requisiti previsti dall'attuale sistema di fatturazione, l'attività consente al cliente di applicare un credito d'imposta a monte. In altre parole, senza una fattura qualificata, il cliente non può avvalersi del credito d'imposta a monte.

Fatture classificate per aliquote e fatture qualificate

Una fattura classificata per aliquote è un documento conforme al sistema di conservazione delle fatture classificate per aliquote, attivo prima dell'entrata in vigore del sistema di fatture qualificate. Con l'attuale sistema di fatturazione, le fatture qualificate sono obbligatorie.

Le fatture qualificate contengono informazioni più dettagliate rispetto alle fatture convenzionali classificate per aliquote. Ad esempio, una fattura qualificata richiede un numero registrazione nel sistema di fatturazione, che non è incluso in una fattura classificata per aliquote.

Nell'attuale sistema di fatturazione, una fattura classificata per aliquote non è sufficiente per avvalersi di un credito fiscale a monte. Pertanto, dovrebbe essere emessa una fattura qualificata perché ciascun business partner possa avvalersi del credito.

Fatture qualificate e fatture qualificate semplificate (dette anche fatture semplificate)

Una fattura qualificata semplificata è un documento conforme all'attuale sistema di fatturazione, tanto quanto una fattura qualificata. La differenza tra le due è che una fattura semplificata elenca meno voci e sono autorizzate a emetterla solo le attività di determinati settori. Ad esempio, i negozi al dettaglio, i ristoranti e le compagnie di taxi, che servono un numero imprecisato di clienti, possono avere difficoltà a emettere fatture qualificate, data la natura delle loro attività. Per questo motivo, in questi settori sono consentite le fatture qualificate semplificate.

Anche se una fattura semplificata contiene meno voci, ha lo stesso effetto di una fattura qualificata. Pertanto, i clienti che ricevono fatture semplificate possono applicare i crediti fiscali a monte senza problemi.

Fatture qualificate e moduli qualificati di richiesta di rimborso

Una fattura qualificata viene emessa dall'attività al cliente per provare che è avvenuta una vendita e che sono stati forniti beni o servizi. Comunica inoltre l'aliquota e l'importo dell'imposta sui consumi applicata. Un modulo qualificato di richiesta di rimborso è invece un documento emesso quando un prodotto viene restituito o scontato. I moduli qualificati di richiesta di rimborso sono anche detti "fatture di rimborso".

Come le fatture qualificate, i moduli qualificati di richiesta di rimborso sono documenti importanti per i crediti fiscali a monte. È quindi importante che le attività ne comprendano a fondo l'uso.

Le fatture qualificate sono obbligatorie anche se viene applicata l'aliquota standard?

Attualmente in Giappone esistono due aliquote dell'imposta sui consumi: un'aliquota standard del 10% e un'aliquota ridotta dell'8%. Il sistema di fatture qualificate è stato creato pensando a queste aliquote dell'imposta sui consumi, sostituendo il sistema di conservazione delle fatture classificate per aliquota come metodo per consentire alle attività di avvalersi dei crediti d'imposta a monte. Tuttavia, sebbene le fatture qualificate siano state introdotte in origine per garantire l'applicazione dell'aliquota corretta, è comunque necessario emetterle anche se un'attività applica sempre e solo l'aliquota standard del 10%. Questo è necessario perché i clienti necessitano di una fattura qualificata per avvalersi dei crediti d'imposta a monte. Pertanto, anche se la transazione è soggetta solo all'aliquota standard del 10%, l'emissione di fatture o ricevute che non soddisfano i requisiti del sistema di fatture qualificate comporterà probabilmente la richiesta di creare una fattura qualificata da parte del cliente.

Le ricevute possono essere trattate come fatture qualificate?

Con l'attuale sistema di fatturazione, le ricevute possono essere trattate come fatture qualificate. "Fattura qualificata" è un termine generico per indicare un documento necessario per avvalersi di un credito d'imposta a monte nell'ambito del sistema di fatturazione. Può includere ricevute, bolle di vendita, bolle di consegna e dichiarazioni di acquisto, purché soddisfino i requisiti specificati dal sistema delle fatture qualificate.

La stessa regola generale si applica alle fatture qualificate semplificate. Come spiegato in precedenza, i tipi di attività autorizzate a emettere questo tipo di fatture sono limitati. Tuttavia, in molti casi queste attività possono utilizzare ricevute e scontrini di vendita come fatture semplificate.

Chi può emettere fatture qualificate?

Possono emettere fatture qualificate solo le attività tassabili, registrate in anticipo come società emittenti di fatture qualificate. Quando diventi una società emittente di fatture qualificate, ti viene assegnato un numero di registrazione del sistema di fatturazione che dimostra la tua iscrizione nel sistema di fatture qualificate.

Si noti possono emettere fatture qualificate sia le società, sia i titolari di ditte individuali, Qualora venga approvata la loro richiesta di registrazione nel sistema di fatture qualificate. Tuttavia, se il titolare di una ditta individuale che gestisce un'attività fiscalmente esente diventa un'emittente di fatture qualificate, per conformità con il sistema di fatturazione l'attività diventa automaticamente tassabile e, in quanto tale, sarà tenuta a pagare l'imposta sui consumi.

Come compilare una fattura qualificata

Non sussistono requisiti legali per il formato di una fattura qualificata o il modello utilizzato, purché le informazioni richieste siano incluse e accurate, quindi le fatture qualificate possono essere prodotte a mano o elettronicamente.

Il fatto più importante per l'emissione di una fattura qualificata è assicurarsi che soddisfi i requisiti stabiliti dall'attuale sistema di fatturazione. Nelle fatture qualificate devono essere elencate le seguenti informazioni, come stabilito dall'Agenzia fiscale nazionale giapponese (NTA):

• Nome o ragione sociale della società emittente della fattura qualificata.
  
• Data della transazione
  
• Dettagli della transazione. Tieni presente che, se una merce è idonea per un'aliquota ridotta, devi fornire informazioni in tal senso. Utilizza un simbolo accanto alla voce, ad esempio un asterisco, per indicare l'aliquota ridotta.
  
• Nome o ragione sociale dell'entità che riceve la fattura qualificata.
  
• Numero di registrazione della società emittente della fattura qualificata.
  
• Costo totale e aliquota fiscale applicata sul prezzo al netto o al lordo delle imposte per ciascuna aliquota (8% o 10%).
  
• Importo totale dell'imposta sui consumi per ciascuna aliquota fiscale.
  

Vantaggi dell'emissione di fatture qualificate

La registrazione nel sistema di fatture qualificate e la trasformazione in società emittente di fatture qualificate non sono obbligatorie ma volontarie. Pertanto, la decisione di implementare le fatture qualificate è a discrezione del titolare dell'attività. Tuttavia, senza le fatture qualificate, potrebbero sorgere svariati problemi nelle transazioni tra le attività, quindi è meglio essere conformi il più possibile alla fatturazione qualificata.

Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi dell'implementazione delle fatture qualificate.

Con le fatture qualificate è più probabile venire scelti come fornitore

Se la tua attività non emette fatture qualificate, l'imposta sui consumi pagata dal cliente alla tua attività non sarà idonea per i crediti d'imposta a monte. Anche se fai affari da molti anni con un cliente, c'è il rischio di perderlo. Supponiamo che tu sia un titolare di ditta individuale e che la tua attività non sia registrata nell'attuale sistema di fatturazione; può darsi che tu abbia un'attività fiscalmente esente con vendite pari o inferiori a 10 milioni di yen. Quando il cliente si renderà conto che non riceverà alcun credito fiscale a monte, potrebbe proporre di interrompere la transazione o di richiedere una modifica del prezzo della transazione.

Se la tua attività emette fatture qualificate in conformità con l'attuale sistema di fatturazione, i clienti potranno applicare i crediti fiscali a monte e continuare a effettuare ordini in tutta tranquillità. Può anche accadere che i nuovi clienti ti diano la priorità come fornitore.

L'attuale sistema di fatturazione consente alla tua attività di passare alla fatturazione elettronica

Il sistema di fatture qualificate consente l'emissione e l'archiviazione di fatture qualificate in formato elettronico. Per molte attività, questa è una grande opportunità per ristrutturare le operazioni di back office e passare a un sistema elettronico.

Quando si gestiscono i dati in formato elettronico, è necessario essere conformi alla legge sulla conservazione dei libri contabili (Electronic Books Preservation Act), il che potrebbe sembrare impegnativo. Tuttavia, con la digitalizzazione del processo di fatturazione, tutte le operazioni contabili, comprese l'emissione e l'archiviazione di fatture qualificate e gli scambi tra attività, possono essere eseguite in modo più efficiente.

Svantaggi dell'emissione di fatture qualificate

Vediamo ora gli svantaggi dell'emissione di fatture qualificate.

L'emissione di fatture qualificate comporta la tassabilità

Se un'attività fiscalmente esente decide di non registrarsi nel sistema di fatture qualificate e rimane un'attività fiscalmente esente, non deve pagare l'imposta sui consumi. Quindi può evitare il rischio di pressioni sui ricavi dovute all'imposta sui consumi. Inoltre, non deve preoccuparsi di un aumento degli oneri amministrativi associati al pagamento delle imposte e può continuare a operare come al solito.

D'altra parte, le attività che in precedenza erano esenti dal pagamento dell'imposta sui consumi ne sono gravate una volta che implementano le fatture qualificate. Di conseguenza, il tempo e l'impegno necessari per la dichiarazione fiscale aumentano, e questo può rendere più difficile concentrarsi sull'attività vera e propria.

È necessario implementare il sistema di fatture qualificate e conformarsi a esso

Per poter emettere fatture qualificate, è necessario introdurre il sistema di fatturazione qualificata e modificare il formato dei documenti in conformità a esso. È necessario considerare non solo il tempo e l'impegno necessari, ma anche il costo dell'introduzione del sistema.

Detto questo, poiché le fatture qualificate possono essere emesse e salvate elettronicamente, una volta implementato il sistema, la gestione e l'archiviazione diventano più semplici. Pertanto, sebbene siano necessari diversi preparativi per l'attuale sistema di fatturazione, cogliere l'opportunità di implementarlo può migliorare l'efficienza operativa e la produttività. Questo può avere un impatto complessivamente positivo sulla tua attività.

Aspetti da considerare riguardo alle fatture qualificate

È necessaria le registrazione come società emittente di fatture qualificate

Secondo i requisiti di fatturazione convenzionali, qualsiasi attività può emettere fatture quando è necessario. Tuttavia, solo le attività tassabili che sono diventate emittenti di fatture qualificate, e a cui è stato assegnato un numero di registrazione, sono autorizzate a emettere fatture qualificate. Assicurati di registrarti nell'attuale sistema di fatturazione per non trovarti nell'impossibilità di emettere una fattura qualificata quando un cliente la richiede.

Tieni presente che le società emittenti di fatture qualificate registrate nell'attuale sistema di fatturazione devono emettere fatture qualificate quando viene richiesto da un loro business partner.

Le fatture qualificate devono essere conservate per un certo periodo di tempo

Nell'ambito del sistema di fatturazione qualificata, indipendentemente dal fatto che una fattura sia qualificata o qualificata semplificata, l'attività deve emettere una fattura qualificata per il cliente e conservarne una copia per un determinato periodo di tempo.Il cliente è inoltre tenuto a conservare la fattura qualificata per un determinato periodo di tempo.

Secondo la Panoramica del sistema di conservazione delle fatture qualificate redatta dall'NTA, il periodo di conservazione è, di base, 7 anni e 2 mesi a partire dal giorno successivo all'ultimo giorno del periodo d'imposta della fattura qualificata. Ad esempio, per le ditte individuali, il periodo d'imposta va dal 1° gennaio al 31 dicembre. In questo caso, l'ultimo giorno del periodo d'imposta è il 31 dicembre, quindi una fattura qualificata emessa il 1° dicembre 2024 deve essere conservata per 7 anni a partire dal 1° marzo 2025, ovvero due mesi dopo l'inizio del 2025.

Le fatture qualificate errate possono causare perdite ai clienti

Come già accennato, è necessaria una fattura qualificata perché il cliente possa applicare un credito fiscale a monte. Se una fattura qualificata non viene compilata correttamente, non sarà accettata come tale. In questo caso, il cliente non potrà più avvalersi del credito fiscale a monte, e in ultima analisi questo aumenterà l'onere fiscale sui consumi del cliente. È quindi molto importante che le attività prestino molta attenzione quando creano le fatture qualificate, per assicurarsi che non vi siano errori o omissioni.

Esistono comunque delle eccezioni particolari e l'obbligo di emettere una fattura qualificata è derogato nelle situazioni in cui è difficile emetterla, ad esempio nel caso del trasporto pubblico di passeggeri (come in autobus, treno o nave) con tariffa inferiore a 30.000 yen, o dell'acquisto di beni da distributori automatici o apparecchiature di servizio automatizzate. Poiché in questo caso le fatture qualificate non sono necessarie, queste transazioni sono idonee ai crediti fiscali a monte anche se non vengono emesse fatture qualificate. Per ulteriori informazioni, consulta la Panoramica del sistema di conservazione delle fattura qualificate, redatta dell'NTA.

Devi conoscere le misure transitorie necessarie per il sistema di fatture qualificate

Il sistema di fatture qualificate comprende misure transitorie scaglionate, volte a conseguire i due obiettivi che seguono:

• Per le attività soggette a tassazione: per ridurre l'onere delle imposte sui consumi
  
• Per le attività fiscalmente esenti: per evitare interruzioni delle operazioni aziendali
  

Nello specifico, durante il periodo stabilito dalle misure transitorie, una certa percentuale dell'imposta sui consumi applicata agli acquisti tassabili da attività fiscalmente esenti sarà trattata come imposta a monte, consentendo quindi la richiesta di registrazione per i crediti fiscali a monte.

I periodi della richiesta di registrazione della misura transitoria e le aliquote di detrazione sono i seguenti:

• 1° ottobre 2023–30 settembre 2026 (3 anni): è deducibile l'80% dell'imposta sugli acquisti tassabili effettuati da attività fiscalmente esenti.
  
• 1° ottobre 2026–30 settembre 2029 (3 anni): è deducibile il 50% dell'imposta sugli acquisti tassabili effettuati da attività fiscalmente esenti.
  

Dall'introduzione del sistema di fatture qualificate, tutte le transazioni effettuate con attività fiscalmente esenti costituiscono una preoccupazione per i clienti, che non possono avvalersi dei crediti d'imposta a monte. Tuttavia, con queste misure transitorie, il cliente può ridurre l'onere fiscale sui consumi.

Agevolazione delle transazioni B2B nell'ambito del sistema di fatture qualificate

Perché le attività possano ricevere senza problemi crediti fiscali a monte nell'ambito dell'attuale sistema di fatturazione, è necessaria un'azione appropriata sia da parte del venditore, sia dell'acquirente. In particolare, è importante che i venditori che emettono fatture qualificate creino un ambiente compatibile con il sistema di fatturazione qualificata, garantendo che i documenti vengano consegnati e salvati senza ostacoli.

Inoltre, può essere utile introdurre strumenti online per ottimizzare il lavoro, come gli strumenti di calcolo automatico dell'imposta sui consumi e il software di contabilità, che sono estremamente utili per creare le fatture qualificate. Stripe Invoicing, fornito da Stripe, supporta il sistema di fatturazione qualificata, consentendo alle attività di emettere e archiviare le fatture in modo appropriato mediante la generazione automatica. Inoltre, poiché fornisce tutte le funzioni relative alle operazioni di fatturazione, come la gestione dei crediti, la riscossione dei pagamenti e la riconciliazione delle transazioni, le attività possono migliorare le operazioni di back office ed essere più fluide ed efficienti.

Esistono diversi requisiti per l'emissione di fatture qualificate da predisporre in anticipo, come l'introduzione di moduli e sistemi compatibili con le fatture qualificate e la registrazione nel sistema di fatturazione qualificata. Tuttavia, una volta completati i preparativi, le operazioni contabili si possono svolgere senza ostacoli.

Per le attività fiscalmente esenti potrebbe essere difficile determinare se debbano essere conformi o meno all'attuale sistema di fatturazione. È quindi importante comprendere a fondo i vantaggi e gli svantaggi dell'implementazione delle fatture qualificate. Valuta attentamente se andranno perse delle vendite e considera le esigenze dei tuoi business partner prima di prendere una decisione.