O Sistema de Faturas Qualificadas, iniciado em outubro de 2023 no Japão, exige a emissão desses documentos para que empresas possam obter créditos de imposto. Além disso, impõe regras específicas para a emissão, que devem ser seguidas com atenção. É responsabilidade das empresas entender e cumprir tais exigências.

Este artigo apresenta os conceitos básicos sobre faturas qualificadas, seu preenchimento, vantagens e desvantagens, além de orientações práticas para empresas japonesas.

O que você vai encontrar neste artigo?

• O que são faturas qualificadas?
  
• A obrigatoriedade mesmo com aplicação de alíquota padrão.
  
• Se recibos podem ser considerados faturas qualificadas.
  
• Quem pode emitir faturas qualificadas.
  
• Passo a passo do preenchimento.
  
• As vantagens de usar as faturas qualificadas
  
• As desvantagens de usar as faturas qualificadas
  
• Pontos a serem observados sobre as faturas qualificadas
  
• Facilitar transações B2B no âmbito do sistema de fatura qualificada
  

O que são faturas qualificadas?

Como já explicado, trata-se de documento previsto pelo sistema em vigor. Embora às vezes sejam chamadas apenas de “faturas”, esse termo é genérico e pode designar outros tipos de papéis, inclusive comerciais, motivo pelo qual o uso da expressão correta é essencial.

Essas faturas são peças fundamentais para a utilização de créditos fiscais. Ao emitir uma fatura qualificada de acordo com a lei, a empresa garante que o cliente poderá abater o imposto devido. Em outras palavras: sem esse documento, o cliente não consegue exercer o direito ao crédito.

Diferenças entre faturas qualificadas e faturas classificadas por alíquota

Uma fatura classificada por alíquota corresponde ao documento do regime de retenção que vigorava antes da entrada em vigor do Sistema de Faturas Qualificadas. Com o novo sistema, esse tipo de documento deixou de ser suficiente.

As faturas qualificadas incluem informações mais detalhadas que as faturas classificadas por alíquota. Por exemplo, é necessário indicar um número de registro no sistema de faturas, dado que não consta em faturas classificadas.

Assim, uma fatura classificada por alíquota não garante o direito ao crédito fiscal. Portanto, para que o parceiro comercial possa usufruir do crédito, deve-se emitir faturas qualificadas.

Faturas qualificadas e faturas simplificadas qualificadas

A fatura simplificada qualificada é também compatível com o sistema atual, mas contém menos campos obrigatórios. Apenas setores específicos podem emiti-la — como varejo, restaurantes e empresas de táxi, cujas operações, por envolverem grande número de clientes distintos, dificultam a emissão de faturas completas. Nessas atividades, a lei permite a emissão das versões simplificadas.

Apesar de possuírem menos informações, as faturas simplificadas têm o mesmo valor legal de uma fatura qualificada. Assim, os clientes que as recebem podem utilizar normalmente os créditos de imposto.

Faturas qualificadas e formulários de pedido de reembolso qualificado

A fatura qualificada é emitida para o cliente a fim de comprovar uma venda ou a prestação de um serviço, detalhando também a alíquota e o valor do imposto sobre consumo aplicados. Já um formulário de pedido de reembolso qualificado — também chamado de “fatura de reembolso” — é usado em casos de devoluções ou descontos.

Da mesma forma que as faturas qualificadas, esses formulários são documentos essenciais para a apropriação de créditos fiscais. Por isso, é fundamental que as empresas compreendam claramente sua função.

As faturas qualificadas são exigidas mesmo com a alíquota padrão?

Atualmente, o Japão adota duas alíquotas de imposto sobre consumo: 10% (taxa padrão) e 8% (taxa reduzida). O Sistema de Faturas Qualificadas foi desenhado levando em conta ambas as taxas, substituindo o antigo modelo de retenção por classificação de alíquotas, de modo a permitir que as empresas apliquem créditos fiscais de entrada. Embora tenha surgido inicialmente para garantir a aplicação correta da alíquota, a obrigação permanece mesmo quando todas as operações de uma empresa se enquadram apenas na taxa padrão de 10%. Portanto, ainda que a transação envolva exclusivamente a alíquota de 10%, a emissão de faturas ou recibos que não atendam às exigências do sistema provavelmente fará com que o cliente solicite a criação de uma fatura qualificada.

Recibos podem ser tratados como faturas qualificadas?

Pelo sistema atual, recibos podem sim ser considerados faturas qualificadas. O termo “fatura qualificada” é usado como denominação geral para documentos que dão direito ao crédito fiscal dentro desse sistema, e pode incluir recibos, comprovantes de venda, notas de entrega e relatórios de compras, desde que atendam aos requisitos.

A mesma regra se aplica às faturas simplificadas. Como vimos, apenas alguns ramos podem emiti-las, mas muitas vezes esses negócios utilizam recibos ou comprovantes de venda como faturas simplificadas.

Quem pode emitir as faturas qualificadas?

Apenas empresas tributáveis registradas previamente como emissoras de faturas qualificadas podem emitir esse tipo de documento. Ao se tornar um emissor qualificado, a empresa recebe um número de registro que comprova sua adesão ao Sistema de Faturas Qualificadas.

Vale destacar que tanto pessoas jurídicas quanto profissionais autônomos podem se tornar emissores de faturas qualificadas, desde que o pedido de registro seja aprovado. No entanto, se um autônomo com atividade isenta de imposto optar por se tornar emissor de fatura qualificada, passará automaticamente à condição de contribuinte, ficando obrigado a recolher o imposto sobre consumo.

Como preencher uma fatura qualificada

Não há imposição legal quanto ao formato ou modelo, desde que todas as informações exigidas estejam corretas. Assim, a fatura pode ser elaborada manualmente ou em meio eletrônico.

O ponto essencial é garantir que o documento esteja em conformidade com os requisitos do sistema atual. A Agência Tributária Nacional do Japão (NTA) determina que constem obrigatoriamente os seguintes itens:

• Nome ou razão social de quem emite a fatura qualificada.
  
• Data da operação.
  
• Detalhes da transação. Caso algum produto tenha direito a alíquota reduzida, isso deve ser assinalado com um símbolo, como um asterisco.
  
• Nome ou razão social do destinatário da fatura.
  
• Número de registro do emissor no sistema de faturas.
  
• Valor total da operação e alíquota aplicada, seja pelo preço com imposto incluso ou exclusivo (8% ou 10%).
  
• Valor total do imposto calculado para cada alíquota.
  

Vantagens de emitir faturas qualificadas

A inscrição no Sistema de Faturas Qualificadas é opcional, não obrigatória. Ou seja, cabe ao empreendedor decidir. Porém, a ausência de faturas qualificadas pode gerar obstáculos em operações B2B. Por isso, a recomendação é adotar esse modelo sempre que possível.

Entre as principais vantagens, destacam-se:

Maior chance de ser escolhido como fornecedor

Quando a empresa não emite faturas qualificadas, o imposto de consumo pago pelo cliente não pode ser usado como crédito fiscal. Mesmo clientes de longa data podem rever a parceria diante disso. Imagine, por exemplo, um autônomo com faturamento anual de até 10 milhões de ienes, cujo negócio não esteja registrado no sistema atual de faturas. O cliente, ao notar que não terá direito ao crédito fiscal, pode propor renegociar o preço ou até encerrar o contrato.

Ao emitir faturas qualificadas em conformidade com o sistema, o cliente assegura o crédito fiscal e continua comprando com tranquilidade. Além disso, novos clientes tendem a dar preferência a fornecedores que adotam o modelo.

O sistema atual permite a migração para a fatura eletrônica

O Sistema de Faturas Qualificadas autoriza a emissão e armazenamento em meio eletrônico. Para muitas empresas, isso é uma excelente oportunidade para modernizar o setor administrativo e migrar para um modelo sem papel.

Ao lidar com dados em formato eletrônico, é necessário obedecer à Lei de Preservação de Livros Eletrônicos, o que pode representar um desafio adicional para algumas empresas. No entanto, quando o processo de faturamento é digitalizado, todas as operações contábeis — incluindo a emissão, o armazenamento de faturas qualificadas e a troca desses documentos entre parceiros comerciais — passam a ser executadas de forma mais ágil e eficaz.

Desvantagens da emissão de faturas qualificadas

Vamos agora analisar os pontos negativos do uso de faturas qualificadas.

Adoção de faturas qualificadas e surgimento da obrigação tributária

Quando uma empresa isenta de tributos decide não se registrar no Sistema de Faturas Qualificadas e permanece como isenta, ela não precisa recolher o imposto sobre consumo. Assim, evita-se pressão financeira causada por esse imposto. Além disso, não há acréscimo de encargos administrativos relacionados a pagamentos de tributos, o que permite manter as atividades normalmente.

Em contrapartida, empresas que antes estavam dispensadas de recolher o imposto passam a ter essa obrigação ao adotar faturas qualificadas. Isso implica mais tempo gasto e maior esforço na entrega de declarações fiscais, dificultando a concentração no negócio principal.

Obrigatoriedade de adesão ao Sistema de Faturas Qualificadas

Para emitir uma fatura qualificada, é preciso adotar o Sistema de Faturas Qualificadas e ajustar os modelos de documentos para obedecer às exigências legais. Não se trata apenas de esforço de adaptação: há também custos de implementação que devem ser considerados.

Por outro lado, como essas faturas podem ser emitidas e armazenadas em meio eletrônico, após a adequação inicial, o controle e a guarda dos documentos tornam-se mais simples. Assim, ainda que existam diversas providências a serem tomadas, a implantação pode resultar em ganhos de eficiência operacional e maior produtividade, trazendo benefícios ao negócio.

Pontos de atenção sobre as faturas qualificadas

Obrigatoriedade de registro como emissor

Pelas regras de faturamento tradicionais, qualquer empresa podia emitir faturas conforme sua necessidade. Com o sistema atual, entretanto, apenas negócios tributáveis que tenham se registrado oficialmente como emissores de faturas qualificadas e recebido um número de inscrição estão autorizados a emiti-las. É essencial concluir esse registro, pois, sem ele, sua empresa pode ser impedida de fornecer o documento quando solicitado por um cliente.

Além disso, quem já se registrou como emissor qualificado dentro do sistema vigente deve emitir a fatura qualificada sempre que um parceiro comercial requisitar.

As faturas qualificadas precisam ser guardadas por período determinado

Dentro do Sistema de Faturas Qualificadas, tanto a versão integral quanto a simplificada devem ser entregues ao cliente e mantidas em arquivo pelo emissor por um período mínimo. O próprio cliente também é obrigado a guardar o documento durante o mesmo prazo.

De acordo com o Guia da Agência Tributária Nacional (NTA) sobre Retenção de Faturas Qualificadas, o tempo de arquivamento é, como regra, de 7 anos e 2 meses a contar do dia seguinte ao encerramento do período fiscal da fatura. Exemplo: para autônomos, o período fiscal vai de 1º de janeiro a 31 de dezembro. Se uma fatura qualificada foi emitida em 1º de dezembro de 2024, ela deve ser preservada por 7 anos a partir de 1º de março de 2025, ou seja, dois meses após o início de 2025.

Consequências de erros em faturas qualificadas

Como já mencionado, o crédito fiscal de entrada do cliente depende da posse de uma fatura qualificada válida. Caso o documento não seja preenchido corretamente, ele não será aceito e, por consequência, o cliente perderá o direito ao crédito, aumentando sua obrigação tributária. Isso demonstra a importância de atenção máxima ao emitir tais faturas, evitando omissões ou equívocos.

Existem, contudo, exceções previstas. A exigência de emitir fatura qualificada é dispensada em situações em que a emissão seria inviável, como em transporte público de passageiros (ônibus, trens ou navios) com tarifa inferior a 30.000 ienes, ou em compras realizadas por meio de máquinas automáticas e equipamentos de autosserviço. Nesses casos, mesmo sem o documento, o crédito fiscal continua permitido. Para detalhes, recomenda-se consultar novamente o Guia da NTA.

Necessidade de compreender as medidas transitórias do sistema

O Sistema de Faturas Qualificadas contempla medidas transitórias, aplicadas de forma gradual, com dois propósitos principais:

• Para empresas tributáveis: atenuar o impacto financeiro do imposto sobre consumo.
  
• Para empresas isentas: minimizar interrupções no andamento das atividades.
  

Durante o período estabelecido, parte do imposto de consumo referente a compras de empresas isentas pode ser tratado como crédito, permitindo ao cliente manter parte do benefício.

Os prazos e percentuais de dedução são os seguintes:

• 1º de outubro de 2023 a 30 de setembro de 2026 (3 anos): 80% do valor do imposto sobre consumo em compras de empresas isentas pode ser utilizado como crédito.
  
• 1º de outubro de 2026 a 30 de setembro de 2029 (3 anos): 50% do valor do imposto pode ser aproveitado como crédito em compras similares.
  

Desde a implementação do Sistema de Faturas Qualificadas, transações com empresas isentas passaram a ser uma preocupação para clientes, já que o crédito integral deixou de ser possível. Mas, graças às medidas transitórias, esse peso é parcialmente reduzido.

Facilitando transações B2B no Sistema de Faturas Qualificadas

Para que as empresas consigam aproveitar sem dificuldades os créditos de imposto previstos no sistema atual de faturas, é necessário que tanto o vendedor quanto o comprador adotem procedimentos corretos. Em especial, cabe ao vendedor registrado como emissor de faturas qualificadas garantir um ambiente compatível com o Sistema de Faturas Qualificadas, permitindo que os documentos sejam emitidos, entregues e arquivados sem problemas.

Nesse processo, pode ser bastante útil adotar soluções digitais que agilizem o trabalho, como ferramentas automáticas de cálculo de imposto sobre consumo ou softwares contábeis. O Stripe Invoicing, oferecido pela Stripe, já está adequado ao Sistema de Faturas Qualificadas e permite que empresas emitam e arquivem faturas com geração automática. Além disso, como a solução cobre todo o ciclo de operações de faturamento — desde contas a receber, cobrança de pagamentos até conciliação de transações — as empresas conseguem tornar sua retaguarda administrativa mais organizada e eficiente.

Para emitir faturas qualificadas, existem diversos requisitos, o que exige preparação prévia. Isso inclui ajustar formulários, adotar sistemas compatíveis e realizar o registro no Sistema de Faturas Qualificadas. Uma vez concluída essa etapa, a gestão contábil tende a seguir de forma mais ágil e consistente.

Para empresas isentas de imposto, pode ser difícil decidir se devem ou não se adequar ao sistema atual de faturas. Nesses casos, é fundamental avaliar com cuidado vantagens e desvantagens da adoção, analisando se haverá perda de clientes e ponderando as expectativas de seus parceiros comerciais antes da decisão final.