O sistema de faturas do Japão, aberto em 1º de outubro de 2023, exige que as empresas entreguem e retenham uma fatura qualificada para receber crédito por compras com impostos sobre consumo.

As faturas qualificadas só podem ser emitidas por empresas tributáveis registradas como operadores comerciais de faturamento qualificado e devem cumprir requisitos detalhados do sistema de faturas. Além disso, o sistema de faturas contém um formulário de solicitação de reembolso qualificado, emitido em caso de devolução ou desconto sobre as mercadorias. Assim como a fatura qualificada, o formulário de solicitação de reembolso qualificado é um documento importante para o crédito do imposto sobre consumo.

Este artigo explica como funciona o formulário de solicitação de reembolso qualificado, quando ele precisa ser entregue e quando é obrigatório.

Neste artigo:

• O que é um formulário de solicitação de reembolso qualificado?
  
• Quando é necessário preencher um formulário de solicitação de reembolso qualificado?
  
• Prazos para apresentação do formulário de solicitação de reembolso qualificado
  
• Requisitos e exemplos de formulários de solicitação de reembolso qualificado
  
• Transações para as quais o formulário de solicitação de reembolso qualificado é dispensado
  

O que é um formulário de solicitação de reembolso qualificado?

Como já dito, um formulário de solicitação de reembolso qualificado é um documento que deve ser emitido quando as mercadorias são devolvidas ou quando há um desconto sobre o preço das mercadorias.

Esse informe às vezes é chamado de "fatura de devolução" e deve ser apresentado e guardado por empresas tributáveis sujeitas ao imposto sobre consumo para solicitar créditos sobre compras. Todas as empresas B2B precisam conhecer todas as informações exigidas para o formulário de solicitação de reembolso qualificado e quando ele deve ser emitido.

O formulário é obrigatório em transações com empresas tributáveis, mas não nas transações com empresas isentas do imposto ou clientes em geral.

O que acontece se você não tiver o formulário de solicitação de reembolso qualificado?

O formulário é necessário para calcular o crédito de imposto sobre vendas corretamente.

Por exemplo, se o comprador devolver as mercadorias, só poderá deduzir o imposto sobre vendas das mercadorias devolvidas se o vendedor apresentar o formulário de solicitação de reembolso qualificado mostrando que as mercadorias foram devolvidas. Por isso, o cálculo do crédito de imposto sobre vendas ficará incorreto e o imposto sobre vendas será pago a menor.

Para evitar isso, o emissor da fatura qualificada deve emitir um formulário de solicitação de reembolso qualificado. A emissão e retenção da fatura qualificada antes da devolução e o formulário de solicitação de reembolso qualificado depois permitem comprovar a transação e calcular o valor correto do imposto devido.

Se o vendedor não emitir um formulário de solicitação de reembolso qualificado, as mesmas penalidades serão aplicadas a uma fatura qualificada, e o vendedor pode estar sujeito a prisão de até um ano ou multa de até ¥ 500.000. Para obter mais informações, consulte as proibições e penalidades da Agência Fiscal Nacional do Japão (NTA) para a entrega de faturas qualificadas, como documentos etc.

Retenção de formulários de solicitação de reembolso qualificados

No sistema de faturas atual, tanto o comprador quanto o vendedor precisam reter faturas qualificadas por um determinado período (o vendedor mantém uma cópia) para que a empresa do comprador solicite o crédito das compras. Isso também vale para formulários de solicitação de reembolso qualificados. É importante que as empresas armazenem esse formulário e as faturas qualificadas corretamente.

O período de retenção de um formulário de solicitação de reembolso qualificado, conforme definido pela NTA, é de sete anos, contados a partir de dois meses após o último dia do período tributável.

Além disso, as faturas qualificadas e os formulários de pedido de reembolso qualificados devem ser armazenados tanto em papel quanto em formato eletrônico. De acordo com a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos, todos os documentos emitidos e entregues eletronicamente devem ser armazenados assim, tornando o armazenamento eletrônico de dados obrigatório.

Quando é necessário preencher um formulário de solicitação de reembolso qualificado?

Um formulário de solicitação de reembolso qualificado deve ser emitido quando um reembolso ou ato semelhante for emitido ao comprador por qualquer motivo depois que a entidade tributável do vendedor tiver emitido uma fatura qualificada. Nos termos do Imposto sobre Consumo do Japão (JCT), isso se chama “Reembolso de contraprestação por vendas, etc.”. Estes são os principais casos elegíveis para um formulário de solicitação de reembolso qualificado.

Devoluções de produtos

Uma solicitação qualificada é emitida quando o vendedor reembolsa o preço das mercadorias, dada a devolução destas pelo comprador.

Descontos em mercadorias (quando um desconto no preço das mercadorias é dado após o momento da venda)

Por exemplo, se o comprador comprar produtos por ¥ 500.000 e o vendedor decidir depois aplicar um desconto de ¥ 30.000, deve ser emitido um formulário de solicitação qualificado.

Incentivos de vendas

Um incentivo de vendas é um pagamento para distribuidores e outros vendedores para incentivá-los a vender os produtos da empresa. Incentivos também se enquadram na categoria de reembolso de vendas.

Por exemplo, um contrato pode estabelecer que a Empresa A paga à Empresa B um determinado incentivo de vendas por cada produto da Empresa A que a Empresa B comprar e vender.

Neste caso, a transação se concretiza quando a Empresa B, a compradora, paga a Empresa A, a vendedora, no momento da compra. Depois, a Empresa A paga à empresa B os incentivos de venda devidos quando da venda dos bens adquiridos. A Empresa A emite então um formulário de solicitação de reembolso qualificado para a Empresa B (no entanto, se o formulário de solicitação de incentivo preenchido pela Empresa B para solicitar incentivos de vendas da Empresa A cumprir os requisitos de um formulário de solicitação de reembolso qualificado, a Empresa A, o vendedor, não precisa emitir outro).

Dividendos sobre o volume dos negócios

Os dividendos do volume de negócios são distribuições excedentes pagas a membros de cooperativas — como cooperativas comerciais e industriais — na proporção do volume de negócios de cada membro. Por exemplo: se o empregador for membro de uma sociedade, ele pode receber um formulário de solicitação de reembolso qualificado quando receber distribuições da sociedade.

Timing of provision of a qualified refund claim form

A qualified refund claim form must be issued when the “return of consideration for sales” described in the previous section is actually made. It is not issued by the seller when the return is confirmed but instead when the reimbursement for it is processed.

However, in cases such as the sales incentive described earlier, if the buyer issues a payment notice to the seller and retains a copy to apply for the purchase tax credit, the seller is not required to issue a qualified refund claim form if this payment notice meets the requirements.

One note of caution: remember that, unlike a qualified refund claim form, a qualified invoice is usually issued when the claim is finalized.

Requirements and examples of qualified refund claim forms

There are no specific rules regarding the format or writing style of the qualified refund claim form, but this information must be accurate and straightforward to understand.

1. Name and registration number of the qualified invoicing entity
   Name of the entity issuing the qualified refund claim form (name for sole proprietors) and registration number.

2. Date of return, etc.
   As a qualified refund claim form is issued at the time of the return, the date it was made needs to be listed as the document’s issue date. This will clarify when it needs to be applied to the consumption tax calculation.

3. Date of the transaction on which the return, etc. was made
   Include the date of the original transaction that corresponds to the return so it is clear which past sales were discounted or returned.

4. Details of the transaction, such as returns, etc. (indicating that the item is subject to the reduced tax rate)
   Include a description of the applicable goods or services, so it is clear which are being discounted or returned. If any of these items are subject to the reduced tax rate, use “*” for the subject item and state that it is also subject to the reduced tax rate (8%) in a separate box.

5. Total amount of returns, etc., broken down by tax rate (excluding or including tax)
   Total amount of returns, etc., broken down by standard tax rate of 10% and reduced tax rate of 8%. Either excluding or including tax is fine, but be sure to clearly indicate this.

6. Consumption tax on the amount of the refund, etc., or the applicable tax rate
   Total consumption tax on the reimbursement amount, broken down by tax rate. Alternatively, the applicable tax rate can be listed, and it is acceptable to list both.

Qualified refund claim form example

See below for an example of a qualified refund claim form that contains the details listed above.

Os formulários de solicitação de reembolso qualificado são emitidos juntamente com as faturas qualificadas

O formulário de solicitação de reembolso qualificado pode ser emitido com a fatura qualificada num único documento, desde que as informações necessárias para cada documento sejam incluídas.

Por exemplo, suponha que o valor do desconto do mês anterior esteja incluído na fatura do mês atual. Nesse caso, o valor do desconto pode ser compensado no valor da fatura para que os dados de pagamento da transação sejam iguais nas duas entidades e possam ser incluídos em um único documento. Por conseguinte, o calendário do reembolso não coincide com o calendário da emissão original do formulário de solicitação de reembolso qualificado. Isso ocorre porque o reembolso e o recebimento do valor do pedido são simultâneos, enquanto o formulário de solicitação de reembolso qualificado foi emitido antes do reembolso.

Além disso, à medida que os documentos são convertidos em dados para cumprir a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos, e aumenta a necessidade de operações mais eficientes e orientadas para DX, muitas empresas estão revisando seus softwares contábeis e introduzindo sistemas compatíveis com o sistema de notas fiscais e a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos. Com a digitalização de documentos qualificados como fatura qualificada, pode ser útil usar um único sistema que possa gerenciar a emissão, armazenamento e gerenciamento de documentos.

A Stripe pode criar faturas corretas e gerenciar várias questões relacionadas a faturas; o Stripe Invoicing ajuda a otimizar suas operações administrativas. Em caso de reembolso, uma das características do Stripe Invoicing é permitir emitir uma nota de crédito que cumpre os requisitos de um formulário de solicitação de reembolso qualificado.

Além disso, o cálculo automático do imposto sobre consumo feito pelo Stripe Tax, que pode ser personalizado de acordo com suas necessidades, automatiza o processamento de impostos para todas as transações eletrônicas, otimizando sua empresa.

Transações para as quais o formulário de solicitação de reembolso qualificado é dispensado

Em alguns casos, não é preciso entregar um formulário de solicitação de reembolso qualificado. Normalmente, o vendedor deve emitir um para o comprador ao reembolsar a contraprestação de uma venda, mas não é obrigatório nos casos abaixo:

• Transações com valor devolvido inferior a ¥ 10.000, incluindo impostos
  De acordo com o "resumo das isenções da obrigação de entregar faturas de pequenas devoluções" da NTA, a obrigação de entregar um formulário de solicitação de reembolso qualificado para devoluções ou descontos está isenta se o valor tributável relevante for inferior a ¥ 10.000. Isto vale mesmo que o reembolso esteja relacionado a uma transação para a qual é necessário emitir uma fatura qualificada.

• Quando a transação não exige uma fatura qualificada
  Se a transação original não exigiu uma fatura qualificada, ela também fica dispensada do formulário de solicitação de reembolso qualificado. Por exemplo, no caso de transações em que é difícil emitir uma fatura qualificada, como tarifas de transporte público abaixo de ¥ 30.000 ou compras de mercadorias de máquinas de venda automática ou de serviços automáticos, há uma isenção sob o sistema de fatura, o que significa que nenhum informe precisa ser emitido. Veja mais detalhes nas "Orientações sobre o Sistema de Faturas Qualificadas (Sistema de Faturas) (P18)" da NTA.