ธุรกิจจะต้องส่งและจัดเก็บใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์เพื่อรับเครดิตสำหรับการซื้อที่เก็บภาษีการบริโภค โดยอยู่ภายใต้ระบบใบแจ้งหนี้ของญี่ปุ่น เริ่มตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2023

เฉพาะธุรกิจที่ต้องเสียภาษีที่จดทะเบียนเป็นเป็นผู้ประกอบการธุรกิจออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์เท่านั้นที่สามารถออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ได้ และต้องเป็นไปตามข้อกำหนดรายละเอียดที่กำหนดไว้ในระบบใบแจ้งหนี้ นอกเหนือจากนี้ ระบบใบแจ้งหนี้มีแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ที่ออกเมื่อมีการส่งคืนหรือลดราคาสินค้า เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ แบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์คือเอกสารสําคัญที่เกี่ยวข้องกับเครดิตภาษีการซื้อ

บทความนี้จะอธิบายว่าแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์มีหลักการทำงานอย่างไร โดยพิจารณาว่าต้องส่งเมื่อใดและต้องใช้เมื่อใด

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• แบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์คืออะไร
  
• ต้องยื่นแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์เมื่อใด
  
• กําหนดเวลาการส่งแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์
  
• ข้อกําหนดและตัวอย่างแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์
  
• ธุรกรรมที่ได้รับการยกเว้นจากการส่งแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์
  

แบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์คืออะไร

แบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์คือเอกสารที่ต้องออกเมื่อมีการส่งคืนสินค้าหรือเมื่อได้รับส่วนลดจากราคาสินค้า

แบบฟอร์มนี้บางครั้งเรียกว่า "ใบแจ้งหนี้กรณีคืนสินค้า" และธุรกิจที่ต้องเสียภาษีจะต้องจ่ายภาษีการบริโภคในการขอเครดิตการซื้อ ธุรกิจแบบ B2B ทั้งหมดจําเป็นต้องทราบข้อมูลที่จําเป็นทั้งหมดสำหรับแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ รวมถึงเวลาที่จะต้องออกแบบฟอร์มดังกล่าว

แบบฟอร์มนี้จําเป็นสําหรับการทำธุรกรรมกับองค์กรที่ต้องเสียภาษี แต่ธุรกิจขององค์กรที่ได้รับการยกเว้นภาษีหรือลูกค้าทั่วไปไม่จำเป็นต้องใช้แบบฟอร์มนี้

จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณไม่มีแบบฟอร์มขอเงินคืนที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์

ต้องส่งแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์เพื่อคํานวณเครดิตภาษีการขายอย่างถูกต้อง

ตัวอย่างเช่น หากผู้ซื้อคืนสินค้า ผู้ซื้อจะหักภาษีการขายจากสินค้าที่ส่งคืนได้ก็ต่อเมื่อผู้ขายส่งแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ที่แสดงให้เห็นว่าสินค้าดังกล่าวถูกส่งคืนแล้วเท่านั้น จึงทำให้การคํานวณเครดิตภาษีการขายไม่ถูกต้อง และมีการชำระภาษีการขายไม่ครบตามจำนวน

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ บริษัทผู้ออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์จะต้องออกแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ การออกและจัดเก็บใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ก่อนถึงขั้นตอนการคืนสินค้าและแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์หลังจากที่บริษัทแสดงหลักฐานที่ชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนธุรกรรม และยินยอมให้คํานวณยอดภาษีที่ต้องเรียกเก็บในจํานวนที่ถูกต้อง

โปรดทราบว่าหากผู้ขายไม่สามารถออกแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ ใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ก็จะได้รับบทลงโทษเดียวกัน โดยผู้ขายอาจถูกจําคุกนานถึง 1 ปีหรือปรับไม่เกิน 500,000 เยน หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูข้อห้ามและบทลงโทษของสํานักงานภาษีแห่งชาติญี่ปุ่น (NTA) สำหรับการส่งใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ เช่น เอกสารต่างๆ เป็นต้น

การเก็บรักษาแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์

ภายใต้ระบบใบแจ้งหนี้ปัจจุบัน ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายจะต้องเก็บใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง(ผู้ขายจัดเก็บสำเนา) เพื่อที่ธุรกิจของผู้ซื้อจะสามารถขอคืนเครดิตสําหรับการซื้อได้ ซึ่งวิธีนี้ยังใช้สำหรับแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ด้วย ดังนั้นบริษัทต่างๆ จึงจําเป็นต้องจัดเก็บทั้งแบบฟอร์มนี้และใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์อย่างถูกต้อง

ระยะเวลาจัดเก็บสำหรับแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ตามที่ NTA กําหนดไว้ คือ 7 ปี โดยเริ่มนับเมื่อครบสองเดือนนับจากวันสุดท้ายของรอบระยะเวลาเสียภาษี

นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์และแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์จะต้องได้รับการจัดเก็บทั้งในรูปแบบกระดาษและแบบอิเล็กทรอนิกส์ ตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารดังกล่าวใดๆ ที่ออกและจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์จะต้องได้รับการจัดเก็บด้วยวิธีการดังกล่าว ดังนั้นการจัดเก็บข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์จึงเป็นข้อบังคับที่ต้องปฏิบัติ

ต้องยื่นแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์เมื่อใด

ต้องออกแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์เมื่อดําเนินการคืนเงิน หรือเมื่อดําเนินการที่ถือว่าเป็นการคืนเงินให้แก่ผู้ซื้อแล้ว ด้วยเหตุผลใดก็ตามหลังจากที่นิติบุคคลที่ต้องเสียภาษีของผู้ขายออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์แล้ว ภายใต้ภาษีการบริโภคของญี่ปุ่น (JCT) ขั้นตอนนี้เรียกว่า "การคืนเงินเพื่อการพิจารณาการขาย ฯลฯ" และต่อไปนี้เป็นกรณีหลักๆ ที่มีสิทธิ์ใช้แบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์

การส่งคืนผลิตภัณฑ์

จะมีการออกการอ้างสิทธิ์ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์เมื่อผู้ขายชดเชยราคาสินค้าเนื่องจากผู้ซื้อคืนสินค้า

ส่วนลดสําหรับสินค้า (เมื่อมอบส่วนลดสำหรับราคาสินค้าหลังพ้นช่วงเวลาที่ขาย)

ตัวอย่างเช่น หากผู้ซื้อซื้อสินค้ามูลค่า 500,000 เยน จากนั้นผู้ขายจะตัดสินใจที่จะลดราคาสินค้าลง 30,000 เยน ผู้ขายจะต้องออกแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์

เงินจูงใจในการขาย

เงินจูงใจในการขายคือเงินที่จ่ายให้กับผู้จัดจําหน่ายและผู้ค้าอื่นๆ เพื่อกระตุ้นให้พวกเขาขายผลิตภัณฑ์ของบริษัท นอกจากนี้ เงินจูงใจในการขายจัดอยู่ในหมวดหมู่ของการชําระเงินคืนสําหรับการขาย

ตัวอย่างเช่น ภายใต้สัญญาที่จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า บริษัท A จะจ่ายเงินจูงใจในการขายให้กับบริษัท B สำหรับผลิตภัณฑ์แต่ละรายการที่บริษัท B ซื้อและขายจากบริษัท A

ในกรณีนี้ ธุรกรรมระหว่างผู้ซื้อจะถูกสร้างขึ้นเมื่อบริษัท B ซึ่งเป็นผู้ซื้อ ได้ชําระเงินให้บริษัท A ซึ่งเป็นผู้ขาย ณ เวลาที่ซื้อ หลังจากนั้น บริษัท A จะจ่ายเงินจูงใจในการขายที่ให้แก่บริษัท B เมื่อขายสินค้าที่ซื้อไว้ บริษัท A จะออกแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ให้กับบริษัท B (อย่างไรก็ตาม หากแบบฟอร์มขอเงินจูงใจที่บริษัท B กรอกเพื่อขอรับเงินจูงใจในการขายจากบริษัท A ตรงตามข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์มการขอเงินคืนที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ บริษัท A ซึ่งเป็นผู้ขาย ก็ไม่จำเป็นต้องออกแบบฟอร์มอื่นอีก)

เงินปันผลจากปริมาณธุรกิจ

เงินปันผลจากปริมาณธุรกิจคือการจ่ายรายได้ส่วนเกินให้กับสมาชิกสหกรณ์ เช่น สหกรณ์การค้าและอุตสาหกรรม โดยจ่ายตามสัดส่วนของธุรกิจที่สมาชิกแต่ละคนดําเนินการ ตัวอย่างเช่น หากนายจ้างเป็นสมาชิกของห้างหุ้นส่วน นายจ้างดังกล่าวอาจได้รับแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์เมื่อได้รับข้อมูลการจ่ายเงินจากห้างหุ้นส่วน

Timing of provision of a qualified refund claim form

A qualified refund claim form must be issued when the “return of consideration for sales” described in the previous section is actually made. It is not issued by the seller when the return is confirmed but instead when the reimbursement for it is processed.

However, in cases such as the sales incentive described earlier, if the buyer issues a payment notice to the seller and retains a copy to apply for the purchase tax credit, the seller is not required to issue a qualified refund claim form if this payment notice meets the requirements.

One note of caution: remember that, unlike a qualified refund claim form, a qualified invoice is usually issued when the claim is finalized.

Requirements and examples of qualified refund claim forms

There are no specific rules regarding the format or writing style of the qualified refund claim form, but this information must be accurate and straightforward to understand.

1. Name and registration number of the qualified invoicing entity
   Name of the entity issuing the qualified refund claim form (name for sole proprietors) and registration number.

2. Date of return, etc.
   As a qualified refund claim form is issued at the time of the return, the date it was made needs to be listed as the document’s issue date. This will clarify when it needs to be applied to the consumption tax calculation.

3. Date of the transaction on which the return, etc. was made
   Include the date of the original transaction that corresponds to the return so it is clear which past sales were discounted or returned.

4. Details of the transaction, such as returns, etc. (indicating that the item is subject to the reduced tax rate)
   Include a description of the applicable goods or services, so it is clear which are being discounted or returned. If any of these items are subject to the reduced tax rate, use “*” for the subject item and state that it is also subject to the reduced tax rate (8%) in a separate box.

5. Total amount of returns, etc., broken down by tax rate (excluding or including tax)
   Total amount of returns, etc., broken down by standard tax rate of 10% and reduced tax rate of 8%. Either excluding or including tax is fine, but be sure to clearly indicate this.

6. Consumption tax on the amount of the refund, etc., or the applicable tax rate
   Total consumption tax on the reimbursement amount, broken down by tax rate. Alternatively, the applicable tax rate can be listed, and it is acceptable to list both.

Qualified refund claim form example

See below for an example of a qualified refund claim form that contains the details listed above.

แบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์จะออกให้พร้อมกับใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์

ามารถออกแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์สได้โดยยื่นใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ในเอกสารฉบับเดียว โดยต้องมีข้อมูลที่จําเป็นสําหรับเอกสารแต่ละฉบับ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าจํานวนเงินคืนของเดือนที่ผ่านมารวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ของเดือนปัจจุบัน ในกรณีดังกล่าว สามารถนําจํานวนเงินคืนดังกล่าวไปหักกับยอดเงินในใบแจ้งหนี้ได้ เพื่อให้ข้อมูลการชําระเงินในธุรกรรมสอดคล้องกันระหว่างนิติบุคคลต่างๆ และสามารถรวมไว้ในเอกสารฉบับเดียวได้ ด้วยเหตุนี้ ระยะเวลาในการชำระเงินคืนจึงไม่สอดคล้องกับระยะเวลาการออกแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ ทั้งนี้เนื่องจากการขอคืนเงินและการรับเงินตามจำนวนที่ขอนั้นเกิดขึ้นพร้อมๆ กัน โดยมีการออกแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ก่อนการชำระเงินคืน

นอกจากนี้ เมื่อแปลงเอกสารเป็นข้อมูลเพื่อให้เป็นไปตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ และความจําเป็นในการดําเนินงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น และการดำเนินงานที่เน้น DX กำลังเพิ่มขึ้น หลายๆ บริษัทจึงต่างตรวจสอบซอฟต์แวร์การทําบัญชีและเริ่มใช้ระบบที่เข้ากันได้กับระบบใบแจ้งหนี้และให้เป็นไปตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อทำการแปลงเอกสารที่เป็นใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ให้เป็นไฟล์ดิจิทัล จะดีอย่างยิ่งหากใช้ระบบเดียวที่สามารถจัดการกับการออก จัดเก็บ และจัดการเอกสารได้

Stripe สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกําหนด รวมทั้งจัดการความต้องการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ได้ Stripe Invoicing จะช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพในการดําเนินงานหลังบ้าน ในกรณีที่มีการคืนเงิน ฟีเจอร์หนึ่งของ Stripe Invoicing จะช่วยให้คุณออกใบลดหนี้ที่ตรงตามข้อกําหนดสําหรับแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ได้

นอกจากนี้ ใน Stripe Tax ยังมีการคํานวณภาษีการบริโภคอัตโนมัติด้วย ซึ่งคุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการ ดําเนินการด้านภาษีสําหรับธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ ทําให้ธุรกิจของคุณราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ธุรกรรมที่ได้รับการยกเว้นจากข้อกําหนดของแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์

ในบางกรณี คุณไม่จําเป็นต้องส่งแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ โดยปกติผู้ขายจะต้องออกให้ผู้ซื้อหนึ่งฉบับเมื่อคืนเงินที่พิจารณาสําหรับการขาย แต่ไม่จําเป็นในกรณีต่อไปนี้

• ธุรกรรมที่ส่งคืนยอดเงินน้อยกว่า 10,000 เยน รวมภาษี
  ตาม "ข้อมูลสรุปการยกเว้นจากหน้าที่ในการส่งใบแจ้งหนี้คืนสินค้ามูลค่าน้อย"ของ NTA หากยอดที่ต้องเสียภาษีที่เกี่ยวข้องน้อยกว่า 10,000 เยน จะยกเว้นการส่งแบบฟอร์มขอคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์สําหรับการคืนสินค้าหรือส่วนลด ซึ่งกฎนี้จะใช้กับในกรณีที่การชำระเงินคืนดังกล่าวเกี่ยวข้องกับธุรกรรมที่จะต้องออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ด้วย

• หากธุรกรรมไม่ต้องใช้ใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์
  หากธุรกรรมแรกเริ่มไม่ต้องใช้ใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ ระบบจะยกเว้นไม่ให้ส่งแบบฟอร์มคําคืนเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ด้วย ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่ไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ได้ เช่น ค่าโดยสารสาธารณะภายใต้ข้อกําหนด 30,000 เยน หรือการซื้อสินค้าจากตู้จําหน่ายสินค้าหรือบริการอัตโนมัติ ระบบใบแจ้งหนี้นั้นไม่จําเป็นต้องออกแบบฟอร์มใดเลย หากต้องการทราบรายละเอียด โปรดดู "คําแนะนําเกี่ยวกับระบบใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์(P18)ของ NTA