Volgens het Japanse factuursysteem, dat op 1 oktober 2023 van kracht is geworden, moeten bedrijven een gekwalificeerde factuur afleveren en bewaren om een krediet te krijgen voor aankopen met verbruiksbelasting.

Gekwalificeerde facturen kunnen alleen worden uitgegeven door belastingplichtige bedrijven die zijn geregistreerd als gekwalificeerde factureringsbedrijven en moeten voldoen aan de gedetailleerde vereisten die zijn uiteengezet in het factuursysteem. Daarnaast bevat het factuursysteem een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling, dat wordt afgegeven wanneer goederen worden geretourneerd of verdisconteerd. Net als de gekwalificeerde factuur is het formulier voor het claimen van terugbetaling een belangrijk document met betrekking tot het aankoopbelastingkrediet.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe het formulier voor een gekwalificeerde claim voor terugbetaling werkt, op basis van wanneer het moet worden afgeleverd en wanneer het precies vereist is.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling?
  
• Wanneer is een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling vereist?
  
• Tijdstip van verstrekking van een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling
  
• Vereisten en voorbeelden van formulieren voor gekwalificeerde terugbetalingsclaims
  
• Transacties die zijn vrijgesteld van de verstrekking van een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling
  

Wat is een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling?

Zoals hierboven vermeld, is een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling een document dat moet worden afgegeven wanneer goederen worden geretourneerd of wanneer een korting wordt gegeven op de prijs van goederen.

Dit formulier wordt ook wel een 'retourfactuur' genoemd en moet worden verstrekt en bewaard door belastingplichtige bedrijven die onderworpen zijn aan verbruiksbelasting om een aankoopkrediet aan te vragen. Alle B2B-bedrijven moeten volledig op de hoogte zijn van de informatie die vereist is voor het gekwalificeerde claimformulier voor terugbetaling en wanneer dit moet worden ingediend.

Dit formulier is vereist voor transacties met belastingplichtige ondernemingen, maar niet voor transacties met ondernemingen die zijn vrijgesteld van belasting of algemene klanten.

Wat gebeurt er als je geen gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling hebt?

Het gekwalificeerde claimformulier voor terugbetaling is vereist om de omzetbelastingkorting correct te berekenen.

Als de koper de goederen bijvoorbeeld retourneert, kan hij de omzetbelasting op de geretourneerde goederen alleen aftrekken als de verkoper een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling indient waaruit blijkt dat de goederen zijn geretourneerd. Als gevolg hiervan zal de berekening van de omzetbelastingkorting onjuist zijn en zal er te weinig omzetbelasting worden betaald.

Om dit te voorkomen, moet de gekwalificeerde verstrekker van facturen een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling indienen. De afgifte en bewaring van de gekwalificeerde factuur vóór de aangifte en het gekwalificeerde claimformulier voor terugbetaling erna levert een duidelijk bewijs van de transactieflow en maakt het mogelijk het juiste bedrag aan verschuldigde belasting te berekenen.

Houd er rekening mee dat als de verkoper geen gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling indient, dezelfde boetes van toepassing zijn op een gekwalificeerde factuur en de verkoper kan worden onderworpen aan een gevangenisstraf van maximaal een jaar of een boete van maximaal ¥ 500.000. Raadpleeg voor meer informatie de verboden en sancties van de Japanse nationale belastingdienst (NTA) voor de levering van gekwalificeerde facturen als documenten enz.

Bewaring van in aanmerking komende formulieren voor terugbetalingsclaims

Onder het huidige factuursysteem moeten zowel de koper als de verkoper gekwalificeerde facturen gedurende een bepaalde periode bewaren (de verkoper bewaart een kopie) zodat het bedrijf van de koper het krediet voor aankopen kan claimen. Dit geldt ook voor formulieren voor gekwalificeerde terugbetalingsclaims, dus het is belangrijk voor bedrijven om zowel dit formulier als gekwalificeerde facturen goed op te slaan.

De bewaartermijn voor een in aanmerking komend formulier voor verzoeken om teruggaaf, zoals gedefinieerd door de NTA, bedraagt zeven jaar, te rekenen vanaf de dag twee maanden na de laatste dag van het belastbaar tijdperk.

Bovendien moeten gekwalificeerde facturen en formulieren voor het aanvragen van gekwalificeerde terugbetalingen zowel op papier als in elektronische vorm worden opgeslagen. Op grond van de Electronic Books Preservation Act moeten dergelijke elektronisch uitgegeven en geleverde documenten als zodanig worden opgeslagen, waardoor elektronische gegevensopslag verplicht is.

Wanneer is een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling vereist?

Een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling moet worden uitgegeven wanneer een terugbetaling of soortgelijke actie wordt ondernomen aan de koper om welke reden dan ook nadat de belastbare entiteit van de verkoper een gekwalificeerde factuur heeft afgegeven. Volgens de Japanse verbruiksbelasting (JCT) heet dit 'Terugbetaling van tegenprestatie voor verkoop, enz.' en hieronder noemen we de belangrijkste gevallen die in aanmerking komen voor een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling.

Retourneren van producten

Een gekwalificeerde claim wordt ingediend wanneer de verkoper de prijs van de goederen terugbetaalt als gevolg van de teruggave van de goederen door de koper.

Korting op koopwaar (wanneer een korting op de prijs van de goederen wordt gegeven na het moment van verkoop)

Als de koper bijvoorbeeld goederen koopt voor ¥ 500.000 en de verkoper vervolgens besluit de goederen met ¥ 30.000 korting te geven, wordt een gekwalificeerd claimformulier afgegeven.

Verkoopstimulansen

Een verkoopstimulans is geld dat wordt betaald aan distributeurs en andere verkopers om hen aan te moedigen de producten van het bedrijf te verkopen. Een verkoopstimulans valt ook in de categorie van de vergoeding voor verkoop.

Op grond van een vooraf afgesproken contract betaalt bedrijf A aan bedrijf B bijvoorbeeld een bepaalde verkoopstimulans voor elk product dat bedrijf B koopt en verkoopt van bedrijf A.

In dit geval komt de transactie tussen hen tot stand wanneer bedrijf B, de koper, bedrijf A, de verkoper, betaalt op het moment van aankoop. Vervolgens betaalt bedrijf A aan bedrijf B de verkoopstimulansen die verschuldigd zijn bij de verkoop van de gekochte goederen. Bedrijf A geeft op zijn beurt een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling af aan bedrijf B (als het formulier voor het claimen van een stimulans dat bedrijf B invult om verkoopstimulansen van bedrijf A te claimen, voldoet aan de vereisten voor een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling, dan hoeft bedrijf A, de verkoper, geen ander formulier uit te geven).

Dividenden bij omzet

Omzetdividenden zijn uitkeringen van overschotten aan leden van coöperaties, zoals commerciële en industriële coöperaties, naar rato van de omzet van elk lid. Als de werkgever bijvoorbeeld lid is van een maatschap, kan hij een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling ontvangen wanneer hij uitkeringen van het maatschap ontvangt.

Timing of provision of a qualified refund claim form

A qualified refund claim form must be issued when the “return of consideration for sales” described in the previous section is actually made. It is not issued by the seller when the return is confirmed but instead when the reimbursement for it is processed.

However, in cases such as the sales incentive described earlier, if the buyer issues a payment notice to the seller and retains a copy to apply for the purchase tax credit, the seller is not required to issue a qualified refund claim form if this payment notice meets the requirements.

One note of caution: remember that, unlike a qualified refund claim form, a qualified invoice is usually issued when the claim is finalized.

Requirements and examples of qualified refund claim forms

There are no specific rules regarding the format or writing style of the qualified refund claim form, but this information must be accurate and straightforward to understand.

1. Name and registration number of the qualified invoicing entity
   Name of the entity issuing the qualified refund claim form (name for sole proprietors) and registration number.

2. Date of return, etc.
   As a qualified refund claim form is issued at the time of the return, the date it was made needs to be listed as the document’s issue date. This will clarify when it needs to be applied to the consumption tax calculation.

3. Date of the transaction on which the return, etc. was made
   Include the date of the original transaction that corresponds to the return so it is clear which past sales were discounted or returned.

4. Details of the transaction, such as returns, etc. (indicating that the item is subject to the reduced tax rate)
   Include a description of the applicable goods or services, so it is clear which are being discounted or returned. If any of these items are subject to the reduced tax rate, use “*” for the subject item and state that it is also subject to the reduced tax rate (8%) in a separate box.

5. Total amount of returns, etc., broken down by tax rate (excluding or including tax)
   Total amount of returns, etc., broken down by standard tax rate of 10% and reduced tax rate of 8%. Either excluding or including tax is fine, but be sure to clearly indicate this.

6. Consumption tax on the amount of the refund, etc., or the applicable tax rate
   Total consumption tax on the reimbursement amount, broken down by tax rate. Alternatively, the applicable tax rate can be listed, and it is acceptable to list both.

Qualified refund claim form example

See below for an example of a qualified refund claim form that contains the details listed above.

Formulieren voor gekwalificeerde terugbetalingen worden samen met gekwalificeerde facturen uitgegeven

Het formulier voor een claim om gekwalificeerde terugbetaling kan samen met de gekwalificeerde factuur in één document worden afgegeven, op voorwaarde dat de vereiste informatie voor elk document is opgenomen.

Stel dat het kortingsbedrag van de vorige maand is opgenomen in de factuur van de huidige maand. In dat geval kan het kortingsbedrag worden verrekend met het factuurbedrag, zodat de betalingsinformatie in de transactie consistent is tussen entiteiten en in één document kan worden opgenomen. Als gevolg hiervan valt het tijdstip van de terugbetaling niet samen met dat van het tijdstip van de oorspronkelijke afgifte van het gekwalificeerde teruggaafverzoekformulier. Dit komt omdat de terugbetaling en de ontvangst van het claimbedrag gelijktijdig plaatsvinden, terwijl het gekwalificeerde terugbetalingsformulier in werkelijkheid vóór de terugbetaling is afgegeven.

Bovendien, naarmate documenten worden omgezet in gegevens om te voldoen aan de Electronic Books Preservation Act en de behoefte aan efficiëntere en DX-georiënteerde operaties toeneemt, herzien veel bedrijven hun boekhoudsoftware en introduceren ze systemen die compatibel zijn met het factuursysteem en de Electronic Books Preservation Act. Bij het digitaliseren van documenten die in aanmerking komen als een gekwalificeerde factuur, kan het nuttig zijn om één systeem te gebruiken dat de uitgifte, opslag en het beheer van documenten kan afhandelen.

Stripe kunt compliant facturen maken en verschillende factuurgerelateerde behoeften afhandelen; Stripe Invoicing helpt u bij het optimaliseren van uw backofficeactiviteiten. In het geval van een is een van de kenmerken van Stripe Invoicing dat je een creditnota kunt uitgeven die voldoet aan de vereisten voor een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling.

De automatische berekening van de verbruiksbelasting die bij Stripe Tax wordt geleverd en die kan worden aangepast aan uw behoeften, automatiseert bovendien de belastingverwerking voor alle elektronische transacties, waardoor uw bedrijf soepeler en efficiënter wordt.

Transacties waarvoor geen gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling nodig is

In sommige gevallen is het niet nodig om een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling in te dienen. Normaal gesproken moet de verkoper er een aan de koper afgeven bij het terugbetalen van de tegenprestatie voor een verkoop, maar dit is niet vereist in de onderstaande gevallen:

• transacties waarbij het terugbetaalde bedrag minder dan ¥ 10.000 bedraagt, inclusief belasting
  Volgens de "samenvatting van vrijstellingen van de verplichting om kleine retourfacturen te leveren"van de NTA is de verplichting om een gekwalificeerd claimformulier voor teruggaaf in te dienen voor retourzendingen of kortingen vrijgesteld als de relevante maatstaf van heffing minder dan ¥ 10.000 bedraagt. Dit geldt zelfs als de terugbetaling betrekking heeft op een transactie waarvoor een gekwalificeerde factuur moet worden opgesteld.

• Wanneer voor een transactie geen gekwalificeerde factuur vereist is
  Als voor de oorspronkelijke transactie geen gekwalificeerde factuur vereist was, is deze ook vrijgesteld van de verplichting om een gekwalificeerd claimformulier voor terugbetaling in te dienen. In het geval van transacties waarbij het bijvoorbeeld moeilijk is om een gekwalificeerde factuur uit te geven, zoals tarieven voor het openbaar vervoer van minder dan ¥ 30.000 of aankopen van goederen uit verkoopautomaten of automaten, is er een vrijstelling onder het factuursysteem, wat betekent dat geen van beide formulieren hoeft te worden afgegeven. Zie voor meer informatie de "Guidance on the Qualified Invoice System (Invoice System) (P18)" van de NTA.