Según el sistema de facturas de Japón, que entró en vigencia el 1 de octubre de 2023, las empresas deben entregar y conservar una factura calificada para recibir un crédito por compras con impuesto al consumo.

Solo las empresas sujetas a impuestos registradas como operadores comerciales de facturación calificados pueden emitir las facturas calificadas. Estas facturas deben cumplir con los requisitos detallados que se establecen en el sistema de facturas. Asimismo, el sistema de facturas contiene un formulario de solicitud de reembolso calificado que se emite cuando se devuelven o descuentan los bienes. Al igual que la factura calificada, el formulario de solicitud de reembolso calificado es un documento importante relacionado con el crédito tributario por compra.

Este artículo explica cómo funciona el formulario de solicitud de reembolso calificado, en función de cuándo debe entregarse y cuándo se requiere exactamente.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un formulario de solicitud de reembolso calificado?
  
• ¿Cuándo se requiere un formulario de solicitud de reembolso calificado?
  
• Momento de presentación de un formulario de solicitud de reembolso calificado
  
• Requisitos y ejemplos de formularios de solicitud de reembolso calificados
  
• Transacciones exentas de la presentación de un formulario de solicitud de reembolso calificado
  

¿Qué es un formulario de solicitud de reembolso calificado?

Como se mencionó anteriormente, un formulario de solicitud de reembolso calificado es un documento que debe emitirse cuando se devuelven los bienes o cuando se otorga un descuento en el precio de los bienes.

Este formulario a veces se denomina "factura de devolución», y deben proporcionarlo y conservarlo las empresas sujetas al impuesto al consumo para solicitar crédito para compras. Todas las empresas B2B deben conocer toda la información requerida para el formulario de solicitud de reembolso calificado y en qué casos debe emitirse.

Este formulario es obligatorio para las transacciones con empresas sujetas a impuestos, pero no para aquellas que involucran a empresas exentas de impuestos o clientes generales.

¿Qué sucede si no tienes un formulario de solicitud de reembolso calificado?

El formulario de solicitud de reembolso calificado es necesario para calcular correctamente el crédito del impuesto sobre las ventas.

Por ejemplo, si el comprador devuelve los bienes, solo puede deducir el impuesto sobre las ventas de los bienes devueltos si el vendedor presenta un formulario de solicitud de reembolso calificado que demuestre que los bienes se devolvieron. Como resultado, el cálculo del crédito del impuesto sobre las ventas será incorrecto y se pagará un valor menor del de dicho impuesto.

Para evitar esto, el emisor calificado de la factura debe emitir un formulario de solicitud de reembolso calificado. Emitir y retener la factura calificada antes de la devolución y el formulario de solicitud de reembolso calificado después de que se proporcione una prueba clara del flujo de la transacción permite calcular el monto correcto del impuesto adeudado.

Ten en cuenta que si el vendedor no emite un formulario de solicitud de reembolso calificado, se aplicarán las mismas sanciones a una factura calificada, y el vendedor podría quedar sujeto a una pena de prisión de hasta un año o a una multa de hasta 500,000 yenes. Para obtener más información, consulta las prohibiciones y sanciones de la Agencia Tributaria Nacional de Japón (NTA) para la entrega de facturas calificadas como documentos, etc.

Retención de formularios de solicitud de reembolso calificados

En virtud del sistema de facturas actual, tanto el comprador como el vendedor deben conservar facturas calificadas durante un período de tiempo determinado (el vendedor conserva una copia) para que la empresa del comprador reclame el crédito por las compras. Esto también se aplica a los formularios calificados de solicitud de reembolso, por lo que es importante que las empresas almacenen correctamente tanto este formulario como las facturas calificadas.

El período de retención para un formulario de solicitud de reembolso calificado, según lo define la NTA, es de siete años, que comienzan a contarse dos meses después del último día del período sujeto a impuestos.

Además, las facturas calificadas y los formularios de solicitud de reembolso calificados deben almacenarse tanto en papel como en formato electrónico. En virtud de la Ley de conservación de libros electrónicos, todos los documentos emitidos y entregados por medios electrónicos deben almacenarse como tales, lo que establece la obligatoriedad del almacenamiento electrónico de datos.

¿Cuándo se requiere un formulario de solicitud de reembolso calificado?

Se debe emitir un formulario de solicitud de reembolso calificado cuando se realiza un reembolso, o una acción similar a un reembolso, al comprador por cualquier motivo después de que la entidad sujeta a impuestos del vendedor haya emitido una factura calificada. Según el Impuesto al Consumo Japonés (JCT), esto se denomina "Reembolso de contraprestación por ventas, etc." y los siguientes son los principales casos elegibles para un formulario de solicitud de reembolso calificado.

Devoluciones de productos

Se emite una reclamo calificado cuando el vendedor reembolsa el precio de los bienes debido a la devolución de los bienes por parte del comprador.

Descuentos en mercadería (cuando se otorga un descuento en el precio de los bienes después del momento de la venta)

Por ejemplo, si el comprador compra bienes por 500,000 yenes y luego el vendedor decide otorgar un descuento a los bienes por 30,000 yenes, se emitirá un formulario de reclamo calificado.

Incentivos de ventas

Un incentivo de venta es dinero que se paga a los distribuidores y otros vendedores para alentarlos a vender los productos de la empresa. Este incentivo también entra en la categoría de reembolso por ventas.

Por ejemplo, en virtud de un contrato preestablecido, la empresa A le paga a la empresa B un determinado incentivo de ventas por cada producto que la empresa B compre y venda de la empresa A.

En este caso, la transacción entre ellos se establece cuando la Empresa B, el comprador, le paga a la Empresa A, el vendedor, al momento de la compra. Posteriormente, la empresa A le paga a la empresa B los incentivos de venta adeudados por la venta de los bienes adquiridos. La Empresa A, a su vez, emite un formulario de solicitud de reembolso calificado a la Empresa B (sin embargo, si el formulario de incentivos que la Empresa B completa para reclamar incentivos de ventas de la Empresa A cumple los requisitos para un formulario de solicitud de reembolso calificado, la Empresa A, el vendedor, no necesita emitir otro).

Dividendos sobre el volumen de negocio

Los dividendos sobre el volumen de negocios son distribuciones de excedentes que se pagan a los miembros de las cooperativas, como las cooperativas comerciales e industriales, en proporción a la cantidad de operaciones que cada miembro realizó. Por ejemplo, si el empleador es miembro de una sociedad colectiva, es posible que reciba un formulario de solicitud de reembolso calificado cuando reciba distribuciones de la sociedad.

Timing of provision of a qualified refund claim form

A qualified refund claim form must be issued when the “return of consideration for sales” described in the previous section is actually made. It is not issued by the seller when the return is confirmed but instead when the reimbursement for it is processed.

However, in cases such as the sales incentive described earlier, if the buyer issues a payment notice to the seller and retains a copy to apply for the purchase tax credit, the seller is not required to issue a qualified refund claim form if this payment notice meets the requirements.

One note of caution: remember that, unlike a qualified refund claim form, a qualified invoice is usually issued when the claim is finalized.

Requirements and examples of qualified refund claim forms

There are no specific rules regarding the format or writing style of the qualified refund claim form, but this information must be accurate and straightforward to understand.

1. Name and registration number of the qualified invoicing entity
   Name of the entity issuing the qualified refund claim form (name for sole proprietors) and registration number.

2. Date of return, etc.
   As a qualified refund claim form is issued at the time of the return, the date it was made needs to be listed as the document’s issue date. This will clarify when it needs to be applied to the consumption tax calculation.

3. Date of the transaction on which the return, etc. was made
   Include the date of the original transaction that corresponds to the return so it is clear which past sales were discounted or returned.

4. Details of the transaction, such as returns, etc. (indicating that the item is subject to the reduced tax rate)
   Include a description of the applicable goods or services, so it is clear which are being discounted or returned. If any of these items are subject to the reduced tax rate, use “*” for the subject item and state that it is also subject to the reduced tax rate (8%) in a separate box.

5. Total amount of returns, etc., broken down by tax rate (excluding or including tax)
   Total amount of returns, etc., broken down by standard tax rate of 10% and reduced tax rate of 8%. Either excluding or including tax is fine, but be sure to clearly indicate this.

6. Consumption tax on the amount of the refund, etc., or the applicable tax rate
   Total consumption tax on the reimbursement amount, broken down by tax rate. Alternatively, the applicable tax rate can be listed, and it is acceptable to list both.

Qualified refund claim form example

See below for an example of a qualified refund claim form that contains the details listed above.

Los formularios de solicitud de reembolso calificados se emiten junto con las facturas calificadas

El formulario de solicitud de reembolso calificado podría emitirse con la factura calificada en un solo documento, siempre que se incluya la información requerida para cada documento.

Por ejemplo, supongamos que el importe de la devolución del mes anterior está incluido en la factura del mes actual. En ese caso, el importe de la devolución se puede compensar con el importe de la factura para que la información de pago de la transacción sea coherente entre las entidades y pueda incluirse en un único documento. Como resultado, el momento del reembolso no coincide con el de la emisión original del formulario de solicitud de reembolso calificado. Esto se debe a que el reembolso y la recepción del importe del reclamo son simultáneos, mientras que el formulario de solicitud de reembolso calificado se emitió antes del reembolso.

Además, a medida que los documentos se convierten en datos para cumplir con la Ley de preservación de libros electrónicos, y aumenta la necesidad de operaciones más eficientes y orientadas al servicio de intercambio de documentos, muchas empresas están revisando su software de contabilidad e introduciendo sistemas compatibles con el sistema de facturas y la Ley mencionada. Al digitalizar documentos que califican como facturas calificadas, podría ser útil usar un único sistema que pueda manejar la emisión, el almacenamiento y la administración de documentos.

Stripe puede crear facturas que cumplan con los requisitos y gestionar diversas necesidades relacionadas con las facturas; Stripe Invoicing te ayudará a optimizar tus operaciones de apoyo administrativo. En el caso de un reembolso, una de las características de Stripe Invoicing es que te permite emitir una nota de crédito que cumpla con los requisitos de un formulario de solicitud de reembolso calificado.

Además, el cálculo automático del impuesto al consumo incluido con Stripe Tax, que se puede personalizar según tus necesidades, automatiza el procesamiento de impuestos para todas las transacciones electrónicas, lo que hace que tu negocio sea más fluido y eficiente.

Transacciones exentas de la presentación de un formulario de solicitud de reembolso calificado

En algunos casos, no es necesario entregar un formulario de solicitud de reembolso calificado. Normalmente, el vendedor debe emitir uno al comprador al reembolsar la contraprestación de una venta. Sin embargo, este formulario no se requiere en los siguientes casos:

• Transacciones en las que el importe devuelto sea inferior a 10,000 yenes, impuestos incluidos
  De acuerdo con el "resumen de exenciones de la obligación de entregar facturas de devolución por montos pequeños" de la NTA, se exime de la obligación de presentar un formulario de solicitud de reembolso calificado para devoluciones o descuentos si la base imponible correspondiente es inferior a 10,000 yenes. Esto se aplica incluso si el reembolso está relacionado con una transacción para la que se debe emitir una factura calificada.

• Cuando una transacción no requiere una factura calificada
  Si la transacción original no requería una factura calificada, también está exenta del requisito de presentar un formulario de solicitud de reembolso calificado. Por ejemplo, en el caso de transacciones en las que es difícil emitir una factura calificada, como las tarifas de transporte público inferiores a 30,000 yenes o las compras de productos en máquinas expendedoras o de servicio automático, existe una exención en el sistema de facturas, lo que significa que no es necesario emitir ninguno de los dos formularios. Para obtener más detalles, consulta la "Guía sobre el sistema de facturas calificadas (sistema de facturas) (P18) de la NTA.